7 consejos de Google Calendar para una mejor administración del tiempo en la oficina

Google Calendar es una aplicación esencial para cualquier persona que necesite administrar su tiempo. No importa si estás trabajando, estudiando o incluso intentando organizar una fiesta: la aplicación te ayudará a mantenerte en el buen camino..

Si trabaja en una oficina, o simplemente quiere mejorar sus habilidades de gestión del tiempo 9 Maneras Surefire para cumplir con sus metas de gestión del tiempo 9 Formas Surefire para seguir con sus metas de gestión del tiempo Usted quiere cumplir con sus metas de gestión del tiempo pero solo puede ' t parece seguir a través de Estos consejos y herramientas te ayudarán a tomarlos más en serio. Lea más, hay algunas características de Google Calendar que le serán útiles. Miremos más de cerca.

1. Enviar una respuesta de fuera de la oficina

Las respuestas fuera de la oficina no son una idea nueva. Han sido un elemento básico de los servicios de correo electrónico desde que existe la tecnología; son una de las mejores funciones de Gmail. 9 Funciones impresionantes de Gmail que probablemente no uses. 9 Funciones increíbles de Gmail que probablemente no utilices. Desde hace mucho tiempo existen muchas características interesantes de correo electrónico en Gmail sin que nadie se moleste en usarlas. Vamos a cambiar eso hoy. Lee mas .

Sin embargo, la característica es menos común en las aplicaciones de calendario. Significa que la administración del tiempo siempre ha sido una pesadilla, especialmente si estás tratando de encontrar espacios libres en los diarios de varias personas.

Google Calendar ahora ofrece una configuración de fuera de la oficina. Cuando lo habilite, todas las invitaciones a reuniones que reciba durante el período se rechazarán automáticamente. Puede personalizar el mensaje que otros verán y también controlar qué usuarios recibirán el mensaje..

Puede configurar un mensaje de fuera de la oficina seleccionando la etiqueta correspondiente cuando realice un nuevo evento.

La característica está actualmente disponible en G Suite. Aunque Google no ha confirmado oficialmente la noticia, se supone que la función se extenderá a todos los usuarios en los próximos meses..

2. Gestiona tus horas de trabajo

Otra nueva característica que los usuarios de G Suite pueden disfrutar es la capacidad de administrar sus horas de trabajo..

La idea es parte del impulso más reciente de Google para promover el bienestar digital en sus plataformas. La compañía también ha introducido herramientas que administran el uso de su aplicación en Android, recuerde tomarse un descanso en Android y dedique menos tiempo a la edición en Google Photos..

La función Horas de trabajo permite a los usuarios personalizar sus días laborables día a día. El enfoque actual solo le permite establecer una hora de inicio y finalización de lunes a viernes.

Google puede incluso hacer sugerencias sobre sus horas de trabajo según su actividad anterior. La función inteligente es útil para los profesionales independientes que buscan formas de controlar su gestión del tiempo.

Si alguien lo invita a un evento o reunión de negocios durante su horario no laborable, Google Calendar le dirá al invitador que no está disponible.

Para configurar sus horas de trabajo en Google Calendar, vaya a Ajustes> General> Horas de trabajo.

3. Implementar la técnica de bloqueo de tiempo

Es una trampa fácil para caer. Usted mira su calendario de Google y ve un par de reuniones con mucho tiempo libre entre ellos..

Pero, ¿qué hay del tiempo que viaja hacia y desde la ubicación de una reunión? ¿Y qué hay de responder a todos esos correos electrónicos? Y recuerda que también necesitas comer.

Bloqueo de tiempo es una técnica simple tanto para los trabajadores de oficina como para las personas que desean mejorar su gestión del tiempo. En su forma más simple, se refiere a asignar cada minuto del día a una actividad particular.

Hemos analizado el concepto de bloqueo de tiempo con más detalle. Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Intente bloqueo de tiempo. Esta táctica de administración del tiempo puede ayudarlo a mantenerse en el camino mientras mantiene las distracciones, la dilación y la multitarea improductiva a raya. Lea más en otras partes del sitio si desea aprender cómo mantenerse al día con sus tareas.

4. Dile a todos que llegarás tarde a una reunión

No importa cuán buenas sean tus habilidades de gestión del tiempo; Todos llegan tarde a una reunión de vez en cuando. Contabilizar cada retraso en el tren o el tráfico es imposible.

Afortunadamente, si llega tarde, no tendrá que preocuparse por informar a las demás personas individualmente. Google ofrece dos formas de informar a todos tus compañeros sobre tu situación al mismo tiempo..

1. Puede responder a todos por correo electrónico utilizando el formulario de invitación original.
2. Puede enviar un mensaje dentro de Google Calendar editando el evento en cuestión.

Para obtener una explicación más detallada de ambos enfoques, consulte nuestro artículo sobre cómo usar el calendario de Google para informar a todos que llegará tarde a una reunión. Utilice el calendario de Google para informar a todos que llegará tarde a una reunión. Llegará tarde a una reunión Google Calendar puede ayudarlo a informar a los miembros de su equipo si va a llegar tarde a una reunión. Lee mas .

5. Use los espacios de citas

Si tiene una cuenta de Google para el trabajo o la escuela, podrá utilizar el Ranuras de citas característica.

Es una variación de la idea de las horas de trabajo. En lugar de tener todo el día de trabajo disponible para que las personas lo vean, puede designar períodos de tiempo en los que las personas pueden organizar reuniones y citas con usted..

Es útil para los jefes que desean organizar una política de puertas abiertas durante unas pocas horas a la semana, o para los médicos, veterinarios y abogados que pueden organizar sus cirugías y clínicas dentro de un margen estrecho todos los días..

Por supuesto, la característica también te ayuda a administrar tu tiempo. No será arrastrado para una reunión fuera de la ranura accidentalmente.

Puede establecer un espacio para citas seleccionando la etiqueta correspondiente mientras realiza un nuevo evento.

6. Use una plantilla de minutos de reunión

El jurado aún está deliberando sobre la utilidad de las reuniones. Muchas personas se suscriben a la idea de que se prolongan durante demasiado tiempo. Argumentan que no se llega a un acuerdo y destruyen incluso los planes de administración de tiempo mejor establecidos..

Otros piensan que son una parte esencial de la gestión de proyectos; Sin ellos, los planes descenderían rápidamente al caos..

La verdad esta en algun lugar enmedio. Pero lo que está absolutamente claro es que para tener alguna posibilidad de tener una reunión oportuna y productiva, necesita tener notas de la reunión. Presentarán un esquema de lo que planea hablar en una sesión determinada y servirán un registro histórico en reuniones futuras.

Hay unas pocas plantillas de actas de reunión de Google Docs. Las 12 mejores plantillas de actas de reunión para profesionales. Las 12 mejores plantillas de actas de reunión para profesionales. Estas son las mejores plantillas de actas de reunión para Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote y Google Docs. Lee mas . Puede adjuntarlos a su evento de Google Calendar haciendo clic en el icono del clip en la vista ampliada de la reunión. Los minutos estarán disponibles para todos los asistentes..

7. Accede al calendario de otra persona

La capacidad de acceder, compartir y, en algunos casos, editar los calendarios de otras personas es una parte esencial de la vida de un trabajador de oficina..

Por ejemplo, tal vez un equipo completo deba editar un solo calendario sobre un proyecto en curso, o tal vez una secretaria deba poder administrar el diario de su jefe.

Es fácil acceder al calendario de otra persona, siempre que la persona que posee el calendario haya hecho que se pueda compartir con otras personas. Cómo compartir el calendario de Google con otros. Cómo compartir el calendario de Google con otros. Para compartir el calendario de Google, puede hacer público el calendario para que todos puedan hacerlo. puede verlo, o puede compartirlo con una persona o personas específicas. Lee mas .

Para agregar un calendario, necesita la dirección de correo electrónico de la otra persona o la URL única del calendario. El calendario aparecerá en el lado izquierdo debajo de “Otros calendarios.”

• Para agregarlo mediante correo electrónico, ubique la lista de calendarios en el panel de la izquierda, escriba la dirección de correo electrónico en el Añadir el calendario de un amigo o Añadir el calendario de un compañero de trabajo campo, luego presione Entrar.
• Si desea agregarlo mediante un enlace ICAL, vaya a Mis calendarios, haga clic en el Añadir + icono, y elija Desde la URL del menu.

Mejorar la gestión del tiempo con Google Calendar

Estos siete consejos y trucos deberían ayudar a los empleados de oficina a mejorar la forma en que usan Google Calendar a diario, mientras que al mismo tiempo le brindan una manera de controlar su administración de tiempo..

Si desea conocer más formas en que Google Calendar es más poderoso de lo que parece, consulte nuestro artículo sobre cómo usar Google Calendar como diario personal. Cómo usar Google Calendar como diario personal. Cómo utilizar Google Calendar. como diario personal a partir de hoy Puede usar Google Calendar como diario, diario o simple rastreador. Con estos consejos y trucos del calendario, también puede ser más que una programación. Lea más y marque su superación personal según las fechas del calendario..

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