Recupere el control sobre su bandeja de entrada con estos 5 consejos para administrar Gmail

Todo el mundo sabe que en estos días es bastante difícil sobrevivir o administrar sus asuntos sin correo electrónico. De hecho, la mayoría de las personas tienen dos o tres correos electrónicos para administrar, así que sin un buen manejo de la administración del correo electrónico, esa bandeja de entrada ocupada puede salirse de control bastante rápido.

Lo sé, te estás preguntando si realmente necesitamos. otro artículo sobre la gestión de correo electrónico? Quiero decir, solo en 2012 hemos tenido muchos de ellos, como el artículo de Tina sobre la gestión de proyectos intensivos de correo electrónico en Gmail Gestionar y colaborar en correo electrónico Proyectos intensos Dentro de Gmail con Streak [Chrome] Administrar y colaborar en correo electrónico Proyectos intensos Dentro de Gmail con Streak [Chrome] Streak es un potente complemento de administración de proyectos de Gmail para Chrome. Viene con plantillas para diferentes tipos de proyectos, por ejemplo, soporte al cliente o planificación de eventos. En Streak, los proyectos se llaman tuberías. Puede ... Leer más, y su correo electrónico sobre la importación y administración de varias cuentas Cómo importar y administrar varias cuentas de correo electrónico en Gmail Cómo importar y administrar varias cuentas de correo electrónico en Gmail No es raro tener varias cuentas de correo electrónico, pero se registran varias cuentas. Los diferentes lugares son tediosos. Por lo tanto, muchas personas vuelven a un cliente de correo electrónico de escritorio como Thunderbird o Outlook para administrar todos sus ... Leer más. Yaara cubrió la nueva función de redacción de Gmail ¿Demasiados clics? Siga estos consejos para ahorrar tiempo con la nueva redacción de Gmail ¿Demasiados clics? Siga estos consejos para ahorrar tiempo con la nueva composición de Gmail En una encuesta reciente que hicimos aquí en MakeUseOf, encontramos que más del 75% de ustedes ya utiliza la nueva composición de Gmail. Al leer los comentarios de esa encuesta, también he aprendido que mientras muchos de ustedes lo están ... Lea más, Aaron habló sobre cómo hacer que su correo electrónico destaque Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico se destaque en una bandeja de entrada desordenada Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico se destaque Fuera en una bandeja de entrada desordenada ¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico que sintió que era importante solo para ser respondido muchos días después o, peor aún, olvidado? Por supuesto, a veces está fuera de su control, pero hay cosas que puede hacer ... Leer más en alguien de otra cosa una caja de correo electrónico desordenada, y recientemente Yaara cubrió respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas ¿No tiene tiempo para preparar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas un chow para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? Trate de correos electrónicos enlatados! Piensa ... Leer más. No hemos terminado todavía?

Bueno, la verdad es que uno de los problemas más comunes que tiene la gente es que a pesar de todos sus mejores esfuerzos, a pesar de todos los complementos y carpetas creativas más geniales que crean para guardar correos electrónicos, la bandeja de entrada inevitablemente se llena de nuevo..

La razón de esto es que no importa cuánto intente organizar su bandeja de entrada, si mantiene el sistema en forma manual, si depende de sí mismo recordar tomarse el tiempo para entrar y administrar su bandeja de entrada de vez en cuando, nunca suceda.

En su lugar, es mejor automatizar completamente la organización de su bandeja de entrada con el uso de las mejores herramientas dentro y fuera de Gmail. En este artículo, te mostraré cinco cosas que puedes hacer ahora mismo para automatizar tu bandeja de entrada de Gmail para que nunca tengas que preocuparte por tratar de explorar el desorden para encontrar esos correos electrónicos importantes..

5 consejos para gestionar la bandeja de entrada de Gmail

No tienes que seguir perdiendo el control de esta manera. Todo ese esfuerzo para organizar su bandeja de entrada en carpetas agradables y ordenadas no tiene que convertirse en un esfuerzo inútil en un mes cuando todas esas cosas cambian, y su nuevo sistema de carpetas simplemente no tiene sentido.

Lo bueno de Gmail es que hay algunas herramientas de automatización brillantes disponibles que puede utilizar para permitir que Gmail haga todo el trabajo duro por usted..

Utilice filtros y etiquetas para automatizar la organización

Esto es algo que muchos escritores aquí en MUO han predicado a menudo. De hecho, Craig cubrió los filtros de Gmail 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada 5 los filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada ¿Qué filtros debería tener cada persona en su arsenal para que su bandeja de entrada sea tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Lea más bastante bien en 2011, pero más allá de filtrar y clasificar solo una vez, es fundamental aplicar filtros cada vez que reciba un nuevo correo electrónico en su bandeja de entrada que no se proporcionó automáticamente con una de sus etiquetas existentes.

Retrocedamos un poco. Digamos que su casilla de correo electrónico se parece un poco a la mía. Un confuso lío de correos electrónicos no deseados, unas pocas etiquetas antiguas que creé hace años y un grupo disperso de correos electrónicos importantes en todas partes. ¿Notaste que mi bandeja de entrada ha crecido a más de 10,000 correos electrónicos? Loco no lo es?

Entonces, comencemos a hacer el trabajo diciéndole a Gmail qué hacer con esos correos electrónicos que llegan a la Bandeja de entrada todos los días. Al seguir estos pasos que voy a cubrir, notará que la cantidad de correos electrónicos que recibe en la Bandeja de entrada comienza a eliminar unos cientos de correos electrónicos a la vez.

Primero, cuando vea un correo electrónico en su Bandeja de entrada que no tiene una etiqueta, averigüe qué quiere hacer con él. ¿Son correos electrónicos de un cliente que usted? tener ¿Para responder de manera oportuna? ¿Es una alerta de Google con historias interesantes que querrá leer cuando tenga tiempo más tarde? Para cada mensaje, cree un nombre de etiqueta que se aplique.

Una vez que haya creado su nueva etiqueta, abra ese correo electrónico y use la lista desplegable a la derecha para seleccionar “Filtrar mensajes como este“. Esto creará automáticamente la regla requerida que identificará ese correo electrónico entrante la próxima vez que llegue uno nuevo, generalmente utilizando el correo electrónico del remitente..

Puede establecer cualquier regla adicional que tenga sentido en su caso. Más allá del correo electrónico del remitente, puede asegurarse de que solo ciertos correos electrónicos de ese remitente, como los que tienen ciertas líneas de asunto o correos electrónicos que contienen ciertas palabras, se apliquen con esa etiqueta.

Para cada filtro, debe decirle a su cuenta de Gmail cómo organizar o administrar automáticamente el correo electrónico entrante. En este caso, sé que esta dirección de correo electrónico es de un cliente en particular, y que estos correos electrónicos son muy importantes, por lo que voy a hacer que Gmail aplique automáticamente una etiqueta a la que puedo ir a responder a esos correos diariamente, sin importar cuanto desorden es actualmente en mi bandeja de entrada.

Esto se debe a que solo puede hacer clic en la etiqueta en el lado izquierdo de su cuenta de Gmail y solo verá esos correos electrónicos. No más correos electrónicos importantes perdidos en el montón de correo no deseado y alertas de baja prioridad.

Aún mejor, más allá de simplemente aplicar una etiqueta, dile a Gmail que siempre marque eso como importante (para que aparezca una bandera amarilla junto a ellos), y recuerda marcar “También aplicar filtro.” para que los cientos de correos electrónicos que llenan su Bandeja de entrada se organicen inmediatamente con un solo clic.

Si ha estado recibiendo correo no deseado durante mucho tiempo y se olvidó de cancelar su suscripción a esos, es posible que haya cientos o incluso miles de correos electrónicos que llenen su bandeja de entrada que son completamente inútiles. Cuando los encuentre, aplique un filtro y, en lugar de crear uno nuevo, simplemente toque el botón de búsqueda.

Esto mostrará una lista de todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada de ese remitente. Ahora puede seleccionarlos todos y borrarlos a granel. Mira cómo tu Bandeja de entrada abultada se encoge rápidamente cada vez más rápido hacia cero.

Mantenga los correos electrónicos informativos fuera de su bandeja de entrada

Una cosa que es muy común en mi Bandeja de entrada son las alertas entrantes constantes o las actualizaciones de estado de un conjunto de sistemas en los que me he registrado, como Alertas de Google para ciertos términos de búsqueda o informes de datos semanales de Google Analytics o Google Adsense. Realmente no tiene que abrirlos y leerlos todo el tiempo, pero sí desea almacenar esa información..

Para evitar que se acumulen en su bandeja de entrada, cree un filtro y seleccione “Saltar la bandeja de entrada”, y asegúrese de aplicar una etiqueta para que pueda encontrar esos correos electrónicos rápidamente en una fecha futura cuando tenga tiempo para dedicarlos..

En este momento, ya debería tener su bandeja de entrada a un número de correos electrónicos maravillosamente manejable, tal vez incluso a cero.!

Sin embargo, no hemos terminado de automatizar esa bandeja de entrada. La realidad es que todavía hay más cosas que puede hacer para ordenar y archivar automáticamente información importante sin tener que hacerlo usted mismo..

Archivos adjuntos automáticamente

Aaron primero cubrió Attachments.me. Libere su buzón de entrada de Gmail. Adjuntos con Attachments.me. Libere su buzón de entrada de Gmail. ¿Ese correo electrónico porque querías acceder al archivo adjunto más tarde? Probablemente ... Lea más el año pasado, y en mi opinión, es el método más inteligente para mantener el tamaño de su casilla de Gmail bajo control..

Si recibe informes o datos regulares de personas que trabajan para usted, es muy probable que siempre utilicen el mismo tema cuando le envíen esos informes (probablemente porque también han automatizado su sistema). Puede conectar el servicio Attachments.me a su cuenta de Gmail para que pueda descargar automáticamente esos archivos adjuntos a su cuenta de almacenamiento en la nube favorita, como Dropbox, Box, Google Drive o SkyDrive..

Una vez que se haya registrado en el servicio, aparecerá en el lado derecho de su cuenta de Gmail cada vez que abra un correo electrónico con un archivo adjunto. Usted puede simplemente hacer clic “Enviar a tu nube” para enviar ese archivo adjunto a su caja de almacenamiento en línea favorita, sin la necesidad de perder tiempo descargándolo en su PC.

Esto ahorra tiempo, pero si desea ahorrar aún más tiempo, ¡automatice el proceso! Verá un icono de clip en la parte superior de la pantalla de Gmail. Haz click y elige “Reglas automáticas de presentación“.

Ahora puede crear algo similar al filtro de Gmail que ha estado aplicando hasta este momento. Por ejemplo, recibo informes semanales de Adsense de un cliente, así que he creado una carpeta para el Adsense_Files en mi cuenta de DropBox, y aquí configuro una regla para buscar correos electrónicos de Adsense, con la línea de asunto de ese cliente.

Ahora, cuando Attachement.me ve un correo electrónico entrante que coincide con esas reglas, cargará automáticamente el archivo a su cuenta de almacenamiento en la nube. Eso significa que no tiene que hacer una sola cosa: puede estar seguro de que cuando vaya a esa carpeta en su cuenta de almacenamiento en línea, siempre tendrá los últimos archivos allí..

Básicamente, esto convierte su cuenta de Gmail en un asistente automatizado que recibe información y clasifica toda la información para usted. Es como tener una secretaria personal, excepto que no tienes que pagar beneficios.

Archivo de correos electrónicos entrantes como tareas

Una de las mejores cosas que podría hacer Google sería agregar la capacidad de agregar un filtro en Gmail que crea automáticamente una tarea de Google. Lamentablemente, esa función aún no está disponible, pero al menos puede hacer que su cuenta de Gmail resuelva ciertos correos electrónicos entrantes como tareas que necesita agregar manualmente a su lista..

Por ejemplo, recibo correos de voz y correos electrónicos de formularios de contacto de los lectores de TopSecretWriters a los que debo responder ocasionalmente. No siempre tengo tiempo para responder cuando los recibo, pero quiero responder más tarde.

Para hacer esto, solo creo un filtro para esos correos electrónicos como se muestra al comienzo de este artículo, y luego creo una nueva etiqueta para él, y anido esa etiqueta debajo de una etiqueta maestra que creé llamada “TASKS_TO_ADD“.

El uso de este enfoque hace que su cuenta de Gmail archive automáticamente ese tipo de correos electrónicos entrantes que usted sabe que tendrán tareas asociadas a ellos, debajo de esa etiqueta en su barra de navegación.

Diariamente, o cuando lo desee, puede ir a esas carpetas, consultar los correos electrónicos y, si cree que el correo electrónico requiere una acción adicional de su parte, simplemente haga clic en “Más” desplegable perdido en la parte superior de su cuenta de gmail y haga clic en “Añadir a las tareas“.

Esto envía automáticamente a través de ese correo electrónico como “tarea” en tu cuenta de Google Tasks.

Nuevamente, si archiva automáticamente el correo electrónico y lo elimina de su Bandeja de entrada, ese tipo de correos electrónicos no tienen que saturar su bandeja de entrada, pero sabe que no los perderá debido a su ritual diario para administrar “que hacer” elementos en su cuenta de correo electrónico.

Utilice respuestas enlatadas para hacer el trabajo gruñón

El último consejo sobre cómo usar la automatización de Gmail para reducir su carga de trabajo es a través de respuestas automáticas enlatadas.

En mi caso, quiero que Gmail envíe una respuesta enlatada cada vez que reciba un correo electrónico de mi formulario de contacto de Top Secret Writers. Simplemente cree un filtro para esos correos electrónicos y seleccione “Enviar respuesta enlatada“.

Por supuesto, ya debe haber creado una respuesta enlatada para su uso, pero puede aprender a hacerlo en el artículo que Yaara escribió recientemente sobre el tema Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Don ' t tienes tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas un chow para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? Trate de correos electrónicos enlatados! Piensa… Leer más .

Una vez que configure toda esta automatización en su cuenta de Gmail, no tendrá que preocuparse tanto por la administración activa de su bandeja de entrada de forma manual. No hay mejor manera de recuperar el control sobre su Bandeja de entrada que automatizar todas esas tareas que pueden consumir tanto tiempo cada día..

¿Conoce algún otro truco de automatización de Gmail para controlar su bandeja de entrada de Gmail? Comparte tus propios consejos y trucos en la sección de comentarios a continuación..

Crédito de la imagen: Robot Worker a través de Shutterstock

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