7 consejos sobre la eficiencia del correo electrónico para obtener más correo electrónico, más rápido

La vida gira en torno a la comunicación y, literalmente, nada se logra sin ella. El correo electrónico es una herramienta de comunicación para facilitar tu vida. En lugar de tener que escribir una carta o tratar de atrapar a alguien por teléfono o en persona, puede escribir rápidamente algunas líneas y repasarlas..

Pero el correo electrónico también puede ser una pérdida significativa de tiempo. Esto suele suceder cuando se utiliza de forma incorrecta. Muchas personas le envían correos electrónicos que no necesita, con líneas de asunto que no reflejan el contenido y en más palabras de las necesarias. Pero también puede ser culpa suya, por ejemplo, si no procesa correctamente los correos electrónicos o abusa de su bandeja de entrada como una Lista de tareas o de lectura. El hecho es que puede pasar sus correos electrónicos más rápido mejorando sus hábitos y adoptando rigurosamente algunos consejos clave para la eficiencia del correo electrónico..

Horario de correo electrónico

Si teme atender sus correos electrónicos o si pasa demasiado tiempo limpiando su bandeja de entrada, intente comprometerse con un calendario. Algunas personas recomiendan hacer correos electrónicos por un tiempo establecido dos veces al día. Programar el tiempo es inteligente porque crea el marco de tiempo y el espacio de la mente para concentrarse en hacer la tarea. Además, descubrirás cuánto tiempo pasas realmente con los correos electrónicos..

Revisar los correos electrónicos solo dos veces al día no funciona para todos. Si necesita estar al tanto de todo y revisar su correo electrónico varias veces durante el día, dedique unos minutos cada hora además de revisar y procesar los correos electrónicos por la mañana y por la noche. Esos sprints cortos de correo electrónico son una oportunidad para responder a correos electrónicos urgentes o responder a un correo electrónico que primero necesitó para obtener información para.

La idea es ...

• crear un límite de tiempo mediante la programación de tiempo de correo electrónico,
• tener la ambición de permanecer dentro de ese límite,
• volverse más rápido, y
• Libere gradualmente el tiempo en su horario.

Esta mentalidad te ayuda a enfocarte y ser más eficiente. Combine eso con todos los otros consejos de eficiencia de correo electrónico en este artículo y pronto acelerará sus correos electrónicos como nunca antes.

Procese cada correo electrónico que abra

Cada correo electrónico que abres requiere que actúes de una forma u otra. Hacer esto inmediatamente ahorra tiempo porque no tendrá que lidiar con ese correo electrónico nuevamente. También limpiará su bandeja de entrada al menos una vez al día, lo cual es un sentimiento liberador..

Para cada correo electrónico que abra, actúe de inmediato si es posible o programe una tarea si es necesario, luego archive o elimine el correo electrónico. Actuar de inmediato puede significar que responda rápidamente, haga una breve llamada telefónica, transfiera fechas a su calendario, agregue tareas a su lista de tareas pendientes, envíe correos electrónicos o cualquier contenido para leerlo más adelante. Siempre que no pueda responder o actuar de inmediato, haga un borrador de una respuesta y programe una tarea para abordar cualquier cosa que deba hacer. En cualquier caso, saca todos los correos electrónicos de tu bandeja de entrada..

Tenga en cuenta que en Gmail, cada correo electrónico tiene una URL única. ¿Sabía que puede marcar mensajes específicos de Gmail? Aquí es cómo y por qué sabía que puede marcar mensajes específicos de Gmail? Aquí es cómo y por qué se han creado muchos casos por los que Gmail es un ingenioso cliente de correo web. Ahora, a pesar de que es casi trivial encontrar correos electrónicos en Gmail, saber que puedes encontrarlos no significa que ... Leer más. ¡Ahora no uses eso para marcar tus correos electrónicos! En su lugar, agregue el enlace a la tarea correspondiente en su Lista de tareas o entrada de calendario. Es mucho mejor que realizar un seguimiento de esos correos electrónicos en su bandeja de entrada.

Para aprovechar al máximo tu tiempo ...

• Actúa en cada correo electrónico que abras,
• transferir tareas y fechas a su Lista de tareas o calendario y
• añadir direcciones de correo electrónico para referencia,
• responde inmediatamente si es posible,
• redactar una respuesta si es necesario,
• Archivar o eliminar todos los correos electrónicos que abrió y,
• procesar carpetas de borradores y lista de tareas una vez al día.

Filtros y etiquetas de correos electrónicos

Muchas personas mantienen los correos electrónicos en su bandeja de entrada porque no conocen una mejor manera de realizar un seguimiento de ellos. Contribuye al desorden y, con el tiempo, hace que sea más difícil encontrar cosas. En Gmail, puede encontrar fácilmente cualquier correo electrónico utilizando la potente función de búsqueda. 5 Operadores de búsqueda avanzados en Gmail que debe conocer. 5 Operadores de búsqueda avanzados en Gmail que debe conocer. Gmail es un ingenioso cliente de correo web con muchas funciones increíbles. Al ser un servicio de Google, uno de sus puntos fuertes es, obviamente, la búsqueda. Y así es exactamente como Google revolucionó el correo electrónico. En Gmail realmente no tienes ... Leer más. Alternativamente, puede etiquetar los correos electrónicos para encontrarlos rápidamente si debe guardarlos en su bandeja de entrada o clasificarlos en carpetas para recuperarlos más tarde..

En lugar de ordenar manualmente los correos electrónicos, puede configurar los filtros para procesar automáticamente los correos electrónicos que recibe regularmente. 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada. 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada. ¿Qué filtros deben tener todos y cada uno en su arsenal? ¿Que su bandeja de entrada es tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Leer más, incluidas las notificaciones, suscripciones, resúmenes y también correos electrónicos de personas específicas. En lugar de configurar un nuevo filtro para cada fuente individual, cree un alias de correo electrónico Divida y conquiste su correo electrónico con el poder de los alias de Gmail Divida y conquiste su correo electrónico con el poder de los alias de Gmail Cuando se trata de organización de correo electrónico, la reacción inmediata es a menudo todo sobre carpetas, etiquetas, filtros, marcas de prioridad y cosas de ese tipo. No es que ninguno de ellos sea malo, de hecho, la mayoría de… Lea más para los tipos de correos electrónicos (por ejemplo, notificaciones de foros o suscripciones a boletines informativos) y filtre los correos electrónicos según la dirección de correo electrónico a la que se envían. Al dirigir esos correos electrónicos a su propia carpeta dedicada, nunca obstruirán su bandeja de entrada, no perderá tiempo procesándolos, y aún podrá leerlos cuando tenga tiempo..

La mejor manera de administrar sus correos electrónicos es ...

• Aprende a buscar tu email,
• etiqueta y
• ordenar los correos electrónicos,
• idealmente con filtros automatizados donde sea posible, y
• Haz que pasen por alto tu bandeja de entrada si nunca necesitas tratar con ellos inmediatamente.

Reducir el correo electrónico entrante

A medida que comience a limpiar su bandeja de entrada diariamente, notará qué correos electrónicos no necesita. En lugar de configurar filtros para correos electrónicos que realmente no desea recibir o que nunca tendrá tiempo de leer, actúe. Esto puede significar que se cancele la suscripción a un boletín que nunca haya leído, le diga a un amigo que no le envíe más caricaturas o le pida a un colega que solo lo envíe por CC en correos electrónicos importantes.

En resumen, aborde correos electrónicos innecesarios, cancele la suscripción rigurosamente y filtre a la basura si es necesario.

Ponga un ejemplo: mantenga sus propios correos electrónicos claros y breves

Se necesita tiempo para redactar un correo electrónico elaborado. Y lleva tiempo leerlo y procesarlo. Ahorre tiempo para usted y para otros y aprenda a mantener sus correos electrónicos claros y breves.

Esto comienza con una buena línea de asunto. Asegúrese de que refleje claramente el contenido de su correo electrónico. Esto se vuelve más fácil si te limitas a un solo tema por correo electrónico. Finalmente, mantenga su correo electrónico breve. No recomendaría una política de una oración, pero los correos electrónicos de trabajo diarios deben ser breves. Piense y extraiga la esencia de lo que quiere comunicar antes de enviar.

Sus destinatarios amarán sus correos electrónicos si contienen ...

• una línea de asunto clara,
• un tema por correo electrónico,
• ideas clave expresadas claramente en
• no más de 1-5 oraciones.

Usa respuestas enlatadas

Si recibe muchos correos electrónicos que requieren más o menos una y la misma respuesta, cree una plantilla y configure una respuesta enlatada. Esto puede ahorrar mucho tiempo y es muy fácil de hacer con Gmail. Hemos dedicado un artículo completo sobre cómo enviar un correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Enviar un correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Enviar un correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas ¿No tiene tiempo para preparar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas un chow para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? Trate de correos electrónicos enlatados! Piensa… Leer más .

Usar atajos de teclado

La mayoría de los programas de correo electrónico ofrecen atajos de teclado. Gmail, por ejemplo, tiene accesos directos para responder (a), eliminar (MAYÚS + 3) o archivar un correo electrónico (a). Hemos compilado un resumen en PDF de los atajos de Gmail útiles aquí. Tenga en cuenta que es posible que tenga que habilitar los atajos de teclado. Dedique unos minutos a aprender atajos de teclado para el cliente de correo electrónico que elija, y procesará sus correos electrónicos mucho más rápido todos los días..

A continuación, le ofrecemos algunos consejos más sobre la eficiencia del correo electrónico para ayudarlo a utilizar el correo electrónico de manera más efectiva. 10 Consejos para ayudarlo a enviar un correo electrónico de manera más eficiente. 10 Consejos para ayudarlo a enviar un correo electrónico de forma más eficiente. por la mañana. Es un poco paradójico, pero es cierto que el correo electrónico y la productividad están en desacuerdo ... Leer más .

Conclusión

El correo electrónico es una herramienta de comunicación que debe servirle, no controlar su vida. Deje claro lo que quiere lograr con esta herramienta de comunicación, cómo quiere gastar su tiempo, y automatice o elimine todo lo que se interponga entre usted y procese su correo electrónico rápidamente. Si se hace bien, limpiar su bandeja de entrada no necesita mucho tiempo. Y una vez que tenga una buena rutina, no se preocupará por no revisar sus correos electrónicos durante algunas horas o un día, ya que realiza un trabajo más importante. Sabrá que su rutina le permitirá navegar a través de una bandeja de entrada inundada en poco tiempo.

¿Tiene alguna sugerencia de procesamiento de correo electrónico que me haya perdido??

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