Cómo asegurar que su firma de correo electrónico no dé la impresión incorrecta

Es tan difícil decir adiós, ¿no es así? Es incómodo, y algunas veces es incómodo. Bueno, puede que no haya instrucciones para esas situaciones, pero al menos podemos ofrecer algunas instrucciones sobre cómo decir adiós en un correo electrónico sin sentirnos incómodos..

Una firma de correo electrónico que también puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico También puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico Una firma le dice algo acerca de una personalidad. Así como dos personas apenas escriben igual, también firman de manera diferente. Así nació la "ciencia" de la grafología. Pero la era digital y el correo electrónico ... Leer más es para todos los propósitos y propósitos, su “adiós”. No es si abrazas a alguien o le das un apretón de manos. No es si solo les da su nombre o les entrega su tarjeta de visita con toda su información de contacto incluida. Es como haces una impresión. O no.

En este artículo, voy a compartir las cinco lecciones más importantes que aprendí en las últimas décadas en las que me he estado comunicando con personas en Internet. Curiosamente, los dilemas relacionados con las firmas de correo electrónico han existido desde que esos primeros mensajes de correo electrónico se enviaban a través de BitNet y FidoNet o incluso el sistema de correo CTSS del MIT en la década de 1960, pero estoy divagando.

El correo electrónico ha estado con nosotros durante mucho tiempo. Entonces, ¿cómo lo haces bien? ¿Cómo cerrar sesión sin parecer un snob, pero también ofrecer suficiente información para que la gente sepa quién y qué eres? Empecemos. Cuando hayamos terminado, tendrá una idea bastante clara de lo que desea hacer con su propia firma de correo electrónico..

Lo que se supone que debe hacer una firma de correo electrónico

En estos días, en el proceso de enviar correos electrónicos a las personas, tengo 3 diferentes. “niveles” de firma de correo electrónico. ¿Por qué? Bueno, hay tres niveles de relaciones que cubrir: todo, desde una breve nota a un amigo, hasta un mensaje de correo electrónico comercial formal a una empresa. Tres variaciones es realmente todo lo que necesita, y el propósito de estas debe ser el siguiente:

1. Una sonrisa rapida - Esta versión de firma va en correos electrónicos rápidos a amigos o colegas a quienes usted envía constantemente, varias veces al día..

2. Sonrisa y un apretón de manos - Esta versión de firma va en correos electrónicos más largos para colegas de trabajo, donde su correo electrónico debe ser un poco más formal.

3. Un apretón de manos firme y una tarjeta de visita - Esto es para esos momentos en los que necesita escribir un correo electrónico formal relacionado con la empresa y proporcionar su título y toda su información de contacto..

Existen reglas no escritas para cada uno de estos tipos de firmas de correo electrónico. Romperlos, y no será el fin del mundo. Sin embargo, si deseas causar una buena impresión, deberás prestar atención a algunos de estos consejos para cada tipo de correo electrónico que envíes..

La firma de la sonrisa rápida

No siempre necesitas una firma de correo electrónico. Al menos, no siempre necesitas uno formal. Esto es como cuando estás caminando por un colega en el pasillo. Los ves varias veces al día. Usted asiste a las mismas reuniones. ¿Realmente necesitas saludarlos en el pasillo con un apretón de manos? No; la mayoría de las veces es un rápido “Hola fred” Y una sonrisa, en todo caso. Cuando está enviando rápidamente un correo electrónico a un colega para pedirle un consejo o una sugerencia, es posible que ni siquiera necesite una firma. Si sientes la necesidad de firmar, puedes adoptar mi enfoque, solo tu nombre precede con un guión. No hay necesidad de citas floridas o títulos elaborados. La persona sabe quién es usted, lo que es y cualquier cosa más allá de su nombre sería incómoda. Considérelo como una conversación básica del enfriador de agua, que normalmente termina con algo como “bien, te veo luego!” y una ola rápida. Nada mas se necesita.

Sonrisa y un apretón de manos

El otro tipo de firma es una especie de híbrido entre formal e informal. Este es el difícil de hacer bien. Estos pueden ser colegas a los que desea enviar correos electrónicos con solicitudes comerciales semi-formales, pero no quiere que piensen que se están volviendo rígidos. Deben apreciar la importancia del correo electrónico, pero no querrás que se pregunten si aún eres amigo. Aquí es donde la firma muy sutil entra en juego. Estos usualmente disminuyen en tamaño y casi no se notan en el pie de página del correo electrónico. Uno de los mejores enfoques para esto es una firma que yo llamo “un trazador de líneas”.

En esta versión, toda la información se divide con un “|” personaje. Esto podría ser tan simple como una dirección o correo electrónico, números de teléfono, números de teléfono o lo que sea. Debe ser breve, incluir solo un poco de información necesaria, y eso es todo. Incluso he visto a algunas personas hacer esta firma en una fuente que es más tenue que el resto del correo electrónico, tal vez en gris. Otro enfoque que he observado es un breve resumen de dos líneas. Básicamente, un nombre y una forma de contacto que podría ser un solo número de teléfono o una dirección de correo electrónico.
Obviamente, esto es para los destinatarios que ya saben quién eres, con qué compañía trabajas y simplemente les estás enviando uno de los muchos correos electrónicos de correspondencia. Proporciona la “sensación” de un correo electrónico amigable, pero si la persona necesita comunicarse con usted y no puede mantener su número en su Rolodex (¿la gente todavía usa esos ...?), entonces está su información de contacto al pie del correo electrónico, al alcance de la mano..

Un apretón de manos formal

Por supuesto, hay ocasiones en las que le está enviando un correo electrónico a alguien fuera de la compañía, o tal vez le está enviando un correo electrónico a alguien dentro de la compañía sobre algo oficial que requiere que la conversación sea formal. Es como usar un traje formal cuando asistes a una ceremonia de premiación para tus colegas. Antes de cubrir lo que debe hacer en estos casos, es más educativo cubrir lo que no debe hacer primero. Sí, debe proporcionar información de contacto, como el nombre de su empresa, el sitio web y la dirección de correo electrónico, pero no necesita excederse. ¿Existe realmente la necesidad de proporcionar cuatro números de teléfono diferentes, incluido un fax??

No, proporcione suficiente información de contacto para que haya varios métodos para contactarlo (correo electrónico, teléfono o incluso a través de un sitio web), pero no se deje llevar. Proporcionar una lista de números de teléfono hace que parezca que es tan móvil que nunca está en su oficina y es demasiado difícil contactarlo.

Otro error común es presentarse como un auto promotor. Personas como esta sobrecargarán sus firmas de correo electrónico con sus cuentas de redes sociales hasta el punto en que la firma tenga más de 10 líneas y esté llena de auto-marketing..

Otra forma de dar una impresión horrible es utilizar todo tipo de colores y fuentes funky en su dirección de correo electrónico. Es difícil sacar algo así, porque los colores deben coincidir y las fuentes deben verse bien. Desafortunadamente, muchas personas no tienen ni idea de cómo hacer coincidir correctamente los colores, y su firma de correo electrónico termina pareciéndose a algo fuera de una fábrica de Willy Wonka.

Este tipo de firma de payaso no es profesional y cualquiera a quien lo envíes pensará que no tiene idea de lo que está haciendo, sin importar en qué campo se encuentre. Evite los colores extravagantes. Mantenlo simple.

Lo que puedes hacer bien

Entonces, ¿cómo se ve una buena firma formal de correo electrónico si desea causar una buena impresión? Vaya con la información básica requerida, mantenga el formato y el estilo simples, y no se exceda con la información..

Aquí hay un ejemplo. Este incluye 4 líneas: nombre, compañía, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Eso es.

Esta persona utilizó solo texto sin formato, y mantenerlo en solo cuatro líneas hace que se vea como elegante y profesional.

Con mi propia dirección, voy un poco más lejos para mantener la firma modesta utilizando la cursiva y difuminándola a gris oscuro. Manteniéndolo un poco más claro que el texto del correo electrónico, le dice al destinatario que usted considera que su propia información es secundaria al mensaje en sí. Es un sutil toque de humildad..

Además, los títulos solo deben usarse cuando son relevantes para la conversación en cuestión. En la mayoría de la correspondencia relacionada con mi propio sitio web, las personas deben saber que soy el propietario del sitio, por lo que el título es importante. Solo se incluye información suficiente para un contacto rápido: correo electrónico y número de teléfono, eso es todo.

Otro ejemplo es la firma que uso para la correspondencia interna y externa de MakeUseOf.

Aquí, en realidad me equivoqué entre usar el título o no. Por lo general, solo es importante en las comunicaciones de correo electrónico externas y marginalmente importante en algunas comunicaciones internas. Comencé a usar dos versiones, una para externa y otra para interna, pero me cansé de cambiar manualmente entre las dos, que decidí seguir con la anterior. A riesgo de parecer importante, sigue siendo secundario y desaparecido. También hace uso de la “|” personaje mencionado anteriormente, un pequeño toque de color para resaltar el nombre del sitio web, y decidí ser audaz y agregar una quinta línea para una cita.

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Crédito de la imagen: Pareja de negocios a través de Shutterstock

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