Aquí está la solución de clasificación de correo electrónico más decisiva que jamás necesitará

Ya sea que use Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail o cualquier otra cosa, el correo electrónico es correo electrónico y, tarde o temprano, su bandeja de entrada se inunda. Pero un sistema de clasificación simple se asegurará de que nunca sienta que está fuera de control y que siempre esté al tanto de sus mensajes.

¿Alguna vez ha intentado aplicar trucos de listas de tareas a su bandeja de entrada de correo electrónico? Yo si. Más a menudo que no, no funcionan. Lo que no entendemos acerca de la diferencia entre el correo electrónico y las listas de tareas pendientes es que las tareas solo requieren una acción suya, mientras que los correos electrónicos se refieren a la comunicación con las personas.

Pero la modificación de un sistema de productividad popular es la respuesta para controlar el flujo constante de correos electrónicos. La matriz del presidente de EE. UU. Dwight Eisenhower para ordenar las tareas también es increíblemente eficaz para ordenar los correos electrónicos, si lo modifica bien.

Matriz de Eisenhower modificada para correos electrónicos

La Matriz de Eisenhower es la forma en que clasificó su lista de tareas en cuatro cuadrantes, lo que le ayudó a determinar qué tarea debía realizar a continuación. La matriz básica se ve así, y vamos a mantenerla intacta:

Clasificará cada correo electrónico en uno de estos cuatro cuadrantes. Los cuadrantes van a dictar lo que haces con ese correo electrónico y cuándo actúas. Olvidarse de “bandeja de entrada cero”, Solo vamos a concentrarnos en hacer las cosas.

Es mejor combinar la matriz con carpetas en Outlook o usar etiquetas de Gmail para domesticar tu bandeja de entrada Redescubrir etiquetas de Gmail y, finalmente, domesticar tu bandeja de entrada Redescubrir etiquetas de Gmail y finalmente domesticar tu bandeja de entrada Hay muchos trucos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico, pero hay uno justo debajo la nariz que podría no estar usando: buenas etiquetas antiguas de Gmail. Lee mas . Así que cada cuadrante tendrá su propio nombre de etiqueta / carpeta y quizás también su propio color.

Hagas lo que hagas, no cambies el nombre de estos cuadrantes. Así que sus carpetas o etiquetas tendrán solo estas cuatro categorías:

• Importante y urgente
• Importante (No Urgente)
• Urgente (No Importante)
• No es importante ni urgente

Que es “Urgente”?

Es fácil identificar qué “importante” es - es una llamada subjetiva que podemos tomar fácilmente, dependiendo de nuestras prioridades. Pero “urgente” pone una imagen de un cálculo basado en el tiempo, y eso arroja a la gente fuera.

Relájate, no te asustes. “Urgente” Aquí va a significar lo que quieras que signifique. Si tiene un día ocupado sin un solo momento de sobra, entonces “Urgente” adquiere un nuevo significado. Si tienes un día lleno de reuniones, entonces “Urgente” adquiere otro significado. Deja que sea flexible; De hecho, es importante que sea flexible..

A varios expertos en productividad les gusta poner un límite de tiempo a la “urgente” Columna de la Matriz de Eisenhower, pero no es viable dado que las necesidades de la vida y el trabajo basadas en el tiempo siguen cambiando.

No hay una fórmula mágica o un límite de tiempo para definir “Urgente”. Lo sabrás cuando lo veas. No es una palabra difícil de entender, así que no la pienses demasiado..

Mantenlo simple, no tengo “Reglas del cuadrante”

Tendrás la tentación de asociar una acción con tu cuadrante. Por ejemplo, Bryan Lee de Tutum usa el sistema y ha puesto una acción específica para cada cuadrante, como “Decidir cuándo hacerlo” para “Importante pero no urgente”, y “Delegarlo” para “Urgente pero no importante”.

Resistir eso. Hay dos problemas con esto.

Primero, estos “reglas de acción” termine sesgando la forma en que etiqueta un correo electrónico. Si sabes que tienes que actuar en un correo electrónico ahora mismo pero no tienes tiempo para hacerlo, encontrarás que tu cerebro te está engañando para que lo clasifiques incorrectamente..

Segundo, un cuadrante no siempre tiene la misma acción. Delegar una tarea no siempre será una opción.. “No urgente ni importante.” no significa que tenga que eliminarlo, es posible que aún necesite ese correo electrónico más tarde.

En cambio, confíe en la matriz de Eisenhower y confíe en su propia capacidad para hacer las cosas. Un sistema de productividad excesivamente complicado y sobreespecífico es uno que terminará eliminando con la regla de productividad de tres golpes El sistema de tres strikes: cómo priorizar su lista de tareas pendientes El sistema de tres strike: cómo priorizar su to-to Lista de tareas ¿No está obteniendo su lista de tareas pendientes? El problema puede no ser su productividad, puede ser sus prioridades. Aprendamos cómo priorizar la lista de tareas y cómo hacer las cosas. Lee mas . Los nombres de estos cuadrantes realmente le dan una buena idea de lo que se trata un correo electrónico, y podrá tomar la decisión correcta en consecuencia.

Una regla de oro: no seguir sin etiquetar

La idea es ordenar sus correos electrónicos sin piedad ¿No puede posponer el correo electrónico todas las mañanas? Pruebe este ritual en lugar de no poder posponer el correo electrónico cada mañana? Pruebe este ritual En lugar de comenzar su día, la forma de enviar el correo electrónico se anula regularmente, aunque la mayoría de nosotros lo hacemos. ¿Es realmente tan malo revisar el correo electrónico después de despertarse? Leer más, e implica un acto de autodisciplina. - No puedes pasar al siguiente correo electrónico sin etiquetar el que estás leyendo..

Esto es crítico. Cada vez que abres un correo electrónico, debes ordenarlo. No te permitas consultar el siguiente correo si no has clasificado este en un cuadrante.

Como hemos comentado anteriormente, no es tan difícil clasificar o clasificar mal su aplicación de productividad 5 razones por las que su aplicación de tareas pendientes lo está volviendo menos productivo 5 razones por las que su aplicación de tareas pendientes lo está haciendo menos productivo -hacer listas? Su problema no es su ambición o la aplicación de planificación de tareas que utiliza. El problema está en cómo está utilizando su lista de tareas en general. Lee mas . Necesitas obtener el paso de clasificación correcto, y luego todo lo demás cae en su lugar.

Cómo atacar tus correos electrónicos

Aquí está la belleza de esto: una vez que su bandeja de entrada esté ordenada, realmente no necesitará muchos consejos sobre cuándo y cómo debe dirigir su correo electrónico. Para las cosas urgentes e importantes, terminará abordándolas en el momento en que tenga tiempo libre..

Para todo lo demás, como Andy Mitchell de ActiveInbox le dijo a MakeUseOf Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas pendientes en los correos electrónicos Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas en los correos electrónicos El correo electrónico no es solo comunicación, sino que también dicta en gran medida su tarea lista. Hablemos sobre los mejores consejos para vincular la bandeja de entrada a nuestra productividad con Andy Mitchell, el fundador de ActiveInbox. Lee mas ,

Elija puntos de baja energía en su día (como esa media hora de sueño después del almuerzo) y colóquelos en su bandeja de entrada para ampliarlos.

Si ya tiene prioridad, es fácil hacer las cosas sin perder un artículo que debe hacer.

Al final de cada día, actúe en todos los correos electrónicos ordenados, incluso desde la aplicación de su teléfono inteligente. Confía en mí, una vez que ya está priorizado, lo superas en la mitad del tiempo que tomas lo contrario..

Esto es fácil o difícil?

Personalmente, encuentro que el método de clasificación de correos electrónicos de Eisenhower Matrix es el más fácil que he usado. En realidad, ha hecho que mi bandeja de entrada sea mucho más manejable para mí y no me he perdido nada por eso..

¿Crees que este sistema es fácil de implementar o te resultaría difícil? Dinos por qué!

Créditos de imagen: Hey Paul Studios / Flickr

Obtenga más información sobre: ​​Consejos para correo electrónico, Gmail, Gestión del tiempo.