Conviértete en un jefe en el correo electrónico No dejes que te lleve todo el día

182,900,000,000 correos electrónicos.

182.9 mil millones.

Eso es más de 25 correos electrónicos por cada mente humana en el planeta.

Y eso es justo lo que enviamos en un día (PDF).

Dada la enorme cantidad de correos electrónicos que se envían y reciben todos los días, no es de extrañar que esta comunicación electrónica se haya vuelto demasiado difícil de manejar para muchos de nosotros. Pero no te preocupes, aquí hay algunos secretos de productividad que pueden ayudarte a domar a la bestia..

Usa respuestas enlatadas

No puedo enfatizar la importancia de este. Lo más probable es que responda a muchos correos electrónicos de la misma manera, ya sea un rechazo de una presentación, el reconocimiento de los esfuerzos de un colega o un simple saludo. Lo único que debe hacer es crear respuestas enlatadas para sus correos electrónicos más utilizados..

Es realmente fácil configurar respuestas enlatadas en Gmail Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas ¿No tiene tiempo para preparar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas un chow para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? Trate de correos electrónicos enlatados! Piensa ... Leer más o cualquier otro cliente de correo electrónico. No importa lo rápido que seas un mecanógrafo, no eres más rápido que dos clics del mouse, ¿verdad? Ahórrese tiempo y haga esto ahora.

Configurar filtros y etiquetas / carpetas

La mejor manera de abordar una sobrecarga es resolverla primero. Eso significa usar filtros y etiquetas / carpetas en su bandeja de entrada. Outlook tiene carpetas, Gmail tiene etiquetas y ambos tienen filtros que puede configurar para enrutar automáticamente su correo electrónico a estas carpetas y etiquetas. Puede configurar filtros avanzados. 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada. 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada. ¿Qué filtros debería tener cada persona en su arsenal para que su bandeja de entrada sea tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Lea más en Gmail según sus necesidades personalizadas. De hecho, Gmail ofrece llevar automáticamente un orden a su correo electrónico 6 formas de reclamar su bandeja de entrada de correo electrónico 6 maneras de reclamar su bandeja de entrada de correo electrónico ¿Hay algo más que sea tan útil, frecuente y frustrante como una bandeja de entrada de correo electrónico? Ha existido por siempre y lo seguimos usando, y mientras lo sigamos utilizando, la gente como yo ... Leer más con su nueva Bandeja de entrada prioritaria.

Tardan un tiempo en configurarse y clasificarse bien, y el primer mes requiere una contribución constante por parte de usted. Pero bien vale la pena su tiempo a largo plazo. No solo coloque cosas debajo de las etiquetas y los filtros, piense y categorice bien porque esta es la automatización que usará su bandeja de entrada por el resto de su vida..

Me parece mejor hacer una verificación de 3 pasos antes de filtrar un correo electrónico:

1. Pregúntese cuál sería el mejor nombre de etiqueta / carpeta (ya sea existente o no) para este mensaje.
2. Compruebe si ese nombre ya existe, y si no, créelo.
3. Pregúntese si ese nombre debe ser una entidad separada o subcategoría en una de las carpetas existentes.

Haz esto regularmente y tu bandeja de entrada será mágicamente más limpia.

Tome su lista de tareas pendientes en otro lugar

Dilo con mi gente: “Su bandeja de entrada no es su lista de tareas pendientes.” Vivek Haldar de Google escribió sobre esto hace un tiempo y no podría estar más de acuerdo. Aquí está la toma de Haldar:

El correo electrónico es un lugar terrible para una lista de tareas pendientes. Realmente no entiendo cómo se puede agregar GTD al correo electrónico. Un correo electrónico no es procesable. Una vez que lo lea y lo entienda, podría terminar con una acción clara, pero su bandeja de entrada no es el lugar para hacerlo.

Su correo electrónico es acerca de la comunicación, así que déjelo ser así. Hay muchas aplicaciones fantásticas para las listas de tareas pendientes, y recomiendo encarecidamente Any.do o Wunderlist Wunderlist - La mejor aplicación de lista de tareas en el iPhone [iOS] Wunderlist - La mejor aplicación de lista de tareas en el iPhone [iOS] Wunderlist es una de las formas más sencillas de hacer un seguimiento de lo que necesitas hacer. Tiene una interfaz de usuario elegante que simplemente tiene sentido. Cualquiera puede recogerlo y descubrir cómo ... Leer más .

Darse de baja de la chatarra

No vas a creer cuántos boletines y otros correos electrónicos basura están obstruyendo tu bandeja de entrada, a pesar de un filtro de correo no deseado. Y una vez que el desorden comienza a acumularse, puede salirse de control rápidamente. Para detenerlo en seco, debes comenzar a cancelar la suscripción y hay un truco muy fácil para hacerlo..

En su cliente de correo electrónico, simplemente busque la palabra “darse de baja”. Se adjunta al final de cada boletín, por lo que de repente verá una lista de todos los correos masivos en su bandeja de entrada. Ahora solo ábrelos uno por uno y anula la suscripción. Recomiendo usar el Panel de vista previa de Gmail cuando haces esto para acelerar las cosas.

También hay complementos y servicios para anular la suscripción rápidamente de las listas de correo Limpiar su bandeja de entrada: Cancelar la suscripción rápidamente de múltiples boletines con estas herramientas Limpiar su bandeja de entrada: Cancelar la suscripción rápidamente de múltiples boletines con estas herramientas La cancelación de la suscripción a boletines informativos es algo más que un simple correo no deseado. La mayoría de los boletines que llenan nuestra bandeja de entrada no venden medicamentos ni ofrecen premios, son boletines genuinos de compañías confiables que nosotros mismos suscribimos ... Lea más o agrúpelas en resúmenes de correo electrónico.

La pregunta de oro para preguntar a cada correo electrónico

Este es el problema y es lo que me ha ayudado a mantener la sobrecarga de mi bandeja de entrada durante el año pasado. Tom Stafford de la BBC Future ofreció una pregunta de oro para preguntarse al abrir cualquier mensaje:

“Si no tuviera esta información en mi bandeja de entrada, saldría a buscarla?”

Si la respuesta es no, no golpee responder ni presione eliminar sin siquiera abrirla. Es así de simple. No, no vas a perderte nada enorme. Lo he estado haciendo durante un año y realmente funciona. Aquí está la explicación de Stafford para ello:

En ninguna parte es esto más evidente que el correo electrónico del grupo y la avalancha de respuestas que invariablemente se produce. Contraataca recordándote que no es necesario responder a todos los correos electrónicos, que muchos problemas serán, y deberían ser, tratados por otras personas. Pregúntese: “Si no tuviera esta información en mi bandeja de entrada, saldría a buscarla?” La mayoría de las veces la respuesta es probablemente “no”, y eso es una señal de que alguien más está controlando tu atención.

Comparte tus Hacks de correo electrónico

Todos tienen sus propios trucos de correo electrónico para manejar el desorden y la mejor manera de aprender es compartiéndolos. También tenemos nuestra propia Guía de Gmail para Todos. Ayuda, al igual que el consejo de los usuarios profesionales. Si Stafford no hubiera escrito ese artículo, todavía me estaría ahogando en mensajes y siempre le estaré agradecido por eso..

Entonces, dígame, ¿cómo maneja su sobrecarga de correo electrónico? 3 Consejos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Mostrar y contar] 3 Consejos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Mostrar y contar] La mayoría de nosotros sufre una sobrecarga de información. Estar abrumado por los correos electrónicos privados puede no ser un gran problema e ignorar la mitad de los correos electrónicos es aceptable hasta cierto punto. En una vida profesional sin embargo,… Leer más? No hay respuestas incorrectas aquí, gente.

Créditos de la imagen: Pete, Lars Plougmann

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