Reuniones frente a reuniones Dos aplicaciones de Mac para gestionar agendas y actas

Si necesita agendas y minutos extensos y detallados de reuniones, dos aplicaciones de Mac Store, ambas llamadas Reuniones, ofrecen soluciones útiles que no están disponibles en otro software OS X.

Las reuniones ($ 12.99) de Exquisitus Inc y las reuniones ($ 19.99) de Command Guru ofrecen un conjunto de características similares, con algunas funciones diferenciadoras importantes para diferenciarlas. A pesar de haber descubierto recientemente el poder de Evernote para organizar reuniones Cómo usar Evernote para administrar sus reuniones Cómo usar Evernote para administrar sus reuniones ¿Sabía que las últimas herramientas y funciones de Evernote lo convierten en una aplicación muy útil para administrar reuniones? Lea más, cada una de estas aplicaciones incluye características que aún no ofrece el gigante de tomar notas.

Ambas aplicaciones pueden sincronizarse entre OS X y sus contrapartes de iOS, pero hoy me centraré en las versiones de OS X.

Reunión de Exquisitus Inc ($ 12.99) [Ya no está disponible]

Exquisitus 'Meetings es una aplicación que se divide en tres partes: una sección para agendas y actas (administrada bajo el Temas activos sección), un calendario dedicado (etiquetado Tablero), y un Entrada Sección para una lista de recordatorios, elementos de acción y temas de reuniones.

La aplicación puede ser un poco difícil de entender cuando empiezas. Para configurar una nueva reunión, seleccione Archivo> Nuevo tema de reunión, o haga clic en el signo más “+” Botón en la barra lateral. A diferencia de las reuniones de Command Guru, este programa le permite agregar los nombres y las direcciones de correo electrónico respectivas de sus contactos, lo que, como verá, facilita el envío de agendas y actas..

Haga clic en el pequeño “+ Ítem ​​de agenda” Botón para agregar el primer elemento de agenda para una reunión. Aunque también puede usar el método abreviado de teclado Shift + Command + G para agregar un nuevo elemento, sería aún mejor si los usuarios pudieran presionar la combinación Shift + Return para agregar rápidamente elementos de la agenda a medida que escriben.

Tenga en cuenta que los elementos de la agenda para esta aplicación incluyen la capacidad de agregar una nota adhesiva y un adjunto a cada elemento, y un botón para sangrar de forma selectiva los elementos de la agenda, dos características exclusivas de esta aplicación en particular. Los elementos individuales de la agenda también se pueden enviar por correo electrónico directamente desde la aplicación a todos o a los participantes seleccionados de la reunión.

Una de las ventajas de usar esta aplicación sobre el enfoque de Evernote es que los elementos de la agenda se pueden mover fácilmente. Esto es útil tanto para crear agendas como para hacer cambios en la agenda al inicio o durante la reunión..

Creación de minutos

Después de agregar todos los elementos de su agenda, haga clic en Nueva reunion Botón para configurar los minutos. Después de crear las actas de la reunión, cualquier cambio en la agenda deberá editarse manualmente en las actas de la reunión, por lo que puede ser una buena idea crear solo minutos después los participantes aprueban la agenda.

Otra ventaja de este enfoque es que si sus reuniones utilizan regularmente los mismos elementos de la agenda para cada reunión, puede simplemente hacer clic en los botones Nueva reunión para crear un nuevo conjunto de minutos para futuras reuniones. Por supuesto, la agenda también se puede modificar para cada nueva reunión..

Al igual que con los elementos de la agenda, los minutos pueden enviarse por correo electrónico, exportarse a PDF o RTF, copiarse al portapapeles o configurarse para Markdown Markdown aquí: Use Markdown Text In Gmail & Have It Rendered [Chrome] Markdown Here: Use Markdown Text In Gmail & Han renderizado [Chrome] Leer más Formato HTML. Cuando se envían agendas o actas por correo electrónico, las Reuniones insertan automáticamente las direcciones de correo electrónico, así como el contenido de la reunión. Esta es una característica que falta en la aplicación revisada a continuación.

Añadir acciones y tareas pendientes

Uno de los propósitos más importantes de las reuniones es identificar qué se debe hacer y asignar fechas de vencimiento. Las reuniones de Exquisitus incluyen tres formas útiles de agregar recordatorios. Puedes usar el Archivo> Nueva acción elemento del menú, haga clic en el Acciones de elementos en la parte superior derecha de la sección de reuniones, o agregue recordatorios en el Panel de control.

El uso de la función Panel de control permite asignar fechas de vencimiento a los elementos, así como presentar otros eventos del calendario y recordatorios.

Lo que también es útil sobre Reuniones es que todos sus temas, agendas y actas se guardan en una aplicación y se exportan a la aplicación de Reuniones para iOS equivalente ($ 4.99) [Ya no está disponible].

Reuniones de Command Guru ($ 19.99)

Las reuniones de Command Guru para Mac tienen un diseño limpio y colorido, con una interfaz que me parece intuitiva. A pesar de que cuesta $ 7 más que la aplicación de Exquisitus, no es tan completo para configurar y compartir agendas y actas. Afortunadamente, se puede descargar una versión de prueba de 30 días de esta aplicación desde el sitio web del desarrollador..

Para crear una nueva reunión, seleccione Archivo> Nuevo, y agregue el título, la fecha y la ubicación de la reunión. Hay secciones de la interfaz de usuario para agregar nombres de los participantes de la reunión, elementos de preparación y agenda, notas de discusión, decisiones y tareas. También puede seleccionar para ocultar las secciones que no necesita. Estos son muy útiles, y algunos de ellos no están disponibles en la aplicación Exquisitus.

Desafortunadamente, esta aplicación no se conecta a la aplicación Contactos de su Mac, por lo que tendrá que ingresar manualmente los nombres y direcciones de los asistentes. Tampoco hay atajos de teclado para agregar elementos de la agenda, aunque hay una característica llamada “Tarea inteligente” que cuando está habilitado le permite ingresar y agregar elementos usando una tecla de acceso rápido asignada.

Otro inconveniente de esta aplicación es que no hay ninguna función para usar los elementos de la agenda para configurar los minutos. Básicamente, debe volver a crear los puntos de la agenda para las discusiones, si elige ese enfoque..

La única función de exportación para esta aplicación es enviar por correo electrónico, y la exportación terminada se ve mejor que el diseño producido por la aplicación Exquisitus. Como se mencionó, este programa no inserta direcciones de correo electrónico y también enumera los nombres de los participantes verticalmente, lo que ocupa una cantidad innecesaria de espacio.

Al igual que la aplicación de Exquisitus, Meetings también se sincroniza con la aplicación de iOS de Meetings equivalente ($ 4.99) a través de iCloud.

Conclusión

Ambas aplicaciones de reuniones proporcionan una solución muy necesaria que no estaba disponible anteriormente en la plataforma Mac. Y a pesar de que existen varias aplicaciones de reuniones de iOS sólidas, MinuteTaker y Meetings le ayudan a producir informes de minutos profesionales de iPad MinuteTaker y Meetings le ayudan a producir informes profesionales de minutos de iPad en mi Guía de reuniones en línea gratuita MakeUseOf en la que proporcioné algunos consejos para planificar y celebrar reuniones en la Web , Me referí a unos minutos tomando aplicaciones también. Si bien muy pocos de nosotros ... Leer más, es genial que estas aplicaciones de escritorio vayan acompañadas de versiones móviles que sincronizan datos, ya que escribir iPad no es idea de todos para un buen momento. Por otro lado, las versiones para iPad son geniales para revisar el contenido..

Descargar: Reuniones de Exquisitus ($ 12.99) / Reuniones de Command Guru ($ 19.99)

Para obtener otras sugerencias sobre la planificación y la celebración de reuniones, consulte nuestra guía de reuniones en línea que se puede descargar gratuitamente. También nos encantaría conocer las funciones que le gustaría ver agregadas a estas aplicaciones de reuniones.

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