Ir sin papel Pros, contras y soluciones digitales

La oficina sin papel El futuro está aquí: su guía para tener una vida sin papel hoy El futuro está aquí, su guía para tener una vida sin papel hoy Sin papel: un término que se usa con bastante frecuencia hoy en día. Pero, ¿qué significa? ¿Y en qué medida se aplica? Ciertamente, todos seguimos usando papel hasta cierto punto a pesar de los avances ... Parece que Leer más finalmente se está poniendo al día. En parte, esto puede deberse a la idea aún más popular del minimalismo Cómo ser un minimalista eficaz en tu vida diaria Cómo ser un minimalista eficaz en tu vida diaria Cada vez más personas eligen abrazar el minimalismo. En ciertas situaciones, esto puede causar estragos frustrantes en su vida cotidiana. Con una planificación mínima no tiene que venir a eso. Lee mas . Pero, ¿es todo un nirvana para salvar árboles o una pesadilla de proporciones A4??

Investigamos los pros y los contras, junto con consejos prácticos, para que pueda decidirse y seguir adelante de inmediato..

Los pros de una oficina sin papel

Veamos primero las ventajas de decir adios al papel..

Deshacerse de la máquina de fax obsoleta

A pesar de que la máquina de fax se ha convertido en un dispositivo arcaico, todavía hay algunos que insisten en colgarse de ella con las uñas. Estas son las personas que tienen su número de máquina de fax destacado en su tarjeta de presentación. Estas son las personas que no pueden aceptar que algo llamado. “correo electrónico” fue inventado, y como resultado, se están ahogando bajo un mar de papel de fax.

Si alguien así insiste en que algo DEBE ser enviado por fax a usted, entonces hay formas de acomodarlo, sin tener que lidiar con atascos de papel y árboles caídos en su conciencia. Numerosos servicios en línea pueden asignarle un “número de fax virtual” y la otra persona puede enviar un fax a ese número. Luego, el fax se convierte en un archivo adjunto de correo electrónico y se le envía a través de las redes..

El inconveniente es que los planes gratuitos para estos sitios son increíblemente limitantes. Para obtener un servicio decente, deberá pagar un plan mensual.

Algunos a tener en cuenta son Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax y FreeFaxtoEmail.

Tener más espacio para el tango

En este momento, tengo varias cajas llenas de documentos que se remontan a 15 años. Están sentados en mi oficina esperando ser escaneados para que finalmente pueda triturar los originales en papel. Mientras tanto, mientras mi mejor amigo, Procrastinate, se queda conmigo, constantemente me tropiezo con las cajas, golpeo mis caderas contra ellas y, por lo general, les insulto..

Cuando por fin empiece a escanear el papel, voy a tener una gran fiesta de trituración y una bebida cada vez que un documento pase por la trituradora (para el final, no tendré ninguna pierna). Pero lo que realmente estoy soñando es tener una gran cantidad de espacio en mi oficina. Puedo usar ese espacio para empezar a bailar, o luchar con el perro. Y recordarme de qué color es mi suelo..

Si usted es una empresa que gasta mucho dinero en espacio de almacenamiento para sus documentos, solo piense en cuánto ahorrará, escaneando esos documentos y quemando todo el lote. La moral de los empleados irá por las nubes..

Salvando el medio ambiente de nosotros mismos

La ventaja más obvia es, por supuesto, el medio ambiente. Se están talando demasiados árboles y la selva amazónica está desapareciendo en parte para alimentar a la industria de la pulpa y el papel. Cualquier cosa que podamos hacer para frenar eso es obviamente una buena noticia para el planeta en el que vivimos. Imprimimos demasiado y se está desperdiciando demasiado papel. Al pasar a un entorno sin papel, puede hacer su parte por la madre naturaleza..

Si DEBE imprimir algo Sugerencias y herramientas principales para ayudar con la impresión de páginas web Sugerencias y herramientas útiles para ayudar con la impresión de páginas web No importa cuánto intente ir sin papel, a veces solo necesita imprimir esa página web. Puede ser para direcciones, un artículo para la clase, un folleto para una reunión en el trabajo, etc. Como… Leer más, entonces hay formas de minimizar la cantidad de papel y tinta que usa. Los servicios como PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark y The Printliminator lo ayudarán a eliminar cualquier elemento innecesario de una página antes de imprimirlo, como los anuncios. Pero siempre que sea posible, escanear y enviar por correo electrónico..

El papel no dura para siempre pero los archivos digitales lo harán

Es un hecho de la vida que el papel no dura para siempre. La Carta Magna probablemente no se vea tan fresca como cuando se escribió por primera vez. El diario de Anne Frank está empezando a dorarse y curvarse en los bordes. El papel simplemente comienza a romperse, dado el tiempo suficiente..

En otras palabras, es una forma terrible de almacenar información a largo plazo. Nunca puede estar seguro de cuándo se dorará, rasgará, se desvanecerá, se doblará o simplemente se le echará una taza de café por todas partes. ¿Pero un archivo digital? Siempre que lo guarde en un formato popular como PDF o TXT y realice copias de seguridad regulares 5 Datos básicos de respaldo que cada usuario de Windows debe saber 5 Datos básicos de respaldo que todos los usuarios de Windows debe saber Nunca nos cansamos de recordarle que haga copias de seguridad y mantenga sus datos seguros. Si se está preguntando qué, con qué frecuencia y dónde debe hacer una copia de seguridad de sus archivos, tenemos respuestas directas. Lea más, siempre estará allí cuando lo necesite. En veinte o treinta años, todavía se verá igual que cuando lo hiciste por primera vez.

Los empleados pueden trabajar de forma remota

El problema con el papel es que en un entorno de oficina, si desea que los colegas en otras ubicaciones geográficas tengan una copia, debe enviarla por correo postal. Eso lleva tiempo (más aún si la oficina de correos lo pierde). El tiempo en muchos casos significa dinero perdido, oportunidades retrasadas y creciente frustración.

Sin embargo, si los archivos se digitalizan, se pueden poner en línea en la intranet de la empresa. Configure rápidamente su propia intranet doméstica con ocPortal. Configure rápidamente su propia intranet doméstica con ocPortal. "para su familia, al igual que muchas empresas ofrecen a los empleados? ¿No sería conveniente tener un repositorio central basado en la web? ... Leer más o wiki 4 de las Mejores Wikis Personales para Mantenerlo Organizado 4 de las Mejores Wikis Personales para Mantenerlo Organizado ¿Qué pasaría si hubiera un software wiki diseñado para ayudarlo? ¿en un nivel personal? Podría usarlo para cualquier cosa, por ejemplo, para delinear su novela, hacer un seguimiento de los proyectos de mejoras para el hogar o planificar ... Leer más. O se pueden enviar por correo electrónico o poner en una carpeta de almacenamiento en la nube. Esto permite a los colegas en la otra oficina obtener su copia inmediatamente, sin necesidad de esperar. Si el documento se carga en un sitio de colaboración 10+ Herramientas de colaboración sin registro que puede usar en 10 segundos 10+ Herramientas de colaboración sin registro que puede usar en 10 segundos Colaborar en línea puede ahorrarle a usted y a su equipo tiempo y dinero. Colaborar rápidamente puede ahorrar un poco más. Estas herramientas están listas para funcionar cuando tú lo estés. No es necesario registrarse. Lea más, como Google Docs o Dropbox, entonces todos en todas las ubicaciones pueden comenzar a dejar comentarios en tiempo real.

Los contras de una oficina sin papel

Pero ir sin papel no siempre es el paraíso que se pretende ser. Tecnología al rescate.!

Escaneando cada. Soltero. Trozo. De. Papel.

Desde el principio, esta es la cosa más molesta de toda la empresa. Encontrar la energía y la inclinación para sentarse y escanear cada hoja de papel. Es tedioso, consume mucho tiempo y, francamente, preferiría estar viendo repeticiones de vigilantes de la playa en TV.

Pero hay algunas cosas que puede hacer para facilitar el trabajo. Primero, revise cada hoja de papel y colóquela en una de las tres pilas - definitivamente escanear, tal vez escanear, y desgarrar. los desgarrar cosas ... bueno ... rómpelo y deshazte de él.

Es probable que pueda deshacerse de las facturas pagadas, recibos de cosas en las que la garantía haya caducado, manuales de instrucciones (es probable que el fabricante haya subido una versión en PDF ¿No puede encontrar un manual de usuario para su equipo? Buscar en estos sitios web especializados No puedo encontrar ¿Un manual de usuario para su equipo? Busque en estos sitios web especializados El experto meticuloso con previsión escaneará un manual de usuario y mantendrá una copia en su computadora, o buscará una copia en software que normalmente está disponible como PDF en el sitio del fabricante. Hay una tercera ... Leer Más información en su sitio web), comprobantes de depósito bancario (pero NO los estados de cuenta), etc. Basta con echar un vistazo crítico sobre él y decidir “¿Realmente necesito mantener esto?“.

Tal vez escanear es para cosas de las que aún no está seguro y no quiere apresurarse a tomar una decisión. Mantenlos a un lado.

Usted encontrará entonces que el Definitivamente escanear la pila es probablemente más manejable. Ahora crea carpetas en tu computadora (Impuestos, Seguros, Nóminas, etc), y cuando escanee un documento, muévalo inmediatamente a la carpeta correspondiente y agregue un nombre descriptivo.

Hay aplicaciones que pretenden acelerar el proceso para usted (los resultados se mezclan en mi opinión). Evernote tiene Scannable, que detecta los bordes del documento cuando apunta la cámara de su teléfono inteligente hacia él. También está Photomyne, si está escaneando fotos. AlternativeTo tiene algunas buenas alternativas a Scannable si está buscando algo más. Particularmente me gusta ScanBot 6 de las mejores aplicaciones para escanear, rastrear y administrar recibos 6 de las mejores aplicaciones para escanear, rastrear y administrar recibos Estas aplicaciones de escáner de recibos lo ayudarán a escanear, guardar y organizar cada recibo para su personal o negocio necesariamente. Lee mas .

Recordando respaldar todo

Cuanto más escanee, más importante será que haga una copia de seguridad de todo. La Guía de restauración y copia de seguridad de Windows La Guía de restauración y copia de seguridad de Windows Los desastres ocurren. A menos que esté dispuesto a perder sus datos, necesita una buena rutina de respaldo de Windows. Le mostraremos cómo preparar copias de seguridad y restaurarlas. Lee mas . Porque si su computadora decide suicidarse o autodestruirse, no tener copias de seguridad significa no tener absolutamente ningún archivo. Y en muchos casos, eso puede ser un desastre absoluto (especialmente si ha perdido el papeleo tributario). En mi experiencia, muchas compañías ofrecen copias de reemplazo de documentos por un precio, y usted puede decidir hacerlo. Pero puede dormir mejor por la noche si tiene una solución de respaldo cerca o de forma remota (o ambas cosas).

Como mínimo, debe tener un disco duro portátil (obtenga al menos 1 terabyte de espacio). Si tiene una PC con Windows La Guía de copia de seguridad de datos de Ultimate Windows 10 La Guía de copia de seguridad de datos de Ultimate Windows 10 Hemos resumido cada una de las opciones de copia de seguridad, restauración, recuperación y reparación que podemos encontrar en Windows 10. Use nuestros consejos simples y nunca se desespere por la pérdida. datos de nuevo! Lea más, descargue y use SyncToy, SyncToy: la solución simple de copia de seguridad y sincronización de Microsoft [Windows] SyncToy: la solución simple de copia de seguridad y sincronización de Microsoft [Windows] Si tiene archivos en su computadora, necesita una copia de seguridad. Llano y simple. Muchos de nosotros estamos familiarizados con las copias de seguridad y hay muchos métodos y programas para usar. Otro aspecto que… Leer más es una herramienta de copia de seguridad extremadamente fácil. Usuarios de Mac La solución Ultimate Triple Backup para su Mac [Mac OSX] La solución Ultimate Triple Backup para su Mac [Mac OSX] Como desarrollador aquí en MakeUseOf y como alguien que gana todos sus ingresos de trabajar en línea, es justo decir mi computadora y los datos son bastante importantes. Están configurados perfectamente para la productividad con ... Leer más probablemente gravitará en Time Machine Partition y usará su disco duro Time Machine para almacenar archivos Particione y use su Time Machine disco duro para almacenar archivos también Si el disco duro de su Mac es pequeño y el disco duro de su Time Machine es grande, podría valer la pena usar la unidad tanto para fines de respaldo como de almacenamiento. Lee mas . Independientemente de lo que decida utilizar, debe configurar algún tipo de sistema automatizado para realizar copias de seguridad de sus archivos a la misma hora todos los días, sin fallar..

Idealmente, también debería tener una copia de seguridad remota, en caso de que su lugar se inunde o se incendie. Pero antes de enviar sus archivos valiosos a la nube, asegúrese de cifrarlos en una carpeta especial. 5 Herramientas efectivas para cifrar sus archivos secretos 5 Herramientas efectivas para cifrar sus archivos secretos Necesitamos prestar más atención que nunca a las herramientas de cifrado y todo Diseñado para proteger nuestra privacidad. Con las herramientas adecuadas, mantener nuestros datos seguros es fácil. Leer más primero. WinRAR y WinZip pueden cifrar archivos, al igual que Veracrypt, y su antecesor obsoleto, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 alternativas de cifrado de disco para Windows TrueCrypt Is Dead: 4 alternativas de cifrado de disco para Windows TrueCrypt no es más, pero afortunadamente hay otros programas de cifrado útiles . Si bien pueden no ser reemplazos exactos, deben adaptarse a sus necesidades. Lee mas . Las posibilidades en la nube incluyen Dropbox, Google Drive, Box y SkyDrive.

Encontrar una base de datos con tecnología de tipo OCR

Una vez que haya escaneado todo, puede ir a la ruta de tener carpetas y subcarpetas ordenadas en la categoría de fecha y mes (e incluso carpetas de día, si realmente desea obtener información precisa). O la puerta número dos es encontrar algún tipo de base de datos con tecnología de tipo OCR. 4 Herramientas gratuitas de OCR en línea Sometidas a la prueba definitiva. 4 Herramientas de OCR en línea gratuitas. Sometidas a la última prueba. Con avances en la tecnología de OCR, conversión de texto e imágenes de su documento PDF escaneado. en los formatos de texto editable es más fácil. Probamos algunas herramientas gratuitas de OCR en línea para que no tengas que hacerlo. Lee mas .

OCR significa Reconocimiento Óptico de Caracteres, y es la tecnología la que lee el texto impreso en una página y puede convertir ese texto en texto que se puede copiar, o puede devolverle resultados, según las palabras clave que le proporcione. Esta es la tecnología que impulsa a Evernote Cómo usar Evernote: el manual no oficial Cómo usar Evernote: el manual no oficial Aprender a usar Evernote por tu cuenta lleva mucho tiempo. Es por eso que hemos elaborado esta guía para mostrarle cómo aprovechar al máximo las funciones más importantes de Evernote. Lea más, y es lo que el Proyecto Gutenberg usa Proyecto Gutenberg: Más que solo libros gratis Proyecto Gutenberg: Más que solo libros gratis Sitios como el Proyecto Gutenberg, que tiene más de 45,000 libros en oferta (en el momento de escribir este artículo), asegurarán que no El libro siempre desaparecerá. Descubrir obras oscuras de la literatura es ahora más fácil que nunca. Lea más para escanear todos los textos de dominio público en libros electrónicos. Texto en ambos documentos e imágenes Las 5 mejores herramientas de OCR para extraer texto de las imágenes Las 5 mejores herramientas de OCR para extraer texto de las imágenes Cuando tiene resmas de papel, ¿cómo puede convertir todo el texto impreso en algo que un programa digital será? capaz de reconocer e indexar? Mantenga un buen software de OCR cerca. Leer más puede ser encontrado, reconocido y presentado en los resultados de búsqueda cuando ingresa esa palabra.

Con el fin de buscar en sus documentos escaneados, claramente necesita encontrar una manera de poder obtener fácilmente lo que necesita de inmediato. Así que si vas por la ruta OCR, tienes que decidir. ¿Pagará a Evernote una tarifa anual y les confiará sus documentos confidenciales? ¿O vas a descargar algo y mantenerlo todo en tu computadora?.

¿Es usted un experto en papel o un desviador digital?

Siempre hay ventajas y desventajas en todo, pero algunas personas pueden tolerar una estafa más que otras. Así que todo se reduce a lo que está dispuesto a aceptar..

Ahora, ¿escanear todo es inútil y una pérdida de tiempo? ¿O es la digitalización el camino del futuro? Que dices vos lectores?

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