Administre los costos de impresión y reduzca el desperdicio de papel configurando un servidor de impresión con PaperCut

En mi familia, mis hijos imprimen casi todo lo que encuentran en Internet. Ya sea para colorear páginas, rompecabezas o artículos, lo encontrarás en nuestro escritorio en la sala de estar. Esto siempre me vuelve loco porque la tinta es muy cara.

Aquí en MUO, siempre hemos buscado formas de conservar los recursos de la impresora. Karl cubrió Imprimir lo que le gusta Imprimir Lo que le gusta ahorrar papel y tinta al imprimir páginas web Imprimir Lo que le gusta ahorrar papel y tinta al imprimir páginas web Lea más, lo que ayuda a ahorrar papel y tinta. Tina también ofreció un excelente artículo Cómo ahorrar tinta de la impresora y hacer que dure más Cómo ahorrar tinta de la impresora y hacer que dure más Lea más información sobre consejos para extender la vida útil de su cartucho de impresión.

Una de las maneras más efectivas en que las empresas y las familias limitan los recursos desperdiciados es tratando de encontrar alternativas al uso de copias impresas. Una de las estrategias para lograrlo es asignando un valor a cada página impresa y limitando a cada usuario a un cierto número de impresiones durante un período determinado.

Cualquier aplicación que haga esto es esencialmente un software de servidor de impresión. Si bien es posible encontrar software de servidor de impresora gratuito, no siempre es fácil encontrar una aplicación que administre efectivamente el volumen de impresión por parte de usuarios o grupos específicos. Una aplicación que encontré que hace esto bien es PaperCut, disponible para Windows, Mac y Linux.

Instalación de PaperCut

PaperCut es en realidad una aplicación de servidor de impresión profesional de alta calidad, pero ofrece una versión gratuita totalmente funcional si no tiene más de cinco usuarios configurados en el sistema. Si lo está configurando para su familia o tiene una pequeña empresa, puede utilizar esta aplicación de forma totalmente gratuita..

La rutina de configuración configura su servidor de impresión por usted y lo configura al acceder http: // localhost: 9191 en tu navegador Su primera opción es si desea instalar la aplicación en su PC como servidor de impresión primario, servidor de impresión secundario, servidor de impresión web o servidor proxy de Internet..

Configure su cuenta de administrador y elija una buena contraseña. Si alguien puede ingresar a esta cuenta, puede modificar los saldos de las cuentas a lo que quieran, lo que anularía todo el propósito de tener el servidor..

En el siguiente paso, cuando configure los costos predeterminados por página, recuerde que esto no necesariamente tiene que ser dinero real. Si está configurando esto en algún lugar público donde los usuarios pagan, entonces esto reflejaría un costo real por página. Pero, si lo está configurando en una casa, esto simplemente define cuántas páginas por “dólar” que tu usuario puede imprimir.

Entonces, si desea limitar a sus hijos (o al personal) a unas 50 páginas al mes, debe establecer el costo por página predeterminado en $ 0.10 y establecer el crédito de usuario en el siguiente paso en $ 5.00. Sin embargo, si solo lo está utilizando estrictamente como un servidor de impresión que puede usar para monitorear y registrar la actividad de la impresora, configúrelo con todos los ceros..

El último paso es importar usuarios desde su red. Si el software se ejecuta en un entorno corporativo, tiene la capacidad de importar desde un sistema mediante Windows Active Directory o LDAP. La mayoría de los usuarios domésticos solo usarán Windows Standard.

Usando el software

Una vez que esté configurado, estará listo para comenzar a explorar el sistema. La administración de usuarios es bastante simple y directa. La Lista de usuarios muestra un historial rápido de todos los saldos y una cantidad de trabajos de impresión para cada usuario. De un vistazo puedes ver a tus bateadores pesados.

Si está interesado en identificar las horas pico de impresión del día, la semana o el mes, simplemente haga clic en uno de los nombres de usuario y desplácese hacia abajo para “Estadísticas e Historia” donde puede revisar una tendencia histórica de los últimos 30 días de trabajos de impresión.

Si lo desea, también puede agrupar varios usuarios en una cuenta con un saldo compartido. Es probable que esto sea lo más común para las empresas en las que los costos de impresión provendrían del presupuesto del departamento..

Puede agregar tantas cuentas compartidas como desee y asignar un saldo compartido por cuenta. Solo tenga en cuenta que con la versión gratuita se le permite a 5 usuarios, por lo que la cuenta compartida puede no ser tan útil en la versión gratuita. Sin embargo, si desea ser creativo, puede usar un usuario por departamento y hacer que los empleados inicien sesión en el departamento. “usuario” cuenta.

Finalmente, querrá una descripción general de toda la actividad de la impresora. El mejor lugar para hacer esto es en el “Informes” lengüeta. En esta página encontrará una lista de todo tipo de informes de resumen, como la actividad por usuario, una lista de los usuarios más frecuentes y muchos otros resúmenes ordenados por cuenta o grupo..

Puede exportar todos estos informes en formato CSV, HTML o PDF. En general, la aplicación es probablemente la forma más rápida y fácil de configurar un servidor de impresión que no solo supervisa toda la actividad de la impresora, sino que también le brinda una forma sencilla de limitar a los usuarios “sobreimpresión.” Esperamos que esto lleve a sus usuarios a encontrar formas más innovadoras y creativas de usar los datos en lugar de imprimirlos en una copia impresa..

Prueba PaperCut y haznos saber lo que piensas. ¿Conoce alguna otra aplicación de servidor de impresión similar o mejor disponible para múltiples plataformas? Comparte tus ideas en la sección de comentarios a continuación..

Crédito de la imagen: Lotus Head

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