3 plantillas gratuitas para mantener las reuniones en curso y útiles

Las reuniones son una parte normal de la vida en el mundo de los negocios. Desafortunadamente, no todas las reuniones son exitosas ¿Están cansadas de reuniones ineficientes? ¿Enviar estas 8 reglas a tu jefe harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe Si una reunión está bien organizada, no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. Leer más en su propósito. Muchas veces esto se debe a la falta de organización de reuniones.

Con las siguientes plantillas de reuniones gratuitas, puede preparar, grabar y resumir fácilmente sus reuniones para obtener un resultado general efectivo.

1. Antes de la reunión

Una de las partes más importantes de la configuración de cualquier reunión es la agenda. Esto permite que el facilitador de la reunión proporcione a los participantes objetivos, puntos de discusión y quiénes asistirán. Además, una agenda que incluya una sección de preparación puede ser útil. Esto le permite incluir documentos y otros materiales que son esenciales para la discusión..

Preparar a sus asistentes tanto como sea posible para la reunión es parte de su trabajo como coordinador. Además, mantiene la reunión organizada y se mueve a lo largo de las 15 Mejores plantillas de agenda de reunión para Microsoft Word Las 15 mejores plantillas de agenda de reunión para Microsoft Word Estas plantillas de agenda de reunión para Microsoft Word pueden darle un gran comienzo a cualquier tipo de reunión. Lee mas .

La plantilla

Esta plantilla de Microsoft Word de TidyForms es una opción atractiva, profesional y bien diseñada. Proporciona una apariencia limpia y basada en tablas para una lectura fácil y un escaneo simple. La plantilla comienza con los detalles básicos de la reunión, como el título, el facilitador, la fecha, la hora y la ubicación.

En la siguiente sección, describirá el objetivo de la reunión. Esta es una parte clave de la agenda que permite a todos los participantes tener una idea clara de la intención de la reunión. Una o dos oraciones suele ser suficiente siempre que sea concisa.

La tercera sección es donde puede enumerar a los asistentes a la reunión junto con su departamento, dirección de correo electrónico y número de teléfono. Por supuesto, los campos son opcionales, dependiendo del negocio en cuestión y de su empresa..

A continuación, enumerará los elementos de la agenda de la reunión con el tema, el propietario y la hora. Esto nuevamente permite a los participantes prepararse para su parte de la reunión. También puede mantener su reunión encaminada indicando los tiempos asignados para cada tema.

Finalmente, completarás la sección de preparación. Debe incluir y adjuntar elementos como documentos, diagramas o correos electrónicos, como ejemplos, y quién es responsable de proporcionar cada uno..

Cada sección de esta plantilla de agenda cumple su propio propósito y le permite reunir a las personas y los materiales, así como establecer expectativas para su reunión.

2. Durante la reunión

La captura de notas durante una reunión es la siguiente responsabilidad clave del facilitador, aunque debe apuntar a designar un tomador de notas específico. De cualquier manera, tomar notas precisas de la reunión es esencial para el éxito del objetivo de la reunión.

Estas notas sirven como recordatorios para los seguimientos, acciones, problemas y conclusiones para todos los participantes. Por lo tanto, si utiliza una plantilla de actas de reunión Las 12 mejores plantillas de minutos de reunión para profesionales Las 12 mejores plantillas de actas de reunión para profesionales A continuación, encontrará las mejores plantillas de actas de reunión para Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote y Google Docs. Leer más, tomar esas notas será mucho más simple.

La plantilla

La plantilla de agenda de TidyForms arriba viene con una segunda página para las actas de las reuniones. El formato de esta página es el mismo que el de la agenda y tres de las cuatro secciones son exactamente iguales.

Las únicas diferencias son que los elementos de acción reemplazan la sección de preparación y hay una sección de seguimiento para la próxima reunión. Si está interesado en una apariencia coherente tanto para su agenda como para sus minutos, entonces esta es una excelente manera de hacerlo..

Sin embargo, hay otra plantilla para Word del sitio web de Microsoft Office que ofrece un poco más de organización de sus notas. Verá que esta plantilla tiene la información básica de la reunión en la parte superior, como la mayoría.

Pero, lo que ofrece es una sección para cada tema tratado durante la reunión y todos los detalles que se aplican a ese tema en particular a continuación. Este diseño está más estructurado, ya que puede incluir el tema, el tiempo asignado, el presentador, lo que se discutió, las conclusiones y los elementos de acción resultantes para cada elemento de la agenda en un lugar. Considerando que, las plantillas de minutos de TidyForms tienen una sección separada en la parte inferior para todos los elementos de acción sin mucho detalle.

Otra característica útil de esta plantilla es la sección al final que le permite agregar notas especiales. Esto puede ser muy útil cuando surgen elementos adicionales que pueden no estar relacionados con un tema específico tratado.

También puede incluir los nombres de las personas que aparecen inesperadamente en su reunión en el Observadores sección.

3. Después de la reunión

Ahora que su reunión ha finalizado, es hora de proporcionar a sus asistentes un seguimiento. Este resumen de la reunión debe resumir las notas de la reunión tomadas y los elementos de acción esperados..

Tenga en cuenta que enviar una recapitulación La verdad sobre las reuniones - y es feo La verdad sobre las reuniones - y es feo que la reunión sea productiva, ¿verdad? Leer más siempre es una buena idea, incluso si no hubo elementos de acción como resultado de la reunión. El resumen de la reunión puede servir como referencia para reuniones similares y temas o temas que resurgen.

La plantilla

Esta plantilla de Template Lab es una buena opción. Simplemente complete el título de la reunión, la fecha, los asistentes, la ubicación y las secciones para tomar notas en la parte superior. Luego, usa la tabla para incluir tus seguimientos..

Debajo Cuestiones, Puede incluir el tema de la agenda relacionado, para Por añadir el presentador, y bajo Discusión Transferencia de los mismos detalles de las notas de la reunión. Añade el Responsable persona, Fecha tope, y estas listo.

También puede usar esto para hacer un seguimiento continuo a medida que se completan los elementos de acción. Por ejemplo, puede agregar una columna a la tabla y marcar un X o fecha al lado de las acciones terminadas.

Alternativamente, puede tachar una fila entera para mostrar su finalización. Luego, guarde con un nuevo nombre o fecha y reenvíe a los participantes hasta que todos los elementos hayan finalizado..

Si no hay elementos de acción derivados de su reunión, aún puede usar esta plantilla para proporcionar un resumen de la reunión. Llene la tabla con los detalles apropiados y luego bajo Fecha tope, ingrese un indicador de que fue completado o no aplicable.

Si le gusta esta plantilla, puede descargarla desde la página de actas de las reuniones del Laboratorio de plantillas. Luego, desplácese hasta Plantilla de notas de la reunión 17 para descargar esta plantilla.

Haz de tu reunión un éxito

Las plantillas de negocios pueden ser útiles Las mejores plantillas de planes de negocios Las mejores plantillas de planes de negocios Todas las empresas necesitan un plan. Estas plantillas harán que escribir su plan de negocios sea fácil. Una estructura inteligente, preguntas de guía y un diseño inteligente le darán una ventaja en su nueva carrera. Leer más y para reuniones pueden ser ahorradores de tiempo. Su mente debe estar en el objetivo y el contenido de la reunión, no en la creación de documentos. Así que para su próxima reunión, consulte estas convenientes plantillas para un resultado bien ejecutado..

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