Cómo enviar un correo electrónico como un profesional

El correo electrónico es una de esas cosas que comenzó como una característica de conveniencia pero que rápidamente se convirtió en algo que temía. Sé que cuando tengo cientos de correos electrónicos no leídos, mi instinto se hunde rápidamente en un vacío profundo y los ignoro por más tiempo. Pero tal vez si adoptáramos los consejos y trucos de los profesionales del correo electrónico, no veríamos nuestra bandeja de entrada como un obstáculo..

Hay muchos factores que contribuyen a la eficacia del correo electrónico, no solo escritura los correos electrónicos, pero configurando la bandeja de entrada, administrando correos electrónicos, sabiendo cuándo revisar los correos electrónicos y más. Aumentar la eficiencia del correo electrónico significa aumentar la productividad, y en última instancia, significa hacer todo en menos tiempo. Eso es exactamente lo que queremos..

Nota: un aspecto de ser un profesional en el correo electrónico es mantenerse a salvo y seguro. Lea estos 7 consejos importantes sobre la seguridad del correo electrónico 7 importantes consejos sobre la seguridad del correo electrónico que debe conocer 7 importantes consejos sobre la seguridad del correo electrónico que debe conocer sobre la seguridad en Internet es un tema que todos sabemos que es importante, pero a menudo se queda atrás en la mente. , engañándonos a nosotros mismos en creer que "no me va a pasar a mí". Ya sea ... Leer más antes de empezar aquí. Perder el acceso a su cuenta de correo electrónico puede ser extremadamente perjudicial.

Programar “Comprobación de correo electrónico” Hora

Uno de los mayores errores de los usuarios que tienen bandejas de entrada extremadamente activas es que dejarán su Gmail, Thunderbird o Postbox abierto 24/7 y ejecutándose en segundo plano. Otro error es el uso de complementos de notificación o funciones que lo alertarán en el momento en que llegue un correo electrónico, sin importar cuán trivial sea ese correo electrónico..

Dato innegable: el control frecuente de sus correos electrónicos significa que no puede dedicarse a otra tarea. Hecho innegable: si alguna vez logras crear foco, las notificaciones se interrumpirán en un instante.

Por lo tanto, debes ver tu bandeja de entrada como una actividad como cualquier otra. No permitas que sea una “siempre en” Aspecto de tu vida. En su lugar, programe bloques de tiempo, tal vez una vez al día, tal vez tres veces al día, donde ingresa a la bandeja de entrada, hace todo lo que necesita y luego lo cierra. Puede tomar un tiempo romper el hábito pero, créeme, su productividad se disparará.

Eliminar el exceso

Lo primero que debe hacer al abrir su bandeja de entrada es hojearlo rápidamente y eliminar todos los correos electrónicos que no parezcan importantes. Piensa en ti mismo como un escultor con un enorme bloque de mármol fresco. Antes de comenzar con el trabajo real, debe cortar a gran velocidad y deshacerse del exceso.

Imagine registrarse y encontrar 350 correos electrónicos esperando una respuesta. Todo lo que se necesita son cinco minutos, ¡sí, en serio! - para hojear y hacer clic en las casillas de verificación junto a los correos electrónicos que no tienen importancia. Cuando haya superado el grueso de la misma, haga clic en Eliminar para borrar todos los correos electrónicos revisados. Ahora solo necesitas responder a 50 y eso es un gran impulso psicológico.

Lee y responde inmediatamente

¿A menudo abre un correo electrónico, ve que necesita hacer algo, pero lo deja para otro día? Esto puede ser un hábito arriesgado. ¿Y si te olvidas de ello? ¿Qué pasa si pierdes el correo de alguna manera? ¿Qué sucede si necesita responder antes de lo que cree que necesita??

Mejor hacerlo todo de inmediato. Previene la acumulación de “Todavía tengo que responder a ese correo electrónico” pensamientos que te molestarán hasta que finalmente llegues a eso. Reduce la posibilidad de que te olvides de un correo electrónico importante. Mantiene contentos a sus clientes, amigos y contactos comerciales porque usted responde con tanta puntualidad. Como beneficio adicional, tendrá una gran carga de su mente.

Con una bandeja de entrada limpia y vacía que no está llena de mensajes a los que necesita regresar, puede implementar más fácilmente el punto anterior de solo revisar el correo electrónico a las horas programadas. Si realmente no desea leer y responder inmediatamente, al menos busque en un complemento de recordatorio de correo electrónico Agregue Programación, seguimiento y recordatorios a Gmail con este fantástico complemento Agregue Programación, seguimiento y recordatorios a Gmail con este fantástico complemento Seamos realistas, Gmail es prácticamente perfecto. No es una coincidencia que ahora sea uno de los proveedores de correo electrónico más populares, al menos para aquellos que prefieren una interfaz web. Hay, sin embargo, varios… Leer más .

Respuestas preparadas

Respuestas enlatadas es un increíble característica que se ha convertido en una especie de estándar en todos los principales servicios de correo electrónico y clientes. Básicamente, una respuesta enlatada es una respuesta de plantilla que puede crear con anticipación y usar con un solo clic. Estos son excelentes cuando te encuentras escribiendo la misma respuesta una y otra vez, como cuando las personas envían con frecuencia preguntas sobre un tema en particular..

Puedes habilitar las respuestas enlatadas en Gmail activándolas en la sección Labs de la configuración. Yaara ha escrito un post instructivo sobre cómo comenzar con Respuestas enlatadas en Gmail. Correo electrónico más rápido y mejor Con respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas ¿No tiene tiempo para preparar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas un chow para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? Trate de correos electrónicos enlatados! Piensa… Leer más .

Ser breve

La mejor manera de reducir el tiempo que el correo electrónico le quita: pase menos tiempo escribiendo las respuestas. Por supuesto, no sacrifique la etiqueta comercial o personal adecuada escribiendo respuestas concisas, pero tampoco necesita escribir 5-10 párrafos por cada correo electrónico que envíe. El correo electrónico es menos formal que las cartas tradicionales.!

Identifique el mensaje principal que desea transmitir e intente enviarlo al destinatario en un máximo de uno a tres párrafos. ¿Sabes que te está costando tanto pasar tantos correos electrónicos? Bueno, el receptor probablemente se enfrenta al mismo problema. No solo acortará sus correos electrónicos a su tiempo, sino que también ahorrará tiempo, y se lo agradecerán..

Usa filtros para organizar

Utilizar el poder de los filtros puede revolucionar el flujo de trabajo de su correo electrónico. En esencia, un filtro examina cada correo electrónico entrante y, si cumple con los criterios del filtro, realiza una acción en él. Esta acción podría ser mover el correo electrónico a una carpeta determinada o establecer una etiqueta en particular. Los criterios de un filtro pueden incluir quién es el remitente, el asunto del correo electrónico, el contenido del cuerpo, etc..

Los filtros son un método fantástico para mantener tu bandeja de entrada organizada. ¿Recibe muchas actualizaciones de boletines informativos de cadenas minoristas, notificaciones de redes sociales o facturas electrónicas? Los filtros pueden mantener esos correos electrónicos separados de su bandeja de entrada, reduciendo drásticamente la cantidad de correos electrónicos que necesita para acceder. Además, hay menos posibilidades de que elimines uno de esos accidentalmente..

Echa un vistazo a la publicación de Craig sobre cómo configurar y utilizar los filtros de Gmail. 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar tu bandeja de entrada. 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar tu bandeja de entrada. ordenado como el mio? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Leer más .

Conclusión

El correo electrónico es una tecnología simple, pero hay formas avanzadas de hacerlo. Lo más importante de ser un profesional del correo electrónico es identificar dónde está gastando la mayor parte de su tiempo y encontrar maneras de reducir ese tiempo. Esperemos que los consejos descritos anteriormente y algunos consejos más sobre la eficacia del correo electrónico 10 consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos de manera más eficiente 10 consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos de manera más eficiente El mejor consejo que he escuchado sobre el correo electrónico y la productividad del correo electrónico es: no conteste los correos electrónicos lo primero en el Mañana. Es un poco paradójico pero es cierto que el correo electrónico y la productividad están en desacuerdo ... Más información que habíamos cubierto anteriormente le ayudará a ver dónde se está hundiendo su tiempo y cómo combatir esa ineficiencia.

¿Que pasa contigo? ¿Tiene algún truco o rutina que use para maximizar la productividad de su correo electrónico? Por favor compártelos en los comentarios.!

Créditos de imagen: icono de correo electrónico a través de Shutterstock, reloj de tiempo a través de Shutterstock, Hammer y Chisel a través de Shutterstock

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