6 reglas de Apple Mail para lidiar con el correo electrónico por ti

No es factible para muchos de nosotros deshacernos del correo electrónico por completo. Pero al menos podemos conseguir que nuestras bandejas de entrada se ocupen de la mayoría de nuestros correos electrónicos para nosotros.

Si es un usuario de Mac que utiliza Apple Mail Cómo hacer que Apple Mail sea un mejor cliente de correo electrónico de escritorio Cómo hacer que Apple Mail sea un mejor cliente de correo electrónico de escritorio Tómese el tiempo para configurar el aburrido cliente de correo de Apple de la manera correcta, y haga que el procesamiento del correo electrónico sea sencillo como sea posible. Lea más, necesitará configurar las reglas correctas (también conocidas como filtros) para simplificar su experiencia.

Tenemos seis reglas útiles para ayudarlo a comenzar, pero primero lo guiaremos a través de los conceptos básicos para crear reglas en el cliente de correo electrónico nativo de su Mac..

Cómo crear una regla en Apple Mail

Golpea el atajo Cmd + coma para abrir la sección de preferencias de correo o saltar a través de Correo> Preferencias. Ahora cambia a la Reglas pestaña y haga clic en el Añadir regla Botón para comenzar a crear reglas. No hay mucho para eso. Primero selecciona una condición listada debajo de Si Menú desplegable.

A continuación, le indica a Mail que realice una determinada acción cuando encuentre correos electrónicos que coincidan con el criterio que ha agregado. Verás las acciones disponibles listadas en el Realizar las siguientes acciones. Menú desplegable.

Para finalizar, ingrese un nombre adecuado para la regla y presione la tecla DE ACUERDO botón. En este punto, Mail le preguntará si desea aplicar la nueva regla a los mensajes existentes que coincidan con la condición que ha especificado. (Lo hace automáticamente para nuevos mensajes). Si su respuesta es sí, haga clic en Aplicar botón. Tenga en cuenta que esto no funcionará en correos electrónicos archivados.

Quiere crear múltiples condiciones para filtrar correos electrónicos?

Haga clic en el + botón junto a la condición por defecto para empezar. Si sigue esta ruta, también puede especificar si desea que la regla funcione solo cuando los mensajes coinciden. alguna de las condiciones o todos de ellos. Eso es lo que el alguna menú desplegable junto a Si es para.

También puede hacer que Mail realice varias acciones en los correos electrónicos que ha filtrado. Supongamos que desea mover esos correos electrónicos a un buzón y copiarlos a otro. Luego haga clic en el + Botón junto a la acción predeterminada para comenzar a configurar múltiples acciones para cumplir con las condiciones.

Es fácil ir por la borda con las reglas. Mantenga su conteo bajo usando múltiples condiciones y acciones en lugar de reglas separadas.

1. Identifique correos electrónicos de personas que no conoce

Con esta regla, le resultará más fácil identificar las fuentes de correos electrónicos en los que tiene poco o ningún interés. Captura la mayor parte de esos correos electrónicos que consumen su tiempo y atención..

Seleccionar El remitente no está en mis contactos como su condicion Depende de usted si desea redireccionar los correos electrónicos filtrados a una carpeta separada, marcarlos, resaltarlos en un color específico, etc. Seleccione la respuesta apropiada de la Realizar las siguientes acciones. Menú desplegable.

Cada semana aproximadamente, hojee los correos electrónicos que identifique con esta regla. Usted querrá darse de baja de algunos de ellos, marcarlos como spam o incluso configurar nuevas reglas para eliminarlos automáticamente la próxima vez.

Es una buena idea duplicar la regla anterior y editarla para que coincida con esta condición: El remitente no está en mis destinatarios anteriores. Utilizar el Duplicar botón en el Reglas pestaña para empezar.

En una nota al margen, para reducir la cantidad de spam que recibe, considere crear una cuenta de correo electrónico con un servicio de correo electrónico desechable ¿Necesita una dirección de correo electrónico desechable? Pruebe estos excelentes servicios ¿Necesita una dirección de correo electrónico desechable? Pruebe estos excelentes servicios ¿Necesita enviar o recibir un correo electrónico sin utilizar su dirección real? Aquí hay algunos excelentes servicios que te permiten hacer eso. Lee mas . Proporcione esa dirección de correo electrónico cuando desee mantener privada su dirección de correo electrónico real.

2. Eliminar spam persistente y correos electrónicos reenviados

Con esta regla, ya no tendrás ganas de arrancarte el pelo. Es para remitentes de sitios web que no aceptan solicitudes de cancelación de la suscripción y continúan goteando en su bandeja de entrada.

Conjunto De contiene según su criterio, seguido del nombre del remitente responsable de los correos electrónicos que desea bloquear. Escoger Borrar mensaje como la acción que quieres que realice Mail.

Tenga en cuenta que la Borrar mensaje La acción borra el mensaje para siempre. Si desea enviarlo a la Papelera para mantenerlo accesible más adelante, seleccione Mover mensaje al buzón de basura como tu acción preferida.

Nota: Si quieres replicar Gmail's “bloqueo del remitente” función, use el Mover mensaje acción para desviar los correos electrónicos a la carpeta de basura en su lugar.

Esta regla también es útil para deshacerse de los mensajes reenviados que se envían a, por ejemplo, miembros de la familia en forma masiva. Por supuesto, si prefiere no recibir tales mensajes, es mejor que el remitente lo sepa. Si eso no es posible o no funciona, deje que Mail filtre esos mensajes y elimínelos por usted..

Mientras tu puede establecer una regla separada para cada El remitente cuyos correos electrónicos desea bloquear, no es la forma más limpia. Es mejor editar una regla existente para insertar una nueva condición para cada nuevo remitente. Esto funciona porque el Si el menú desplegable está configurado para alguna, lo que significa que la regla funciona cuando alguna de las condiciones se cumplan.

Si desea imponer una prohibición general a los forwards, sustituya la De contiene condición con El sujeto comienza con Fw:.

3. Marque los correos electrónicos de no trabajo como leídos

Es probable que la mayor parte de su correo electrónico personal no sea sensible al tiempo. Hasta que esté listo para abordar esos correos electrónicos, evite que llamen su atención marcándolos como leídos con la siguiente regla.

Conjunto Cuenta como su criterio y luego seleccione la cuenta asociada con su correo electrónico personal. A continuación, establezca Marcar como leído como la acción a tomar.

Preferirías marcar todos mensajes de todos ¿Cuentas tan leídas tan pronto como llegan a tu bandeja de entrada? En ese caso, seleccione Cada mensaje en lugar de Cuenta desde el Si Menú desplegable.

4. Utilice los nombres de dominio para atrapar correos electrónicos importantes

Probablemente querrás saber sobre cada correo electrónico que llega desde su banco, incluso si es un correo promocional. Lo mismo ocurre con los correos electrónicos relacionados con el trabajo. Puedes usar una regla para asegurarte de que nunca las perderás.

Por ejemplo, mientras recibo muchos correos electrónicos en [email protected], Los pertinentes a mi trabajo siempre vienen de makeuseof.com. Para señalar esto último, puedo configurar esta condición: De contiene @ makeuseof.com.

Luego puedo resaltar los correos electrónicos filtrados, por ejemplo, cambiando el color de fondo, reproduciendo un sonido o redirigiéndolos a otra parte.

Reemplace la @ makeuseof.com bit arriba con el nombre de dominio de su empresa o su banco, y puede usar el mismo filtro con resultados similares.

5. Envíe los correos electrónicos de trabajo más importantes a Slack

No todos los correos electrónicos necesitan su atención inmediata. Sí, incluso en el trabajo. Si su equipo se comunica a través de una aplicación como Slack, la mayoría de las veces puede ignorar su bandeja de entrada. Para asegurarse de que los correos electrónicos súper importantes, si los hubiera, no escapen a su aviso, reenvíelos a Slack con la siguiente regla.

Establezca la condición para identificar correos electrónicos de su gerente u otra persona superior, o con una palabra o frase específica en el tema. Ahora seleccione Reenviar mensaje como su acción preferida y escriba su “enviar a Slack” dirección en el campo proporcionado.

¿Dónde puede encontrar su dirección de reenvío de Slack??

Esta escondido debajo [Your_Team_Name]> Preferencias> Mensajes y medios. Desplácese hasta la Trae correos electrónicos en Slack sección, y ahí está. Ahora podrás leer los correos electrónicos reenviados en Slackbot!

6. Recoger correos electrónicos con archivos PDF

Desde facturas y recibos hasta inscripciones gratuitas, recibe documentos útiles como archivos PDF en su bandeja de entrada. Capture todos los correos electrónicos correspondientes en un solo lugar con la siguiente regla.

Establecer la condición para que coincida Tipo de apego es PDF y usar el Mover mensaje Acción para aislar los correos electrónicos que contienen archivos PDF. Si desea resaltar los correos electrónicos en lugar de moverlos a una carpeta separada, use la Establecer el color del mensaje acción.

También puede filtrar correos electrónicos con otros tipos de archivos adjuntos, como archivos, presentaciones y películas con una regla similar.

Que hace “Dejar de evaluar las reglas” Hacer?

Al final de Realizar las siguientes acciones. menú, puede haber notado este elemento: Dejar de evaluar reglas. ¿Se pregunta qué hace? Bueno, ayuda a Mail a identificar el curso de acción correcto a tomar cuando las reglas están en conflicto.

Toma la regla por defecto Noticias de Apple, por ejemplo. Si crea una nueva regla que tiene una o más condiciones similares a esta, no se ejecutarán las acciones que agregue a la nueva regla. Eso es porque el Noticias de Apple la regla tiene la Dejar de evaluar reglas etiquetado en él, lo que hace que las acciones de seguimiento sean ineficaces..

Ilustrémoslo con un segundo ejemplo..

Digamos que desea marcar todos los mensajes entrantes en un buzón como leídos, excepto los de una dirección de correo electrónico particular llamada hello@my_inbox.com. También desea marcar los mensajes de esta dirección. En este escenario, esto es cómo se verán las reglas:

1. Si De contiene hello@my_inbox.com, Marcar como marcado rojo y Dejar de evaluar reglas
2. Si Cada mensaje, Marcar como leído.

¿Qué pasa si dejas fuera la Dejar de evaluar reglas ¿Acción desde la primera regla? Mensajes de hello@my_inbox.com se marcará y también se marcará como leído.

Ahora, si cambia el orden de las reglas mientras las crea, todos los mensajes se marcarán como leídos. Los de hello@my_inbox.com Se marcará como leído y marcado. Si anexas el Dejar de evaluar reglas Acción a la primera regla aquí, los correos electrónicos de hello@my_inbox.com se marcará como leído, pero no se marcará.

Deja que Apple Mail haga el trabajo pesado por ti

No es la propia bandeja de entrada el problema. Es que tienes que vadearlo todos los días para evitar perder los mensajes importantes y para aplacar la trivialidad que encuentra en tu camino..

Si tiene reglas en su lugar, Mail resalta lo que necesita su atención y se esconde o se deshace del resto. Redirige los correos electrónicos que importan a una o dos ubicaciones seguras y te sentirás libre de ignorar el resto, tal vez incluso Siempre!

Por supuesto, las reglas son uno forma de clasificar los correos electrónicos en Apple Mail, pero puede probar un cliente alternativo. 5 Alternativas de Apple Mail para Mac OS X. 5 Alternativas de Apple Mail para Mac OS X. Cada Mac viene con una aplicación de correo electrónico gratuita, pero no es el principio. Todas las soluciones de correo electrónico de OS X. Aquí están cinco de las mejores alternativas. Leer más para más opciones.

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