6 maneras de hacer que la gente ocupada conteste tus correos electrónicos

Cuando pasas junto a alguien por la calle y dices hola, ¿cómo te hace sentir cuando no te dicen hola? Es sorprendente cuán pequeña la falta de reconocimiento puede hacer que una persona se sienta, pero también es sorprendente lo mucho que puede hacer para alentar una respuesta. Lo mismo ocurre con los correos electrónicos..

Ahora, imagina el escenario inverso. Estás pasando a alguien en la calle y te miran brevemente, te saludan y luego apartan la vista rápidamente. ¿Qué tan probable es que digas hola? Ahora imagina a una persona mirándote directamente a los ojos, sonriendo ampliamente y diciendo hola, ¡incluso usando tu nombre! Las probabilidades son mucho mejores de que te sientas inspirado para responder en especie..

Lo mismo otra vez, es cierto con los correos electrónicos. Excepto, en lugar de expresiones faciales o tono de voz, hay un conjunto de reglas completamente diferente cuando se trata de enviar correos electrónicos que alientan o desaniman a una persona a golpear la “respuesta” botón y te contesto En esta publicación, voy a compartir algunos trucos que he aprendido a lo largo de los años: consejos que aumentarán enormemente su éxito al recibir respuestas por correo electrónico, incluso de personas muy ocupadas..

¿Por qué necesita una respuesta?

Cuando cambié de trabajo hace unos años, comencé a trabajar en una empresa donde la gente estaba mucho más ocupada que en mi último trabajo. La gente apenas tuvo tiempo de terminar el trabajo del proyecto, por lo que responder correos electrónicos se convirtió en una tarea priorizar 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada ¿Qué filtros deben tener cada persona en su arsenal para que ¿Su bandeja de entrada es tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Leer más. Pronto aprendí que si no seguía un cierto formato y enfoque al enviar correos electrónicos a las personas, tal vez no obtendría una respuesta durante muchos días, en todo caso..

Lo primero que debe hacer al enviar un correo electrónico a alguien, especialmente a alguien que está extremadamente ocupado, es hacer un inventario rápido de sus propios motivos para enviarlo por correo electrónico. Si están ocupados y su correo electrónico no es un problema de prioridad lo suficientemente alto, probablemente se guardará en algún lugar de una lista de tareas pendientes, solo para ser tratado cuando haya más tiempo para enfocarse en el problema (si es que lo hace) ). Las personas ocupadas tienen dificultades para gestionar el correo electrónico. Mientras más ocupados estén, es menos probable que obtengas una respuesta si no juegas bien tus cartas.

Si puede justificar la importancia del problema lo suficiente como para justificar un correo electrónico, entonces por todos los medios, comencemos.

Haga una pregunta, preferiblemente sobre ellos

En 2012, los investigadores de la Universidad de Harvard realizaron un estudio bastante exhaustivo que incluso incluyó escáneres cerebrales y descubrieron que las personas realmente obtienen un “zumbido bioquímico” de hablar de ellos mismos. Cuanto más poderosa es una persona, como lo son muchas personas extremadamente ocupadas, más disfrutan hablar de sí mismas. Después de todo, sólo hay tanto decir, cierto?

Esto significa que si cuelgas la zanahoria de una pregunta personal dentro de tu correo electrónico, básicamente estás tentando a esa persona con un alto personal: la oportunidad para un poco de “zumbido” compartiendo algo sobre ellos contigo. Y a algunas personas realmente les gusta la oportunidad de tener una caja de jabón. Así que dáselo a ellos.

Solo puedes preguntar cómo va un proyecto en el que están trabajando. Si está muy cerca de ellos y habla sobre la familia con suficiente frecuencia, pregunte cómo le está yendo a la familia. Si hay un gran juego del que todos hablan, pregúntales qué piensan. Dales la oportunidad de responderte y “tomar un descanso” De pensar tanto en el trabajo. Puede hacer un seguimiento de su pregunta con la pregunta relacionada con el trabajo que quería hacer en primer lugar, pero la solicitud de una opinión desencadenará la necesidad de una “I-get-to-talk-about-yourself” alto.

Bono Extra: Usa algo que ambos tengan en común. Niños Un amor por el béisbol. Sea lo que sea, haz esa conexión personal primero. La persona tendrá menos probabilidades de archivar rápidamente el correo electrónico para más tarde.

Elija una línea de asunto urgente

Las personas ocupadas naturalmente comienzan a priorizar los correos electrónicos, y algunas veces ni siquiera abren el correo electrónico para hacerlo. Echarán un vistazo rápido a la línea de asunto. Entonces, si quieres una respuesta rápida de estas personas, puedes imaginar lo importante que es la línea de asunto. Si necesita consejos sobre cómo hacer esto, recomiendo ampliamente los consejos de Aaron sobre cómo hacer que su línea de asunto se destaque Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico se destaque en una bandeja de entrada desordenada Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico se destaque en una bandeja de entrada desordenada ¿Tiene usted ¿Alguna vez envió un correo electrónico que sintió que era importante solo para ser respondido muchos días después o, peor aún, olvidado? Por supuesto, a veces está fuera de tu control, pero hay cosas que puedes hacer ... Lee más en una bandeja de entrada desordenada.

La conclusión es esta: si necesita una respuesta de inmediato, entonces ¿por qué su línea de asunto no está precedida por “IMPORTANTE:” o “URGENTE:” ? No hay nada de malo en hacer esto, y en realidad es útil para las personas ocupadas que usan esas líneas de asunto como un indicador visual de qué atacar primero en la bandeja de entrada del correo electrónico. Simplemente no lo hagas por cuestiones tontas y sin importancia, o te convertirás en el “chico que llora como lobo”, y sus correos electrónicos serán finalmente ignorados por completo!

Mantenlo corto y dulce

Esta es la parte del artículo donde me pongo hipócrita. ¿El tipo que escribe artículos de 2000 palabras nos va a decir a los Estados Unidos que sea breve y dulce? Sip. Eso es exactamente lo que yo”voy a hacer Estamos hablando de correos electrónicos aquí, y aquí está la lección que el Sr. Wordy aprendió el primer año en su nuevo trabajo: PILE. Es un acrónimo que se me ocurrió. Es sinónimo de personas ignoran correos electrónicos largos.

Después de unos seis meses de personas ignorando mis largos y elaborados correos electrónicos, intenté algo nuevo. Comencé a escribir correos electrónicos muy, muy breves que solo establecían el punto. No proporcioné detalles adicionales, pero al final de los correos electrónicos ofrecí proporcionar más información si lo deseaban..

Comencé a eliminar mis correos electrónicos. Cuando pensé que eran lo suficientemente cortos, pasé y corté un poco más. Tienes que preguntarte, ¿es esta línea simplemente superflua? ¿Está compartiendo información con el fin de que la gente sepa cuánto sabe, o realmente no le importa el tema en cuestión? Cortar las palabras. Llegar al punto rápidamente. Cuando comencé a hacer esto, noté que la tasa de respuesta se disparaba. Si puede reducir su correo electrónico a una sola línea, las probabilidades son bastante buenas, obtendrá una respuesta inmediata.

Sobornarlos

Si vamos a ser honestos aquí, debemos admitir que, por su naturaleza, los humanos son un grupo egoísta. Cuando la gente ve que puede haber “algo en ello” Para ellos, se sienten más obligados a actuar. Puede aprovechar esto en un correo electrónico cerrando su correo electrónico con algo como, “Entonces, llámame en un buen momento cuando puedas hablarlo con una taza de café.!”

¿Una taza de café gratis solo por presionar el botón de respuesta? Eso es un buen incentivo. Y si el problema es aún más importante, por ejemplo, si está intentando vender algo o ganar un nuevo cliente, siga adelante y ofrezca comprar un almuerzo. Esa pequeña inversión bien valdrá la pena. La gente ama un almuerzo gratis.

Involucrar a una segunda parte

Si le has enviado un correo electrónico a alguien varias veces, has intentado todas las tácticas enumeradas anteriormente y aún no recibes ninguna respuesta, entonces es hora de sacar las armas grandes. Normalmente reservo estas dos últimas tácticas para las personas que ignoran crónicamente los correos electrónicos. El primero “Arma grande” El enfoque es atraer a alguien que pueda estar relacionado con la situación. Puede ser su jefe o una persona adicional con la que esté trabajando en el proyecto que se está retrasando porque la persona no está respondiendo su correo electrónico..

Esto no es algo que desee hacer en el primer, segundo o incluso el tercer correo electrónico. Sin embargo, si estás siendo ignorado descaradamente, escribe un correo electrónico más cortés y solo contáctate con una persona involucrada. Si se trata de alguien más alto, como su jefe, y la otra persona sabe que está en una posición de autoridad, responderá rápidamente. De todos los ignorantes crónicos con los que he tratado a través de los años, este “cc” El enfoque provoca una respuesta el 99 por ciento del tiempo. Hay algo acerca de tener una audiencia que transforma el diálogo y de repente lo convierte en una prioridad más alta.

Emitir constantemente recordatorios

Si alguna vez has visto la película Shawshank Redemption, o has leído la novela escrita por Stephen King, entonces puedes recordar la parte a la que Andy Dufresne envía una carta cada semana al Senado Estatal, solicitando dinero para una biblioteca de la prisión. Después de recibir unos pocos cientos de dólares y una donación de libros, Andy comienza a enviar dos cartas a la semana para pedir aún más dinero..

El punto de la historia es que la persistencia funciona. Llámelo molesto, agravante o irritante, pero si realmente necesita una respuesta a algo importante, siempre pregúntele educadamente a la persona si recibió su último correo electrónico tendrá uno de los dos efectos deseados. Le indicará a la persona que busque en su bandeja de entrada en busca del correo electrónico del que está hablando, o hará que se den cuenta de que la única manera de hacerlo desaparecer es responder a su correo electrónico. Esta es claramente una solución de último recurso, pero también es una solución que funciona.

¿Qué técnicas utilizas para obtener una respuesta más rápida a tus correos electrónicos? ¿Qué te funciona? Comparte tus propios consejos y sugerencias en la sección de comentarios a continuación.!

Crédito de la imagen: Hombre de negocios abrumado (Shutterstock), Discurso (Shutterstock), Signo importante (Shutterstock), Punto a punto (Shutterstock), Punto a punto (Shutterstock).

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