14 consejos para ahorrar tiempo en Microsoft Excel

Microsoft Excel es una herramienta sólida y completa para libros de trabajo y hojas de cálculo. Ya sea que lo use en el trabajo o en el hogar, usar funciones que le ahorran tiempo significa que puede pasar a su siguiente tarea más rápido.

Aquí hay varias formas convenientes de volar rápidamente a través de sus libros de trabajo, hojas de cálculo y tareas relacionadas.

1. Plantillas para ahorrar tiempo

Uno de los mejores ahorradores de tiempo para la mayoría de las tareas es el uso de una plantilla. Puede usarlos en Microsoft Word Cómo administrar su proyecto con plantillas de Word Cómo administrar su proyecto con plantillas de Word En la administración de proyectos, la preparación es la mitad de la batalla. Para organizar y documentar su proyecto, es posible que necesite muchos informes, formularios o planes diferentes. Hemos compilado una selección de plantillas de Word para comenzar. Lea más para agendas de reuniones, boletines o informes. En Excel, las plantillas son igual de útiles. Para cronogramas de proyectos, calendarios, facturas, presupuestos y más, aprovechar estas prácticas herramientas preformateadas puede ahorrarle tiempo.

Obtención de plantillas Cómo hacer que su proyecto sea un éxito con plantillas de Excel Cómo hacer que su proyecto sea un éxito con plantillas de Excel Las plantillas de Excel son una herramienta esencial en la cartera de un administrador de proyectos eficaz. Incluso en el proyecto más pequeño, las plantillas pueden hacer su vida más fácil y ahorrar mucho tiempo. Hemos recopilado una selección. Leer más que necesita es tan fácil como usarlos. El sitio web de Microsoft ofrece una variedad de plantillas de Excel para calendarios, planificadores, rastreadores de gastos y hojas de tiempo. Vertex42 tiene una buena selección de horarios, presupuestos, listas de tareas y balances. Otro gran recurso es la Hoja de cálculo 123 para facturas, inventario, hojas de registro y formularios de asistencia.

2. Filas y columnas de congelación

Si tiene una hoja de cálculo larga que contiene toneladas de datos, es posible que tenga que desplazarse demasiado hacia abajo o incluso para verlo todo. Esto significa que perderá de vista sus encabezados y se encontrará desplazándose constantemente hacia atrás para verlos. Sin embargo, si congela las filas y las columnas, esos encabezados permanecerán a medida que se desplaza por la hoja de cálculo..

1. Navegar a la Ver pestaña y selecciona Congelar los paneles en la cinta.
2. En el menú desplegable Congelar paneles, seleccione Congelar la fila superior, Congelar la primera columna, o elige ambos si es necesario.

Ahora, cuando se desplace hacia arriba, hacia abajo, hacia la derecha o hacia la izquierda, notará que sus encabezados permanecerán visibles. Para descongelar esas filas y columnas Cómo administrar columnas en Excel Cómo administrar columnas en Excel ¿Necesita agregar, mover, ocultar o cambiar columnas en una hoja de cálculo compleja? No se asuste. Le mostraremos las operaciones básicas de columna de Excel para organizar sus datos. Leer más, simplemente seleccione Congelar los paneles comando de nuevo y haga clic Paneles de descongelación.

Tenga en cuenta que en versiones anteriores de Excel, el proceso es un poco diferente. Seleccione la celda que es común tanto para la fila como para la columna que desea congelar y luego haga clic en Congelar los paneles.

3. Operando el mango de llenado

El controlador de relleno en Excel puede ahorrarle mucho tiempo cuando necesita rellenar varias celdas y hay varias formas diferentes de usar esta función. Primero, puede crear rápidamente una lista de números que cuentan para arriba ingresando 1 en la primera celda y 2 en la celda debajo de ella. Luego, seleccione ambas celdas y cuando aparezca el controlador de relleno, simplemente arrastre para rellenar las celdas según sea necesario.

Al usar la función para fechas, puede llenar fácilmente una columna o fila en incrementos de un día. Por ejemplo, puede ingresar 12/25/16 en la celda, seleccionar esa celda y, cuando aparezca el controlador de relleno, simplemente arrastre para agregar fechas posteriores. Esta maniobra también funciona con los días de la semana y los meses del año, así como hacia abajo a través de una columna y a través de una fila..

Otro uso práctico del controlador de relleno Cómo ahorrar tiempo en Excel utilizando el controlador de relleno Cómo ahorrar tiempo en Excel utilizando el controlador de relleno Dominar el controlador de relleno es el primer paso para convertirse en un asistente de Excel. Leer más es si necesita completar una columna completa con el mismo valor para su hoja de cálculo. Si ingresa una palabra o letra, por ejemplo, seleccione la celda y haga doble clic en el controlador de relleno. Esto ingresará ese valor en las celdas restantes de la columna tan abajo como la hoja de cálculo tenga datos.

4. Transposición de columnas y filas

Si tiene una hoja de cálculo que usa encabezados en columnas o filas (o ambas) y decide que funcionarán mejor de la manera opuesta, hay un proceso fácil para hacer el cambio. Esto le ahorra tener que volver a escribir esos encabezados. Estos son los pasos para mover celdas de encabezados de fila a encabezados de columna.

1. Seleccione las celdas en la columna que contienen los encabezados..
2. Haga clic derecho y seleccione Dupdo o haga clic en el Dupdo botón en el Casa pestaña de la cinta.
3. Seleccione la celda en la fila y columna donde desea que comiencen los encabezados.
4. Haga clic derecho y seleccione Pegado especial o haga clic Pegar y entonces Pegado especial sobre el Casa pestaña de la cinta.
5. Seleccione la casilla de verificación cerca de la parte inferior derecha que dice Transponer.
6. Hacer clic DE ACUERDO.

5. Accediendo a la calculadora

Si bien puede usar un complemento que hace aparecer una calculadora en la barra lateral de su hoja de cálculo, también puede aprovechar la función de calculadora integrada. Esto es conveniente cuando desea realizar cálculos rápidos que no están formulados en su hoja de cálculo ¿Haciendo sus impuestos? 5 Fórmulas de Excel que debes saber haciendo tus impuestos? 5 Fórmulas de Excel que debe saber Son dos días antes de la fecha de vencimiento de sus impuestos y no desea pagar otro cargo por presentación tardía. Este es el momento de aprovechar el poder de Excel para poner todo en orden. Lee mas . Y puede agregar la calculadora a su barra de herramientas o a la barra de herramientas de acceso rápido.

Para agregar la calculadora a cualquier ubicación, comience seleccionando Archivo> Opciones. Entonces elige cualquiera Personalizar la cinta o Acceso rapido a la barra de herramientas, Dependiendo de donde lo quieras. En el Elija comandos de cuadro desplegable, recoger Todos los comandos. Desplácese hacia abajo, haga clic en Calculadora, y luego pulsa el Añadir Botón para insertarlo en la barra de herramientas. Tenga en cuenta que si elige agregarlo a su cinta, tendrá que crear un grupo personalizado y agregarlo allí..

6. Vinculación a pestañas o celdas

Si su libro de trabajo contiene varias hojas de cálculo con datos de referencia cruzada entre ellos, la creación de un enlace directo proporciona un acceso rápido. Esto es especialmente útil si está compartiendo un libro de trabajo para que otros puedan saltar a esos datos rápidamente. Siga estos sencillos pasos para crear el enlace:

1. Seleccione la celda que contiene los datos que desea vincular.
2. Haga clic derecho y seleccione Hiperenlace o ve al Insertar pestaña y haga clic Hiperenlace en la cinta.
3. En la ventana emergente, seleccione Colocar en este documento.
4. Luego ingrese el texto para mostrar en esa celda, una referencia de celda específica si lo desea y la hoja de cálculo en el libro de trabajo con los datos a los que se está vinculando..
5. Hacer clic DE ACUERDO.

7. Usando atajos de teclado

Si usted es un ávido usuario de Excel, entonces los atajos de teclado pueden ahorrarle tiempo 3 Esfuerzos esenciales de Excel que le ahorrarán tiempo que debe conocer 3 Accesos directos esenciales de Excel que le ahorrarán tiempo que debe saber Excel puede ser un dolor de cabeza para los no iniciados, pero con estos atajos De la mano, te ahorrarás un montón de tiempo en el futuro! Lee mas . Si bien hay casi demasiados atajos de teclado para enumerar, aquí hay varios que pueden acelerar sus tareas..

• F4 (o Fn + F4) para repetir el último comando, incluidos los cambios de formato, como el color o la fuente.
• Alt + H, mi, UNA para borrar el contenido, el formato y otros datos adjuntos a las celdas seleccionadas.
• Ctrl + W para cerrar una hoja de cálculo y Ctrl + O para abrir uno.
• Ctrl + Shift + Colon para ingresar la hora actual y Ctrl + Shift + punto y coma para la fecha actual.
• Mayús + F9 para calcular la hoja de trabajo activa.
• Mayús + Tabulador para pasar a la celda u opción anterior.
• Ctrl + Inicio para pasar al principio de la hoja de cálculo.
• Ctrl + Page Down para pasar a la siguiente hoja de cálculo en un libro de trabajo y Ctrl + Page Up pasar al anterior.

8. Trabajando con Autosuma

Algunos pueden pensar que trabajar con fórmulas en Excel requiere demasiado tiempo para entrar. Pero incluso para ecuaciones simples, estas funciones integradas definitivamente pueden mover el trabajo de la hoja de cálculo más rápido.

A menos que lo haya movido o eliminado de su cinta, el AutoSum el botón debe estar en tu Casa lengüeta. Esta característica práctica te da las fórmulas más comunes con un clic. Puede agregar, contar o promediar un grupo de números u obtener el mínimo o el máximo de ellos. Simplemente haga clic en la flecha en la AutoSum botón para elegir tu fórmula.

Además de la función AutoSum, su Fórmulas La pestaña contiene aún más opciones. Cada fórmula se agrupa en una categoría para que sea fácil de encontrar. Puede seleccionar entre funciones financieras, lógicas, matemáticas, estadísticas o de ingeniería..

Pero para las fórmulas más utilizadas, la función Autosuma es rápida y conveniente..

9. Usando el formato condicional simple

El formato condicional es otra de esas características de Excel que muchos pueden encontrar intimidantes. Sin embargo, para los datos que desea ver aparecer en la página, es una gran herramienta.

Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de cálculo de datos de una encuesta y, a simple vista, desea ver cuántos Sí respuestas que tiene a diferencia de No respuestas Estos pasos le muestran cómo aplicar un formato simple.

1. Seleccione las celdas que contienen Si no respuestas.
2. Sobre el Casa pestaña, haga clic en el Formato condicional caja desplegable.
3. Escoger Reglas de Resaltar Células y entonces Texto que contiene.
4. Escribe la palabra Sí en el cuadro de la izquierda y elija el formato de la caja de la derecha.
5. Siga los mismos pasos para la No respuestas.

Entonces verás todas las Sí y No Las respuestas se formatearon de la forma que eligió, lo que las hace fáciles de detectar.

Si planea continuar agregando datos, también puede aplicar este formato condicional a toda la columna o fila en lugar de solo un grupo de celdas. De esta manera, los datos futuros se formatearán automáticamente a medida que los ingrese. ¿Tienes ganas de aprender más? Eche un vistazo a nuestro artículo dedicado sobre el formato condicional. Formato automático de datos en hojas de cálculo Excel con formato condicional Formato automático de datos en hojas de cálculo Excel con formato condicional La función de formato condicional de Excel le permite formatear celdas individuales en una hoja de cálculo Excel en función de su valor. Te mostramos cómo usar esto para varias tareas diarias. Lee mas .

10. Inserción rápida de gráficos

La función de gráficos en Excel es una excelente herramienta para mostrar sus datos visualmente. Y, puede elegir entre una variedad de tipos de gráficos, como pastel, barra, línea, columna y muchos otros..

Usando el ejemplo anterior de formato condicional para Si no Respuestas, puede insertar un gráfico con unos pocos clics.

1. Seleccione las celdas que contienen Si no respuestas.
2. Sobre el Insertar pestaña, haga clic en Gráficos recomendados. Con esta opción, Excel tomará sus datos y los colocará en el tipo de gráfico que mejor se ajuste.
3. Si te gusta el gráfico, haz clic en DE ACUERDO y será insertado en tu hoja de cálculo.

Esta es la forma más fácil y rápida de crear un gráfico en Excel y solo toma un minuto. Sin embargo, si no le gusta el gráfico creado para usted, puede hacer clic en el Todas las cartas pestaña en la ventana emergente y experimentar con otros tipos.

Para obtener más información sobre cómo dar formato a su gráfico, aprenda todo sobre cómo crear un gráfico circular Cómo crear un gráfico circular en Microsoft Excel Cómo crear un gráfico circular en Microsoft Excel Todos pueden crear un gráfico circular simple. ¿Pero puedes formatearlo a la perfección? Lo llevaremos a través del proceso, paso a paso. Lee mas .

11. Ordenar con filtros

Cuando tiene una hoja de cálculo que contiene muchas columnas de datos, es posible que desee clasificarlas o filtrarlas todas por una columna determinada. Si bien hay varias formas de hacerlo, usar un filtro es la forma más rápida y segura de hacerlo..

1. Seleccione toda la hoja haciendo clic en el botón de triángulo junto a su primera columna en la parte superior izquierda.
2. Sobre el Casa pestaña, haga clic en Filtro de clasificación.
3. Escoger Filtrar.

¡Eso es! Este movimiento rápido pondrá una flecha en la primera fila para cada una de sus columnas. Cuando hace clic en una flecha, puede ordenar toda la hoja por esa columna de la forma que elija. Si es un campo de fecha, puede ordenar de más antiguo a más reciente y, si es un campo de texto, puede ordenar alfabéticamente.

Además, puede filtrar los datos para ver solo las entradas que desee. Cuando haga clic en una flecha, verá casillas de verificación junto a sus entradas. Marcar y desmarcar estos cuadros filtrará los datos para que pueda ver exactamente lo que necesita.

Lo bueno de usar el Filtrar La característica es que no afecta negativamente al resto de sus datos. Si ordena una hoja completa, Excel ajustará todas las columnas. Y si filtra, Excel simplemente ocultará lo que no quiere ver.

12. Usando el pintor de formatos

Si usa otras aplicaciones de Microsoft Office, como Word, es posible que ya esté familiarizado con Format Painter. En Excel, esta práctica herramienta le permite aplicar el mismo formato de una o más celdas a otras con un solo clic.

1. Seleccione la celda, el grupo de celdas, la fila o la columna a la que desea copiar el formato desde.
2. Sobre el Casa pestaña, haga clic en Pintor de formatos.
3. Seleccione la celda, el grupo de celdas, la fila o la columna a la que desea copiar el formato a.

Esta es una manera fantástica de aplicar rápidamente el formato útil de celdas a otros sin trabajo manual.

13. Cambiando y viendo Windows

¿Hay ocasiones en las que necesita trabajar con más de un libro de Excel al mismo tiempo? Tal vez necesite revisar los datos, compararlos o incluso copiarlos de un libro a otro. Excel proporciona un conjunto útil de funciones de visualización para ayudar. Dirígete a la Ver pestaña para ver estas opciones.

• Arreglar todo: Cuando hace clic en este botón, puede organizar todos sus libros abiertos en una pantalla. Elija entre una vista en mosaico, horizontal, vertical o en cascada.
• Ver lado a lado: Esta opción le permite elegir dos libros abiertos para ver uno al lado del otro o uno encima del otro, lo cual es perfecto para comparaciones.
• Cambiar Windows: Haga clic en este botón cuando tenga muchos libros de Excel abiertos a la vez y desee cambiar entre ellos rápidamente. No es necesario minimizar y maximizar las ventanas con esta característica impresionante.

14. Instalación de complementos prácticos

Los complementos de Office son similares a las extensiones de navegador, ya que son herramientas para mejorar la experiencia, los datos y la eficiencia de su aplicación. Y en Excel, tienes muchos complementos útiles para elegir dependiendo de tus necesidades.

Selecciona el Insertar pestaña y haga clic Almacenar. A continuación, puede retirar herramientas por categoría. Por ejemplo, la categoría Productividad contiene complementos para la automatización de documentos y una galería de plantillas. Y, la categoría Gestión de proyectos tiene complementos para diagramas de Gantt y temporizadores de actividad.

Algunos complementos son gratuitos, mientras que otros se pagan, así que asegúrese de verificar los detalles antes de instalar uno. Y si está buscando complementos gratuitos de Excel 8 complementos gratuitos de Excel para crear hojas de cálculo visualmente agradables 8 complementos gratuitos de Excel para hacer hojas de cálculo visualmente agradables Estos complementos de Microsoft Excel pueden ayudarlo a convertir los datos en cuadros y gráficos visualmente agradables . Deja que tus hojas de cálculo hablen por sí mismas. Lea más para ayudar con visualizaciones, lo tenemos cubierto.

¿Cuáles son sus características favoritas de ahorro de tiempo??

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Créditos de la imagen: Andreas Poertner / Shutterstock

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