Cómo agrupar las tareas con Google Calendar para aumentar el enfoque y la productividad

El mito multitarea es omnipresente. No importa cuánta investigación multitarea veamos, seguimos diciéndonos que más la gente no puede realizar múltiples tareas, pero nosotros puede.

Una y otra vez, la investigación muestra que cuando pensamos que estamos haciendo multitarea, en realidad no estamos haciendo más de una cosa a la vez. Estamos cambiando de un lado a otro entre actividades, y que un fenómeno conocido como “Coste de transferencia” nos hace menos eficientes (y puede ponernos en peligro).

Pero…

Hay un tipo particular de multitarea que podría ser más eficiente. Quizás no sea tan eficiente como enfocarse en una sola tarea. Pero si no puedes soportar enfocarte en una cosa durante más de unos pocos minutos, puedes tener suerte..

(Para ser justos, hay algunos casos en los que la multitarea puede ser una forma eficiente de hacer las cosas Tarea única vs. Multitarea: ¿Qué es lo mejor para la productividad? ¿Lo que es mejor para la productividad? ¿Qué es lo mejor para la productividad? Resulta que no es necesariamente la bala de plata para la productividad. La clave es saber cuándo realizar múltiples tareas. Leer más.

Una introducción a la tarea de procesamiento por lotes

Diferentes gurús de la productividad han definido el agrupamiento de tareas de formas ligeramente diferentes. Pero a lo que se reduce es esto:

“La agrupación de tareas es la práctica de agrupar tareas similares.”

Así que puedes tener una lista de “codificación,” “depuración,” “documentando,” y “planificación” Tareas, por ejemplo. En mi propia vida, probablemente haría tareas por lotes como “escritura,” “edición,” “investigando,” “cabeceo,” y así.

¿Cómo es esto útil?

La preparación de tareas por lotes lo ayuda a ser más productivo al animarlo a seguir con un grupo similar de tareas para reducir el costo de cambio cuando se mueve entre ellas. Pasar de editar fotos a administrar tu correo electrónico es un gran cambio, y podría incurrir en un gran costo de cambio a medida que tu cerebro se esfuerza por cambiar de marcha.

Cambiar de la edición de fotos a, por ejemplo, la publicación de fotos en sitios de fotografía de stock podría generar un costo de cambio menor. O imagina que cambias de llamar a clientes potenciales con lanzamientos de ventas para llamar a clientes existentes para registrarse. Eso sería más fácil que cambiar de llamadas de tono a crear informes trimestrales.

Y ese menor costo de cambio resulta en un mayor enfoque.

Cómo pones las tareas en lotes depende de ti - Lo importante es que son similares.. Si le resulta difícil cambiar de marcha entre dos tareas, entonces no pertenecen al mismo lote. Puede tener un gran número de lotes o uno más pequeño, dependiendo de los tipos de cosas que necesita hacer.

Una vez que haya agrupado sus tareas, puede dedicar tiempo a cada lote.

Programación de sus lotes

Aquí es donde la tarea por lotes se vuelve realmente útil. Cuando designa un bloque de tiempo específico Cómo bloquear el tiempo en el calendario de Google para un día laboral productivo Cómo bloquear el tiempo en el calendario de Google para un día laboral productivo ¿Tiene problemas con la administración del tiempo? Le mostramos cómo bloquear el tiempo en su Google Calendar para aumentar el enfoque, reducir el estrés y mejorar la productividad. Lea más sobre un lote en particular, puede cambiar entre tareas dentro de ese lote. Lo que es genial para aquellos de nosotros que nos gusta movernos mucho entre proyectos..

Mientras no cambies a una tarea fuera de De ese lote, serás más eficiente. El costo del cambio cognitivo será menor y obtendrá más resultados.

Es tan simple como eso.

Y una vez que comience a poner sus tareas por lotes en su calendario, de modo que tenga un tiempo establecido para trabajar en ellas, comenzará a ver que su productividad se dispara. Debido a que su costo de cambio es menor, gastará menos tiempo en ponerse al día en cada tarea. Y tener un tiempo establecido para lotes específicos le ayudará a reducir las distracciones (que tienen un enorme Coste de transferencia).

Cómo utilizar un sistema de gestión del tiempo como la técnica Pomodoro Cómo un temporizador Pomodoro simple mejoró mi vida Cómo un temporizador Pomodoro simple mejoró mi vida La técnica Pomodoro es uno de los trucos más simples de la administración del tiempo. Rompe las distracciones con la ayuda de fragmentos de 25 minutos y un temporizador. Podría ser un cambio de rutina que cambiará tu vida si te conviene. Leer más o algo similar aumentará tu productividad aún más.

Si está listo para probar el agrupamiento de tareas, esto es lo que debe hacer:

Tareas por lotes con Google Calendar

Lo primero que debe hacer es crear lotes de tareas. Como todos tendrán diferentes conjuntos de tareas y diferentes métodos de procesamiento por lotes, la forma en que pase por este proceso depende totalmente de usted. Como mencioné, podría ser bueno comenzar con tres o cuatro categorías. Para los propósitos de nuestro ejemplo, usaremos “planificación,” “edificio,” “revisando,” y “reportando.”

Combinaremos estos lotes con el concepto de bloqueo de tiempo Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Intente bloqueo de tiempo. Esta táctica de administración del tiempo puede ayudarlo a mantenerse en el camino mientras mantiene las distracciones, la dilación y la multitarea improductiva a raya. Lee mas . Simplemente reserve bloques de tiempo en Google Calendar para lotes específicos.

Aquí he agregado eventos que me dicen cuándo debo trabajar en lotes específicos:

También agregué un recordatorio para asegurarme de saber cuándo comienza mi bloqueo de informes:

Ahora recibiré un recordatorio cuando sea el momento de trabajar en mis tareas de informes. Durante ese tiempo, podría utilizar la técnica Pomodoro. Las mejores aplicaciones de temporizador Pomodoro para mejorar tu productividad. Las mejores aplicaciones de temporizador Pomodoro para impulsar tu productividad. atención. Esta selección de temporizadores tiene una opción para cada plataforma. Leer más para administrar mi tiempo en diversas tareas. O podría dejar que suceda de forma más natural, donde me muevo entre tareas cuando lo desee. Esta parte depende de ti.

Tienes la idea ¡Ahora simplemente inserta más lotes en tu calendario! Pero tenga en cuenta que todavía necesita tiempo desbloqueado. Necesitará unos minutos aquí y allá para administrar el correo electrónico, ponerse al día con las llamadas, conversar con la gente en la oficina o simplemente dejar que su mente descanse un poco..

Una pregunta que podría estar haciendo en este momento: ¿Cómo elijo cuándo programar cada lote?? No hay una respuesta correcta para esto. Si tiene un tipo específico de tarea que realiza mejor en la mañana, programe temprano. Si le gustan las tareas cognitivamente menos intensas por la tarde, programelas allí. ¿Prefieres cambiar a algo completamente diferente cuando cambias de tarea? Tu también puedes hacer eso.

Sabes cómo y cuándo trabajas mejor Cómo mantenerte productivo si eres una persona de la mañana o un búho nocturno Cómo mantenerte productivo si eres una persona de la mañana o un búho de la noche No te esfuerces por levantarte temprano o quedarte tarde. En su lugar, optimice los sistemas para que pueda abordar la fase en la que su productividad es baja. Aquí hay algunas estrategias inteligentes. Lea más, y puede poner ese conocimiento a trabajar en su programa de lotes.

Una vez que tengas tus lotes en el calendario, ¡listo! Ahora todo lo que necesitas hacer es ir al trabajo.

Usando el calendario de Google para aumentar su productividad

Programar los lotes de tareas en Google Calendar podría ser suficiente para revolucionar completamente su productividad. Pero si necesita un poco más de impulso, puede utilizar otras funciones impresionantes de Google Calendar..

Por ejemplo, puede sincronizar su lista de tareas con el calendario de Google Cómo sincronizar su calendario de Google con su lista de tareas Cómo sincronizar su calendario de Google con su lista de tareas pendientes Para organizar su vida, dos herramientas son indispensables: su calendario y su lista de tareas pendientes. Pero la mayoría de las soluciones de administración de tareas mantienen estas dos cosas separadas. Te mostraremos cómo combinarlos. Lea más y vea sus tareas importantes junto con su programación de lotes. Esto podría ayudarlo a priorizar entre tareas en cada lote..

O puede usar la vista actualizada de varios calendarios. 5 ¡Nuevas funciones de Google Calendar que debe probar! 5 nuevas características de Google Calendar que tienes que probar! Google Calendar se ha vuelto más fantástico. Google finalmente actualizó su calendario. Le mostraremos cómo obtener el nuevo diseño y qué nuevas funciones debe probar. Lea más para mantener su programación por lotes separada de sus otras citas.

Incluso puede etiquetar las entradas de su calendario Cómo aprovechar al máximo el calendario de Google con más de 7 nuevas herramientas Cómo aprovechar al máximo el calendario de Google con más de 7 nuevas herramientas Utilice el calendario de Google para ahorrar tiempo y aprovechar al máximo su día laboral. Estas nuevas herramientas y servicios de Google Calendar ofrecen algunos trucos de productividad más. Lea más para ver a dónde va su tiempo y cómo puede mejorar su administración del tiempo..

Existen tantas funciones y herramientas que puedes hacer casi lo que quieras con tu Google Calendar.

Tareas de dosificación a largo plazo

Por supuesto, nunca es tan simple. Siempre hay mantenimiento. Por ejemplo, debe reservar regularmente unos minutos para revisar sus lotes. Si cree que una determinada tarea no está fluyendo con las otras en su lote, es posible que desee crear un nuevo lote para reducir los costos de cambio..

Y usted puede encontrar que su programación no es óptima. Quizás necesite más tiempo entre lotes, o necesite un día completo sin actividades programadas para ponerse al día con las cosas.

Incluso cuando encuentre el sistema de productividad perfecto Cómo crear el último Sistema de administración del tiempo perfecto que usará en su vida Cómo crear el sistema de administración del tiempo perfecto pasado que alguna vez usará La productividad es una búsqueda constante de más organizaciones con menos trabajo. Una forma de lograr todo lo que sueñas lograr, sin perder el sueño. ¿Puede este sistema automatizado de gestión del tiempo hacerlo todo? Lea más, siempre habrá algún mantenimiento que deba realizar. Tareas por lotes no es una excepción.

Pero cuando realiza un lote de tareas con éxito y las integra en Google Calendar, tendrá un sistema de administración de tiempo casi automatizado. Y no hay nada mejor que eso.!

¿Has probado la tarea de procesamiento por lotes? ¿Qué hace para minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para cambiar de tarea? Comparte tu consejo en los comentarios a continuación.!

Crédito de la imagen: photographee.eu/productos

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