Cómo las herramientas de escritura colaborativa hacen tu vida más fácil

Si alguna vez tuvo que coproducir un trabajo escrito, sabrá en cuántos niveles puede ser difícil. La espera de su (s) compañero (s) de escritura o la reparación de versiones en conflicto de un documento debe ser la menor de sus preocupaciones. Después de todo, Internet facilita la escritura colaborativa..

Después de escribir una tesis de 100 páginas en un equipo de tres, usando Google Drive, sabía que esto era cierto. Sin embargo, recientemente no pude presionar a Google Drive por completar un documento de menos de 10 páginas en un equipo de cinco. Terminamos enviando documentos de Word de un lado a otro, lo que casi me volvía loco. Ayude a su equipo a evitar los siguientes problemas, yendo con una herramienta de escritura colaborativa en tiempo real ¿Procesamiento de textos en Google Docs? ¿5 consejos importantes para tener en cuenta el procesamiento de textos en Google Docs? 5 consejos importantes para tener en cuenta Durante la mayor parte de mi vida, Microsoft Word fue la herramienta de procesamiento de palabras que se usó si iba a hacer un trabajo serio. Claro, hubo alternativas como Corel WordPerfect y más tarde en OpenOffice, ... Leer más desde el principio.

Esperando el uno al otro

¿Qué sucede cuando no utiliza una herramienta que admite la escritura colaborativa en tiempo real??

Terminas esperándonos el uno al otro. Solo una persona podrá escribir o editar el documento antes de que la siguiente persona pueda continuar. Cuando persigues una fecha límite, esto te costará un tiempo valioso.

Para una colaboración eficiente, los miembros del equipo necesitan acceso sin restricciones al documento en el que están trabajando. Esto permitirá a todos escribir o editar a su antojo. Encontrará que nada es más poderoso que pasar tiempo escribiendo juntos en tiempo real en un solo documento, especialmente si no está en la misma habitación.

En combinación con la mala comunicación y el trabajo a distancia, esperarnos unos a otros me costó semanas a mi equipo. Afortunadamente, no tuvimos que cumplir con un plazo límite. Pero ese no es el peor problema que puede esperar cuando trabaja en un equipo remoto.

Ensuciando el formato de las versiones de cada uno

Es probable que no todos estén usando el mismo sistema operativo, el mismo procesador de textos o la misma versión de software. Esto puede arruinar las cosas y perder horas de trabajo..

Puede evitar problemas de formato al proporcionar a todos exactamente la misma herramienta. La forma más fácil de hacer esto es que todos trabajen en el mismo documento exacto en una plataforma neutral del sistema operativo, como un procesador de textos en línea..

En nuestro equipo, tuve la culpa de este problema porque no uso Microsoft Office. ¿Por qué pagaría Word? Si por lo general lo necesito para abrir documentos y si hay muchas excelentes alternativas gratuitas de Office, 9 de las mejores alternativas gratuitas y de bajo costo para Microsoft Office 9 de las mejores alternativas gratuitas y de bajo costo para Microsoft Office Microsoft Office ha dominado el mercado de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas durante años, y por una buena razón: es una de las mejores. Sin embargo, hay un inconveniente y ese es el precio ... ¿Leer más? Desafortunadamente, opté por una alternativa, LibreOffice, que no funciona bien con Word.

Creación de documentos conflictivos y pérdida de cambios rastreados

Cuando las personas no pueden esperarse mutuamente porque la fecha límite se acerca, usted terminará con varias versiones del documento. Al final, alguien tiene que sentarse y combinar las diferentes versiones en un solo documento. Eso no solo es una pérdida de tiempo, sino también una fuente de errores..

Además, cuando vuelva a sincronizar las versiones en conflicto en un solo documento, también terminará perdiendo al menos algunos de los cambios rastreados Cómo colaborar con los cambios de pista en Microsoft Word Cómo colaborar con los cambios de pista en Microsoft Word Lea más y comentarios . Eso puede interrumpir el pensamiento colectivo y llevar a malentendidos. Cómo se puede evitar esto?

En mi experiencia, nada de esto sucede cuando estás usando una herramienta de escritura colaborativa. En nuestro equipo, la gente se impacientó y la ronda final de comentarios y edición se realizó al mismo tiempo. Esto significaba que una persona tenía que fusionar todos los documentos, lo que casi llevó a un error embarazoso..

Ventajas de la escritura colaborativa más allá de evitar problemas

Las herramientas de escritura colaborativas pueden ser más seguras que transferir archivos a través de Internet.

Debido a problemas de seguridad (NSA et al.), Muchas instituciones han restringido el uso de herramientas como Dropbox. Si bien Dropbox no es ideal en primer lugar, evita una práctica particularmente mala: enviar y recibir documentos por correo electrónico..

En general, el correo electrónico no es muy seguro 7 importantes consejos de seguridad para el correo electrónico que debe conocer 7 importantes consejos de seguridad para el correo electrónico que debe saber sobre la seguridad en Internet es un tema que todos sabemos que es importante, pero a menudo se queda atrás en la mente. , engañándonos a nosotros mismos en creer que "no me va a pasar a mí". Si… Leer más para compartir documentos. El correo electrónico no solo es fácil de interceptar, también puede olvidar incluir a alguien o seleccionar accidentalmente un destinatario incorrecto. Ingrese a las plataformas de escritura colaborativa, que pueden resolver todos esos problemas..

Si no desea utilizar los servicios de grandes corporaciones, como Google Drive o SkyDrive (que pronto se convertirá en OneDrive), elija entre muchos procesadores de texto en línea alternativos. 5 Grandes alternativas a los documentos de Google. Considera que Google Docs tiene sus defectos. Tal vez quieras evitar a Google por cuestiones de privacidad. O puede que necesite diferentes características. Encontramos cinco alternativas excelentes y una de ellas funcionará para usted. Lee mas . ¿En serio sobre la seguridad? Use una herramienta como EtherPad para configurar su propia plataforma de escritura colaborativa, auto hospedada, privada y basada en la nube.

Finalmente, como se mencionó anteriormente, es un apuro real trabajar en un documento mientras se observan los aportes creativos de otros al mismo tiempo. Ahí es cuando entras en el terreno de la verdadera co-creación y ahí es donde nace el espíritu de equipo..

¿Cómo colaboras en los documentos y qué trucos o herramientas te han ayudado a mantenerte sano??

Créditos de imagen: Hombre esperando a través de Shutterstock

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