Los 5 mandamientos para elegir la aplicación correcta para la productividad

Si te diera una colección de 100 tazas de café y te pidiera que las organizaras, ¿cómo lo harías? ¿Sería por color? ¿Por la imagen de la taza? ¿Por su tamaño? Diferentes personas se organizan de diferentes maneras, por lo que algo así como elegir una aplicación de tarea pendiente realmente depende del tipo de persona que eres.

Tengo una confesión que hacer. Soy un probador de lista de tareas obsesivo. En los últimos cinco años, creo que he probado aproximadamente 20 herramientas de gestión de la productividad, y todavía no me he quedado con una sola. Muchas veces, descubro una que me encanta, e incluso haré una reseña detallada al respecto mientras estoy realmente entusiasmado. Luego lo suelto y paso a otra cosa unos meses más tarde. Algunos ejemplos incluyeron una revisión de Coolendar Coolendar - Un calendario y lista de tareas interesantes en un Coolendar - Un calendario y lista de tareas interesantes en uno Por lo general, sigo usando Google Calendar para mis necesidades de programación y Workflowy como mi línea -lista de tareas. Se necesita mucho para impresionarme sobre cualquier calendario / sistema de programación. Así que era un poco ... Leer más, un calendario mejorado de Google, una revisión de WeDoist Colaborar en proyectos con equipos pequeños usando Wedoist Seguimiento de proyectos Colaborar en proyectos con equipos pequeños usando Wedoist Project Tracking WeDoist permite que equipos pequeños administren hasta tres proyectos de forma gratuita. Le ayuda a colaborar con su grupo en la creación de tareas asociadas con un proyecto, y la asignación de esas tareas a los miembros de ... Leer más, que es una especie de versión grupal del administrador de la lista de tareas ToDoist ToDoist: Simple ToDo List and Task Manager ToDoist: Simple ToDo List y Task Manager Leer más. Luego, por supuesto, está la revisión de GQueues. Lleve la gestión de tareas de Google y la programación a un nivel completamente nuevo con GQueues Lleve la gestión de tareas de Google y la programación a un nivel completamente nuevo con GQueues Google Tasks no funciona si quiere ir más allá de la gestión del tiempo de hoy en la planificación visionaria del mañana. Aquí es donde GQueues se acerca a la placa. Leer más - uno de mis últimos favoritos.

He intentado ToDoist, he intentado Wunderlist Administrador de tareas pendientes Wunderlist: Lista de tareas fácil de usar, versátil y multiplataforma Administrador de tareas: Lista fácil de usar, versátil y multiplataforma Administrador Lea más e innumerables otros administradores de listas de tareas. Finalmente lo resumí todo en una decisión final, que te mostraré en unos momentos. Esto no significa que solo use uno. En mis diversos viajes de productividad, he vuelto aquí una vez más para compartir la sabiduría que he adquirido tras años de andar por caminos de productividad. La conclusión es esta: hay cinco mandamientos debe seguir para elegir la (s) aplicación (es) correcta (s) y mantener su vida productiva y significativa.

Mandamiento # 1: mantenerlo simple

Así que ¿cuál es el mejor? ¿Qué aplicación de tareas te ayudará a transformar tu vida caótica en un mar de organización y tranquilidad? El administrador de productividad de tareas pendientes simplificará la locura de su vida en un conjunto estructurado y ordenado de listas.?

Aquí está el secreto: Necesita múltiples herramientas para múltiples propósitos. Una vez que pueda entenderlo, podrá ver estas aplicaciones de tareas desde una perspectiva diferente.

No se trata de simplificar cada cosa en la que está trabajando en su vida en una sola aplicación. Estoy aquí para decirte que tan lindo como eso sería, simplemente no va a suceder.

Así que permítame compartir mi decisión final sobre una lista de tareas / calendario con usted. Presentamos la mejor lista de tareas del planeta..

Sip. Después de jugar con una docena de tareas pendientes y programas de productividad, he completado el círculo del buen sistema basado en papel. Pero aquí está el problema: el sistema basado en papel es solo para mis tareas diarias muy simples. Básicamente, es algo que llevo conmigo para poder abrirlo en cualquier momento y simplemente hacer garabatos en nuevos elementos o tachar los viejos, pero la realidad es que no es el corazón de mi sistema en general. Es solo una herramienta. El corazón del sistema es muy electrónico e incorpora varias herramientas que trabajan en conjunto..

Mandamiento # 2: Comience con objetivos de vida

El primer paso en cualquier plan de productividad debe ser un enfoque de su tiempo en las cosas que realmente importan, en lugar de hacer girar sus ruedas haciendo pequeñas tareas que, en última instancia, no sirven a sus objetivos más grandes en la vida. Para ese fin, hay una aplicación web fantástica para la planificación de objetivos. Detener el agua y avanzar en la vida con el panorama general. Dejar el agua y avanzar en la vida con el panorama general. Estoy seguro de que muchos de ustedes han pensado si están o no. hacer las cosas correctas todos los días, ya sea que esté llegando a alguna parte, y si va en la dirección correcta. Las listas de tareas y las aplicaciones de la organización ayudarán ... Leer más que me acompañaron desde que lo revisé en 2013, y ese es el panorama general..

Funciona de maravilla para mí, pero puede que no sea la aplicación de planificación de objetivos perfecta para usted. Mi único consejo es que, independientemente de la aplicación que elija, es mejor elegir una que sea distinta de sus otras aplicaciones de planificación de tareas y lista de tareas pendientes. La razón de esto es que mantiene todas tus metas de vida más grandes separadas de la locura de tu vida diaria.

Para mí, The Big Picture es el lugar al que voy cuando quiero revisar esos objetivos de muy alto nivel. Podría ser un viaje. Podría ser para construir un negocio. Cada círculo es un objetivo que dimensionas de acuerdo con la prioridad que le das, para que puedas ver visualmente qué es lo más importante. Luego, dentro de estos grandes objetivos, puedes dividirlos en objetivos más pequeños. No son tareas que irían en una lista de tareas pendientes. Son metas de alto nivel que, una vez completadas, significarán el éxito con la meta de vida más grande.

Entonces, ves que estás trabajando de arriba abajo, y en la parte superior necesitas un lugar de trabajo limpio para soñar. Proponer objetivos poderosos que sean visionarios y fieles a tu vida. Usar una aplicación separada para eso te da espacio limpio y libre de caos para hacer eso.

Mandamiento # 3: Usar una herramienta separada para la planificación

Como he mencionado, he intentado todo tipo de aplicaciones de listas de tareas pendientes, y de todas esas, la que finalmente decidí para esta etapa central de la planificación de la vida / productividad es ToDoist. Lo que me encanta de ToDoist es que está organizado a lo largo del lado izquierdo con su “Proyectos”. Elija un proyecto de cada uno de sus objetivos de vida que haya definido en su aplicación de planificador de objetivos y cree un proyecto en ToDoist. A continuación, simplemente divide ese proyecto en objetivos más pequeños con una línea de tiempo clara cuando planeas lograr cada uno.

Esto te ayuda a empezar a pensar en el mundo real. “cosas” que debes hacer para lograr esos pasos hacia tus metas en la vida. Haga los plazos realistas aquí. Y no se superponen los plazos. Si tiene mucho trabajo por hacer en una tarea en un proyecto, no piense que podrá hacer una gran tarea en otro proyecto durante el mismo tiempo. Plazos alternos.

Una vez que haya dividido todas sus subobjeturas en tareas concretas de la vida real (que incluso podrían ser subproyectos por su cuenta), estará listo para enumerar todas las tareas esenciales necesarias para obtener esas sub-metas. -proyectos realizados.

Por ejemplo. Uno de mis objetivos es ser dueño de una compañía de medios. Para hacerlo, quiero escribir una colección de libros electrónicos, por lo que una de mis tareas secundarias implica escribir un libro electrónico. Bueno, escribir un libro electrónico tiene su propio desglose de tareas, pero este no es el lugar para eso. Simplemente vas a desordenar este espacio de trabajo.

Mandamiento # 4: Automatizar y programar

La etapa final de su flujo de trabajo de tareas está organizando sus listas de tareas pequeñas que realizarán los proyectos más grandes en ToDoist. Para hacer este desglose, comencé a usar Google Calendar hace unos años, pero más recientemente recurrí al uso del planificador de papel antiguo. Sin embargo, para muchas personas, el calendario y la lista de tareas realmente hacen el trabajo tan bien como cualquier otra cosa..

La belleza de algo como Google Calendar es que antes de comenzar a agregar esas pequeñas tareas en las que desea trabajar para alcanzar sus objetivos, primero debe insertar en el “automatizado” Cosas que sabes que tienes que lograr cada semana. Por ejemplo, sé que mis tareas como Editor Administrativo en MUO involucran una reunión con el compañero Editor Editor Justin para un chat semanal de lunes. También necesito trabajar en la gestión del calendario de publicación. Luego están los artículos de MUO para escribir, y otras cosas que son predecibles y puedo insertar en el programa de forma recurrente.

Una vez que haya completado esas cosas, verá los días y las horas que le quedan para cumplir con todos los requisitos. “extra” Cosas que no son parte de su horario regular. Es de esperar que tenga tiempo para trabajar hacia sus objetivos de vida, o de lo contrario tiene un problema, y ​​es posible que deba considerar si esas tareas semanales se alinean con su visión del éxito en su vida..

Mandamiento # 5: Mantén tus ojos en tus sueños

Probando las aguas con tantas herramientas y aplicaciones a lo largo de los años, he aprendido que realmente no importa qué herramientas uses. Necesitas elegir lo que te hace sentir cómodo y funciona con tu forma de pensar. Pero es fundamental que comiences por arriba, crees esos grandes e importantes sueños y metas de la vida, y luego repases cada conjunto de herramientas hasta que llegues a tu calendario diario con las pequeñas tareas diarias que conforman el caos de esta cosa. llamamos vida.

Si planifica de esta manera, independientemente de la complejidad de su día, al menos puede estar seguro de que está trabajando en las cosas que realmente importan al final, y al seguir el camino que ha planeado, Cumple esos grandes sueños de vida que has imaginado por ti mismo..

¿Cuáles son tus herramientas de productividad favoritas? ¿Cuál es el que ha elegido para su lista de tareas y su calendario diario? Comparta algunas de las lecciones de productividad que ha aprendido con otros lectores en la sección de comentarios a continuación.

Obtenga más información sobre: ​​GTD, herramienta de planificación, lista de tareas.