10 consejos para administrar archivos compartidos en Google Drive

Este es uno de esos momentos en los que quiero que saltes a la parte inferior de la página. Google Drive estaba trabajando con tres autores de tres esquinas de los Estados Unidos. Los tres autores tuvieron una hora para escribir y colaborar en un cuento. Lo lograron. Esa es la colaboración en tiempo real en su máxima expresión..

Compartir con plataformas colaborativas en la nube como Google Drive ya no es novedoso. Los gigantes del mundo de la tecnología están peleando las guerras por las empresas y los consumidores. El polvo no se va a asentar pronto. Es una buena noticia para nosotros, los consumidores, ya que mejoramos nuestra jornada laboral con archivos, carpetas y equipos compartidos..

Entonces, tengo que preguntarte: ¿sigue siendo muy fácil compartir archivos con Google Drive? ¿O todavía estás aprendiendo? De cualquier manera, estos diez consejos deberían ayudarlo a administrar archivos compartidos un poco mejor a partir de hoy..

Nota: Si está compartiendo archivos confidenciales, asegúrese de habilitar el cifrado de Google Drive del lado del cliente. 3 Herramientas útiles para mejorar la seguridad y privacidad de Google Drive. 3 Herramientas útiles para mejorar la seguridad y privacidad de Google Drive. El cifrado integrado de Google Drive es suficiente para mantener seguros sus archivos privados. ¿Del robo y la intrusión? Vamos a averiguar. Lee mas !

Los fundamentos de compartir

Se trata de crear el tipo correcto de permisos de uso compartido y el nivel de uso compartido. Puedes compartir cualquier archivo o carpeta en Google Drive. El video de dos minutos resume el proceso..

Como propietario, puede otorgar a otros la propiedad completa de un archivo, o algún nivel de acceso de edición y edición..

• Poder editar: La hoja de cálculo colaborativa en la que está trabajando con su equipo..
• Puedo comentar: El borrador del libro que estás escribiendo. Otros pueden ver y agregar comentarios al archivo, pero no pueden editarlo. Las carpetas no tienen comentarios..
• Puedo ver: La invitación a la fiesta de fin de semana que acaba de hacer con la presentación..

Aquí hay un gráfico que compara el acceso para un espectador, comentarista, editor o propietario:

Fuente: Soporte de Google

1. Cómo deshabilitar copiar, descargar e imprimir archivos compartidos?

Puede rechazar la descarga, impresión y copia de archivos compartidos. La función avanzada de administración de derechos de información elimina estas opciones del menú del visor. Esta es otra capa de control sobre tus documentos..

Abre Google Drive. Seleccione el archivo compartido y haga clic en el Compartir icono en la parte superior derecha.

Sobre el Compartir con otros cuadro de diálogo, agregue el nombre del colaborador y haga clic en el Avanzado Opción ubicada en la parte inferior derecha..

Selecciona el Deshabilite las opciones para descargar, imprimir y copiar para comentaristas y espectadores caja. Hacer clic Salvar cambios.

Los espectadores verán un “Opciones de exportación deshabilitadas” Notificación en la parte superior de los menús Archivo y Editar para documentos específicos, hojas de cálculo y presentaciones..

Tenga en cuenta que aquellos con “editar” Los permisos aún podrán descargar, imprimir y copiar su archivo, incluso si esta configuración está activada..

2. Comparte una carpeta con usuarios que no sean de Google

Sus amigos y colegas no necesitan una cuenta de Google para ver una carpeta o documento de Google Drive. Esta es una de las habilidades poco conocidas de Google Drive. Puede enviar una invitación a su dirección de correo electrónico. O usa un enlace para compartir.

Escoger entre Puedo ver o Poder editar o Puede comentar. Haga clic en el botón Guardar.

Puedes entrar en el Avanzado compartir configuraciones y elegir otras opciones de compartir. La persona que recibe la invitación no tiene que registrarse e iniciar sesión con una cuenta de Google para ver en el archivo. Pero, necesitarán una cuenta de Google para editar un archivo o comentar..

Compartir a través de un enlace es un riesgo de seguridad. ¿Qué tan seguros están sus documentos en Google Drive? ¿Qué tan seguros son sus documentos en Google Drive? Leer más para documentos sensibles Porque cualquier persona con el enlace puede acceder al archivo..

3. Descargar una carpeta compartida completa

Google Drive le permite descargar todo el contenido de una carpeta compartida como un archivo ZIP. Esto es útil para guardar copias locales de documentos compartidos. La estructura de carpetas con cualquier subcarpeta se conserva en el archivo..

Ir Comparte conmigo En tu Google Drive. Haga clic derecho en la carpeta y elija Descargar.

También puedes usar el icono de puntos triples en la barra de herramientas para descargar la carpeta.

Si descarga un documento, hoja o diapositiva de Google, se descargará como un documento de Office. Todos los demás archivos se descargarán en su formato nativo..

4. Transfiere la propiedad de los archivos a otra persona

Hay muchas razones para transferir la propiedad de los documentos a otra persona. Tal vez alguien más se está haciendo cargo de un proyecto. Tal vez alguien te despidió. En una nota mejor, usted se va de vacaciones y solo quiere ceder la responsabilidad de los documentos compartidos. El proceso para digitalmente. “entregar” Documentos y carpetas de Google Drive es fácil.

Abre Google Drive. Seleccione la carpeta o archivo compartido en Documentos, Hojas o Diapositivas y haga clic en el Compartir Icono en la parte superior derecha. Cuando el presunto propietario no tiene acceso compartido ... invitar escribiendo la dirección de correo electrónico en el “Invitar a la gente” campo. Entonces Salvar.

Hacer clic Avanzado en la esquina inferior derecha del cuadro de compartir. Haga clic en el menú desplegable junto al nombre de la persona que desea que sea el propietario del archivo o carpeta. Seleccionar Es dueño. Hacer clic Hecho.

Su rol se cambia de un propietario a un editor después de transferir la propiedad.

Nota: No puede transferir la propiedad de un archivo sincronizado o cargado (como un PDF o un archivo de imagen).

5. Cómo solicitar acceso a archivos compartidos?

Cuando intenta acceder a un archivo a través de un enlace compartido, puede ver un mensaje que dice “necesitas permiso.”

A veces, los propietarios comparten un enlace antes de que hayan establecido los permisos. Además, es posible que desee abrir el archivo con una ID de Google alternativa. Es fácil solicitar acceso con un solo clic..

En el escritorio:

• Abre un enlace al archivo..
• Haga clic en Solicitar acceso.

En Android:

Con la aplicación Drive para Android puede solicitar acceso con un solo toque cuando el “No se puede acceder al documento” mensaje aparece. El permiso de solicitud enviará un correo electrónico al propietario desde la aplicación. Los propietarios de archivos reciben inmediatamente una notificación en Android e iOS. La aplicación móvil se ha actualizado con esta característica recientemente.

6. Búsqueda de un colaborador

Compartir un documento con 10 miembros es fácil. Compartiéndolo con 50 llamadas para más planificación. Administrar archivos compartidos también significa hacer un seguimiento de qué colaborador está trabajando en qué documento.

Ir Ver detalles (Haga clic en el “yo” en la barra de herramientas). Navegar por el Actividad pestaña para ver rápidamente qué archivos ha compartido recientemente.

Haga clic en Comparte conmigo En el menú de la izquierda de Google Drive. Obtendrá una lista de todos los documentos a los que comparte acceso.

Utilizar el El poder de los filtros de búsqueda de Google. Los beneficios de productividad no serán una sorpresa para los que conocen los filtros de Gmail.

Utilice el cuadro de búsqueda en la parte superior de Google Drive. La búsqueda de Google Drive también busca el cuerpo del documento. Puede buscar en las primeras 100 páginas de cualquier documento de texto o PDF basado en texto que haya cargado. También puede buscar el texto que se encuentra en las primeras 10 páginas de cualquier archivo PDF de imagen. En lugar de buscar en las carpetas, use esta poderosa característica para acceder rápidamente a un archivo.

Mientras que en Google Drive presione el tecla de barra diagonal para colocar el cursor a la derecha en el cuadro de búsqueda. Haga clic en la pequeña flecha desplegable en el cuadro de búsqueda para revelar los filtros de búsqueda básicos. Aprender unos pocos parámetros manuales puede ahorrarle tiempo..

Por ejemplo: para buscar documentos que compartiste con alguien usa a: [email protected].

La ayuda de Google tiene la lista completa.

7. Simplificar el intercambio mediante la creación de grupos de contactos

Con los grupos de contactos de correo electrónico, no tiene que configurar permisos de documentos individuales para los miembros de su equipo.

Inicie sesión en los contactos de Google. En la barra lateral izquierda, haga clic en Nuevo grupo.

Asígnele un nombre descriptivo según el proyecto del equipo. O cualquier otra cosa que los haga fáciles de recordar. Usted puede nombrar grupos por permisos para que sean fáciles de recordar.

Por ejemplo: [email protected] o [email protected].

Rellene el Nuevo Grupo con las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo.

Utilice estos grupos de contactos específicos en la configuración de compartir archivos o carpetas.

8. Ver el recuento de vistas de un documento compartido

Google mantiene un historial de versiones, pero no hay forma de ver cuántas veces se ha visto un documento compartido. Obtuve la respuesta a esta pregunta de una discusión de Stack Exchange.

Envíe su documento enlace a la Servicio de acortamiento de URL http://goo.gl y compartir esa URL solamente. Este servicio proporciona información sobre el número de veces que se hizo clic en ese enlace, que es lo más cercano a lo que puede saber actualmente cuántas veces se accedió a su documento..

Esto es útil en los casos en que es posible que desee compartir un documento públicamente y verificar la respuesta. Tenga en cuenta que los documentos y archivos públicos se muestran en los resultados de búsqueda.

Algunas ideas para compartir públicamente:

• Sube y comparte un eBook.
• Probar la respuesta inicial a un producto creativo..
• Lanzamiento de una presentación de diapositivas para visualización pública (como SlideShare).
• Encuentra contenido educativo abierto.

Propina: Puede utilizar una simple búsqueda en el sitio de Google para buscar documentos públicos. P.ej. sitio de palabras clave: drive.google.com

9. Compartir con Slack

Slack es el nuevo lugar de trabajo o el enfriador de agua digital de la oficina. Si aún no estás trabajando con Slack, es hora de presentarlo a tu equipo. Hay muchas maneras de hacer que sus servicios favoritos funcionen con Slack. La integración de Google Drive es una de las más populares..

Slack te permite importar archivos de Google Drive y compartirlos a través de Slack. Slack también indexa todos los archivos importados de Google Drive para facilitar su búsqueda y referencia. Los archivos no se almacenan en Slack; continúan permaneciendo en sus carpetas de Google Drive. Slack actúa como un conducto.

Un pequeño ejemplo: pegue un enlace a un documento de Google en la sala de chat de Slack. Slack muestra un fragmento de contenido del archivo debajo del enlace una vez que está integrado. Esto es más útil que solo compartir enlaces ciegos.

El Centro de ayuda de Slack muestra cómo puede conectar su Google Drive a Slack de dos maneras fáciles.

10. Comparte Google Docs desde Microsoft Office

Google Drive vs Microsoft Word Google Docs vs. Microsoft Word: el combate de muerte para la investigación Redacción de Google Docs vs. Microsoft Word: el combate de la muerte para la investigación de la escritura Las soluciones en línea se están convirtiendo en la norma. Decidimos ver cómo Microsoft Word se compara con Google Docs. ¿Cuál hará el mejor trabajo de investigación? Leer más podría ser un combate diario de dos suites de oficina, pero las dos potencias finalmente están jugando bien. Ahora puede abrir archivos de Word, Excel y PowerPoint almacenados en la unidad, trabajar en ellos en Microsoft Office y compartirlos a través de la unidad de Google. Todo gracias a un práctico plug-in que se llama imaginativamente como - Complemento de Google Drive para Microsoft Office.

El complemento funciona con Microsoft Office 2007, 2010, 2013 y 2016..

Instala el complemento y dale permiso para acceder a tus carpetas de Google Drive. El complemento aparece como una pestaña adicional en la cinta de opciones y como una nueva ubicación en la pantalla Guardar.

Los documentos de Office almacenados en la unidad también están controlados por versión. Puede hacer un seguimiento de las versiones anteriores de un archivo de Office o volver a una versión anterior. Cuando desea trabajar en un documento de Google, se abre en el programa apropiado de Google Drive en una ventana de navegador separada.

No esta compartiendo maravilloso!

No puedes ir solo en el 21.^{S t} Siglo. Hay una serie de beneficios cuando colabora en el trabajo en equipo en tiempo real: 10 consejos para una colaboración en línea en tiempo real eficaz Trabajo en equipo: 10 consejos para una colaboración en línea en tiempo real eficaz Lea más. También hay desafíos. Pero reduzca la cantidad de aros para simplemente compartir una información y sucederán cosas buenas..

El video del proyecto escrito muestra cómo se puede lograr más con menos cuando se produce una sinergia de colaboración.

Pasa un poco de tiempo con las características de colaboración de Google Drive. La armonía del trabajo en equipo depende de ello. Lleve Google Drive más allá de un sistema de almacenamiento de archivos con los numerosos consejos y trucos que ofrece en todas las plataformas. Cuéntanos sobre el papel de Google Drive en tu mundo conectado.

¿Lo usa activamente para juntarse entre sí en torno a un proyecto común? ¿Cuál es el consejo que le gustaría compartir que hace que la administración de Google Drive sea un poco mejor para nosotros? O incluso una queja que te frena?

Crédito de la imagen: rompecabezas de Rido a través de Shutterstock

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