Redescubra las etiquetas de Gmail y finalmente domine su bandeja de entrada

Tarde o temprano, la bandeja de entrada de Gmail de todos se convertirá en un desorden abrumador. Hay muchos trucos para lidiar con la sobrecarga del correo electrónico, pero hay uno justo debajo de tu nariz que quizás no estés usando: buenas viejas etiquetas de Gmail.

Las etiquetas han existido por mucho tiempo, por lo que casi se han convertido en puntos ciegos para muchos de nosotros. He sido usuario de Gmail desde su inicio, pero nunca he usado etiquetas hasta hace poco. Ha cambiado completamente la forma en que me dirijo al correo electrónico, y finalmente me ayudó a controlar mi bandeja de entrada..

El uso exitoso de etiquetas depende de algunos principios básicos de productividad, al igual que cualquier sistema de gestión de tareas pendientes. Aquí están los trucos que me ayudaron y pueden ayudarte también..

Las etiquetas no deberían hacerte pensar

La aplicación de una etiqueta debe ser mecánica; La acción que tomes basada en una etiqueta debe ser mecánica..

Esta es quizás la parte más importante del uso de etiquetas en Gmail. Inicialmente, se verá tentado a crear una larga lista de etiquetas.. “Cada tarea o correo electrónico es único.,” Te lo dirás a ti mismo. Evita caer en esta trampa. Cuantas más etiquetas tengas, más te hacen pensar, más tiempo te llevará. Tiene que luchar activamente contra la fatiga de las decisiones Cómo formar un nuevo hábito cuando parece demasiado difícil Seguir adelante Cómo formarse un nuevo hábito cuando parece demasiado difícil seguir adelante Los hábitos no se forman de la noche a la mañana. Cada año, hacemos estas resoluciones que requieren cambios importantes. Si desea un nuevo hábito, debe estar preparado para las dificultades y cómo superarlas. Leer más, así que eso es lo que deberían ser las etiquetas.

Tenga tan pocas etiquetas como pueda. Cada etiqueta debe servir a un solo propósito. Como regla general, use estas etiquetas principales y agregue cinco más que sean específicas para sus necesidades de trabajo.

Las 5 etiquetas principales: Hoy, Hecho, Esperando, Tarea, Responder

Varios expertos en buzones de entrada recomiendan hacer un escaneo diario de su correo electrónico por la mañana Cómo vencer la adicción al correo electrónico mediante el seguimiento de los hábitos de la bandeja de entrada Cómo vencer la adicción al correo electrónico mediante el seguimiento de los hábitos de la bandeja de entrada El correo electrónico está secuestrando sus días, y está siendo furtivo al respecto. Puedes recuperar el control sobre tu tiempo. Calcule cuánto tiempo dedica al correo electrónico en este momento y recupérelo. Lea más, para que sepa qué hacer con cada correo electrónico. Considere este análisis como el momento de organizar su bandeja de entrada, de la misma manera que organizaría su lista de tareas pendientes.

los regla cero de gestión de correo electrónico: si puedes borrarlo, bórralo. Para los mensajes que no puede eliminar, generalmente puede clasificarlos con estas cinco etiquetas principales:

1. Hoy: Marque esto en cualquier correo electrónico que tenga una acción que deba tomarse hoy. Está bien si un correo electrónico está marcado Hoy como algo más; El punto es saber que este correo electrónico es pertinente para hoy..
2. Que hacer: Si un correo electrónico tiene un proyecto o tarea que necesita hacer hoy, márquelo con esta etiqueta. Punto clave: la tarea debe ser más que solo responder a ese correo electrónico. Puede intentar unir esto con Sortd para convertir Gmail en un panel de tareas similar a Trello. Convertir a Gmail en un Panel de tareas similar a Trello. Con Sortd. Convertir Gmail en un Panel de tareas similar a Trello. Con Sortd. En la fuerza laboral moderna, su correo electrónico a menudo se convierte en su lista de tareas. Bueno, ahora puede obtener la organización de estilo Trello en Gmail con una nueva extensión de Chrome, Sortd. Lee mas .
3. Respuesta: Marca esto en cualquier correo electrónico que necesite una respuesta. Así se podría marcar un correo electrónico “Hoy + To-Do + Responder” indicando que contiene una tarea que no es de correo electrónico y que debe responderse al final del día.
4. Esperando: Marque esto en cualquier correo electrónico que sea importante para usted, pero debe esperar a que otra persona realice una acción. Aprendí este truco del consejo del fundador de ActiveInbox, Andy Mitchell, sobre cómo manejar la sobrecarga de correo electrónico Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas pendientes en los correos electrónicos Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas pendientes en los correos electrónicos El correo electrónico no es solo comunicación, sino también dicta su lista de tareas pendientes. Hablemos sobre los mejores consejos para vincular la bandeja de entrada a nuestra productividad con Andy Mitchell, el fundador de ActiveInbox. Lee mas .
5. Hecho: La etiqueta más importante. Cualquier correo electrónico donde ya no se requiera su entrada, márquelo como Hecho. No soy un fan de la eliminación de correos electrónicos ya que prefiero tener ese rastro de papel; e incluso si está archivando un correo electrónico, una respuesta del remitente lo devolverá a su bandeja de entrada. Usted necesita que “Hecho!” Etiqueta, especialmente si eres un fanático del método de productividad de la lista de hechos..

Las etiquetas son geniales como los placebos!

Cada vez que recibía una nueva notificación por correo electrónico, mi primer instinto era abrir, leer, responder o eliminar. Fue disruptivo para mi flujo de trabajo. Pero esa notificación desatendida me molestaría, así que terminé interrumpiendo lo que estaba haciendo para solucionarlo..

Ahora, solo aplico una etiqueta y vuelvo al trabajo. Me dirijo al correo electrónico más tarde, una vez que mi trabajo actual está terminado. Aplicar una etiqueta me da la satisfacción mental de haber interactuado o dirigido el correo electrónico, sin gastar la cantidad de tiempo que hubiera tenido de otra manera.

Las etiquetas son un placebo fantástico para aquellos que compulsivamente necesitan hacer algo con los correos electrónicos entrantes.

Las etiquetas deben ser fáciles de acceder, aplicar e identificar

Gmail tiene muchas herramientas para hacer que las etiquetas sean lo más fáciles de usar posible. Dedique un poco de tiempo a personalizar la apariencia de las etiquetas, aumentará su uso.

Ir Ícono de engranajes> Configuraciones> Etiquetas Para ver todas tus etiquetas y gestionarlas. Aquí, también recomiendo ocultar la mayoría de los otros elementos que ve en la barra lateral izquierda Etiquetas de actualizaciones de Gmail con las extensiones de dos laboratorios [Noticias] Etiquetas de actualizaciones de Gmail con las extensiones de dos laboratorios [Noticias] Leer más, como Correo enviado, Borradores, Importante, Categorías, Círculos y más. Si sus etiquetas aparecen primero, es más fácil detectarlas y arrastrarlas y colocarlas en los correos electrónicos.

también, codifica por colores tus etiquetas. Haga clic en el pequeño menú desplegable en cualquier etiqueta en la barra lateral para elegir los colores. Los colores simples aplicados a sus etiquetas primarias lo ayudarán a identificarlos fácilmente. Yo uso una etiqueta verde para “HECHO!”-es satisfactorio mirar y saber que ya no tengo que molestarme con ese correo electrónico. Del mismo modo, marco el “HOY!” Etiqueta con rojo brillante para que siempre me llame la atención..

Sin extensiones, sin lujos

La belleza de las etiquetas es que está integrado en Gmail. No necesita ninguna extensión de masticación de RAM que pueda usar en Chrome pero no en la aplicación móvil de Gmail. Funciona perfectamente cada vez que abres tu bandeja de entrada. Los mejores sistemas de productividad son aquellos que se salen de su camino, y eso es lo que son las etiquetas.

Si tiene un truco para usar etiquetas de manera más efectiva en Gmail, nos encantaría escuchar! Deja tus sugerencias en los comentarios, o haz cualquier pregunta que tengas.

Créditos de la imagen: El Cairo

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