Agreedo Escriba y administre sus minutos de reuniones de negocios en línea gratis

Desde hace varias semanas he estado buscando un sitio web o una aplicación fácil de usar que me permitiera guardar y almacenar las actas de las reuniones. El enfoque del documento de texto tradicional ya no es una forma productiva de tomar minutos. El simple hecho de escribir en un archivo en blanco no permite una colaboración rápida, actualizaciones de minutos, ni un lugar para realizar copias de seguridad y revisar minutos anteriores.

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Configuración de reuniones

Para comenzar, establezca una reunión en Agreedo y envíe una invitación para que los miembros del equipo inicien sesión en el sitio para ver e incluso aportar información a la agenda de la reunión..

Puede configurar reuniones en línea como públicas, que son visibles para todos, o privadas, donde solo las personas que figuran como asistentes pueden verlas. Puedes seleccionar tener minutos. “moderado,” lo que significa que solo el creador de la reunión puede agregar o modificar elementos. Todos los demás participantes solo pueden agregar comentarios.

Cuando envíe invitaciones, los invitados recibirán un correo electrónico con un archivo adjunto con la fecha del calendario que se puede abrir en Outlook, Notes o iCal. La herramienta en línea funciona en todos los principales navegadores..

Preparación de la reunión

Agreedo ofrece cuatro elementos diferentes de la agenda: Información, Decisión, Tarea, y Tema. Estos elementos realmente lo ayudan a ver cuál es la información más importante que debe agregarse a las actas de las reuniones. Por lo general, hay mucha discusión y, a veces, discusiones sobre temas muy importantes en una reunión, pero para poder hacer las cosas, se deben identificar y asignar tareas y se deben tomar decisiones importantes..

Por lo tanto, antes de celebrar una reunión, es importante hacer y priorizar una lista de elementos de la agenda para la reunión. Si una reunión está compuesta por los mismos miembros del equipo, es posible que desee dejar las actas sin moderar para que otros puedan agregar elementos a las actas..

Los elementos de la reunión se pueden mover, pero desafortunadamente no hay manera de asignar tiempos de duración a cada elemento de la agenda, aunque puede configurar una duración para toda la reunión..

También puede colocar sub-elementos debajo de cada elemento principal, y cada sección de elementos puede ocultarse a medida que se completan en la reunión.

Características de colaboración

Lo que es más útil sobre Agreedo es que las agendas se publican en línea, lo que permite la colaboración. Los miembros del equipo también pueden iniciar sesión en Agreedo registrándose en el sitio o utilizando su inicio de sesión de Google.

Si permite que los minutos no estén moderados, los participantes invitados pueden modificar los elementos de la agenda. Esta es una buena idea, pero un proceso más avanzado permitiría que solo los invitados seleccionados modifiquen los elementos de la agenda y no todos los participantes invitados a una reunión.

Si selecciona tener una reunión moderada, significa que los participantes solo pueden agregar comentarios a los elementos de la agenda. Incluso este tipo de colaboración es útil para hacer que las reuniones sean más productivas, ya que realmente puede comenzar a obtener información sobre la reunión antes de que se celebre la reunión. Además de los comentarios que se agregan a los elementos de la reunión, los archivos también se pueden adjuntar a los elementos de la agenda. Sin embargo, los enlaces a los recursos en línea deberán publicarse en la sección de comentarios. No hay una herramienta dedicada para las URL.

Otra característica que desearía para Agreedo es que el elemento de Decisión se establezca de manera que las encuestas directas puedan publicarse, por ejemplo, la fecha de un evento, la cantidad de dinero que se gastará en un elemento presupuestado y otras decisiones de voto que deben ser hecho.

Reuniones de celebración

Cuando tiene reuniones, Agreedo incluye un temporizador incorporado. Si está celebrando una reunión en línea, los participantes pueden usar una herramienta como WebEx para ver los minutos en línea. O los participantes pueden iniciar sesión en las actas de la reunión y actualizar la página a medida que se actualizan las actas durante la reunión.

Antes y durante la reunión, puede asignar tareas y fechas de vencimiento a individuos en la reunión.

Publicar características de la reunión

Lo que hace que una herramienta en línea como Agreedo sea más útil que los métodos tradicionales es que todos los minutos pueden almacenarse en línea para su revisión, así como imprimirse o exportarse como un documento de Excel. También puede enviar un enlace a los minutos en línea. Los participantes pueden recibir recordatorios por correo electrónico sobre las tareas a las que se inscribieron, así como ver todas las tareas asignadas a ellos..

También hay un “Seguir” función de reunión que le permite verificar y transferir elementos de la agenda de la reunión anterior a la siguiente. Esto es un poco de ahorro de tiempo, especialmente para las personas asignadas a tomar minutos y hacer el seguimiento..

Sin duda, muchos usuarios de Agreedo tendrán varias solicitudes de características para este sitio en línea, pero por el momento me alegro de que exista, ya que está muy atrasado.

Agreedo es actualmente totalmente gratuito, sin planes de precios. Háganos saber qué piensa de este sitio y qué le gustaría que se le agregue.

Crédito de la imagen: Shutterstock

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