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10 características poco conocidas de Microsoft Office que deberías conocer
A veces las cosas más pequeñas hacen las diferencias más grandes. Establezca la duración de Auto Recover a la derecha y puede recuperar un documento no guardado sin un aleteo. Intenta eso con una tarea de verano.
Microsoft Office 2016 presenta un frente simple, pero debajo de todo hay un potente motor con muchos engranajes y tuercas. Muchas de las funciones de Office están ocultas 10 características ocultas de Microsoft Word que harán su vida más fácil 10 características ocultas de Microsoft Word que harán su vida más fácil Microsoft Word es engañosamente simple. Usted está bien siempre que active un documento y simplemente escriba. Pero Microsoft Word no sería el cuchillo suizo, sin sus características productivas. Leer más porque no sabemos acerca de ellos. Y si no los conocemos, no podemos utilizarlos para nuestra productividad..
Este artículo trata sobre eso: descubrir características poco conocidas de Microsoft Office. Pero no puedo profundizar en su importancia sin extraer sus beneficios para usted. Así que, aquí está mi intento de explicar “extraño” Características de Microsoft Office de la manera más simple posible..
1. dime
Para Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 y Access 2016.
Ya no es tan poco conocido como el nuevo “Dime que quieres hacer” El cuadro es quizás la mejora más útil en Microsoft Office 2016 13+ Razones por las que debe actualizarse a Microsoft Office 2016 13+ Razones por las que debe actualizar a Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 está aquí y es hora de que tome una decisión. La pregunta de la productividad es: ¿debería actualizar? Te damos las nuevas características y las razones más frescas para ayudarte ... Leer más. El campo de texto en la cinta de opciones es la forma más rápida de acceder a las funciones que desea utilizar o las acciones que desea realizar. Escriba una palabra o frase natural que se relacione con lo que desea hacer y el cuadro responde con un menú desplegable con coincidencias sugeridas. Seleccione la función que cree que es correcta y Office abre el cuadro de diálogo correcto para ayudarlo a hacerlo.
Piense en ello como una forma más dinámica de obtener ayuda con cualquier comando de Office. Puedes seguir ayudando haciendo clic en Obtener ayuda en como se muestra en la captura de pantalla anterior. Eso abre el tradicional visor de ayuda..
2. Mantenga la fecha y hora actual del documento
Para Word 2016 y PowerPoint 2016..
Agregar la fecha actual a su documento es tan fácil como escribir y permitir que Microsoft Office complete automáticamente el resto. Cuando reutiliza el mismo documento en otra fecha, cambiar la fecha y la hora es una pequeña tarea para una sola fecha, pero una grande si ha agregado algunas más. Por ejemplo, en el pie de página de cada página..
También es algo que podrías olvidar. Microsoft tiene una característica simple que actualiza la fecha automáticamente. Eso es suficiente para salvarte de tu olvido..
Coloque el cursor donde desee insertar la fecha. Luego ve a Cinta> Insertar> Fecha y hora.
En el cuadro de diálogo, elija el formato de fecha que desea utilizar. Habilitar el Actualizar automáticamente casilla de verificación para garantizar que la fecha se mantenga actualizada cada vez que abra el documento.
3. Piezas rápidas
Para Word 2016.
Las piezas rápidas son “Bloques de construcción” disponible en Word y Outlook. Piense en ellos como plantillas que no han crecido todavía. Como su nombre lo indica, son piezas reutilizables de cualquier contenido que desee utilizar en Microsoft Word. Pueden ser párrafos únicos o múltiples de texto, cuadros de texto, tablas, listas, portadas, marcas de agua, bibliografías o cualquier otra forma de contenido. Estos bloques de construcción, como cualquier plantilla reutilizable, pueden ahorrar mucho tiempo, especialmente en áreas donde los formatos y el contenido son repetitivos..
En Word y Outlook, use la Galería de piezas rápidas para almacenar estos fragmentos de contenido reutilizables. Ir Cinta> Insertar lengüeta > Texto Grupo > Piezas rápidas.
El menú desplegable incluye tres tipos diferentes de Quick Parts y el Building Block Organizer. El texto automático puede ser útil de inmediato, ya que le permite reutilizar cualquier contenido una y otra vez como un acceso directo. Por ejemplo, estoy usando “Microsoft Office” como un Autotexto para evitar escribirlo repetidamente en este documento.
Para guardar cualquier cosa en la Galería de piezas rápida, seleccione el contenido. Hacer clic Insertar> Piezas rápidas, y luego haga clic Guardar selección en la Galería de piezas rápidas. Cambie el nombre y agregue una descripción si lo desea. Hacer clic DE ACUERDO.
Para reutilizar este fragmento de contenido, coloque el cursor en la ubicación correcta en su documento, haga clic en Insertar> Piezas rápidas, y luego elegir la selección guardada.
Utilizar el Organizador de bloques de construcción Enumera todos los bloques de construcción disponibles para usted en Word. Siempre puede editar sus propiedades, eliminar e insertar nuevos bloques de edificios.
Este artículo de soporte de Microsoft Office explica los diferentes tipos de partes rápidas en breve.
4. Marca de agua
Para Word 2016.
Las marcas de agua se pueden utilizar para establecer una marca o como una medida de seguridad. Incluso puede utilizar texto o una imagen para mostrar el estado de un documento. Una marca de agua común es “Borrador”.
Ir Ribbon> Diseño> Marca de agua. Utilice cualquiera de las cuatro marcas de agua predeterminadas o cree su propia.
Hacer clic Marca de agua personalizada> Marca de agua de texto. Seleccione uno de la lista o escriba su propio texto. Luego, ajuste la marca de agua configurando la fuente, el diseño, el tamaño, los colores, la orientación y la transparencia.
Hacer clic Marca de agua personalizada> Marca de agua de imagen y navegar a una imagen. Se ilumina automáticamente para no interferir con el texto del documento a menos que desactive la casilla Fracaso caja.
Puedes guardar tus creaciones en el Galería de marca de agua. Tenga en cuenta que el comando Custom Watermark está habilitado solo en la vista Imprimir.
La creación de marcas de agua en Excel 2016 y PowerPoint 2016 no es tan automática como lo muestra la información de soporte.
5. Facilidad de lectura Flesch
Para Word 2016 y Outlook 2016..
¿La forma más rápida de hacer que sus documentos y correos electrónicos sean más legibles? Use la puntuación de legibilidad para medir el nivel de legibilidad de sus documentos Cómo obtener la puntuación de legibilidad de cualquier documento de Word Cómo obtener la puntuación de legibilidad de cualquier documento de Word Saber qué tan difícil es entender su documento puede ayudarlo a convertirse en un mejor escritor. Aquí se explica cómo hacer que Microsoft Word le brinde información de legibilidad. Lee mas . Word y Outlook usan dos medidas:
- Prueba de facilidad de lectura Flesch
- Prueba de nivel de grado Flesch-Kincaid
los Facilidad de lectura la prueba mide el número promedio de sílabas por palabra y palabras por oración en una escala de 100 puntos. Cuanto mayor sea la puntuación, más fácil será comprender el documento. Apunta al rango 60-70..
los Nivel de grado la prueba compara el contenido con los niveles de grado de la escuela de EE. UU. Por ejemplo, una puntuación de 7.0 significa que un alumno de séptimo grado puede entender el documento. Apunta a 7.0 a 8.0.
En palabra: ir a Cinta> Archivo> Opciones y haga clic Revisión.
Debajo Al corregir la ortografía y la gramática. en palabra, Asegúrate que Revisar la gramática con la ortografía. casilla de verificación está seleccionada.
Seleccionar Mostrar estadísticas de legibilidad.
(En Outlook: Ir a Archivo> Opciones y haga clic en Correo> Redactar mensaje> Ortografía y Autocorrección.)
Después de Corrector ortográfico, El cuadro de diálogo mostrará el nivel de legibilidad del documento..
6. Vista de marcado simple
Para Word 2016.
Uso de documentos de oficina Cambio de camino para monitorear los cambios cuando un equipo colabora en un documento. Estos incluyen indicadores como ediciones de contenido, cambios de formato, comentarios y otras inserciones y eliminaciones. Cuantos más autores haya en un documento, mayor será el desorden visual. Ir Ribbon> Revisión> Seguimiento Grupo para afinar los cambios que se monitorean..
Si cree que el documento es difícil de leer, encienda Marcado simple. El desorden visual se desvanecerá, y solo una vertical roja cerca del margen indicará que se han realizado cambios. La palabra muestra un pequeño globo para un comentario..
Al hacer clic en la barra vertical roja (se convierte en una barra vertical gris), el documento vuelve al Vista de todas las marcas con todos los cambios rastreados visibles de nuevo. Haga clic en la barra gris para alternar de nuevo a la Marcado simple ver.
7. Línea de firma
Para Word 2016, Excel 2016 y PowerPoint 2016.
Una línea de firma es un simple marcador de posición para un documento que planea enviar digitalmente o imprimir. Pero viene con un beneficio más. Puede incluir su información personal o cualquier otra instrucción para el firmante que considere necesario..
Ir Cinta> Insertar> (Grupo de texto)> Línea de firma.
La línea Signature se puede personalizar desde Configuración de la firma caja.
El firmante puede usar sus ID digitales para firmar el documento haciendo clic con el botón derecho en el marcador de posición y haciendo clic en Firmar.
Si no está utilizando una firma digital, puede crear su propio formato de firma y guardarlo como elemento de creación y reutilizarlo desde Quick Parts en cada documento..
8. Firma digital invisible
Para Word 2016, Excel 2016 y PowerPoint 2016..
Las firmas digitales no son firmas electrónicas. ¿Su firma electrónica es legal en todo el mundo? ¿Es su firma electrónica legal en todo el mundo? ¿Las firmas electrónicas son válidas y legales en todo el mundo? ¿Son más preferibles a la firma manuscrita impresa en un mundo sin papel? Nos fijamos en lo que dice la ley a nivel mundial. Lee mas . Son herramientas de autorización más sólidas y están cifradas para proteger sus documentos. Puede agregar sus propias firmas digitales invisibles en Word, Excel o PowerPoint para proteger un documento.
Consigue tu propia identificación digital. Microsoft se ha asociado con algunos servicios de firma digital más aparte de DocuSign.
Ve a la Ficha Archivo> Información> Proteger documento, Proteger libro de trabajo o Proteger la presentación y haga clic Añadir una firma digital.
En el Firmar cuadro de diálogo, indique el motivo de la firma en el Propósito cuadro y haga clic Firmar.
Después de firmar digitalmente el documento, aparece el botón Firmas y el archivo ahora es de solo lectura para evitar modificaciones..
Este artículo de soporte de Microsoft explica el método para Outlook 2016.
9. Comprobador de accesibilidad
Para Word 2016, Excel 2016 y PowerPoint 2016..
El Comprobador de accesibilidad lo ayuda a crear contenido legible para personas con discapacidades. Se muestra como un informe de los problemas que encuentra en un documento y también explica por qué cada problema puede ser un problema para alguien con una discapacidad.
Por ejemplo, una imagen que falta texto alternativo hará que sea difícil para un lector de pantalla y una persona con problemas visuales. También se proporcionan soluciones que lo ayudan a crear documentos sin errores para todos y no solo para alguien con una discapacidad..
Ir Archivo> Información. Cualquier problema de accesibilidad se mostrará como un mensaje junto a la Compruebe si hay problemas botón.
Para ejecutar y reparar los problemas en su archivo, haga clic en Verificar problemas> Verificar accesibilidad.
El panel de tareas del Comprobador de accesibilidad muestra posibles problemas y soluciones sobre cómo solucionar cualquier problema en los documentos.
La ejecución de un documento a través de una verificación de accesibilidad a menudo revela errores que pueden hacer o deshacer un documento profesional. Por ejemplo, faltan encabezados o problemas de formato.
10. Archivos PDF etiquetados
Para Word 2016, Excel 2016 y PowerPoint 2016..
PDF etiquetado no es lo mismo que agregar “etiquetas” para organizar archivos PDF. Un PDF etiquetado es una función de asistencia para crear archivos PDF más fáciles de usar. Haga que sus archivos PDF sean más accesibles y fáciles de leer con estos consejos. Haga que sus archivos PDF sean más accesibles y fáciles de leer con estos consejos. Cualquier buen PDF debe ser accesible para comunicar ideas. siga estos consejos para asegurarse de que su documento alcance el objetivo. Lea más de Microsoft Office. El PDF etiquetado también es importante para crear documentos reajustables que funcionan en todo tipo de pantallas. De la manera más sencilla., “Etiquetas” Definir la estructura de un PDF. Piense en ellos como mapas que explican las relaciones lógicas entre los diferentes elementos en un documento PDF complejo. Por ejemplo: listas, tablas e imágenes..
Microsoft explica los conceptos básicos de los archivos PDF etiquetados:
El etiquetado agrega una capa de información llamada “semántica” a un documento PDF, que indica qué tipos de objetos están incluidos [en] un archivo, por ejemplo: encabezados, párrafos, imágenes y tablas. Cuando guarda su archivo como PDF, estas semánticas son identificadas y etiquetadas por la aplicación de Office que está utilizando y se agregan al archivo..
Microsoft Office etiqueta automáticamente el documento cuando se convierte a PDF, pero debe tener en cuenta la configuración que lo controla.
Hacer clic Archivo> Guardar como y navegar a una ubicación.
En el Guardar como cuadro de diálogo, elija PDF en el Guardar como tipo lista.
Haga clic en Mas opciones. En el Guardar como cuadro de diálogo, elija nuevamente PDF y haga clic en el Opciones botón. Asegurar la Etiquetas de estructura de documentos para accesibilidad. casilla de verificación está seleccionada y haga clic en DE ACUERDO.
Las características poco conocidas son los estímulos de productividad
Piense en una característica poco común que descubrió a partir de una sugerencia. Tal vez, fue un pequeño atajo de teclado 60 Atajos de teclado esenciales de Microsoft Office para Word, Excel y PowerPoint 60 Atajos de teclado esenciales de Microsoft Office para Word, Excel y PowerPoint Cientos de atajos de teclado están disponibles en Office, pero estos son los más importantes Debes saber porque te ahorrarán mucho tiempo. Lea más o algo más fuerte, como el cifrado o la protección con contraseña Cómo proteger con contraseña y cifrar sus archivos de Microsoft Office Cómo proteger con contraseña y cifrar sus archivos de Microsoft Office ¿Le importaría si alguien hojeara sus cuadernos de OneNote o tuviera acceso a sus documentos de Word? Si su respuesta es sí, permítanos mostrarle cómo proteger sus archivos de Office. Lee mas . Tal vez, es la capacidad de publicar sus documentos de Office en Docs.com.
Cada nueva función incorporada en nuestros flujos de trabajo personales no solo nos hace apreciar un software, sino que también agrega un paso a nuestra curva de aprendizaje..
Ahora es su turno de contarnos acerca de la única característica de Microsoft Office que es casi tan importante como su mano derecha. ¿Cuántas de las características anteriores de la lista anterior fueron “nuevo” para ti?
Obtenga más información sobre: Microsoft Excel, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word.