18 consejos avanzados para páginas, números y notas clave

Es posible que iWork no esté en la misma liga que Microsoft Office, pero aún es una suite de oficina poderosa para tener en tu Mac.

Una vez que se haya familiarizado con los conceptos básicos de iWork Cómo funciona iWork: Conceptos básicos de páginas, números y Keynote Cómo funciona iWork: Conceptos básicos de páginas, números y Keynote ¿Siempre ha considerado que las aplicaciones de productividad de Apple no son adecuadas para las necesidades de su oficina? ¡Es hora de reconsiderar! Lea más, está listo para pasar al siguiente paso, que consiste en descubrir qué más puede hacer dentro de las aplicaciones iWork y cómo. Ahí es donde entran en juego los siguientes consejos. Destacan algunas de las funciones útiles disponibles en las tres aplicaciones de iWork (Páginas, Números y Notas clave).

Sin embargo, antes de llegar a esos consejos de iWork, nos gustaría señalar una diferencia de nombres significativa entre Páginas / Números y Keynote.

Cuidado con esta convención de nombramiento de Keynote

En Keynote, Apple se refiere a las plantillas como temas. Pero nos referiremos a ellos como plantillas en este artículo para evitar confusiones..

Ten en cuenta que verás la palabra tema en lugar de modelo Dentro de las opciones de menú y tal en Keynote. Las opciones mismas se muestran en las mismas ubicaciones que en Páginas y Números; es solo el nombre lo que difiere.

Ahora, vamos a explorar algunas características útiles de las aplicaciones iWork.

1. Cambiar idioma y preferencias de la región

Las aplicaciones iWork le permiten cambiar la configuración de idioma y región para cada documento. Estos influyen en la forma en que el documento muestra valores numéricos, monedas, fechas y más.

Puede acceder a la configuración de idioma haciendo clic en Archivo> Avanzado> Idioma y región. De forma predeterminada, están configurados para coincidir con la configuración del sistema como se ve en Preferencias del sistema> Idioma y región.

Cuando cambie a un idioma y / o región diferente, verá una vista previa de los formatos de datos actualizados justo debajo de la configuración. Golpea el DE ACUERDO botón para guardar la configuración.

¿Se actualizará automáticamente el contenido del documento para que coincida con el nuevo formato? No todo. Es posible que necesite un punto de prueba y error para averiguar qué cambia exactamente.

Pero cualquier dato nuevo que ingrese toma el formato especificado por el idioma actualizado y las preferencias de la región. Por este motivo, es mejor modificar esas configuraciones tan pronto como configure el documento..

2. Personalizar la configuración de autocorrección

La configuración de autocorrección que ha configurado en Preferencias del sistema> Teclado> Texto aplicar a través de macOS. ¿Sabía que puede anular esos para cada aplicación iWork desde Preferencias> Auto-corrección?

Sí, las Preferencias de Páginas, Números y Keynote tienen cada una una pestaña especial con varias configuraciones de autocorrección que puedes modificar como mejor te parezca. Además de tener configuraciones personalizadas para el formato y la ortografía, puedes tener listas personalizadas para el reemplazo de texto..

3. Dar a los objetos un cambio de imagen con estilos

iWork tiene combinaciones preestablecidas de colores, fuentes, formas y más para ayudarlo a cambiar la apariencia de los objetos. Encontrarás estos estilos escondidos en el Formato inspector.

Por supuesto, las opciones que ve en el inspector dependen del objeto que ha seleccionado, y el nombre de la pestaña correspondiente también varía. Pero no te preocupes, porque las pestañas son muy fáciles de encontrar.

Verás un Estilo pestaña para cuadros de texto, formas y medios. Los estilos de tabla aparecen bajo la Mesa estilos de pestañas y gráficos bajo la Gráfico lengüeta. Verás estilos de párrafo y estilos de carácter debajo de Texto lengüeta.

Para aplicar un estilo, seleccione el objeto al que desea pegar pintura nueva y elija uno de los estilos preestablecidos.

4. Crear estilos personalizados

Las aplicaciones iWork te permiten crear estilos por tu cuenta. Para agregar uno, seleccione cualquier objeto cuyo estilo desee guardar y haga clic en Formato> Avanzado> Crear estilo.

¿Preferiría un acceso directo de un solo clic en lugar de la opción de menú? Haga clic en el + botón que sigue los estilos existentes en el Formato inspector. Y ahí está tu estilo ahora guardado como un preset!

Para los estilos de párrafo, carácter y lista encontrará el añadir botón en una ubicación ligeramente diferente. Está en la parte superior derecha de la lista de estilos..

Es una lástima que Apple haya abandonado la función de importación con la que podría incorporar estilos personalizados de un documento a otro. Aún puedes hacer eso, pero requiere un poco de esfuerzo adicional, y solo puedes mover un estilo personalizado a la vez.

Primero, debe seleccionar el objeto cuyo estilo desea copiar y hacer clic en Formato> Copiar Estilo. Entonces, tienes que usar el Formato> Pegar Estilo Opción en el documento donde desea reproducir el estilo..

5. Añadir hipervínculos

Seleccione el texto para el que desea crear un hipervínculo y visite el Formato> Añadir enlace menú o el menú del botón derecho para empezar. Verás que puedes crear enlaces a páginas web y direcciones de correo electrónico.

En Keynote, también podrá vincular a diapositivas específicas. Asimismo, podrá vincular a elementos específicos (llamados marcadores) de un documento en Páginas. Por supuesto, deberá tener un marcador en su lugar antes de poder vincularlo..

Para crear un marcador, primero seleccione el elemento al que desea acceder rápidamente. Luego, en el Marcadores sección de la Documento inspector, haga clic en el Añadir marcador botón. El marcador aparece en la lista justo debajo del botón.

6. Comprimir archivos

La inserción de objetos multimedia como fotos y películas en un documento de iWork puede aumentar significativamente el tamaño del archivo. Esto se debe a que el archivo almacena esos objetos en su tamaño y resolución original, incluso si los ha reducido..

Por supuesto, eso es útil cuando desea restaurar las versiones originales de los objetos multimedia. Pero como compromiso, tienes que lidiar con un archivo más grande.

¿Qué tal comprimir archivos al permitir que iWork recorte audio / video y reduzca la resolución de la imagen? Haciendo clic en Archivo> Avanzado> Reducir tamaño de archivo Hace el truco. Asegúrese de usar la opción después de que todo el documento esté en su lugar y todos los objetos multimedia tengan el tamaño que desea..

A continuación, aparecerá un cuadro de mensaje que le indicará cuánto reducirá la aplicación el tamaño del archivo. Haga clic en el Reducir Botón para seguir adelante con la compresión..

7. Bloquear objetos

¿A menudo terminas moviendo o editando elementos que no querías? Prevenga eso fijando objetos en su lugar con el Organizar> Bloquear opción. No tienes que hacer esto un objeto a la vez; el bloqueo funciona incluso cuando tienes varios objetos seleccionados.

A excepción de los cuadros de comentarios, puede bloquear cada tipo de objeto que vea en la barra de herramientas principal de una aplicación iWork. Eso incluye cuadros de texto, tablas, formas, imágenes y videos..

¿No puedes bloquear objetos en Pages?? A veces verás la Bloquear opción en gris en el Organizar Menú de la aplicación Páginas. Intenta esta próxima solución para habilitarlo.

Primero, abre el Formato inspector para el objeto seleccionado y cambiar a su Organizar lengüeta. Bajo la Colocación de objetos sección, cambiar de la Mover con texto ficha a la Quedate en la pagina lengüeta. Eso debería traer de vuelta el Bloquear Opción para el objeto seleccionado..

Si desea mover o editar un objeto que ha bloqueado, primero deberá desbloquearlo haciendo clic en Organizar> Desbloquear.

8. Objetos de grupo

Digamos que desea mover algunos objetos sin alterar su posición relativa entre sí. O tal vez quieres aplicar el mismo estilo a todos ellos. En casos como estos, ayuda si puede tratar esos objetos como un solo elemento. Puedes hacerlo, una vez que los agrupes haciendo clic en Organizar> Grupo.

Para separar los objetos agrupados y volver a editarlos individualmente, todo lo que tiene que hacer es seleccionar el grupo y hacer clic en Organizar> Desagrupar.

También puede agrupar / desagrupar objetos (más bloquearlos / desbloquearlos) haciendo clic con el botón derecho o Controlar-haga clic en el menú.

9. Mantener las herramientas de arreglos a mano

los Formato inspector incluye un Organizar pestaña para darle opciones para posicionar objetos con precisión. Pero es tedioso cambiar a él desde una de las otras pestañas cada vez.

¿Por qué no hacer el Organizar ¿Herramientas más fáciles de acceder? Dales un panel portátil dedicado haciendo clic en Ver> Mostrar herramientas de arreglos. También puedes poner Colores y Ajustar imagen herramientas en paneles emergentes similares haciendo clic en el botón correspondiente Show opción en el Ver menú.

10. Acceda a las opciones de visualización rápidamente

Ver que pequeña Ver botón de la barra de herramientas en el extremo izquierdo? Oculta un menú útil para alternar la visibilidad de elementos clave en pantalla, como reglas, comentarios y Buscar y reemplazar caja.

En función de la aplicación iWork en la que estés, puedes usar esa barra de herramientas Ver Menú para acceder a algunas funciones especiales también. Por ejemplo, en Páginas puede ocultar miniaturas y revelar el recuento de palabras de ese menú. En Keynote, puede cambiar entre varios diseños y también comenzar a editar diapositivas maestras.

11. Ocultar el selector de plantillas

Cuando abre cualquier aplicación iWork, le muestra un conjunto de plantillas limpias y que ahorran tiempo para elegir.

Si bien las plantillas son útiles, es posible que prefiera comenzar con un documento en blanco cada vez. En ese caso, el selector de plantillas se convierte en una ventana emergente molesta. Es fácil ocultarlo.

Primero ve a la aplicación Preferencias sección con el atajo Cmd + coma. Bajo la Para nuevos documentos sección de la General pestaña, seleccione el botón de radio para Usar plantilla.

En Páginas y números, la plantilla predeterminada es Blanco, mientras que en Keynote, es Gradiente. Aunque no tienes que seguir con esto. Selecciona el Cambiar Plantilla botón debajo del Usar plantilla Opción para seleccionar un nuevo predeterminado. También puede crear una nueva plantilla por completo para usar como predeterminada. Veremos cómo hacerlo en la siguiente sección..

¿Quieres acceder al selector de plantillas después de que lo hayas escondido?? Tráelo hacia arriba manteniendo pulsada la tecla Opción clave cuando estás creando un nuevo documento. Opción + Cmd + N es el atajo correspondiente.

12. Crear nuevas plantillas

Supongamos que ha configurado un documento de iWork solo así, y ahora desea utilizarlo como punto de partida para futuros documentos. Puede, una vez que guarde ese documento modelo como una plantilla. Para ello, haga clic en Archivo> Guardar como plantilla. (En Keynote, verás Guardar tema en lugar de Guardar como plantilla.)

En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Añadir al selector de plantillas para guardar la plantilla en la ubicación por defecto. Luego aparecerá en el Mis plantillas Sección del selector de plantillas. Si desea guardar la plantilla en una ubicación diferente, haga clic en Salvar botón en su lugar.

13. Crear marcadores de posición para texto y medios

Si está trabajando con una plantilla personalizada, debe seleccionar los bits de texto existentes cada vez que quiera reemplazarlos. No tendrá este problema si los fragmentos de texto en la plantilla son marcadores de posición. Cuando lo estén, puede comenzar a escribir texto de inmediato sin tener que seleccionar primero el texto existente..

Del mismo modo, si define marcadores de posición para los medios, puede reemplazarlos con medios nuevos en un instante. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el añadir imagen botón en la parte inferior derecha del marcador de posición (ver la captura de pantalla a continuación).

Esto abre el explorador de medios emergente desde el que puede seleccionar la imagen o el video que necesita. No tendrá que preocuparse por cambiar el tamaño o restyling de los nuevos medios; Toman el mismo estilo que el marcador de posición..

Como puede ver, tener marcadores de posición para texto y medios ahorra mucho tiempo y querrá utilizarlos mientras crea plantillas. Hacerlo es bastante sencillo.

Seleccione cualquier bit de texto que desee definir como un marcador de posición y haga clic en Formato> Avanzado> Definir como marcador de posición de texto. Si desea establecer una imagen o un video como marcador de posición, elija la Definir como marcador de posición de medios opción del mismo menú en su lugar.

14. Importar plantillas listas para usar

No tienes que crear plantillas personalizadas. ¿Por qué no importar algunos impresionantes de iWorkCommunity? ¡Son libres de usar! (Tú también puedes “pedir prestado” Plantillas de amigos y familiares por correo electrónico.)

iWorkCommunity tiene plantillas para hojas de tiempo, eventos para recaudar fondos, revistas y muchos otros tipos de documentos. Descargue la plantilla que desee y ábrala con la aplicación iWork correspondiente.

La plantilla se abre como un archivo regular. Para instalarlo, deberá guardarlo como una plantilla personalizada como vimos en la sección anterior. Una vez que lo haces, aparece en el Mis plantillas Sección del selector de plantillas como de costumbre..

15. Restaurar versiones anteriores del archivo

Las aplicaciones iWork guardan automáticamente su trabajo a intervalos regulares, después de que haya guardado un archivo una vez al nombrarlo. Puede ver y restaurar cualquiera de las versiones de archivo anteriores con el Archivo> Volver a> Explorar todas las versiones opción. Eso pone en acción el sistema de control de versiones de archivos en macOS.

Si hay alguna versión particular del archivo que desea guardar como punto de restauración, haga clic en Archivo> Guardar o golpear Comando + S para guardar esa versión manualmente. Luego aparecerá junto con las versiones guardadas automáticamente y podrá restaurarlo en cualquier momento..

16. Copia de seguridad de archivos a formatos de Microsoft Office

Si desea garantizar la máxima compatibilidad para los archivos de su oficina en la mayoría de las plataformas y versiones de software, conserve una copia de:

• Páginas de documentos como archivos DOC (Word),
• Números de hojas de cálculo como archivos XLS (Excel), y
• Presentaciones de Keynote como archivos PPT (PowerPoint)..

Podría perder algunos ajustes de archivos con este enfoque, pero sus datos están más o menos intactos y son compatibles con versiones anteriores. Ahora veamos cómo exportar esos archivos..

Mira debajo de Archivo> Exportar a menú para encontrar la aplicación correspondiente de Microsoft Office para exportar su archivo. Cuando el Exportar su documento Aparece el cuadro de diálogo, seleccione el formato relevante de la Opciones avanzadas sección.

Tenga en cuenta que DOC, XLS y PPT son formatos de archivo heredados que Microsoft reemplazó hace mucho tiempo con los formatos DOCX, XLSX y PPTX respectivamente. Explore este último con nuestro artículo sobre formatos de archivo de Office raros.

17. Proteger archivos con contraseñas o Touch ID

Las aplicaciones iWork le permiten ocultar sus archivos detrás de una contraseña. Haga clic en Archivo> Establecer contraseña para empezar a configurar uno. Asegúrese de agregar una sugerencia de contraseña para recuperarla fácilmente. Si desea que Keychain le recuerde la contraseña, marque esta casilla: Recordar esta contraseña en mi llavero.. Golpea el Configurar la clave botón para terminar de bloquear su archivo.

Si su Mac es compatible con Touch ID para el desbloqueo de huellas digitales, puede usar esa función para desbloquear archivos de iWork. Pero primero, deberá configurar Páginas, Números y Keynote para usar Touch ID. Para ello, en el Preferencias sección de cada una de estas aplicaciones, seleccione la casilla de verificación para Usar Touch ID.

Touch ID solo funciona junto con una contraseña de texto, por lo que no puede usar solo Touch ID para bloquear / desbloquear un archivo. Primero deberá configurar una contraseña de texto y, mientras lo hace, podrá seleccionar la contraseña. Abrir con Touch ID opción.

18. Averigüe qué hay de nuevo

¿Quieres saber lo que la última actualización de iWork tiene para ti? Haga clic en Ayuda> Novedades en en cualquier aplicación iWork para ver los aspectos más destacados en un cuadro emergente. Golpea el Continuar Botón para salir de la caja. Si desea conocer todas las nuevas funciones principales, haga clic en Lista completa de características Enlace para visitar la página de soporte de Apple correspondiente..

Comparta un secreto de iWork o dos usted mismo

Ya sea que abandone Microsoft Office por iWork 5 Razones por las que debería utilizar iWork en lugar de Microsoft Office 5 Razones por las que debería usar iWork en lugar de Microsoft Office , pero es hora de darle otra oportunidad a iWork. Lea más o use ambas suites ofimáticas una al lado de la otra. En cualquier caso, aprender los mejores consejos y trucos para iWork le ahorrará mucho tiempo.

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