5 consejos de Dropbox para hacer más

¿Sabía que Dropbox tiene muchas más características? 15 Cosas que no sabía que podía hacer con Dropbox 15 Cosas que no sabía que podía hacer con Dropbox Los servicios de almacenamiento en la nube han llegado y se han ido, pero Dropbox es probablemente el que ha estado Aquí el más largo. Y ahora ha mejorado su juego con una serie de nuevas características. Vamos a explorar. Leer más que el almacenamiento en la nube? Es genial para almacenar tus archivos en un lugar donde siempre puedes acceder a ellos. Además, Dropbox ofrece unas excelentes herramientas de productividad..

Aquí, analizaremos cinco de nuestras formas favoritas de aumentar la productividad con Dropbox. Háganos saber en los comentarios cuáles le gustan y si no los encontramos.!

1. Ideas de la tienda con el papel de Dropbox

La aplicación Paper de Dropbox es una alternativa a Evernote, OneNote y otras aplicaciones para tomar notas. Se parece más a los documentos de Google Drive, pero se centra más en la productividad. Cada nota en Dropbox Paper puede contener texto, imágenes, videos incrustados, archivos de Dropbox, listas de tareas e incluso códigos resaltados. Un solo clic activa el menú de inserción, y solo necesita seleccionar lo que está buscando.

Puede ordenar sus notas en carpetas y puede controlar el acceso a esas carpetas como lo haría para cualquier otro archivo o carpeta de Dropbox. Y, como muchas otras características de Dropbox, hay un fuerte énfasis en compartir y colaborar. Cada línea o sección está marcada con el nombre de la persona que lo escribió. Los comentarios se pueden dejar en cada línea y, nuevamente, están claramente marcados con los nombres de sus autores.

Compartir, comentar y realizar un seguimiento de las actualizaciones y los cambios es fácil. Sin embargo, incluso si no necesita todas las capacidades para compartir, la fácil sincronización y la interfaz limpia lo convierten en un excelente reemplazo gratuito para su aplicación actual de toma de notas. Las aplicaciones gratuitas para iOS y Android también te permiten tomar notas sobre la marcha.

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2. Agrega archivos con la aplicación Dropbox

Puede usar la aplicación Dropbox para buscar archivos y echarles un vistazo rápido mientras está en movimiento, pero también puede ser muy útil para crear. Simplemente presione el botón más en la parte inferior de la pantalla y verá un menú corto. Ese menú le permite escanear un documento, cargar una foto, cargar un archivo o crear un nuevo documento de Microsoft Office directamente desde su teléfono.

Hay muchas aplicaciones buenas para escanear documentos Escanear y administrar sus recibos, ahorrar espacio, papel y tiempo Escanear y administrar sus recibos, ahorrar espacio, papel y tiempo Los recibos en papel se pierden fácilmente y son difíciles de encontrar cuando más los necesita. Afortunadamente, ir digital resuelve ambos problemas. Lea más, pero cuando puede escanear el archivo directamente en Dropbox en lugar de agregarlo más tarde, puede llevar las cosas a donde desee más rápidamente. La compatibilidad con los formatos de archivo de Microsoft Office directamente desde su teléfono es excelente para crear cosas que están bien formateadas. Además, los usuarios de escritorio pueden acceder y editar estos archivos fácilmente. Solo tendrás que descargar primero las aplicaciones gratuitas de Microsoft Office..

Y, por supuesto, la aplicación Dropbox te permite ver tus archivos mientras viajas. Esto es excelente para archivos PDF, fotos y cualquier tipo de documento almacenado en su Dropbox. Contratos, hojas de cálculo, fotos de su viaje, listas de deseos, música ... la aplicación le permite acceder a ella en todas partes..

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3. Ahorre tiempo con el historial de versiones

Todos escriben lo incorrecto a veces. O borra partes importantes de un documento. O simplemente arruina totalmente en otra cosa. Cualquiera sea la razón, recuperar una versión anterior de un documento puede ser un gran ahorro de tiempo. Y Dropbox hace que sea fácil hacer que tus documentos vuelvan a las versiones anteriores. Solo edite un documento almacenado en la carpeta de Dropbox en su computadora, y se guardará una nueva versión en Dropbox.

Haga clic derecho en un archivo en su Dropbox y seleccione Historial de versiones, y verás cada versión disponible. Haga clic en uno para echar un vistazo a esa versión y seleccione Restaurar Si quieres restaurarlo. No hay cambios resaltados, por lo que si desea ver exactamente lo que se ha actualizado, querrá mantener los Cambios de seguimiento en sus archivos de Microsoft Office.

4. Mantenga sus documentos actuales en Dropbox

¿Dónde almacena los archivos en los que está trabajando actualmente? ¿En tu escritorio? ¿Tu carpeta de documentos? En su lugar, trate de mantenerlos en Dropbox. De esa manera, tendrá acceso a ellos donde y cuando los necesite. Incluso si casi siempre tienes tu computadora portátil contigo, es probable que haya ocasiones en que no la tengas. Y poder editar los archivos de Microsoft Office desde su teléfono es una excelente manera de mantenerse productivo. 5 formas expertas para usar su teléfono inteligente de manera productiva todos los días 5 maneras expertas de usar su teléfono inteligente de manera productiva todos los días ¿Su teléfono inteligente puede hacerlo más productivo de una manera saludable? Sí pueden. Entonces, veamos cómo puede optimizar su teléfono inteligente y aprovechar aún más su vida diaria. Lea más cuando esté atrapado en el aeropuerto o en la parada de autobús.

Almacenar los archivos en los que estás trabajando actualmente en Dropbox hace que sea más fácil compartirlos y colaborar en ellos también de forma instantánea. ¿Necesita algún comentario sobre algo que está escribiendo? Envíalo y pide comentarios. ¿Quieres el aporte de alguien en una presentación de PowerPoint? Pueden levantar una nueva diapositiva directamente desde su teléfono..

5. Aprovechar las herramientas de colaboración

Al igual que Google Docs, Dropbox te permite colaborar en tiempo real en tus archivos. Pero Dropbox te permite trabajar directamente en Microsoft Office. Usar esto para trabajar juntos en tiempo real puede ser un gran ahorro de tiempo cuando la alternativa es pasar un documento de un lado a otro con comentarios y marcas. Solo usa Skype, Google Hangouts o Appear.in para hablar entre ellos y trabajar en el mismo documento..

Cuando tiene abierto un documento de su carpeta de Dropbox y alguien más lo modifica, el distintivo de Dropbox se pondrá rojo para que sepa que hay un cambio que aún no ha visto. (Puede consultar esta guía para ver los distintos estados de la credencial y su significado). Use esta función para mantener actualizadas las dos copias del documento. Estas características de colaboración son excelentes para las empresas con empleados en todas partes, ya sean nómadas digitales independientes o simplemente en diferentes edificios.

La insignia también le permite acceder a las herramientas para compartir y al historial de versiones de su documento.

¿Cómo se utiliza Dropbox?

Estas cinco ideas simplemente resaltan cómo puede usar Dropbox para ser más productivo. Pero con las capacidades de almacenamiento, uso compartido y colaboración, es probable que haya muchas formas diferentes en que las personas lo utilizan para hacer más. Y queremos escuchar tus mejores consejos.!

¿Cómo utilizas Dropbox para ser más productivo? ¿Lo usas para el trabajo, para cosas personales o para ambos? Comparte tus mejores consejos y trucos en los comentarios a continuación.!

Crédito de la imagen: miles de millones de fotos a través de Shutterstock.com

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