Team Spirit Trumps Technology Cómo dominar la colaboración remota para equipos en línea

Ser parte de un equipo eficiente puede ser una de las experiencias profesionales más gratificantes de tu vida. Trabajar con un equipo significa que tiene una gran cantidad de conocimientos, experiencia y habilidades para aprovechar. La gran colaboración depende de muchos factores, incluidos el liderazgo, la confianza, el espíritu de equipo, el compromiso y un objetivo unificador..

Desafortunadamente, colaborar no se vuelve más fácil si tiene que trabajar juntos de forma remota y solo compartir Internet como una conexión común. La tecnología puede ayudar a navegar el caos, pero es solo la formación de hielo lo que hace que un equipo flexible y eficaz sea perfecto. Vamos a ver qué puedes hacer para aprovecharla al máximo..

Conozca a su equipo

Al inicio de su colaboración, debe conocer a su equipo. Incluso si cree que ya los conoce, repase los siguientes puntos nuevamente para asegurarse de que no se pierda nada:

• ¿Cuál es su configuración, es decir, qué hardware, sistema operativo y herramientas utilizan??
• ¿Qué tan fuerte es su conexión a Internet??
• ¿En qué ambiente estarán trabajando? ¿Trabajan desde una oficina, una cafetería o desde casa con niños cerca??
• ¿Cuáles son sus horas de trabajo preferidas??
• ¿Por qué están en este equipo? Lo que los motiva?
• ¿Qué consideran sus fortalezas personales y tareas favoritas en lo que respecta al proyecto en cuestión??
• ¿Qué tareas o responsabilidades preferirían no aceptar??
• ¿Cuáles son sus manías o botones en cuanto al modo en el que trabajarán juntos??

Puede recopilar datos iniciales mediante el correo electrónico o las herramientas de encuesta 10 Consejos y trucos avanzados para formularios de Google 10 Consejos y trucos avanzados para formularios de Google Si Google Forms aún no es su creador de formularios, es hora de que cambiemos de opinión. Puede pensar que sabe todo lo que hay que saber sobre los Formularios de Google, pero gracias a Google… Lea más y base su planificación en esa información. Lo ideal es que continúes con una reunión de equipo en línea en vivo, para que todos tengan la oportunidad de conocerse y conocerse. Para garantizar una experiencia fluida durante la reunión en vivo, tome en cuenta la información como las horas de trabajo (zona horaria), el entorno de trabajo y las herramientas preferidas de su encuesta inicial para configurarlo.

Si su equipo tiene un desafío tecnológico, intente que participen en una llamada de Skype. Incluso podrías contactar a alguien en su teléfono. Si tiene una cuenta Premium de Skype, podrá usar el video con más de dos personas. Con un equipo de aficionados a la tecnología, no tendrá problemas para reunirse en entornos en línea más avanzados como Google Hangouts, AnyMeeting o Adobe Connect, donde también podrá compartir pantallas. 12 Excelentes herramientas gratuitas para compartir pantallas y acceso remoto Aún no he oído hablar de 12 Excelentes herramientas gratuitas para compartir pantallas y acceso remoto que aún no has escuchado Gracias al acceso remoto, puedes ver y controlar las pantallas desde cualquier lugar. Esto puede ahorrar tiempo y confusión cuando está en una reunión o quiere ayudar a alguien. Mantenga estas herramientas para compartir pantalla cerca ... Lea más y colabore en documentos.

Conocer a los miembros de su equipo lo ayudará a organizar el grupo de una manera mucho más eficiente. Conocer a los demás es un paso clave para crear un espíritu de equipo, fortalecer la ética de trabajo y aumentar la voluntad de compromiso en el camino..

Establezca sus metas comunes e individuales

Independientemente de cómo colabores, ¡tiene que haber un propósito claro! Es el combustible para todo lo que hacemos en la vida y nos permite hacer frente a las dificultades y hacer compromisos. Su equipo debe saber exactamente cuál es su objetivo común..

Divida la gran meta en pasos pequeños y manejables y sub-metas. La visualización del viaje de su equipo también permitirá a cada miembro del equipo ver cómo están contribuyendo al éxito del equipo. Los equipos trabajan mejor cuando todos sienten que están haciendo una contribución clave, porque lo hacen.

Idealmente, el esquema final debe ser co-creado por todo el equipo, lo que se puede hacer con una serie de herramientas, incluyendo correo electrónico, reuniones en línea, documentos en línea o edición colaborativa de un tablero de visión.

Elige tus armas

No puedes comenzar a trabajar juntos, primero debes colocar la base, lo que has hecho en gran parte si has seguido los pasos anteriores. Aquí hay un paso importante que a menudo se descuida: decidir sobre las herramientas que todos usarán.

A esta altura, todos deben conocerse y comprender el propósito del proyecto y su papel en él. En el proceso de llegar a este punto, debería haber probado algunas herramientas con su equipo. Idealmente, ahora tienes una buena idea de qué herramientas son una posibilidad..

Tenga en cuenta que realmente no importa qué herramientas elija. Hay tantos y ninguno será perfecto. Lo que importa más, es que todos se sientan cómodos con las herramientas que usa el equipo. En otras palabras, su equipo debe estar de acuerdo..

Si alguien tiene una fuerte preferencia por una herramienta específica con la que usted u otros miembros del equipo no están familiarizados, permítales presentarla. Si el equipo acepta usarlo, responsabilice a su proponente de configurarlo, ayudando a otros a comenzar con él y manteniéndolo organizado..

Aquí hay algunas categorías de herramientas que debe considerar para su colaboración en línea Las 6 mejores herramientas de reuniones en línea gratuitas para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas de reuniones en línea gratuitas para colaborar con su equipo Los equipos pequeños no necesitan aplicaciones empresariales costosas para la colaboración. Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos de su equipo, la comunicación y más. Gratis. Lee mas :

• comunicación asíncrona, por ejemplo, correo electrónico, listas de correo, foros
• comunicación en tiempo real, por ejemplo llamadas de conferencia, audio / video chat, webinars
• compartir documentos, por ejemplo almacenamiento en la nube
• herramientas de colaboración en tiempo real, por ejemplo, escritura colaborativa
• gestión de proyectos (ver abajo)

Para cada categoría, necesita definir responsabilidades y discutir convenciones. Por ejemplo, ¿cómo vas a nombrar documentos? ¿Cómo los organizarás? ¿Y quién estará a cargo de los documentos? Eliminar esas cosas rápidamente, reducirá significativamente las frustraciones en el camino.

Mantenga su equipo organizado

Cuando encabeza un equipo, debe establecer objetivos, asignar tareas, establecer plazos, enviar recordatorios, alentar, apoyar y elogiar a sus colegas. Eso se llama gestión de proyectos. Cuanto mejor conozcas a los miembros de tu equipo y sus habilidades, más fácil será esto (ver arriba).

Encontrará muchas herramientas de administración de proyectos en línea, pero dependiendo de su proyecto y sus socios, es posible que no necesite nada especial. A veces, una herramienta de lista colaborativa Detener, colaborar y enumerar: 5 aplicaciones de iPhone para mantener la lista compartida Detener, colaborar y enumerar: 5 aplicaciones de iPhone para mantener la lista compartida La App Store está llena de aplicaciones que le permiten formar listas y colaborar con otros. Ya sea que esté buscando listas para realizar un seguimiento de las cosas en la casa o para el trabajo ... Leer más es suficiente. Si su equipo necesita una herramienta de administración de proyectos más completa Trello: un sistema de administración de proyectos único, simple y poderoso desde un buen hogar Trello: un sistema de administración de proyectos único, simple y poderoso desde un buen hogar ¿El nombre Joel Spolsky significa algo para usted? Si es así, querrás leer esta publicación, ya que muestra el proyecto más reciente y mejor de Spolsky. Y si no, debes saber que esto es ... Leer más, recomiendo altamente a Trello. Si ustedes disfrutan de la microgestión, las funciones complejas y la apariencia de una interfaz, sin embargo, tendrán que ir con Basecamp, funciona totalmente y no es nada divertido..

Recuerda que las herramientas no pueden hacer ningún trabajo por ti. Depende de usted aceptar su responsabilidad, mantener su equipo organizado y mantener las cosas en movimiento. La tecnología puede hacer esto más fácil.

¿Cuáles son tus herramientas favoritas para colaborar en línea? ¿Y qué estrategias y herramientas te han fallado en el pasado??

Créditos de imagen: Reunión virtual a través de Shutterstock, Backcasting a través de The Natural Step, plantilla de mattcornock a través de Flickr

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