Cree agendas de reuniones fácilmente usando las expectativas de las reuniones [iPad]

Aunque ninguno de nosotros espera asistir a las reuniones, afortunadamente hay una serie de aplicaciones útiles en línea y móviles, como AgreeDo Agreedo: escriba y administre los minutos de sus reuniones de negocios de manera gratuita Agreedo: escriba y administre los minutos de sus reuniones de negocios de forma gratuita en línea para Hace varias semanas que busco un sitio web o una aplicación fácil de usar que me permita conservar y almacenar las actas de las reuniones. El enfoque del documento de texto tradicional ya no es productivo ... Leer más, que facilita la tarea de planificar reuniones. Todas las reuniones exitosas comienzan con una agenda bien pensada que incluye una meta y un propósito claramente definidos para cada tema de la agenda. Una agenda bien desarrollada puede ayudarlo a usted y a los miembros de su equipo a mantenerse enfocado, y tal vez a reducir la cantidad de tiempo que se reúne.

Regularmente utilizo MyCommittee. MyCommittee es la mejor herramienta en línea para crear agendas y actas en línea. MyCommittee es la mejor herramienta en línea para crear agendas y actas en línea. Las herramientas y recursos en línea para organizar reuniones efectivas son amplias y variadas, y extremadamente útiles. Con sitios como MyCommittee.com, puede reducir la necesidad de enviar y recibir correos electrónicos y reenviar documentos para reunirlos ... Leer más para desarrollar agendas y tomar minutos para la mayoría de las reuniones que organizo y facilito. Pero también descubrí una aplicación para iPad bien pensada llamada Expectativas de reuniones (gratuita), diseñada para crear y compartir agendas de reuniones. Aunque la aplicación no está diseñada para tomar minutos, sí incluye una función que podría usarse en caso de necesidad para ese propósito..

Configuración básica

Satisface las expectativas tiene una interfaz de usuario limpia que en realidad le ahorra unos pocos toques al agregar datos. Para configurar una agenda, simplemente toca el botón + en la parte superior izquierda de la barra de menú. Hay campos de entrada para el título obligatorio, la ubicación, la fecha y la duración de la reunión..

También hay una “propósito” Campo que no debe pasarse por alto. Una reunión bien pensada debe tener un propósito claramente definido que comience con algún tipo de verbo de acción, por ejemplo,. “evaluar la estrategia de marketing actual”.

Las expectativas de la reunión también incluyen una función de participantes que se conecta a la lista de contactos de su iPad. Sin duda, las personas con las que te reunirás probablemente estarán o deberían estar en tu lista de contactos. Si un participante no está en su lista, puede agregar nuevos contactos desde la aplicación. Esta función no solo ahorra tiempo, ya que reduce la necesidad de escribir nombres y direcciones de correo electrónico, sino que también es útil para compartir rápidamente la agenda con los participantes por correo electrónico..

Configuración de elementos de agenda

Satisfacer las expectativas es realmente un ahorro de tiempo cuando se trata de desarrollar una agenda. Por supuesto, agrega elementos a la agenda usando el campo de entrada, pero la aplicación le ahorra algunos toques en función de cómo se configura. Después de escribir su entrada y toque la Hecho botón, la aplicación agrega el elemento a la lista, pero afortunadamente no cierra el teclado.

Nota: por lo general, los elementos de la agenda deben comenzar con un verbo de acción, por ejemplo, Revisión, evaluación, discusión, tormenta de ideas, informe, análisis.

Puede seguir agregando elementos de la agenda, cada uno de los cuales tiene asignados 15 minutos de forma predeterminada. En este punto, no se preocupe por establecer la duración del tiempo para cada elemento de la agenda.

Las expectativas de la reunión también incluyen una ingeniosa característica para agregar descansos para el almuerzo y el café a su agenda. El tiempo predeterminado para estos elementos es de 45 y 15 minutos respectivamente, pero los tiempos se pueden ajustar.

Los elementos nuevos e importantes de la agenda también deben incluir el nombre del participante responsable de ese elemento, así como una breve descripción de por qué el elemento se agrega a la agenda. Los desarrolladores de Meeting Expectations comprendieron claramente la importancia de definir los elementos de la agenda.

Puede tocar un elemento de la agenda y agregar el nombre del miembro del equipo responsable de ese elemento, y una breve descripción y notas sobre lo que se tratará durante esa parte de la agenda. En caso de necesidad, esta característica también se puede utilizar para tomar minutos. Las descripciones de su agenda están ocultas mientras usted es el editor de la aplicación, pero se mostrarán en la página de inicio guardada y en el documento que envíe por correo electrónico..

Como verá, las Expectativas de la reunión calcularán automáticamente el tiempo de duración de la reunión en función del tiempo asignado para cada elemento de la agenda. Se trata de un pequeño ahorro de tiempo y, por supuesto, se pueden editar los temas y tiempos de la agenda. Los elementos también se pueden mover o borrar fácilmente. La capacidad de ajustar los tiempos también se puede hacer durante la reunión. Entonces, si pasa el tiempo por un elemento en particular, puede ajustar otros elementos de la agenda para que la reunión finalice según lo programado..

Compartiendo su agenda

Cuando haya terminado de configurar su agenda, todos sus comentarios están bien formateados en la página de inicio de la aplicación. Sin embargo, asegúrese de tocar el Salvar antes de cerrar la aplicación, o de lo contrario se eliminarán todos los datos que no haya guardado.

Satisfacer las expectativas hace que sea muy fácil compartir su agenda por correo electrónico. El correo electrónico real incluirá todos los comentarios de la agenda, incluidos la fecha y la hora, y los elementos y notas de la agenda para la reunión. Desafortunadamente, sin embargo, debe ingresar manualmente las direcciones de correo electrónico de los participantes en el “A” Campo del e-mail Reuniones Expectativas creadas. Le ahorraría algunos pasos si la aplicación lo hiciera por usted..

Sin embargo, enviar su agenda a los participantes unos días o una semana antes de la reunión es una excelente manera de colaborar y obtener información adicional para la agenda..

También puede guardar los elementos de fecha y agenda en la aplicación Calendario en su iPad.

Otras características

Otro ahorro de tiempo enorme en Expectativas de reuniones es la posibilidad de clonar reuniones guardadas. Esto significa que no tiene que volver a escribir los elementos de la agenda de reuniones anteriores, sino simplemente editarlos para la próxima reunión. Esta es una función especialmente útil para reuniones periódicas programadas que presentan elementos de la agenda antiguos y nuevos.

También puede guardar agendas como borradores no programados, y todas sus agendas, por supuesto, se archivan.

En general, Meeting Expectations es una aplicación móvil bien diseñada y que ahorra tiempo. Sería aún mejor como una aplicación de escritorio. Expectativas de reuniones reemplaza la necesidad de usar plantillas de Microsoft Word u otras aplicaciones basadas exclusivamente en texto. Esta aplicación hace que tus agendas se vean profesionales..

Meeting Expectations está en su primera versión, por lo que espero que las características adicionales estén disponibles próximamente, incluida la posibilidad de guardar agendas en Dropbox y en formato PDF. Algunos otros deseos incluyen la posibilidad de agregar nombres a las notas de la lista de Participantes, en lugar de tener que escribirlos manualmente. Estas son solicitudes menores, especialmente porque solo hay algunas otras aplicaciones móviles similares en iTunes App Store.

Háganos saber lo que piensa de cumplir con las expectativas. ¿Lo intentará o ya usa otra solución similar??

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