Automatice su vida y trabajo con Todoist e IFTTT

Cuenta cuántas veces has olvidado algo en las últimas 24 horas. Así es como muchas veces tuviste la oportunidad de automatizar..

La automatización consiste en eliminar la necesidad de recordar cosas que haces a menudo. Se trata de simplificar su vida y trabajar de una manera en que las personas le den crédito por ser mucho más productivo de lo que realmente es, porque tiene “el sistema” haciendo todo tu trabajo por ti.

Llegar allí es la parte difícil. Piensa en todas las pequeñas tareas que haces. ¿Hay alguna que hagas todos los días? ¿Hay cosas que debe recordar hacer al mismo tiempo del día, cada semana o cada mes? A veces, ni siquiera se trata de automatizar la tarea por completo, sino de crear un sistema que, al menos, le facilita la tarea más rápidamente..

Esto puede ser entregar toda la información que necesita a usted mismo en un correo electrónico a la misma hora cada semana, enviar automáticamente un informe por correo electrónico a su jefe o transferir automáticamente los archivos de su área de almacenamiento en la nube a su almacenamiento privado. Las posibilidades están limitadas solamente por su imaginación..

Automatizando con ToDoist y IFTTT

Tengo una relación de amor y odio con ToDoist. En realidad, con listas de tareas y servicios en general. Incluso fui tan lejos como para actualizar a ToDoist Premium. ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar Sigo usando ToDoist gratis por un tiempo. Pero seguí enfrentándome a cosas que quería hacer y no podía. Recordatorios por correo electrónico. Añadiendo notas a la tarea. Cosas que realmente agregarían mucho ... Leer más. No mucho después, creo que fui a gTasks Use gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android] Use gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android] En estos días, hay un millón y una excelente forma de administrar una tarea pendiente. Lista en línea y a través de aplicaciones móviles. Dicho esto, a menudo todavía hay algunas personas que aún no están utilizando una de ... Leer más y luego probaron todo tipo de aplicaciones de productividad. Deje de pisar el agua y progrese en la vida con el panorama general Deje de pisar el agua y progrese en la vida con la Panorama general Estoy seguro de que muchos de ustedes han pensado si están haciendo las cosas bien todos los días, si están llegando a alguna parte y si van en la dirección correcta. Las listas de tareas y las aplicaciones organizativas ayudarán ... Leer más .

Me encanta la idea de un sistema en línea donde pueda almacenar sus listas de tareas y proyectos, pero no puedo soportar el hecho de que muy pocos sistemas de tareas en línea 5 Nuevas aplicaciones de productividad para administrar su lista de tareas y obtener Realice 5 nuevas aplicaciones de productividad para administrar su lista de tareas pendientes y hacer las cosas La mejor aplicación de productividad siempre será lo que le funcione. En esta lista, puede encontrar uno que lo ayude a hacer las cosas. Los Leer más son realmente personalizados para la forma en que quiero usarlos..

Sin embargo, este es el motivo por el que amo ToDoist para la automatización: le brinda la capacidad de emitir notificaciones por correo electrónico o SMS.

Lo que esto significa es que puede vincular esas notificaciones por correo electrónico o SMS a través de IFTTT a algún tipo de tarea de salida que le gustaría realizar en un momento determinado en el futuro. También puede usar el sistema de planificador recurrente creativo de ToDoist para configurar cualquier tarea repetitiva.

Cuando configure las tareas a realizar en ToDoist como parte de su programación normal, comience a pensar en el tipo de tareas, especialmente las tareas recurrentes, que podría automatizar. Cree una salida de correo electrónico o SMS desde esa tarea a IFTTT (como se detalla a continuación),

Automatice un informe por correo electrónico a su jefe

El correo electrónico es probablemente el activador ToDoist más fácil de enviar a IFTTT para cualquier automatización. En este primer ejemplo, verá cómo automatizar el envío de un informe a su supervisor todos los días..

Primero, crea una tarea recurrente en ToDoist.

Luego, haga clic en el icono de notificaciones (un reloj de alarma), configúrelo para “Vía correo electrónico” y establecer el retraso en 0 minutos.

En el ejemplo anterior, se enviará un correo electrónico para esta tarea todos los viernes a las 3 pm. El correo electrónico utilizado es el que has configurado en el “Configuraciones ToDoist” sección de su cuenta. Lo importante que debe recordar aquí es que cualquier texto que coloque para el título de la tarea aparecerá en el cuerpo de ese correo electrónico..

Ahora, ingrese a su cuenta de correo electrónico y configure un filtro para ese texto del cuerpo. Para el filtro, pídale a su cliente de correo electrónico que aplique una etiqueta al correo electrónico. En este caso, aplicaremos la etiqueta. “Informe semanal al jefe”. Para el filtro, vendrá de “[email protected]”, y luego las palabras de su nombre de tarea entran en el “Tiene las palabras” campo.

Luego, aplique la etiqueta (puede que necesite crear la etiqueta).

Ahora, cada vez que comience su tarea ToDoist recurrente, se activará un correo electrónico en su bandeja de entrada, su cliente de correo electrónico aplicará la etiqueta, y todo lo que tiene que hacer ahora es configurar IFTTT para ver esa etiqueta y luego enviarla. informe. El disparador de IFTTT se verá como a continuación.

Finalmente, para el activador también va a utilizar el correo electrónico: haga que IFTTT envíe un correo electrónico con un asunto y cuerpo fijos, pero haga que el archivo adjunto sea una URL fija al archivo de informe que ha guardado en Dropbox.

Así que ahora, todo lo que tiene que hacer es recordar actualizar ese archivo de informe semanal en Dropbox con los datos más recientes (o, mejor aún, encontrar una manera de automatizar un informe de hoja de cálculo de Google Cómo crear un informe de hoja de cálculo de Google automatizado a partir de datos de Analytics Cree un informe automatizado de hojas de cálculo de Google a partir de datos de Analytics ¡Lea más y no tendrá que hacer ningún trabajo! Programe la hoja de cálculo para actualizar el día anterior a este correo electrónico automatizado, y puede ir a tomar un café, dejando que el sistema haga todo tu trabajo para ti.

Programar una publicación de Facebook de ToDoist

De acuerdo, eres como yo y tienes las mejores intenciones de mantener actualizada tu base de fans con publicaciones y actualizaciones constantes, pero luego la vida se llena y lo siguiente que sabes es que ha pasado un mes sin ninguna publicación en Facebook. No es genial.

¿Por qué no programar una serie de tareas de publicación de Facebook en ToDoist? Es fácil. Primero, configura un nuevo proyecto en ToDoist llamado “Actualización rápida” para todas las publicaciones de Facebook. Luego, simplemente configure una tarea y haga del título su texto de publicación..

Al igual que en la primera automatización anterior, creará un filtro de correo electrónico utilizando el “Actualización rápida” al comienzo de su línea de asunto. Configurar el filtro y aplicar la etiqueta. “ToDoist-Facebook-Post” como se muestra arriba. ¿Por qué la línea de asunto? Bueno, lo bueno es que su notificación de ToDoist agrega el nombre del proyecto al frente del correo electrónico entrante como se muestra aquí.

Lo bueno de esto es que no solo puedes usar el “Actualización rápida” Frase en el asunto para filtrar el correo electrónico entrante, ¡pero luego puede usar IFTTT para publicar la línea de asunto completa de ese correo electrónico en Facebook! En un activador IFTTT de Facebook, es tan fácil como seleccionar el Asunto entrante como el ingrediente para publicar.

¡Eso es! Ahora solo tienes que programar tu tarea / publicación en ToDoist bajo el “Actualización rápida” proyecto utilizando el título de la tarea como tu publicación de Facebook. Asegúrese de que la notificación de tareas esté configurada para ir a su cuenta de correo electrónico. Eso es. Tu correo electrónico etiquetará el correo electrónico entrante, IFTTT publicará en Facebook para ti y ahora eres un ninja de productividad.!

Enviar recordatorio de reunión a varias personas

Un inconveniente de ToDoist es que los recordatorios de correo electrónico solo se envían a un único correo electrónico. Entonces, ¿qué sucede si desea configurar un correo electrónico recurrente para su equipo que sirva como recordatorio para una reunión o alguna tarea en la que todos necesitan colaborar??

Puede configurar un aviso de reunión recurrente en ToDoist, y simplemente configurar la notificación para ir a su dirección de correo electrónico.

Una vez más, configure un filtro para buscar la línea en el título de su tarea, cree una etiqueta para ella y luego, en IFTTT, use esa etiqueta para disparar un activador de correo electrónico a múltiples direcciones de correo electrónico.

Esta es una forma muy simple y efectiva de extender la limitación de ToDoist de una notificación por correo electrónico a varias, gracias a una receta de IFTTT con un activador de correo electrónico y una salida de correo electrónico.!

Activar la transferencia de archivos con SMS

Otra característica interesante de ToDoist es que también ofrece notificaciones por SMS. Afortunadamente, IFTTT ofrece la posibilidad de activar recetas a través de SMS. Solo elige SMS como disparador y elige “Enviar a IFTTT un SMS etiquetado”. Para transferir un archivo mediante SMS, use una etiqueta como #TransferReport.

Una vez que haya creado este activador, IFTTT le dará el número de SMS que necesita enviar a.

El único problema aquí es que para que ToDoist envíe notificaciones directamente a IFTTT, debe realizar la “desde” número de teléfono su número de SMS ToDoist. Eso no funcionará, porque IFTTT requiere que envíe un SMS de prueba y responda con un PIN.

La forma más fácil de solucionar esto es configurar su teléfono móvil, que se configura como su teléfono SMS con IFTTT y ToDoist, con cualquier aplicación de reenvío de SMS disponible. Pansi SMS hace que sea fácil administrar sus mensajes de texto en Android Pansi SMS lo hace fácil para administrar sus mensajes de texto en Android Existen aplicaciones que transforman los mensajes de texto de una tarea cotidiana en una brisa absoluta. Pansi SMS es una de esas aplicaciones. Lee mas . Hay muchos disponibles tanto para Android como para iOS. Configure esa aplicación para reenviar cualquier notificación de SMS entrante de ToDoist a su número IFTTT, y listo..

Ahora, configure su tarea ToDoist para desencadenar la transferencia de archivos nombrando la tarea con la etiqueta que desea usar para desencadenarla en IFTTT.

Los SMS entrantes de ToDoist se verán como “Recordatorio | #TransferReport | Nombre del informe”

Ya que ha configurado un activador de SMS IFTTT para buscar la etiqueta #TransferReport, este mensaje de texto activará esa receta.

Ahora, para hacer que IFTTT transfiera un archivo de Dropbox a Google Drive, simplemente configura el disparador de IFTTT para usar Google Drive y selecciona “Subir archivo desde URL”.

Como puede ver, simplemente establece la URL del archivo en la URL del archivo en Dropbox. Nombra el archivo usando la “ReceivedAt” La fecha del SMS para que cada vez que se cargue el archivo reciba una nueva fecha, y luego seleccione su ruta de Google Drive a la que desea que vaya el informe..

El beneficio de esta automatización es que puede hacer que uno de sus empleados coloque su último informe en su URL pública de Dropbox, reemplazando el archivo anterior y manteniendo el mismo nombre. Luego, en un intervalo semanal, su sistema automatizado se extenderá, tomará ese informe o archivo de datos y lo cargará en su propia cuenta de Google Drive, donde podrá ver el nuevo informe..

Agregar una fila a la hoja de cálculo de Google con SMS

La última idea de automatización está activando una nueva línea de entrada de datos en una hoja de cálculo de Google. Un ejemplo de por qué esto podría ser útil es si contara con un equipo de técnicos de campo o algún otro personal remoto. Tal vez están recopilando respuestas de encuestas de clientes o recolectando lecturas de medidores desde ubicaciones remotas.

Puede hacer que le envíen un mensaje SMS a su teléfono mediante una etiqueta única para cada técnico. Por ejemplo, Bob puede enviarle un mensaje de texto. “#bobdata 779 Church Street, 4021”, y John te enviaría un mensaje de texto “#johndata 76 Main Strett, 6543”.

Desea automatizar de algún modo la inserción de esos datos en una única hoja de cálculo de Google. ¿Suena loco complicado? Bueno no es.

De hecho, ni siquiera necesita ToDoist para esta solución. Primero, asegúrese de que la aplicación de reenvío automático esté funcionando en su teléfono para que los textos entrantes de esos técnicos se reenvíen automáticamente a su número de SMS IFTTT. Luego, configure los disparadores en IFTTT para cada etiqueta.

A continuación, cree una acción utilizando Google Drive y seleccione “Añadir fila a la hoja de cálculo”.

La creación de un activador individual para cada técnico, utilizando el mismo nombre de hoja de cálculo, cargará toda la información entrante en una hoja de cálculo individual.

Cuando empiezas a jugar creativamente con las funciones de notificación de ToDoist, y la capacidad de IFTTT para tomarlas y lograr automatizaciones realmente geniales con ellas, resulta muy obvio que la combinación de ambas es una cosa muy poderosa.

¿Se te ocurre alguna otra forma genial de combinar ToDoist e IFTTT para automatizar otras tareas? Comparte tus ideas y pensamientos creativos en la sección de comentarios a continuación.!

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