10 consejos para ayudarte a enviar correos electrónicos de manera más eficiente

El mejor consejo que he escuchado sobre el correo electrónico y la productividad del correo electrónico es: no conteste los correos electrónicos a primera hora de la mañana. Es un poco paradójico pero cierto que el correo electrónico y la productividad están en desacuerdo entre sí. Si estamos demasiado obsesionados con eso, nuestra bandeja de entrada se convierte en un gran golpe de velocidad en la autopista de la eficiencia. Pero no tiene que serlo. Con los hábitos y métodos correctos podemos domesticar a la bestia que yace inocentemente esperándonos desde el instante en que nos despertamos. Incluso en tiempos de listas de amigos sociales y actualizaciones de 140 caracteres, la “mayor” El correo electrónico sigue siendo el medio de comunicación preferido, tal vez solo cuello y cuello con SMS.

Estos consejos no están destinados a llevarlo al Santo Grial de la Bandeja de entrada cero, sino que están destinados a introducir cambios leves en el hábito del correo electrónico que, con suerte, lo harán más eficiente. Abrir bandeja de entrada.

actuar ahora!

Su bandeja de entrada es una línea de montaje. Procesa lo que tienes delante y envíalo. Es decir, su lema desde el momento en que inicie sesión debe ser leer - responder - eliminar (o archivar). Muchos de nosotros iniciamos sesión en nuestras cuentas de correo electrónico y solo leemos los correos electrónicos sin tomar ninguna acción. Tarde o temprano tenemos que volver a eso, y eso solo significa duplicar el trabajo y duplicar el tiempo perdido. Entonces, siempre existe el riesgo de perder un correo electrónico importante en la segunda ejecución. Por lo tanto, es más eficiente leer y responder de inmediato. Archiva los correos electrónicos leídos, para que la bandeja de entrada contenga los más importantes y útiles..

Los correos electrónicos no son para hacer

Los correos electrónicos se pueden convertir en elementos procesables con etiquetas como en Gmail, o marcas como en Microsoft Outlook. Pero es fácil perderlos en el desorden de la bandeja de entrada. Es más eficiente archivar los puntos de acción importantes en un lugar separado y archivar el correo electrónico para cualquier referencia futura. Puede convertir los correos electrónicos en elementos procesables de dos maneras:

Usa las tareas en Gmail: Abra el panel Tareas haciendo clic en el menú desplegable junto a Correo. Tareas es una lista de tareas simple pero una herramienta de administración de proyectos muy efectiva. Simplemente haga clic y escriba para agregar nuevas tareas, establecer fechas de vencimiento o agregar notas, y marcarlas cuando haya terminado. Puede aumentar la productividad con las teclas de acceso directo. Por ejemplo, con Mayús + T, Puedes crear una tarea basada en el mensaje abierto..

Utilice un documento de Google: Puede habilitar la función Crear un documento en los laboratorios de Gmail. Abra un correo electrónico. Haga clic en Más - Crear un documento. El cuerpo del correo electrónico se copia automáticamente en Google Doc. Si tiene métodos abreviados de teclado en Gmail, puede pulsar sol y W para abrir un Google Doc en blanco mientras está en un correo electrónico.

Crea tu personalidad en una firma.

Así es como se ve mi firma oficial de Gmail. Esto se creó con WiseStamp. Cómo condimentar sus firmas de correo electrónico con WiseStamp. Cómo condimentar sus firmas de correo electrónico con WiseStamp. WiseStamp le permite crear múltiples firmas de correo electrónico personalizadas para todas las cuentas de correo web estándar, incluyendo Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Correo y correo de AOL. Además de los datos personales estándar y el perfil de redes sociales ... Leer más; La cuenta gratuita le permite crear dos firmas, así que tengo una para correos electrónicos personales y otra para el trabajo. Mi firma tiene enlaces a mis perfiles de Twitter, LinkedIn, Facebook y Google+. Con una firma simple, no solo ofrezco mi ID de correo electrónico como referencia de contacto, sino también otros donde puedo contactarme. Una firma basada en el perfil ayuda a crear un correo electrónico más profesional y actúa como un puente para las redes sociales. Incluso puede promocionar su trabajo. Las 2 maneras fáciles de promocionar su última publicación de blog con una firma de correo electrónico..

¿Has oído hablar de plantillas?

Un buen número de correos electrónicos que llegan pueden ser manejados con respuestas repetidas. Gmail Labs tiene una función llamada Respuestas enlatadas que, como su nombre indica, puede usarse para dar respuestas instantáneas y estándar a correos electrónicos comunes.

Activar respuestas enlatadas de Configuraciones - Labs - Respuestas Enlatadas. Haga clic en Guardar cambios. Redacte un nuevo correo electrónico o una respuesta, haga clic en el botón Respuestas en lata que se encuentra justo debajo de la línea de asunto. Su primera respuesta enlatada está configurada. Puede configurar múltiples respuestas enlatadas que pueden usarse como plantillas para correos electrónicos comunes. Mark entró en el uso de respuestas enlatadas en dos artículos hace unos años, que sigue siendo válido hoy:

• Ahorre tiempo con las plantillas de correo electrónico de Gmail usando “Respuestas preparadas” Ahorre tiempo con las plantillas de correo electrónico de Gmail usando "Respuestas enlatadas" Ahorre tiempo con las plantillas de correo electrónico de Gmail usando "Respuestas enlatadas" Leer más
• Cree una respuesta de correo electrónico automática con el nuevo filtro de Gmail Cree una respuesta de correo electrónico automática con el nuevo filtro de Gmail Cree una respuesta de correo electrónico automática con el nuevo filtro de Gmail Leer más

No molestar - apagar notificaciones

La eficiencia del correo electrónico se trata de lo que envía y también de lo que invita. Cada sitio en el que inicia sesión con un correo electrónico tiene notificaciones habilitadas de forma predeterminada. No hay nada que sea tan dañino para la productividad como el flujo constante de notificaciones de Facebook, Twitter, Google+, Pinterest y similares. Apágalos. ¿Necesita notificaciones cuando visita los sitios en sí? Date cuenta de que es fácil perder el enfoque y muy difícil recuperarlo.

Siéntate un día ... y dale de baja.

Uno de los mayores culpables del desorden de correos electrónicos son los boletines, las suscripciones profesionales y las fuentes de noticias. Si realiza una auditoría de todo lo que se ha suscrito, es posible que descubra que la mayoría de ellos son innecesarios. Pero se han convertido en el bosque para el que faltan los árboles. Bandeja de entrada prioritaria de Gmail La bandeja de entrada prioritaria de Gmail resuelve el problema de Bacn La bandeja de entrada prioritaria de Gmail resuelve el problema de Bacn Leer más ayuda hasta cierto punto. Pero la mejor manera es darse de baja manualmente. Lleva mucho tiempo, pero obtienes una bandeja de entrada más limpia. También puede administrar sus suscripciones usando servicios como - Unroll.me y Swizzle

Deshazte de los hilos

Las conversaciones en hilo son geniales. Facilitan la lectura del correo electrónico, pero también tienen el hábito de convertirse en una cadena larga, a veces difícil de manejar. Es posible que haya notado que la mayoría de los correos electrónicos suelen tener toda la conversación en el último correo electrónico enviado / recibido. Por lo tanto, solo puede guardar el último correo electrónico y eliminar el resto que vino antes..

Ser breve

Una de mis manías es las respuestas de una sola palabra que no dicen nada más que una “DE ACUERDO”, o un “Gracias”. Abrirlos y leerlos quita una fracción de minuto y durante un día ocupado, podría acumularse. Sí, pero mantén breves tus correos electrónicos. Ayuda tanto al remitente como al receptor. Recorte su correo electrónico para que aborden lo esencial. Además, estructura tu correo para una mejor legibilidad. El uso de puntos con viñetas o párrafos bien definidos ayuda a escanear un correo electrónico más rápido. Es bueno recordar la regla de cinco oraciones de Guy Kawasaki -

“Todo lo que debe hacer es explicar quién es usted, qué quiere, por qué debe obtenerlo y cuándo lo necesita..”

Y luego, el siguiente consejo es siempre sacrosanto..

Tema ... tema ... tema

En mi experiencia, me he perdido correos importantes. También he abierto correos electrónicos que parecía importante. Ambos tenían una cosa en común: una línea de asunto mal construida. Se tarda unos segundos en idear una línea de asunto inteligente que refleje el mensaje. Nuevamente, ayuda tanto al remitente como al destinatario ya que es más fácil recuperar el correo electrónico más tarde, ya sea con una búsqueda o incluso manualmente. Recuerda - “Jaja” no es un tema!

Mira ma, sin manos!

La eficiencia del correo electrónico desafortunadamente requiere lo contrario. Su eficiencia mejorará drásticamente si aprende atajos de teclado en lugar de confiar en el clic del mouse. Los clientes de escritorio como Outlook y Thunderbird soportan atajos de teclado, y con ellos es fácil pasar por los hilos de conversación. ¿Qué pasa con Gmail? Estos consejos deberían abarcarlo todo, y algunos más:

• DESCARGAR Accesos directos útiles de Gmail
• Accesos directos para Gmail: una extensión útil que lo guía sobre los accesos directos de teclado para su cuenta de Gmail [Chrome]
• Aprenda rápidamente los métodos abreviados de teclado de Gmail con KeyRocket para Gmail Aprenda rápidamente los métodos abreviados de teclado de Gmail con KeyRocket para Gmail Aprenda rápidamente los métodos abreviados de teclado de Gmail con KeyRocket para Gmail Obtenga el máximo provecho de Gmail aprendiendo todos sus métodos abreviados de teclado. Con Keyrocket para Gmail se le mostrará una notificación cada vez que use el mouse en lugar de un atajo de teclado, lo que le ayudará a… Leer más

Los correos electrónicos son quizás como el tipo de pareja con la que no quieres vivir, pero tampoco puedes vivir sin ellos. Pero al igual que cualquier socio, también puede ser uno para su productividad. Necesitamos jugarlo bien. Administración de correo electrónico 6 trucos sencillos para reducir el estrés del correo electrónico 6 trucos sencillos para reducir el estrés del correo electrónico La mejor parte del día es lidiar con el correo electrónico. Nunca dijo nadie. ¿Necesita todos los consejos que puede obtener para administrar su bandeja de entrada de correo electrónico? ¡Podemos ayudarte! Leer más ha sido uno de nuestros temas favoritos aquí en MakeUseOf.com. No le faltarán consejos, pero más que eso esperamos con ansia el suyo. Dos advertencias aquí: he basado la mayor parte de esta publicación en Gmail, ya que es la opción popular, y también he evitado mencionar el uso de carpetas, etiquetas y filtros, y otras sugerencias de flujo de trabajo más obvias..

Entonces, ¿cuál es el mejor consejo que puede ayudarnos a todos a enviar correos electrónicos de manera más eficiente??

Crédito de la imagen: dibujos animados a través de Shutterstock | Si pudiera simplemente enviarme un correo electrónico a través de Shutterstock

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