6 formas de garantizar la ofensa, la ira y la molestia con cada correo electrónico que envíes

Los correos electrónicos son difíciles. Es realmente difícil expresar lo que realmente quieres decir en un correo electrónico, y la mitad del tiempo la gente casi siempre te malinterpretará. Gran parte del problema se debe al hecho de que las personas a las que está escribiendo no pueden ver su cara. No pueden ver la sonrisa en su cara, y usted no puede ver la expresión en su cara: la capacidad humana natural de comprender la emoción en palabras a través de la expresión facial es completamente nula en un correo electrónico..

Entonces, ¿qué puede reemplazar la expresión facial y el tono de voz? ¿Cómo puede transmitir su mensaje de manera efectiva sin que todos sus amigos o todas las personas en la oficina se enojen??

El escritor Peter Drucker escribió una vez, “Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice..” Iría un paso más allá y diría que lo más importante al enviar un correo electrónico es aclarar lo suficiente para que el destinatario no hace Escucha lo que no se dice. De hecho, lo que causa la mayoría de los problemas con la comunicación por correo electrónico es cuando la persona que recibe el correo interpreta todo tipo de cosas terribles que ha implicado, incluso cuando solo ha escrito una sola línea..

Esto es lo que lleva al odio y al descontento. Esto es lo que construye el resentimiento. Esta es la razón por la que el tipo que está al otro lado de la mesa en la reunión de la mañana lo está mirando, porque lo recibió en un correo electrónico que envió ayer por la tarde y lo tomó como un ataque personal..

Crafting tu correo electrónico perfecto

Aquí en MUO, hemos cubierto mucho sobre el aspecto técnico del envío de correos electrónicos, como el envío de correos electrónicos de forma anónima Cómo enviar correos electrónicos completamente anónimos: 5 Métodos efectivos Cómo enviar correos electrónicos completamente anónimos: 5 Métodos efectivos En estos días es fácil enviar correos electrónicos sin Revelando tu verdadera identidad. Estas son algunas de las formas más efectivas de enviar y recibir correos electrónicos anónimos. Lea más o mi correo electrónico sobre cómo enviar correos electrónicos desde Excel Cómo enviar correos electrónicos desde una hoja de cálculo de Excel Uso de scripts de VBA Cómo enviar correos electrónicos desde una hoja de cálculo de Excel mediante scripts de VBA Nuestra plantilla de código lo ayudará a configurar correos electrónicos automatizados desde Excel utilizando Objetos de datos de colaboración ( CDO) y scripts VBA. Lee mas . Pero, ¿qué pasa con el lado emocional del correo electrónico? ¿Qué hay de cómo te encuentras en tus correos electrónicos y mejores formas de presentarte en la palabra escrita que no hará que todos se enojen contigo todo el tiempo??

Bueno, no es sin mucho dolor y sufrimiento que pueda pararme hoy aquí y decirles que ahora estoy en condiciones de ayudar. He cometido casi todos los errores que se pueden cometer con el correo electrónico, desde los primeros días en la universidad, cuando intenté iniciar un negocio de mercadotecnia multinivel enviando un correo electrónico masivo a todos en el campus. En un día, cerré mi cuenta durante 24 horas y recibí una advertencia desagradable del administrador del sistema central de IBM sobre lo que define “spamming”.

No fue tanto una lección de etiqueta de correo electrónico, ya que fue una llamada de atención que el correo electrónico realmente puede ponerle en problemas si lo maneja mal. A través de los años que he ofendido a la gente, me he ofendido, y me he metido en épicas batallas y combates con personas. Me gustaría decir que alguien ganó, pero nadie gana. Por eso hoy estoy aquí, con la esperanza de ayudar a las futuras legiones del público del correo electrónico a preparar mejor esos correos electrónicos antes de hacer clic en el botón Enviar..

1. Enviando una novela

Uno de mis primeros pecados culpables cuando comencé a trabajar como ingeniero fue que casi siempre escribía correos electrónicos que se extendían en tres o cuatro párrafos. La razón no fue solo porque puedo escribir bastante rápido, sino porque siempre sentí que si omitía algún detalle, la gente realmente no entendería de qué estaba hablando. Eso puede ser cierto hasta cierto punto, y llegaremos a correos electrónicos que son demasiado breves en un minuto, pero hay algo que decir para simplificar..

Cuando escribe correos electrónicos tan complicados, no logra transmitir su mensaje de varias maneras. Primero, el hecho de que escribiste tanto implica para la persona que tienes poco respeto por su tiempo, y si lo haces con demasiada frecuencia, estás obligado a molestarlo. Segundo, mientras que un correo electrónico de 500 palabras organizado en varios párrafos tiene mucho sentido para tú, lo más probable es que estés confundiendo a todos - y que les des migrañas.

Si usted es un herrero de las palabras y tiende a sobrescribir, entonces siempre regrese y trabaje “cortando” esas oraciones. Cree nuevas y creativas formas de acortarlos, o quizás pueda eliminarlos por completo. Tal vez usted está ofreciendo demasiada información. Dile a la gente lo que ellos necesitar A saber, no a lo que quieres que sepan. tú saber. Ya sabes?

2. Enviando un correo electrónico de dos palabras

La ofensa opuesta a la novela de correo electrónico son los correos electrónicos de una o dos palabras que no explican nada en absoluto. Es como cuando le pregunto a mis hijos en la mesa, “Así que cómo estuvo tu día?” Después de un momento, una respuesta renuente., “Multa.” No estoy seguro de por qué me molesto, sigo presionando.. “Que hiciste, algo divertido?” La respuesta inevitable, “No en realidad no.”

Sinceramente, no entiendo por qué algunas personas incluso se molestan en usar el correo electrónico. Si tiene suerte, un correo electrónico de esta persona contendrá una sola oración completa. Si no tiene suerte, la persona le pedirá que haga algo por ellos, pero no se molestará en explicar exactamente lo que quiere que haga. Es como enviar un mensaje de socorro por radio cuando estás perdido en medio del desierto y no informar al equipo de rescate cuáles son tus coordenadas..

Es extremadamente frustrante, porque las personas tienen que luchar para entender de qué diablos estás hablando. Peor aún, puede obligarlos a perder tiempo respondiendo a su correo electrónico, solo para pedirle que elabore un poco más..

Sospecho que la mayoría de las personas con este problema escriben correos electrónicos tan cortos porque escribir es un ejercicio tan minucioso. No todos pueden escribir más de 60 a 70 palabras por minuto, así que tiene que tener un poco de simpatía por este grupo.

3. Enviar un correo electrónico masivo para una persona

¿De verdad quieres enojar a la gente? Envíe un correo electrónico masivo a todos en su oficina simplemente para reprender a una sola persona por algo que hicieron mal. Yo llamo a esto el “humillación pública” correo electrónico. Por lo general, todos en la oficina ya saben que una persona en particular cometió un error, pero el gerente no puede dejarlo solo. Por lo tanto, envían un correo electrónico masivo a todo el mundo explicando con gran detalle el por qué una acción en particular es tan incorrecta de hacer, o por qué ese error en particular es tan malo..

Tengo que admitir que en algunos de mis roles de gestión en el pasado, me deslicé en este comportamiento. He visto a otros colegas míos hacerlo también. Es un error fácil de cometer, ya que es posible que desee asegurarse de que todos los demás que administra no cometan el mismo error. La realidad es que si todos ya lo saben, la persona que cometió el error se siente humillada. Si no lo saben, todos están confundidos e inseguros de si estás hablando de ellos o no..

Hágalo simple: hable sobre el problema específico con la persona que cometió el error. Luego, si cree que es lo suficientemente importante para todos, envíe un aviso, pero hágalo sonar como si fuera solo una descripción general. “Para tu información” enviado desde la gerencia superior: esto elimina el tono acusatorio y lo hace menos personal.

4. Usando Adverbios Dramáticos

Otro comportamiento muy común en los correos electrónicos, generalmente de personas que son muy apasionadas por su trabajo en general, o sobre un proyecto específico que se está discutiendo. Ese comportamiento es el uso excesivo de adverbios muy dramáticos. Frases como, “Ese diseño está terriblemente mal” o “Ese enfoque es dolorosamente vago” Solo sirven para introducir emoción en la discusión..

Cuando miras esas oraciones sin los adverbios, puedes ver que son mucho más empresariales y menos antagónicas. De lo contrario, acabas de encontrarte como un mocoso demasiado dramático y mimado..

Pruébalo sin los adverbios. Ese diseño es incorrecto. Ese enfoque es vago.

Puede no complacer al receptor, pero tampoco lo ataca y lo pone a la defensiva. Es más profesional y es posible que puedas hacerte pasar por adulto mayor, incluso cuando estés en desacuerdo con alguien..

5. Uso excesivo de voz pasiva

En realidad no fue hasta el final de mi carrera como escritor que realmente aprendí y entendí la voz pasiva. El problema con aprender sobre esto, es que empiezas a verlo en todas partes. Uno de los usos más frecuentes de la voz pasiva es el correo electrónico, ya que la voz pasiva permite que una persona se separe de una acción..

En lugar de decir, “Conduje al cliente al aeropuerto”, que pone la responsabilidad directamente sobre sus hombros, en lugar de eso, podría escribir, “El cliente fue llevado al aeropuerto..”

Este es un comportamiento común entre las personas que están nerviosas por asumir la responsabilidad de casi cualquier cosa, porque si algo sale mal, no quieren que se las culpe. Estas son las mismas personas que se quejan cuando los que toman riesgos, los que asumen la responsabilidad de hacer las cosas, obtienen reconocimiento o promociones. La verdad es que la gente ve a través de la voz pasiva en los correos electrónicos. Si ha terminado una tarea o ha logrado un objetivo, no tenga miedo de tomar crédito!

6. Dándose palmaditas en la espalda

Curiosamente, el extremo opuesto de las personas que usan la voz pasiva en el correo electrónico todo el tiempo, son las personas que casi siempre escriben sobre todo en primera persona. Al leer sus correos electrónicos, uno pensaría que un proyecto no fue un esfuerzo de grupo, fue un logro personal. Usted pensaría que la persona que envía el correo electrónico hizo absolutamente todo el trabajo.!

¿Cómo reconoces estos correos electrónicos? Contar las ocurrencias de la palabra. “yo”.

Al leer un correo electrónico de este tipo de persona, está claro que sienten que el mundo entero gira en torno a ellos, y que todos deberían estar felicitándolos constantemente por todo el trabajo que han realizado solos. Estos correos electrónicos invariablemente dejan a los compañeros de equipo sintiéndose abatidos y completamente despreciados. Este enfoque es la vía rápida hacia la ira y el aislamiento de sus compañeros..

Estoy seguro de que hay muchos otros tipos de correos electrónicos que realmente molestan y ofenden a las personas. ¡Apuesto a que también tienes tu propia lista! ¿Qué tipo de correos electrónicos realmente te encienden? ¿De qué tipo son las manitas de tu mascota? Comparte tus pensamientos en la sección de comentarios a continuación.

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