8 formas sorprendentes de importar datos a Microsoft Word

Microsoft Word es el programa estándar de facto para documentos de Microsoft Office, desde documentos de investigación hasta informes profesionales Cómo crear informes y documentos profesionales en Microsoft Word Cómo crear informes y documentos profesionales en Microsoft Word Esta guía examina los elementos de un informe y revisiones profesionales la estructuración, diseño y finalización de su documento en Microsoft Word. Lee mas . Pero a veces tiene datos en otro programa que necesita referenciar; podría estar en Microsoft Excel, podría ser un PDF, incluso podría ser otro documento de Word. Saber cómo importar esos datos puede ahorrarle mucho tiempo.

En este artículo, cubriremos ocho formas diferentes en que puede importar información a sus documentos de Microsoft Word; algunos serán útiles para cosas como informes, otros serán buenos para formularios y proyectos similares, y otros solo ahorrarán tiempo en algunas situaciones específicas cuando necesite algo fuera de lo común 10 simples trucos de Microsoft Word que todos pueden hacer 10 simples Microsoft Hacks de palabras que todos pueden hacer Nuestro conocimiento sobre Microsoft Word se prueba cada vez que obtenemos un documento en el que trabajar. Cada pequeño consejo aprendido a lo largo del camino ayuda. ¿Qué te parecen diez trucos más para tu productividad diaria? Lee mas .

Ya que Microsoft Excel es el recurso más versátil para importar datos, comenzaremos allí.

Importar una tabla de Microsoft Excel

Consejos de formato para tablas perfectas en Microsoft Word 8 Consejos de formato para tablas perfectas en Microsoft Word Una tabla es más que una simple cuadrícula de celdas. En Word, las tablas no son solo contenedores de datos, sino herramientas de formato esenciales. Descubra cómo administrar esta doble función con ocho simples consejos. Leer más es terrible. Es por eso que existe Microsoft Excel, ¿verdad? Afortunadamente, Microsoft tuvo la previsión de permitirle incluir tablas directamente de Excel en su documento de Word para que pueda hacer todo el formato en Excel, donde es mucho más fácil.

Para comenzar, seleccione las celdas que desea copiar en Microsoft Excel, presione Editar> Copiar, y regresa a Microsoft Word.

Ir Editar> Pegado especial ... (o haga clic derecho y seleccione Pegado especial… ) y seleccione Pegue el enlace en la barra lateral izquierda. En el Como… menú, seleccione Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel, luego pulsa DE ACUERDO.

Ahora verá las celdas que seleccionó en su documento de Microsoft Word. Y porque seleccionaste Pegue el enlace en lugar de Pegar, esas celdas se actualizarán cada vez que realice cambios en su hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Si selecciona Pegar en lugar de Pegue el enlace, sus celdas no se actualizarán cuando realice cambios en la hoja de cálculo. Sin embargo, tiene la ventaja de trabajar si la hoja de Excel está presente o no. Por lo tanto, si no va a necesitar actualizaciones, si está imprimiendo o si va a enviar el archivo por correo electrónico a otra persona y necesita mostrar los datos correctos, por ejemplo, es posible que desee utilizar Pegar.

Importar una sola celda desde Microsoft Excel

También puede usar el mismo método que el anterior para celdas individuales:

En este caso, en lugar de seleccionar Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel, Yo seleccioné Texto sin formato; Es por esto que el número viene con el mismo formato que el resto del documento de Microsoft Word. Todavía se actualiza de la misma manera, pero no tiene que lidiar con tratar de colocar el cuadro de texto en el lugar correcto.

Puede utilizar esta misma estrategia con una tabla completa, si también desea mantener el formato consistente con su documento de Word. Si esto no funciona, o si necesita un comportamiento más complicado de su única celda, puede intentar usar Visual Basic para integrar datos de Excel. Cómo integrar datos de Excel en un documento de Word. Cómo integrar datos de Excel en un documento de Word durante su trabajo. En la semana, es probable que haya muchas veces en las que se encuentre copiando y pegando información de Excel en Word o al revés. Así es como las personas a menudo producen informes escritos ... Lea más en su documento de Word.

Importar un gráfico o gráfico desde Microsoft Excel

Al igual que importar una tabla, puede ser muy conveniente importar un gráfico o gráfico desde Microsoft Excel a Word, de modo que se actualice automáticamente cada vez que realice cambios en la hoja de cálculo de Excel. Esto podría ser especialmente útil si tiene que crear informes regulares que incluyan gráficos. Afortunadamente, Microsoft ha hecho este proceso extremadamente fácil: solo copie y pegue el gráfico de Microsoft Excel en Word.

También puede hacer clic y arrastrar el gráfico de Microsoft Excel a Word para insertarlo en el archivo. De cualquier manera, el cuadro ahora se actualizará automáticamente cada vez que realice cambios en la hoja de cálculo original.

Combinar correspondencia desde Microsoft Excel

Una combinación de correspondencia le permite crear una gran cantidad de cartas, etiquetas, sobres o cualquier otra cosa en Microsoft Word usando datos de Excel. El artículo de Brad sobre cómo combinar correspondencia con Microsoft Excel y Word Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel ¿Sigues usando copiar y pegar para crear etiquetas, nombre ¿Insignias, u otras comunicaciones masivas personalizadas? Mail Merge, una sencilla herramienta de automatización de Microsoft Office, le permitirá imprimir sus etiquetas en segundos. Leer más cubre el tema con más detalle de lo que nunca pude, pero la versión corta es que usarás Herramientas> Administrador de combinación de correspondencia para seleccionar su fuente de datos y crear la plantilla en Microsoft Word.

Si está utilizando una versión anterior de Microsoft Office, este tutorial de combinación de correspondencia en Office 2007 Automate Office With Mail Merge para crear etiquetas de dirección profesionales, credenciales de identificación y más Automatice Office With Mail Merge para crear etiquetas de dirección profesional, credenciales de identificación y Más ¿Sigues utilizando la función de copiar y pegar para crear etiquetas, tarjetas de identificación o documentos personalizados? ¡Permítanos mostrarle una sencilla herramienta de automatización de Microsoft Office que le ahorrará horas! Puede ser más útil leer más, e incluso puede utilizar la combinación de correspondencia para correos electrónicos masivos en Outlook Cómo enviar correos electrónicos masivos personalizados en Outlook con la combinación de correspondencia Cómo enviar correos electrónicos masivos personalizados en Outlook con la combinación de correspondencia Leer más. Puede tardar un rato en utilizar la combinación de correspondencia, pero una vez que la obtenga, será una de las herramientas más útiles en su arsenal de Office..

Importando archivos PDF

Una rápida advertencia: cuando importa un PDF a Microsoft Word, básicamente se presenta como un archivo de imagen y no como texto. Si desea poder seleccionar o modificar texto, deberá copiarlo y pegarlo desde el archivo PDF. Sin embargo, si solo desea incrustar un PDF en su documento de Microsoft Word, pulse Insertar> Objeto, luego selecciona Desde el archivo… y elige tu PDF.

Terminarás con el PDF incrustado de esta manera:

No es ideal para archivos PDF basados ​​en texto, pero si hay imágenes en el archivo, es más fácil que copiar y pegar o encontrar una manera de convertir el PDF en un archivo de imagen para insertarlo en su documento de Microsoft Word.

Importación automática de texto de otros documentos de Word

Si necesita escribir lo mismo de manera regular, puede ahorrar tiempo al ponerlo en un documento de Microsoft Word y simplemente hacer referencia a él desde otro documento..

Supongamos que tiene un montón de cartas modelo que necesita enviar y todas deben incluir su nombre y la compañía para la que trabaja, pero su empleador cambia regularmente. No desea cambiar todas las letras cada vez que obtenga un nuevo contrato, por lo que puede almacenar su firma en un documento y actualizar todos los demás cada vez que realice un cambio..

Pasar por un ejemplo ayudará a aclarar esto. Aquí hay un “texto actualizable” documento que he guardado:

Quiero incluir cada uno de estos (una firma, información de contacto y una cita) en cada una de las cartas. Para hacer esto, crearé un marcador en cada uno. Para crear un marcador, resalte el texto que desea vincular en otros documentos, luego haga clic en Insertar> Marcador.

Escriba el nombre de su marcador y haga clic en Añadir.

Ahora, guarde el archivo y tome nota de la ruta completa donde se guardó. Para insertar su texto guardado, vaya a otro documento de Microsoft Word y presione Insertar> Campo. Seleccionar IncludeText desde el Nombres de campo menú.

Ahora, en el cuadro de texto debajo del menú, escriba “INCLUDETEXTO “[ruta al archivo]” [nombre del marcador]”. Cuando lo escribí, se veía así:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Usuarios: dralbright: Documentos: updateable-text.docx" firma

(Si está usando Windows, necesitará usar la notación estándar para las rutas, que comienza con “DO:\\”. Tenga en cuenta que debe incluir dos barras invertidas entre cada sección en lugar de una.) Ahora presione DE ACUERDO, y verás el texto insertado en tu documento.

De vez en cuando, escribirás algo incorrecto y obtendrás un error, como este:

Para solucionarlo, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar del error y seleccione Alternar códigos de campo - Esto le permitirá ver y editar los códigos desde el interior del documento. También puede usar esto en campos que funcionan correctamente si necesita hacer un cambio.

Desde aquí, puedes hacer cualquier corrección que necesites. En este ejemplo, hay un signo igual adicional al principio del código.

Después de eliminar el signo igual, el campo funciona correctamente..

Para hacer un cambio en todos los documentos que ha vinculado a su marcador, vuelva a su archivo de texto común y simplemente realice los cambios. Aquí, he reemplazado la cita de Groucho Marx con una de Oscar Wilde.

En sus otros documentos, haga clic con el botón derecho en el campo que se ha actualizado y seleccione Actualizar campo.

Y, ahí lo tienen, el campo se actualiza con la nueva información..

Esto puede parecer mucho trabajo, pero si tiene que escribir las mismas cosas de forma regular, podría ahorrarle una gran cantidad de tiempo a largo plazo. Lleva un tiempo de configuración en la parte frontal, pero verá la comodidad de este sistema de inmediato. No olvide revisar otras automatizaciones útiles de Office con IFTTT Cómo automatizar las tareas de Microsoft Office con IFTTT Recetas Cómo automatizar las tareas de Microsoft Office con IFTTT Recipes IFTTT, el servicio de automatización que completará una acción una vez que se cumpla otra condición. Recetas de tareas para Microsoft Office. Te mostramos cómo funciona y te ofrecemos una selección de recetas. Leer más para ahorrar tiempo, también.

Importar texto desde un archivo de texto o documento de Microsoft Word

Si desea obtener texto de un archivo de texto o documento de Word, pero no quiere abrirlo, selecciónelo todo, cópielo, vuelva a su documento y péguelo (esto puede llevar mucho tiempo si tiene cientos de páginas de texto), puede importar directamente. Solo pega Insertar> Archivo y seleccione el archivo de texto o documento de Word del que desea importar texto.

Después de haber seleccionado el archivo (es posible que tenga que cambiar el Habilitar desplegable para Todos los documentos legibles), verá el texto completo en su documento de Microsoft Word.

Importar texto desde una página web

Si desea mantener una copia actualizada de una página web en un documento de Microsoft Word, ¡también puede hacerlo! Digamos que quiero un archivo de texto en línea que contenga Un cuento sobre dos ciudades en mi documento Usaré el mismo campo INCLUDETEXT, pero en lugar de usar una ruta local, usaré la URL:

Actualizar el campo trae todo el libro a mi documento.

Obtendrá los mejores resultados con un sitio web de gran volumen de texto. Puedes ver lo que sucede cuando intento usar INCLUDETEXT para mostrar la página de inicio de MakeUseof:

Si necesita importar el texto actualizado de un sitio web a su documento, definitivamente vale la pena jugarlo. Puede que tenga que experimentar un poco, pero podría ser una herramienta muy útil..

Qué hacer Tú Importar en Microsoft Word?

Hemos cubierto ocho cosas diferentes que puede importar a Microsoft Word. Esta es la forma en que puede obtener Microsoft Word de forma gratuita. Esta es la forma en que puede obtener Microsoft Word de forma gratuita. ¿No quiere pagar por la experiencia completa de Microsoft Word? No te preocupes, aquí hay algunas formas de usar Microsoft Word gratis. Lea más aquí, pero probablemente haya más opciones por ahí. ¿Qué has importado en Microsoft Word?? Comparta las cosas más útiles que ha podido importar, para que todos podamos ayudarnos a ahorrar tiempo convirtiéndonos en maestros de palabras 10 Rutinas de Microsoft Word esenciales que debe saber 10 Rutinas de Microsoft Word esenciales que debe saber La palabra "rutina" Es la imagen misma de aburrida. Excepto cuando se trata de una aplicación de productividad como Microsoft Word. Cada segundo guardado se suma a la comodidad de usarlo para nuestras necesidades diarias. Lee mas !