5 Configuraciones de Hojas de Google Esenciales para el Trabajo en Equipo

Servicios como Google Docs y Google Sheets se han hecho con los nativos digitales y se utilizan en todo el mundo para colaborar en proyectos escolares y profesionales por igual..

Google Sheets es el equivalente en línea de Excel Excel vs. Google Sheets: ¿Cuál es mejor para usted? Excel vs. Google Sheets: ¿Cuál es mejor para ti? ¿Realmente necesitas Excel? Tanto las soluciones de escritorio como las online tienen sus ventajas. Si tiene problemas para elegir entre Excel y Google Sheets para administrar sus hojas de cálculo, permítanos ayudarlo a decidir. Lea más y no es la primera herramienta que viene a la mente en la esfera del trabajo en equipo. Pero cuando suministras datos de forma colectiva, la hoja de cálculo como herramienta de procesamiento de información se vuelve inevitable..

Este artículo lo llevará a través de las funciones de Google Sheets y características esenciales para proyectos grupales. Algunos son universales y se pueden encontrar en Excel, otros son exclusivos de Google Sheets y las opciones de colaboración que ofrece.

Los basicos

Objeto de la demostración

Para demostrar el poder de Google Sheets, estoy usando una hoja de cálculo que se configuró para evaluar los resultados de un ejercicio de dinámica de equipo. El objetivo del ejercicio es identificar qué miembros del equipo adoptaron qué roles dentro del equipo, como lo vieron sus colegas. Si desea obtener más información sobre la dinámica del equipo y los roles, le recomiendo que consulte el marco de Belbin..

Configuración de hoja de cálculo y fuente de datos

Brevemente, he configurado una hoja para cada participante, en la que pueden calificar a cada otro miembro del equipo para cada uno de los nueve roles en el marco de Belbin. Después de crear la primera plantilla, la duplicé para crear varias hojas idénticas. Los datos se importan a una hoja de procesamiento, que a su vez libera los resultados a la hoja maestra. Cuando digo hojas, me refiero a las pestañas dentro de un único documento de hoja de cálculo. Además de la calificación promedio de cada miembro y rol del equipo, la hoja maestra también revela qué roles cubre el equipo y cuáles faltan o están insuficientemente representados.

Para crear un conjunto aleatorio de datos para esta demostración, utilicé el generador aleatorio, uno de los muchos complementos útiles de Google Drive. 5 complementos de Google Drive que necesita utilizar. 5 complementos de Google Drive que necesita para usar Google Docs y Google. Las hojas de cálculo son servicios gratuitos increíbles, pero cuando incluye algunos de los complementos que se enumeran aquí, puede darles nueva vida a estas herramientas. Lee mas .

Resalté las celdas que necesitaba rellenar, configuro el complemento para insertar Entero números del 0 al 3 (las opciones de calificación para nuestra prueba), eliminó la marca de verificación de Valores únicos, e hizo clic Generar. Repetí el proceso para todas las hojas de datos individuales. Dado que los miembros del equipo no deben calificar a sí mismos, entré y eliminé los puntos de datos aleatorios respectivos de cada hoja, creando una línea vacía.

Además de ingresar números enteros, también puede usar el generador aleatorio para agregar valores booleanos. Ser mejor en encontrar cosas con motores de búsqueda: Explicación de la lógica de búsqueda booleana Ser mejor en encontrar cosas con motores de búsqueda: Explicar la lógica de búsqueda booleana Solo se necesitan los miles de servidores de Google medio segundo para consultar aproximadamente 50 mil millones de páginas indexadas, le lleva mucho más tiempo escanear solo la primera página de los resultados de búsqueda. Además de eso, ... Leer más, fechas, listas personalizadas y cadenas.

Cómo encontrar las fórmulas que necesitas

Tenga en cuenta que siempre que comience a escribir una fórmula, es decir, un signo igual seguido de al menos una letra, aparecerá automáticamente una sugerencia automática con las funciones disponibles. Desplácese sobre las funciones sugeridas para ver para qué están diseñadas.

Puede revisar todas las fórmulas en la lista de funciones de Google o revisar algunas básicas tomando el curso Creando fórmulas simples en GCFLearnFree.org.

Haz que las hojas de Google trabajen para ti

Importar datos de otras hojas de Google

Siempre que tenga permiso de visualización, puede importar datos de cualquier hoja de Google Cómo importar datos de otras hojas de cálculo de Google Cómo importar datos de otras hojas de cálculo de Google La mayoría de los usuarios solo usan una pequeña fracción del potencial de la hoja de cálculo de Google. ¿Sabe cómo obtener información de una hoja de cálculo de Google en otra? Aquí hay una función celular para hacer el trabajo. Lea más, ya sea una pestaña en su hoja actual o un documento de hoja de cálculo diferente por completo. Puede importar celdas individuales o columnas enteras y / o filas; La fórmula básica es la misma:

= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE")

SHEET_ID se refiere a la cadena de letras que se encuentra entre dos barras diagonales en la URL del documento, como se muestra en la siguiente captura de pantalla. La cuerda puede ser bastante larga..

TAB_NAME se refiere al nombre de la hoja individual dentro de un documento. Asegúrate de que sea algo simple, idealmente sin espacios. Si el nombre de la pestaña contiene espacios, use comillas simples para ajustarlo. Se separa de CELL_OR_RANGE con un signo de exclamación. CELL_OR_RANGE puede referirse a una sola celda, algo como B4, o un rango de celdas, algo como B: B para copiar una columna completa, B4: J4 para copiar desde una sola línea, o B4: J15 para copiar a través de varias líneas y columnas.

Agregue la fórmula a la primera celda de su deseado “rango de importación” y llenará automáticamente todas las celdas solicitadas a la derecha y / o debajo. Aunque cuando intentas hacerlo por primera vez, ¡puedes obtener un #REF! error, como se muestra abajo. Simplemente haga clic Permitir el acceso para que la importación proceda.

Si está haciendo referencia a los datos desde el mismo documento de hoja de cálculo, debería funcionar una fórmula simplificada, aunque para mí solo funcionó con celdas individuales:

= TAB_NAME! CELL

Contar puntos de datos y calcular promedios

Para calcular la calificación promedio para cada miembro del equipo, importé sus calificaciones de todas las hojas individuales a una hoja de procesamiento utilizando la fórmula descrita anteriormente. En otras palabras, para cada miembro del equipo, tengo 11 filas de datos, con al menos una fila vacía, ya que nadie se califica a sí mismo. También tuve que tener en cuenta que si menos de 11 participantes se presentan para el ejercicio, más de una línea estará vacía, lo que crea un desafío para calcular el promedio. Así es como resolví eso..

Para calcular el promedio, simplemente sumé su total de todas las calificaciones individuales. Esta es la fórmula para eso:

= SUMA (COMIENZO: FINAL)

INICIO se refiere a la primera celda, por ejemplo, B5 y FIN se refieren a la última celda que desea incluir, por ejemplo, B15.

Para determinar el número de puntos de datos, usé la fórmula de COUNTIF:

= COUNTIF (B5: B15, "<4")

Sabía que las calificaciones serían cualquier número entre 0 y 3. Una celda que contenga cualquier otra cosa que no sea uno de esos números, que son todos más pequeños que 4, idealmente una celda vacía, no necesita ser contada. Por lo tanto, el resultado de este conteo será igual al número de puntos de datos enviados.

A continuación, combiné las dos fórmulas en una función anidada, es decir, para DIVIDIR mi SUMA con el resultado de COUNTIF y así calcular el promedio en una sola celda:

= DIVIDIR ((SUMA (B5: B15)), (COUNTIF (B5: B15, "<4")))

Es bueno tener en cuenta que la función dentro de los paréntesis se procesará primero.

Tenga en cuenta que los paréntesis o las citas faltantes son la fuente más común de error en la hoja de cálculo. Además, si está utilizando el formato de número europeo, donde se utilizan comas en lugar de puntos para separar decimales, es posible que tenga problemas con la coma que se utiliza para separar los valores en su fórmula; intenta usar un punto y coma en su lugar.

Utilicé esta fórmula nuevamente, para contar cuántas personas aparecen en roles específicos dentro de nuestro equipo. En ese caso utilicé “> 1”, ya que las calificaciones superiores a 1, es decir, 2 o 3, indican que la habilidad se está aplicando.

Puede usar el mini tutorial de fórmula de COUNTIF: Cómo usar funciones avanzadas de conteo y adición en Excel Mini tutorial de Excel: Cómo usar funciones de conteo avanzado y agregar en Excel El conteo y la adición de fórmulas pueden parecer mundanos en comparación con las fórmulas de Excel más avanzadas. Pero pueden ayudarlo a ahorrar mucho tiempo cuando necesite recopilar información sobre los datos en su hoja de cálculo. Lea más para muchas operaciones avanzadas, como lo describimos en un artículo separado. Del mismo modo, si necesita encontrar información específica dentro de una hoja de cálculo, puede usar las funciones de búsqueda universal 4 Funciones de búsqueda de Excel para buscar de manera eficiente en las hojas de cálculo 4 Funciones de búsqueda de Excel para buscar hojas de cálculo de manera eficiente En una hoja de cálculo de Excel gigante, CTRL + F solo lo pondrá lejos. Sé inteligente y deja que las fórmulas hagan el trabajo duro. Las fórmulas de búsqueda ahorran tiempo y son fáciles de aplicar. Lee mas . Finalmente, si tiene curiosidad por el formato condicional, la combinación de datos de diferentes celdas o la importación de datos externos, le recomiendo nuestro artículo sobre funciones útiles de Google Sheets. Realice funciones asombrosas con estas funciones útiles de Google Spreadsheet Funciones destacadas con estas funciones útiles de Google Spreadsheet I Me avergüenza admitir que recientemente he decidido comenzar a experimentar con Google Spreadsheets, y lo que he descubierto es que cualquier cosa o poder que Excel tenía sobre mí debido a las cosas increíbles ... Leer más .

Ocultar y proteger hojas

Para ayudar a mi equipo a centrarse en los datos que importaban, elegí ocultar la hoja de procesamiento. Para hacer esto, haga clic en la punta de flecha al lado del nombre de la hoja para expandir el menú, luego seleccione Ocultar hoja. Como puede ver en la captura de pantalla a continuación, puede mostrar una hoja oculta yendo a Ver> Hojas ocultas y seleccionando la hoja que desea mostrar de nuevo..

Para evitar que los usuarios arruinen accidentalmente fórmulas complejas o cambien datos, también puede elegir Hoja de protección ... Opción del menú que se muestra arriba. Esto le dará la opción de proteger un Distancia de celdas o un todo Hoja. Si vas con este último, puedes Excepto ciertas celulas. En ambos casos, puedes Establecer permisos y Restringir quién puede editar este rango, esencialmente permitiendo a los usuarios seleccionados realizar ediciones, o en general Mostrar una advertencia al editar este rango.

Configurar notificaciones para ser alertado de cambios

Cuando liberas un documento para la colaboración de grupos asíncronos, es una buena idea revisar de vez en cuando y ver lo que todos los demás han estado haciendo. O configure notificaciones, para que sepa exactamente qué sucede cuando.

Ir Herramientas> Reglas de notificación ... y elige tu rutina preferida. Puede ser notificado cuando Se hacen cambios. o cuando Un usuario envía un formulario. y usted puede ser notificado por correo electrónico desde un resumen diario o inmediatamente.

Como Google Sheets admite comentarios, también puede recibir notificaciones sobre comentarios o respuestas. Hacer clic Comentarios en la parte superior derecha, expandir la Notificaciones menú, y seleccione su preferencia.

Para hacer un comentario, primero resaltar la celda / s quieres comentar, luego ve a Comentarios> Comentar.

Usar el historial de revisiones para restaurar versiones de documentos

A veces suceden cosas que no fueron pensadas o tal vez desee reutilizar una hoja y convertirla en una plantilla. 10 Plantillas de hojas de cálculo increíblemente útiles para organizar su vida. 10 Plantillas de hojas de cálculo increíblemente útiles para organizar su vida. ¿Plazos, compras olvidadas y compromisos renegados? Parece que necesitas organizarte. Lea más, lo que significa que necesita borrar todos los datos ingresados ​​mientras tanto. Ahí es cuando el historial de revisiones es útil. Puedes acceder a través de Archivo> Ver historial de revisiones o con el atajo de teclado CTRL + ALT + MAYÚS + G.

Al principio, esto incluirá las ediciones clave a lo largo del historial del documento, junto con la fecha, la hora y el nombre de usuario de la persona que editó el documento. Para ver cada paso, haga clic en Mostrar revisiones más detalladas. en la parte inferior de la lista. Cuando encuentre el estado en el que desea ver el documento, haga clic en Restaurar esta revisión.

Hacer más con Google Sheets

No solo las funciones de colaboración hacen de Google Sheets una herramienta mucho más versátil que Excel. Combinado con otras herramientas de Google, puede crear operaciones complejas. Por ejemplo, puede combinar Google Sheets con Google Forms para configurar un cuestionario de autoevaluación Cómo usar los formularios de Google para crear su propio cuestionario de autoevaluación Cómo usar los formularios de Google para crear su propio cuestionario de autoevaluación ¿Es usted profesor o ¿entrenador? ¿Alguien involucrado en un proceso de contratación? ¿Necesita comprobar de alguna manera que otras personas tienen las habilidades o el conocimiento que espera que tengan? Bueno, vas a ... Leer más o con Google Analytics para producir un informe automatizado Cómo crear un informe automatizado de hojas de cálculo de Google a partir de datos analíticos Cómo crear un informe automatizado de hojas de cálculo de Google a partir de datos analíticos Leer más. Tu imaginación es el limite.

¿Qué estás haciendo con Google Sheets y qué fórmulas?, Los scripts de Google Sheets aumentan la productividad con estos excelentes scripts de hojas de cálculo de Google. Aumente la productividad con estos excelentes scripts de hojas de cálculo de Google. Comience a rodar con estos excelentes scripts de Google Spreadsheet y haga uso de sus datos de nuevas formas. Lee mas , o complementos no podrías vivir sin?

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