Cómo automatizar tareas repetitivas en hojas de Google con macros

Grabe una tarea, guárdela y ejecútela cuando lo desee..

Las macros están finalmente disponibles para los usuarios de Google Sheets. Las macros le permiten automatizar tareas repetitivas en documentos y hojas de cálculo sin tener que aprender a escribir código.

Han sido una herramienta de productividad central en Microsoft Office durante mucho tiempo. Los usuarios de Excel siempre han podido usar macros para ahorrar tiempo y ahora puede traer los mismos beneficios de ahorro de tiempo a Google Sheets.

Si bien Google Sheets ha permitido a los usuarios escribir sus propias funciones de Script de aplicaciones, las macros ofrecen este tipo de funcionalidad a todos los usuarios de Google Sheets, sin necesidad de experiencia en codificación..

Las macros son particularmente útiles si te encuentras con múltiples hojas una y otra vez con datos o información similares. Por ejemplo, cualquier tipo de rastreadores mensuales con funciones elaboradas para recopilar datos se beneficiarán de las macros.

Cómo crear una nueva macro en Google Sheets

Las macros de Google Sheets son muy fáciles de crear.

1. Hacer clic Herramientas> Macros> Grabar macro.
2. Ejecute los pasos que desea automatizar..
3. Escoger Referencias Absolutas Si desea que la macro funcione en la misma celda exacta que graba. Escoger Referencias Relativas Si desea que la macro funcione en la celda que seleccione y las celdas cercanas.
   
4. Hacer clic Salvar.
5. Ingrese el nombre de la macro y un atajo de teclado opcional.

Ahora, obviamente, el paso dos en la lista anterior podría implicar muchos más pasos, pero más sobre eso más adelante.

Cómo editar una macro en Google Sheets

Si desea editar su macro, haga lo siguiente:

1. Ir Herramientas> Macros> Gestionar macros.
2. En la lista de Macros que se abre, haga clic en el botón de menú (tres puntos) al lado de la macro que desea editar.
   
3. Hacer clic Editar Script.

Para editar la macro, tendrá que editar el código, por lo que si no se siente cómodo con esto, puede ser más fácil simplemente volver a grabar la macro..

Cómo ejecutar una macro en las hojas de Google

Para ejecutar la macro, abra la hoja que desea usar y haga clic en Herramientas> Macros y seleccione la macro de la lista. O si asignó un método abreviado de teclado a su macro, puede usar eso.

A continuación, encontrará algunos ejemplos simples de las diversas formas en que puede usar macros en Google Sheets..

Ejemplo 1: Formato de su hoja de cálculo con una macro

Cualquier tipo de formato repetitivo que tenga que aplicar a varias hojas de Google puede hacerse fácilmente con macros.

Formateo básico

Si tiene varias hojas con información similar, puede grabar macros para cualquiera o todos los siguientes: negrita / cursiva / subrayado, tamaño de fuente, alineación del texto, ajuste de texto, color de relleno de fondo y más.

Formato condicional

Con Google Sheets, también puedes obtener bastante meta, agregando una capa adicional de automatización sobre la automatización básica con el Formato condicional.

Puede usar el Formato condicional para formatear celdas usando los mismos métodos enumerados anteriormente. La diferencia es que puede crear una regla que formatee el texto según criterios específicos:

• Si la celda contiene o no contiene una palabra clave específica.
• Si la celda contiene un número igual a, mayor que o menor que un número específico
• Si la celda contiene una fecha específica / una fecha posterior / una fecha anterior a su especificación.

Así que supongamos que está utilizando Google Sheets como una forma de realizar un seguimiento de sus tareas y que ha asignado fechas de vencimiento a sus tareas. Puede usar el formato condicional para resaltar lo que se debe hoy:

1. Después de hacer clic en Grabar, seleccione las celdas a las que desea aplicar el formato condicional.
2. Ir Formato> Formato condicional.
3. En la barra lateral que se abre, haga clic en Agregar nueva regla.
4. Debajo Formato de celdas si seleccionar La fecha es.
5. En el segundo menú desplegable que se abre, seleccione Hoy para tareas pendientes hoy.

Si desea resaltar algo que está vencido, repita los pasos 1 a 3 y luego haga lo siguiente:

1. Debajo Formato de celdas si selecciona La fecha es antes.
2. En el segundo menú desplegable que se abre, seleccione Hoy.

Ejemplo 2: Crear informes y gráficos

Hay muchas maneras de generar informes en Google Sheets. Conviértase en un analista experto de datos. Use la hoja de cálculo de Google. Herramientas de informe Conviértase en un analista experto de datos. Usando la herramienta de informe de Google Spreadsheet. En realidad, Google hoja de cálculo? La razón de esto no es solo porque puede hacer casi todo lo que desee ... Leer más, incluidas las tablas, gráficos y tablas de pivotes.

Tablas de pivote en hojas de Google

Las tablas dinámicas son extremadamente útiles si está buscando calcular los totales de varios elementos en su hoja de cálculo. Puede usar una tabla dinámica para comprender grandes cantidades de datos y resumirlos en un breve informe de digestión. Dado que se basa en los datos de la hoja de cálculo, puede utilizar el formato condicional, los cuadros y los gráficos para visualizar los datos también..

Por ejemplo, si está utilizando una hoja de Google para sus hábitos de gasto, puede usar una tabla dinámica para calcular los totales. Esta es una excelente manera de controlar realmente cuánto gasta en Starbucks.

1. Después de hacer clic Grabar, ir Datos> Tabla de pivote.
2. los Editor de tablas de pivote se abrirá en un panel lateral donde puede agregar los elementos que desea que aparezcan en su tabla.
   
3. Debajo Filas hacer clic Añadir, y seleccione la columna que contiene la información que desea recopilar: categoría de gastos o ubicación, por ejemplo.
4. Debajo Valores, hacer clic Añadir y seleccione la columna que contiene los montos que está gastando por categoría.

Este es un ejemplo muy simple de cómo se puede usar una tabla dinámica. Cómo utilizar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datos. Cómo usar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datos. La tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas del repertorio de Excel 2013. . Se utiliza con frecuencia para el análisis de grandes datos. Sigue nuestra demostración paso a paso para aprender todo sobre esto. Lee mas . Existen usos mucho más elaborados, donde las macros le facilitarán la vida en Google Sheets.

Gráficos y gráficos circulares en las hojas de Google

En lugar de desplazarse por una fila tras otra de datos, también puede resumir toda esa información visualmente.

Nuevamente, si tiene varias hojas con datos similares, puede crear el mismo gráfico en varias hojas diferentes.

Por ejemplo, si está realizando un seguimiento de sus ventas mensuales, podría crear un gráfico circular que desglosa las ventas por producto..

• Seleccione la (s) columna (s) / fila (s) que contienen los datos que desea visualizar.
• Después de hacer clic en el botón Grabar, vaya a Insertar> Gráfico.
• En el panel que se abre, seleccione el tipo de gráfico (gráfico de líneas, gráfico de barras, gráfico circular, etc.)

Ejecute esa macro en otras hojas con datos similares para visualizaciones rápidas. Google Sheets también hará sugerencias para el gráfico más adecuado basado en los datos.

Ejemplo 3: Ejecutar funciones complejas con macros

Esta es probablemente una de las formas más útiles y poderosas de usar macros en Google Sheets, pero aunque las funciones complejas pueden ser complicadas, se simplifican con las macros..

Existen muchas funciones existentes, como la fórmula COUNTIF o las funciones de búsqueda. También puede ir un paso más allá y crear sus propias funciones de Google Sheets Cómo crear funciones personalizadas en Google Sheets Cómo crear funciones personalizadas en Google Sheets Con Google Scripts puede salir de la celda de la hoja de cálculo y codificar sus propias funciones personalizadas. Es más fácil de lo que parece. Te guiaremos a través del proceso. Lee mas .

Una vez que haya resuelto su función, simplemente grabe su macro ejecutando los pasos.

Ejemplo 4: Haga que sus datos sean más fáciles de ver

Si tiene una gran cantidad de datos guardados en una hoja de cálculo de Google, ayuda a congelar la primera fila y la primera columna.

De esa manera, cuando esté viendo una hoja de cálculo llena de números o información, mantener la primera fila o columna a la vista es esencial si quiere un contexto para lo que está buscando..

1. Después de hacer clic en el botón Grabar, vaya a Ver> Congelar> Una fila y Ver> Congelar> Una columna.
2. Hacer clic Salvar.
3. Introduzca un nombre para la macro y haga clic en Salvar otra vez.

Iniciar una macro y detener el trabajo repetitivo

Debido a la naturaleza colaborativa de Google Sheets, puede ejecutar macros mientras otras personas continúan ingresando su información, y ya no tienen que descargar hojas y abrirlas en otro programa para ejecutar una macro.

Si la colaboración y el almacenamiento en la nube no son una prioridad para usted, siempre puede optar por Microsoft Excel para grabar macros Cómo grabar una macro en Excel 2016 Cómo grabar una macro en Excel 2016 ¿Sabía que podría automatizar tareas repetitivas en Microsoft? Excel utilizando macros? Le mostraremos cómo grabar una macro en Excel 2016 para ahorrar mucho tiempo. Leer más .s

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