3 Herramientas de colaboración y trabajo en equipo en línea de Microsoft Office que impresionan

En un mundo donde el trabajo remoto es cada vez más aceptado, y los trabajadores se están viendo con menos frecuencia, la gama mejorada de funciones de colaboración de Microsoft está muy atrasada.

Muchos de los usuarios de Office dedicados de Microsoft se frustraron, y necesitaban enviar constantemente archivos editados. Las herramientas de escritura colaborativa hacen su vida más fácil. Las herramientas de escritura colaborativa hacen su vida más fácil. Gracias a Internet, colaborar en un proyecto de escritura debería ser muy fácil. Si alguna vez has coproducido uno, sabes que esto puede ser difícil. No debería ser con la herramienta adecuada. Lee mas . La integración de varias ediciones en un documento final se convirtió en una pesadilla. Con las funciones de colaboración ahora disponibles en Office 2016 y Office Online, Microsoft promete que “su contenido permanece en un solo lugar y nadie debe perderse las ediciones de otras personas nunca más”. Si tiene una suscripción a Office 365 ¿Cómo administrar su suscripción a Office 365 ¿Cómo administrar su suscripción a Office 365 ¿Cómo familiarizarse con Office 365? Asegúrese de tener el control total de su cuenta y la configuración de suscripción con esta guía. Lea más, y aún no se ha actualizado a Office 2016, actualice ahora Actualice a Office 2016 gratis hoy con su suscripción a Office 365 Actualice a Office 2016 gratis hoy con su suscripción a Office 365 Microsoft Office 2016 para Windows ha llegado y trae muchos Nuevas características inteligentes. Si tiene una suscripción a Office 365, puede obtenerla ahora gratis y le mostramos cómo se muestra a continuación. Lee mas .

Suena peachy, ¿verdad? Más bien como Google Docs hace muchos años, de hecho. Pero mejor.

Lo que esencialmente estamos hablando aquí es el nuevo botón de compartir presionado en la esquina superior derecha de cada uno de los principales programas de Office 2016 (Word, Excel, PowerPoint e incluso OneNote) y Office Online (la versión gratuita, basada en el navegador). La versión de Office no paga por Word! 5 razones por las que debe usar Office Online No por Word! 5 razones por las que debe usar Office Online Office Online es la versión gratuita y conectada a la nube de Microsoft Office. Las limitaciones se compensan con las funciones , útil incluso para los usuarios de escritorio de Office. Lo mejor de todo es su Leer más). Pero eso no es todo. Microsoft también ha introducido grupos de Outlook y Office 365 Planner..

A su vez, lo llevaremos a través de cada uno de estos, junto con algunas otras herramientas que lo ayudarán a colaborar más eficazmente que nunca. Trabajo en equipo: 10 consejos para una colaboración en línea en tiempo real eficaz Trabajo en equipo: 10 sugerencias para trabajo en tiempo real eficaz Colaboración en línea Leer más. Sin embargo, si no usa demasiado Microsoft Office, hay muchas otras herramientas de colaboración Cómo trabajar desde casa y ser productivo con las herramientas colaborativas en línea Cómo trabajar desde su casa y ser productivo con las herramientas colaborativas en línea Desearía omitir el viaje y trabajar desde casa? El trabajo remoto también tiene sus inconvenientes. Le mostramos cómo aprovechar el poder de Internet para seguir siendo productivo mientras trabaja a distancia. Leer más puedes usar.

Colaborando con documentos de la oficina

Si desea colaborar en un documento de Office, ya sea utilizando Office 365 u Office Online (en cualquier dispositivo), primero deberá guardar esto en la nube (a través de OneDrive o SharePoint). Una vez hecho esto, puedes Al final Comience a cambiar su flujo de trabajo de colaboración para mejor.

Compartir con invitaciones

Al hacer clic en el botón de compartir en la esquina superior derecha de Word, Excel, PowerPoint o OneNote (lea nuestra introducción en OneNote Cómo usar OneNote como un científico famoso en el mundo Cómo usar OneNote como un científico famoso en el mundo Charles Darwin hubiera amado OneNote. Era un ávido tomador de notas que grababa todo lo que observaba. A continuación se explica cómo podría haber usado OneNote para organizar su trabajo y hacer avanzar su investigación. Más información), puede elegir invitar a las personas por su nombre o por dirección de correo electrónico. Aquí también es donde puede elegir qué permisos otorgar a sus colegas: Poder editar, o Solo lectura.

Se le avisará dentro de Office cuando la invitación haya sido aceptada. En Word, podrás observar los tipos de colaboradores en tiempo real. Esta función de edición conjunta en Excel y PowerPoint no está tan simplificada todavía, por lo que al presionar Salvar actualizará el documento para que pueda ver los cambios nuevos de inmediato.

Compartir con enlaces

Otra forma de compartir sus documentos de Office es enviar un enlace para compartir a sus colegas. Si está compartiendo con un grupo de personas, esto será más rápido que invitar a cada persona individualmente..

Puede elegir dos enlaces para compartir (encuentre estos haciendo clic en Compartir> Copiar enlace, entonces eligiendo copiar el Solo lectura enlace o el Poder editar enlazar). Envíe los enlaces relevantes a sus colegas. Cuando alguien haga clic en estos enlaces, siempre será llevado a la versión más actualizada del archivo..

En Office Online, incluso puede hacer clic en el logotipo de Skype para hacer una llamada rápida a sus colaboradores para una toma de decisiones más rápida.

Gestionando tus colaboradores

Una vez que haya compartido un documento, puede ver una lista de sus colaboradores en el panel de compartir en el lado derecho de la pantalla. Es aquí donde puedes ver quién está editando el documento actualmente..

Si “Edición en tiempo real” aparece junto al nombre de un colaborador, podrá ver sus cambios a medida que se escriben. si solo “edición” aparece, tendrá que esperar hasta que guarden su versión antes de poder ver esos cambios.

Para cambiar los permisos de cualquier colaborador, haga clic derecho en su nombre y haga clic en cambiar permisos. También tiene la opción de eliminar todos los permisos del colaborador para que ya no puedan acceder al documento..

Grupos de Outlook 2016

La primera versión de Office 365 Groups se lanzó en 2014. Sin embargo, se ha transformado para Outlook 2016, y ahora está disponible como una aplicación independiente en Windows Phone, iOS [Ya no está disponible] y Android [Ya no está disponible], también como dentro de la aplicación de escritorio. Antes de iniciar sesión, Necesitará una suscripción a Office 365 de pago (hay una prueba gratuita de 30 días) o una cuenta de la escuela..

En esencia, Grupos es la respuesta de Microsoft a Slack, donde los miembros pueden iniciar y unirse a canales / conversaciones sobre diferentes temas. Pero hay mucha más integración con los productos de Microsoft..

Tanto grupos públicos como privados están formados por individuos. “conversaciones” (en lugar de correos electrónicos). Los miembros del grupo pueden chatear en tiempo real sobre varios proyectos, para ayudar a que estos avancen más fácilmente. También ofrece una integración útil con OneDrive para acceder a los archivos, un calendario grupal para programar reuniones y Skype for Business para improvisadas llamadas de voz y video, y una bandeja de entrada y una libreta de OneNote compartidas..

Si su equipo depende en gran medida de los productos de Microsoft, esta es una gran adición a sus características de colaboración. Pero si usa muchos otros servicios como Google Drive, Dropbox, etc., probablemente sería mejor usar Slack en lugar de 365 Grupos, debido a la gran cantidad de integraciones disponibles. Dicho esto, la colaboración de Office con Dropbox mejora la edición colaborativa de archivos de Office con Dropbox y Project Harmony. Mejora la edición colaborativa de archivos de Office con Dropbox y Project Harmony Dropbox ha hecho un movimiento prometedor hacia la redacción y edición colaborativa. Project Harmony ofrece a los usuarios de Dropbox para empresas acceso temprano a una nueva función de colaboración de escritorio. Leer más es posible, simplemente no es ideal.

Para crear un grupo en Outlook 2016, siga estas instrucciones. Para crear un grupo utilizando Outlook 365 basado en la web, siga estas instrucciones.

Planificador de Office 365

Así como Outlook Groups parece ser la respuesta de Microsoft a Slack, 365 Planner parece que es la respuesta de Microsoft a Trello.

Desafortunadamente, solo está disponible en ciertos planes de negocios y escolares. Con Planner, puede organizar de manera más visual los proyectos y tareas de grandes equipos en todos sus dispositivos, para ayudarlos a ser más manejables. En las propias palabras de Microsoft:

Planner le facilita a su equipo crear nuevos planes, organizar y asignar tareas, compartir archivos, conversar sobre lo que está trabajando y obtener actualizaciones sobre el progreso.

Las tareas se pueden clasificar por estado o a quién se asignan, y los usuarios individuales pueden ver fácilmente una lista de tareas asignadas a ellos. Gráficos coloridos también visualizan el estado de cada proyecto de un vistazo..

Este es sólo el comienzo

Los últimos dos años han visto a Microsoft ponerse al día con los competidores que estaban muy por delante en términos de características de colaboración..

Pero a pesar de que Microsoft se ha recuperado bastante, la compañía no se detiene allí. Pronto veremos a Microsoft lanzando GigJam. Esta aplicación le permitirá conectar su trabajo a varias aplicaciones en la web, desde Salesforce hasta Google Drive. A su vez, la automatización de tareas repetitivas será más fácil, y también lo será la colaboración. Permitir que las personas adecuadas vean la información correcta en el momento adecuado será mucho más fácil.

Queda mucho por hacer. La estructura de los productos de Microsoft está lejos de ser fácil de entender. La cantidad de paquetes a los que puede suscribirse y las aplicaciones a las que tendrá acceso, sigue siendo un desastre. La coedición en tiempo real en algunas aplicaciones necesita mejorar. A pesar de esto, las características de colaboración que Microsoft ahora ofrece por fin han puesto a Office en línea con la mayoría de sus competidores.

¿Cree que utilizará estas funciones para mejorar sus flujos de trabajo de colaboración en el trabajo??

Obtenga más información sobre: ​​Herramientas de colaboración, Microsoft Office 2016, Microsoft Office 365, Microsoft Office en línea.