3 consejos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Mostrar y contar]

La mayoría de nosotros sufre de sobrecarga de información. Estar abrumado por los correos electrónicos privados puede no ser un gran problema e ignorar la mitad de los correos electrónicos es aceptable hasta cierto punto. Sin embargo, en la vida profesional, no solo se espera que encuentre formas de lidiar con todos los canales entrantes, sino que también debe procesar la información, es decir, reenviar, responder, discutir, hacer un seguimiento y hacer un seguimiento..

En MakeUseOf hemos escrito muchos artículos sobre diferentes maneras de usar Google Mail y cómo aprovechar al máximo. Pero, ¿qué características y técnicas utilizan realmente las personas que reciben cientos de correos electrónicos a la semana? ¿Cómo hacemos un seguimiento de docenas de tareas y, sin embargo, nos mantenemos al tanto de la inundación diaria de correo? Si bien no puedo hablar por mis colegas, ciertamente puedo hablar por mí mismo. Utilizo Google Mail para manejar correos electrónicos y la mayoría de mis tareas y con este artículo me gustaría compartir mis 'trucos de magia' con usted.

Filtrado de correo entrante

Para mí, un paso clave para lidiar con las inundaciones, fue configurar filtros para el correo entrante. Si recibe más de tres o cuatro correos electrónicos al día y si recibe repetidamente correos electrónicos específicos, por ejemplo, notificaciones, boletines informativos o recordatorios, le recomendamos encarecidamente que configure los filtros..

He configurado más de 20 filtros, que clasifican el correo en 15 etiquetas clave (similar a las carpetas), por ejemplo, para atender las notificaciones de comentarios, correos electrónicos relacionados con MakeUseOf Answers, incluidas preguntas nuevas y publicadas, o correos electrónicos relacionados con Sound Sunday.

Recibo una gran cantidad de correo que realmente no tengo que leer, al menos no en mi bandeja de entrada, por ejemplo, nuevas preguntas enviadas a MakeUseOf Answers. Sin embargo, todavía me gusta tener una copia en mi bandeja de entrada, por ejemplo, para enviar una pregunta a un colega o para responder a ella por correo electrónico. Sin embargo, como no tengo que leer estos correos electrónicos, he configurado un filtro para ordenarlos y marcarlos como leídos.

Así que cada vez que veo un número en negrita junto a una de mis etiquetas, sé que hay un correo que realmente tengo que leer. Dependiendo de lo que sea la etiqueta, lo leí inmediatamente (por ejemplo, Bandeja de entrada) o reservo una parte del tiempo para leer todos los correos electrónicos de esa categoría colectivamente (por ejemplo, notificaciones de comentarios).

Si desea obtener más información sobre la configuración de filtros en Google Mail, recomiendo el artículo 3 Grandes ejemplos de uso de los filtros de Gmail para la productividad 3 Grandes ejemplos de uso de los filtros de Gmail para la productividad 3 Grandes ejemplos de uso de los filtros de Gmail para la productividad Leer más. Contiene algunos consejos excelentes para configurar listas de tareas pendientes de correo electrónico, administrar recordatorios o filtrar eventos del calendario de Google.

Priorizando

¿Así que ha configurado filtros para los correos electrónicos que recibe regularmente, pero su bandeja de entrada todavía está llena de cosas menos importantes? Google Mail tiene una solución para eso y se llama Bandeja de entrada prioritaria. Es fácil de configurar bajo> Ajustes > Bandeja de entrada. Por defecto, mostrará las siguientes etiquetas en la parte superior de su bandeja de entrada: correo importante y no leído, correo destacado y todo lo demás en su bandeja de entrada. Puede personalizarlo para incluir otra etiqueta importante o cambiar o eliminar uno de los mencionados..

Para obtener una introducción completa a la Bandeja de entrada de prioridad, consulte el artículo La Bandeja de entrada de prioridad de Gmail resuelve el problema de Bacn La Bandeja de entrada de prioridad de Gmail resuelve el problema de Bacn La Bandeja de entrada de prioridad de Gmail resuelve el problema Bacn Leer más .

Hacer un seguimiento

Puede realizar un seguimiento de los diferentes correos electrónicos etiquetándolos de forma automática o manual. Sin embargo, si tiene que marcar manualmente docenas de correos electrónicos todos los días, el etiquetado puede ser bastante engorroso porque requiere varios clics del mouse y cierta coordinación. Lo que funciona mucho mejor para mí es protagonizar correos electrónicos.

Una de mis principales tareas editoriales es hacer un seguimiento de los comentarios. Esto incluye cualquier comentario a través de MakeUseOf que deba abordarse, comentarios notables en general, mejores comentarios del personal, mejores comentarios para el concurso Mejor respuesta de la semana (Respuestas MakeUseOf) y comentarios ganadores de ese concurso. Por lo general, tengo entre 50 y 100 comentarios marcados en un momento dado y utilizo cinco etiquetas diferentes para diferenciarlos. Puedo acceder a todos los correos marcados a través de la etiqueta Destacada, lo que me permite tratar rápidamente con todos ellos, y esa etiqueta tiende a ser muy colorida.

Para las fechas límite o correos electrónicos que quiero seguir, convierto los correos electrónicos en tareas, como se describe en este gran artículo: 4 Pasos sencillos para lograr y mantener la bandeja de entrada cero en Gmail 4 Pasos sencillos para lograr y mantener la bandeja de entrada cero en Gmail 4 Pasos simples para Lograr y mantener la bandeja de entrada cero en Gmail Leer más

Todas las cosas pequeñas

He configurado una serie de ajustes pequeños, que me facilitan la gestión de los correos electrónicos. No hace falta decir que uso la vista de conversación con hilos. La mayoría de las otras configuraciones pequeñas se proporcionan a través de las funciones de Google Labs y a continuación hay una lista de mis favoritos.

• Avance automático...
  para mostrar automáticamente la siguiente conversación después de procesar el correo electrónico anterior.
• Predeterminado 'Responder a todos'...
  porque la mayor parte de mi correo saliente está destinado a más de un destinatario.
• Vista previa de la bandeja de entrada...
  porque no puedo esperar a ver lo que me espera mientras GMail carga.
• Mover la columna del icono...
  Como me resulta más fácil escanearlos cuando están en el lado izquierdo.
• Enviar y archivar...
  para guardar un clic y conseguir que la bandeja de entrada se vacíe más rápido.

Conclusión

Si todavía estás esperando un truco de magia, me temo que tengo que decepcionarte. ¡No hay magia involucrada en mantenerse al tanto de las cosas! En general, solo se requieren algunas estrategias simples y mucha disciplina..

Si esperabas con seriedad un buen truco, prueba este consejo de Gmail que no conoces. 1 consejo de Gmail impresionante que no sabes. Seriamente. 1 consejo de Gmail impresionante que no sabes. Seriamente. Lee mas

Y muchos más buenos consejos se pueden encontrar aquí:

• Cómo convertir su bandeja de entrada de Gmail en una lista de tareas de lectura Cómo convertir su bandeja de entrada de Gmail en una lista de tareas de lectura Cómo convertir su bandeja de entrada de Gmail en una lista de tareas de lectura Si está a menudo en Gmail, es muy probable que sepa Cuántas cosas puede hacer con él (aparte de las lecturas y el envío de correo). Ya hemos compartido algunos consejos sobre cómo ... Leer más
• Cómo buscar correos electrónicos en Gmail de manera eficiente Cómo buscar correos electrónicos en Gmail de manera eficiente Cómo buscar correos electrónicos en Gmail de manera eficiente Leer más
• 4 formas de configurar Gmail como su correo electrónico predeterminado en su navegador 4 maneras de configurar Gmail como su correo electrónico predeterminado en su navegador 4 maneras de configurar Gmail como su correo electrónico predeterminado en su navegador A medida que los usuarios migran lentamente a The Cloud, tienen una cuenta de correo web se ha convertido en un hecho, con Google Mail como la mejor opción. No impresionado por estos desarrollos, Windows continúa vinculando hipervínculos de correo electrónico (a.k.a… Leer más
• 3 cosas que los usuarios de Pro Gmail han configurado en sus cuentas 3 cosas que los usuarios de Pro Gmail han configurado en sus cuentas 3 cosas que los usuarios de Pro Gmail han configurado en sus cuentas Leer más

¿Cuántos correos electrónicos recibe por día y cómo los maneja? ¿Tienes algún truco y consejos de GMail que no haya cubierto? ¿O hay alguna razón por la que está utilizando un cliente de correo electrónico diferente??

Explora más sobre: ​​Consejos para correo electrónico, Gmail.