7 recetas de IFTTT que debe configurar para una fácil colaboración con otros

Si la limpieza está al lado de la Divinidad, entonces la automatización te llevará al cielo. ¿Por qué? Porque cuando su vida es automatizada, es más simple, más limpia y más feliz..

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Esto es solo la punta del iceberg con IFTTT. Justo cuando crees que lo has cubierto todo, aparecen nuevas ideas de recetas. Cuando está colaborando con un grupo de personas, IFTTT ofrece aún más oportunidades para automatizar y simplificar el proceso de trabajar con otros. Las siguientes son 7 recetas útiles para cualquier tarea o proyecto que esté administrando que involucre a un grupo de personas.

Correo electrónico al calendario

Cuando trabaja con un grupo de personas en las que no siempre puede depender de estar en su computadora a la misma hora durante el día, el correo electrónico es la herramienta de comunicación más efectiva..

Más allá de la comunicación, también es uno de los mejores activadores de automatización, ya que puede enviar un correo electrónico desde cualquier lugar. La gente casi siempre tiene correo electrónico configurado para sus teléfonos. Entonces, la primera receta que puede usar es activar eventos del calendario de Google con su correo electrónico.

Así es como funciona. En su correo electrónico (el ejemplo aquí es Gmail), configure una etiqueta llamada algo así como “Calendario de grupo”.

Crea un filtro para que cualquier email recibido con el asunto. “Calendario de grupo” Se marca con esta etiqueta. A continuación, en IFTTT, cree un activador de correo electrónico que busque esa etiqueta.

Usando IFTTT, tome el cuerpo de ese correo electrónico e insértelo en su calendario compartido. Solo elige el activador de Calendario y configúralo para “Evento de adición rápida”, y que el texto muestre la dirección de correo electrónico y el texto del cuerpo.

Esto es lo que tiene de bueno este disparador. - Si alguien escribe “Cena de negocios mañana a las 8pm.” En el cuerpo, IFTTT coloca inteligentemente ese evento en la franja horaria a las 8 pm de mañana en su calendario.!

Ahí tienes. Cualquier evento se puede agregar al calendario del grupo automáticamente con el asunto correcto en el correo electrónico.

El único problema aquí es que el correo electrónico de Google con el que utiliza IFTTT debe ser el que se usa para el calendario de grupo compartido. Siempre que lo hayas configurado con la misma cuenta de Google, esta receta funcionará muy bien..

Crear evento en el calendario de Google a través de SMS a número IFTTT

La siguiente receta es otra forma de insertar un evento en el calendario compartido de Google, excepto que esta vez es a través de un mensaje de texto SMS. Simplemente configure un activador de SMS IFTTT con un mensaje etiquetado, y haga que el hashtag sea algo como #GroupEvent.

El activador será un evento de Google Calendar nuevamente, y todo lo que necesita incluir es el mensaje de texto real..

La misma regla se aplica. Si el texto menciona un determinado día y hora, IFTTT es lo suficientemente inteligente como para insertar ese evento en el intervalo de tiempo correcto en su calendario. Es una forma más conveniente de crear esos eventos grupales en el calendario a través de SMS en lugar de correo electrónico, lo que requeriría que abra su aplicación de correo electrónico en su teléfono cuando esté de viaje..

Correo electrónico a la hoja de cálculo

Otra de mis recetas favoritas de colaboración grupal es la receta de correo electrónico a hoja de cálculo. Esto es perfecto para aquellos proyectos que involucran a un grupo de personas que se dirigen al campo para recopilar datos..

Todo lo que los miembros de tu grupo necesitan es su teléfono móvil con conectividad de correo electrónico. Mientras recopilan información, todo lo que tienen que hacer es enviar un correo electrónico con el asunto. “añade: ” seguido del nombre de los datos recogidos.

Al igual que con la herramienta de correo electrónico a calendario, querrá configurar un filtro en su cuenta de correo electrónico para buscar ese texto dentro del asunto..

Utilizar el “Tiene las palabras” campo en lugar de Asunto, porque el sujeto también incluirá otra información. Hacer que este filtro aplique la etiqueta. “HOJA DE DATOS ADICIONAL” a ese correo electrónico.

Ahora, en IFTTT, cree un activador de correo electrónico que busque los correos electrónicos con esa etiqueta que llega a su bandeja de entrada.

Luego, crea un desencadenador de Google Drive para agregar a una hoja de cálculo. Escriba el nombre de la hoja de cálculo de un grupo que haya creado en Google Drive y haga que los datos que se inserten utilicen los tres campos: la fecha de recepción, el asunto (que incluye el elemento de recopilación de datos) y la prueba del cuerpo (que será la datos en sí).

Esto tomará un correo electrónico entrante de los miembros de su grupo e insertará automáticamente sus datos en la hoja de cálculo del grupo sin ningún esfuerzo por su parte..

Esta es una forma conveniente de recopilar datos en un solo lugar mientras todos están en movimiento. Piense en los trabajadores de las centrales eléctricas que salen a las unidades de campo para recopilar información de las máquinas; trabajadores de TI de oficina corriendo y recolectando información de PC; o los trabajadores políticos que toman información de las encuestas de los ciudadanos locales. Estas situaciones podrían beneficiarse de una herramienta automatizada como esta..

Notificaciones de Dropbox

Por supuesto, a veces las líneas simples de texto no lo cortarán. Es posible que los miembros de su grupo deban enviar formularios completos o documentos PDF a la ubicación de almacenamiento del equipo. Esta es una situación que definitivamente requiere una solución automatizada de Dropbox. Con Dropbox, todo lo que tienes que hacer es crear una carpeta compartida, hacer que todos tus compañeros de equipo vinculen sus dispositivos móviles a ese directorio compartido con una aplicación de Dropbox, y listo..

Pero, ¿cómo se le notifica cuando los miembros de su equipo han enviado nuevos documentos a la carpeta compartida? ¡Ah, ahora hay un trabajo para IFTTT! Primero, cree un activador de Dropbox para la carpeta que creó donde los miembros de su equipo pueden colocar documentos.

La acción será un SMS a su teléfono, que le proporcionará el nombre del archivo y un enlace URL directamente a la ubicación del archivo en DropBox.

En el momento en que los miembros del equipo tiren un documento en la carpeta compartida, usted como administrador sabrá al instante que el documento está listo para usted. Esta es una buena herramienta para un maestro que administra las tareas para una clase grande; un editor que está esperando artículos; y muchos otros escenarios.

Dropbox también puede notificarle los cambios en sus carpetas en la nube. Esta sencilla receta te ayuda a ampliar tus opciones con otras herramientas de notificación..

Fecha de notificación y SMS

Otra necesidad común de grupos de personas que trabajan juntas son las reuniones constantes. Es una necesidad desafortunada, pero no hay mejor manera de mantener a un grupo en el buen camino que las reuniones regulares donde todos se registran para informar el progreso. El problema es que siempre hay gente que olvida las reuniones..

Si desea remediar esto, un enfoque interesante es utilizar el activador de fecha / hora en IFTTT. Puede usarlo para activar cualquier cosa, desde notificaciones de correo electrónico a iPhone, pero en el siguiente ejemplo, estoy usando un escenario en el que el grupo se comunica activamente a través de una página de Facebook. Puede activar una notificación a una página de Facebook con IFTTT, pero primero debe crear el activador de día / hora.

Luego, simplemente elabore el mensaje personalizado que desea lanzar en la página de Facebook cuando se acerca el momento de la reunión..

Si el grupo está usando activamente esa página, entonces no debe haber una sola persona ausente en la reunión.

Página de Facebook #Ayuda al hashtag al correo electrónico del grupo

Aquí hay otro escenario. Digamos que usted administra un sitio web de hospedaje empresarial y tiene una base creciente de clientes que necesitan su soporte técnico. Su equipo de soporte técnico es excelente, pero sus clientes se quejan de que no siempre es fácil ponerse en contacto con el soporte técnico..

Aquí hay una manera de entusiasmar a sus clientes con su soporte técnico. Ofrezca publicar cualquier pregunta de la mesa de ayuda en su página de Facebook con el hashtag #ayuda, y enviar ese mensaje de inmediato a todo el grupo de soporte técnico..

El activador en IFTTT es un activador de página de Facebook en el que configuras el hashtag.

Ese disparador irá a la salida de notificación por correo electrónico. Haz del tema alguna bandera como “Grupo de ayuda” e inserta el mensaje del post en el cuerpo..

Esto irá a su propia dirección de correo electrónico, así que solo cree un filtro en su cuenta de correo electrónico y haga que reenvíe automáticamente ese mensaje a todo su equipo de personal de soporte técnico. Fácil!

La próxima vez que uno de sus clientes note que sus servidores están inactivos, puede confiar en que todo su grupo de soporte técnico lo escuchará exactamente al mismo tiempo, en el momento en que un cliente lo notifique.!

Toodledo al correo electrónico cuando se completan las tareas

Una de las mejores adiciones a IFTTT en mi opinión fue Toodledo. Necesitará algún tipo de lista de tareas para gestionar completamente un grupo, y con Toodledo integrado en IFTTT, puede hacer todo tipo de automatización genial con él..

Por ejemplo, ¿no sería bueno recibir una notificación cada vez que alguien en su equipo completa su tarea??

No hay problema. Cree un activador en IFTTT para cuando se complete cualquier tarea.

En el lado de salida, elija correo electrónico. Lo que es asombroso es que este correo electrónico se puede enviar a varias personas, no solo a su cuenta de correo electrónico registrada con IFTTT. Puede escribir hasta cinco direcciones de personas que necesitan saber cuándo el equipo completa las tareas.

Hay otras cosas que puede hacer con Toodledo, como puede ver en la lista de activadores de arriba. También puede activar cuando se crean nuevas tareas, o solo nuevas tareas con ciertas etiquetas.

Comparte tus propios trucos y recetas

Con un poco de creatividad, es asombroso cuánto puede automatizar la colaboración de miembros individuales en un grupo. Trabajar con otras personas puede ser una serie compleja de tareas, desafíos y éxitos, así que, ¿por qué no simplificar todo esto automatizando toda la comunicación, la programación y la gestión como sea posible? De esta manera, puede centrarse en el proyecto en cuestión, que a su vez producirá un resultado final mucho mejor.

¿Alguna vez has usado IFTTT para automatizar tareas grupales? Comparte algunos de tus propios trucos y recetas en la sección de comentarios a continuación.!

Créditos de imagen: Sostenibilidad creativa a través de Flickr

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