Consejos para una mayor organización y productividad

Al evaluar las necesidades de la organización, observe cinco áreas funcionales antes de hacer recomendaciones específicas:

Flujo de papel: Identifique los tipos de papeleo (facturas, correspondencia, información de contacto, etc.) que llegan a su oficina. Divídalos en categorías para que sirvan como elementos de acción, luego diseñe un sistema para mantenerlos organizados de acuerdo con las categorías..

Su capacidad para encontrar cosas: Considere con qué rapidez puede ubicar actualmente los documentos individuales en su oficina. Si pasa mucho tiempo buscando documentos o archivos extraviados, es posible que deba crear un sistema de archivo (o renovar uno existente) para ayudarlo a mantenerse organizado..

Sus categorías de trabajo: Identifique y enumere las ocho a 10 categorías amplias que conforman la mayor parte de su producto o servicio. Hacerlo es el primer paso para configurar un sistema de archivo eficiente, así como un sistema para su computadora (incluidas las bases de datos, los archivos almacenados digitalmente, el administrador de contactos, etc.).

Sistema de gestión del tiempo: Decida sobre un sistema de administración del tiempo que funcione para usted. Algunas personas prefieren los planificadores de día tradicionales; otros prefieren sistemas basados ​​en computadora, posiblemente vinculados a un PDA.

Rastreo de artículos "para hacer": Decidir sobre un sistema para el seguimiento de los elementos de acción de negocios. Al igual que con los sistemas de administración del tiempo, algunas personas prefieren los métodos tradicionales (como mantener listas o notas escritas a mano), pero los programas de software que ayudan a facilitar esta función son cada vez más preferidos. A menudo, estas funciones están integradas en paquetes de software de oficina que también abarcan correo electrónico, administradores de contactos, calendarios, etc..
Las personas a veces pueden comenzar a sentirse paralizadas por su entorno de trabajo abarrotado y el flujo de papel que está fuera de control. En general, el problema a menudo se debe al exceso de papel que fluye sobre el escritorio del profesional, sin un sistema metódico para sacarlo del escritorio. Para comenzar a escapar de este estado paralizado, siga los siguientes pasos:

Ordenar: No se deje intimidar por la idea de clasificar. Es simplemente una cuestión de juntar artículos similares. Por ejemplo, si su escritorio y monitor de computadora están cubiertos por recordatorios de notas adhesivas, reúnalas todas o consolide la información que contienen en una hoja de papel (o en un documento de texto digital). Clasifique otros documentos en categorías funcionales, como facturas, banca, contabilidad, información fiscal, etc. Establezca un archivo o una bandeja de oficina para documentos que representan elementos de acción "urgentes" o "inmediatos". Deseche cualquier papel que sea claramente innecesario, como sobres vacíos. Las pilas ordenadas con las que terminará se clasificarán más adelante.

Purga: Eche un vistazo a los materiales clasificados. Determine qué papeles o archivos ya no sirven para un propósito útil y deséchelos. Una frustración común y comprensible es la dificultad de decidir qué papeles conservar y qué tirar. Aquí hay algunos factores a considerar:

Información financiera o fiscal: Estados financieros y elementos que podrían ser requeridos por el I.R.S. Debe mantenerse en el archivo durante cinco a siete años. Los documentos más antiguos que eso generalmente pueden ser descartados.

Información que está disponible en línea: Es posible que no sea necesario guardar la información más reciente que esté duplicada o disponible en Internet. Muchas personas imprimen páginas de sitios web para referencia o conveniencia. (Es posible que esté leyendo una de esas impresiones en este preciso momento). Si es probable que la información esté disponible en un sitio web permanente (o que esté disponible por lo menos durante el tiempo que la necesite), no es necesario. para guardar copias en papel para siempre. Además, es posible que pueda guardar información de los sitios web como archivos en su disco duro, ya sea como archivos de texto o archivos de origen (html). Unos pocos kilobytes almacenados en un disco duro, disquete o CD-R ocupan mucho menos espacio que una carpeta de archivos llena de impresiones en papel.

Información transferible a otro lugar: Si la información en una hoja de papel es algo así como un recordatorio de calendario o un número de teléfono, transfiérala al lugar apropiado, como su calendario o rolodex (ya sea en papel o en formato electrónico), luego descarte.

Clasificar por categorías: Una vez que haya ordenado una colección de documentos y purgado lo que ha considerado innecesario, es hora de clasificar sus pilas ordenadas en un sistema de archivo. Si no tiene experiencia en el arte y la ciencia de la presentación, simplemente piense en un sistema de archivo tal como le enseñaron a pensar en un esquema en la clase de inglés: información agrupada en categorías y subcategorías. Tome las ocho a 10 categorías amplias con las que trata en su negocio y divida cada una de ellas en subcategorías. Por ejemplo, es posible que desee configurar un archivo de categoría principal llamado "Financiero". Dentro de ese archivo, puede desglosar la categoría financiera en los subgrupos "Impuestos", "Acciones" y "Estados de cuenta bancarios". Los elementos que ha colocado en su pila "Financiera" simplemente se archivan adecuadamente dentro de esas categorías. Asegúrese de que todos los archivos estén etiquetados de manera clara y concisa. Es posible que desee utilizar un sistema de archivos colgantes, utilizando las carpetas de archivos colgantes más grandes para categorías amplias y archivos de manila ordinarios para las subcategorías. En la tienda de suministros de oficina, busque las carpetas de manila designadas como "archivos interiores". Estas son ligeramente más pequeñas que las carpetas de archivos ordinarias y encajan perfectamente dentro de los archivos colgantes.

Mantener: Cualquier sistema de archivo es tan bueno como su disposición para mantenerlo. Sea diligente al respecto y coloque un recordatorio en su calendario para pedirle que clasifique, limpie y clasifique a diario..

Para organizar su computadora, siga los mismos pasos que con el papel: ordene, limpie y clasifique. Con el sistema de administración de archivos de su computadora, es fácil crear carpetas y subcarpetas para realizar un seguimiento de los documentos. (Si lo desea, incluso puede crear sub-sub subcarpetas. En la jerga de la computadora, crear carpetas dentro de las carpetas a veces se denomina "agrupamiento"). Por lo general, crear una nueva carpeta es simplemente una cuestión de seleccionar "Archivo" en la barra de menús ; en el menú Archivo, seleccione "Nuevo"; a continuación, seleccione "Carpeta". Una nueva carpeta (sin título) debería aparecer en su escritorio. Asígnele un nombre apropiado y determine dónde desea almacenarlo en su disco duro. Al igual que en su sistema de archivo en papel, las categorías amplias se representarán con carpetas de archivos digitales, y éstas contendrán subdirectorios análogos a los archivos de subcategorías.

Un concepto efectivo para mantenerse organizado en la oficina de su hogar es la técnica "On-In-and-Around". En términos de papeleo, las cosas en las que trabajas diariamente deben estar EN tu escritorio. Las cosas en las que trabajas semanalmente deben estar EN tu escritorio. Las cosas en las que trabajas mensualmente deben ser ALREDEDOR de tu escritorio..