Cómo realizar un mejor seguimiento y administrar tus proyectos con Podio

Cuando la gente piensa en herramientas para la gestión de proyectos Intellinote: ponga sus tareas, archivos, mensajes y reuniones en línea en un solo lugar Intellinote: ponga sus tareas, archivos, mensajes y reuniones en línea en un solo lugar Intellinote hace que sea más fácil de administrar, colaborar y comunicarse mejor su equipo, colegas y clientes con una combinación completa de intercambio de archivos, organización y video en tiempo real y chat de texto. Leer más, normalmente, software como Microsoft Project viene a la mente. Ahora, por supuesto, es una herramienta excelente para administrar tareas, plazos, entregables y recursos para un proyecto. Pero, ¿qué usas para realizar un seguimiento de múltiples proyectos?

Ya sea que tenga una plantilla de uno o diez, una herramienta que puede rastrear estados y reuniones, enviar recordatorios e incluso almacenar todos los documentos para un proyecto también es muy útil. Aquí es donde Podio entra para ayudarlo con la administración de múltiples proyectos, un equipo de otros o simplemente una forma de rastrearlos. Aquí hay algunos trucos y consejos para aprovechar al máximo Podio para rastrear sus proyectos y su equipo..

Implementar aplicaciones de Podio

Podio es una herramienta que utiliza. “aplicaciones” para administrar diferentes aspectos del espacio de trabajo Podio: un panel de control único para administrar las tareas de su organización Podio: un panel de control único para administrar las tareas de su organización Lea más. Las aplicaciones están disponibles por función e industria e incluyen cosas como reuniones, ideas, clientes, órdenes de compra, facturas, contactos y mucho más. La mejor manera de usar Podio es obtener las aplicaciones que necesita. Comience por revisar el Podio App Market y revisa los paquetes disponibles por función o industria. Esto te ayudará a tener un buen comienzo y aún podrás obtener aplicaciones individuales más adelante..

Por ejemplo, si está utilizando Podio para funciones de gestión de eventos, Hay un paquete que contiene aplicaciones para participantes, lugares, proveedores, oradores, eventos y una lista de invitados. Otro ejemplo usa el industria de ventas e incluye un paquete para la gestión de clientes potenciales, que tiene aplicaciones para ventas, clientes potenciales, reuniones de ventas, comunicaciones y productos.

Use las aplicaciones en Podio para rastrear todos los aspectos de su proyecto, grandes o pequeños. Todos estos se pueden organizar en la pantalla principal del área de trabajo y contienen los campos que probablemente necesitará. Pero, también puede modificar cualquier aplicación para personalizarla exactamente como lo desea. Estas aplicaciones son la columna vertebral de Podio y le brindarán una gran flexibilidad en el seguimiento de sus proyectos y sus partes móviles..

Benefíciese de Servicios Conectados y Extensiones

Una característica útil de Podio es su conexión con otros servicios. Si estás interesado en conectar tu Calendario de Microsoft Exchange para exportar eventos, su Ir a la reunión cuenta para iniciar reuniones directamente desde Podio, o su Evernote Cuenta para adjuntar sus notas, entonces Podio lo tiene cubierto. Para realizar un seguimiento de sus tareas y mantenerse al día con sus proyectos, la conexión a otros servicios que utiliza es definitivamente el camino a seguir. Para poder utilizar con éxito Podio, estos servicios conectados le permiten obtener elementos que necesita que pueden existir en otros lugares, pero que son necesarios para su proyecto..

Junto con estos servicios, puede conectar fácilmente Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync y Dropbox. Conectarse es fácil; solo haga clic en Configuraciones de la cuenta desde la navegación principal y luego Servicios. Cada servicio tiene su propio botón de conexión y, después de iniciar sesión, los verá subir a la lista donde están listos para usar.

Además de conectar servicios, puede aprovechar Extensiones de podio que se integran con muchos desarrolladores terceros. Las integraciones con MailChimp, Google Maps y Xero le permiten mejorar aún más su experiencia con Podio. Por ejemplo, hay una extensión de QuickBooks que le permite importar clientes y la información de la cuenta en Podio, donde puede configurar la facturación automática entre los sistemas.

Cómo se compara Podio con Trello

Si no ha probado otras herramientas como Podio para el seguimiento y la gestión de proyectos, puede compararse fácilmente con Trello Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y poderoso desde un buen hogar Trello - un sistema de gestión de proyectos único, simple y poderoso Buen hogar ¿El nombre Joel Spolsky significa algo para ti? Si es así, querrás leer esta publicación, ya que muestra el proyecto más reciente y mejor de Spolsky. Y si no, debes saber que esto es ... Leer más, que es otra gran herramienta. Si ha probado ambos, entonces probablemente tenga una preferencia o posiblemente use ambos, pero para cosas diferentes. Ambos ofrecen lo básico para el seguimiento de proyectos, tareas y personas, junto con notificaciones prácticas, recordatorios y opciones de formato personalizado para las herramientas. Entonces, ¿en qué se diferencian??

Espacio de trabajo

Mientras tanto Podio y Trello tienen espacios de trabajo bien organizados, Trello tendría que caer en el “configuración más fácil” categoría. Podio toma un poco más de tiempo para configurar para su uso. Después de obtener las aplicaciones que necesita, puede usarlas para configurar mosaicos o widgets para su área de trabajo principal y reorganizarlos para que se vean bien. Con Trello, usted ve sus tableros de inmediato y después de elegir uno, ve sus cartas. Sí, también hay un tiempo de configuración con Trello, pero ese tiempo se ha gastado. Configurando tus proyectos y tareas. más bien que Configurando las herramientas que necesitas para ellos. Como en Podio. Pero, si no le importa tomarse un poco de tiempo para crear un espacio de trabajo realmente personalizado, entonces Podio permite eso donde Trello no lo hace..

Servicios conectados

Cuando se trata de conectar calendarios, software de reuniones Las 6 mejores herramientas de reuniones en línea gratuitas para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas de reuniones en línea gratuitas para colaborar con su equipo Los equipos pequeños no necesitan aplicaciones empresariales caras para la colaboración. Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos de su equipo, la comunicación y más. Gratis. Lea más, administradores de archivos y tomadores de notas, Podio simplemente tiene más opciones. Puede adjuntar archivos y fotos a tarjetas en Trello desde lugares como Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive (a continuación). También puede conectar Trello a iCal para ver sus tarjetas o incluso el Calendario de Sunrise si esa es su elección de programación. Pero en general, Podio tiene más flexibilidad con opciones para servicios conectados.

Acceso móvil

Tanto Podio (iOS, Android) como Trello (iOS, Android) tienen aplicaciones móviles gratuitas disponibles que realmente hacen que el seguimiento de proyectos sea conveniente. Para su teléfono o tableta, ambos lo tienen cubierto. Si eres una persona visual que aprecia los tableros y las tarjetas que se usan en Trello, estarás muy contento con su aplicación. Tiene una interfaz elegante y el arrastrar y soltar también es bastante sensible. Del mismo modo, Podio tiene una buena aplicación si le gusta ver sus tablas de datos, la actividad reciente de su equipo y hacer actualizaciones a los elementos. De cualquier manera, el uso de las opciones móviles le permite mantenerse en contacto con sus proyectos, notificaciones y equipo cuando está de viaje..

Consejos para usar Podio

Una vez más, Podio es una herramienta para administrar proyectos, tareas e incluso su equipo que es bastante diferente al software como Microsoft Project. Le proporciona una forma de realizar un seguimiento, verificar los estados, asignar tareas y mantener sus proyectos en ese plan cuidadosamente diseñado. Aquí hay algunos consejos para usar Podio si es nuevo o no ha aprovechado al máximo sus funciones..

• Para la gestión del equipo, use la Fuera de la oficina la aplicación Cada miembro del equipo puede seleccionar fácilmente Vacaciones, Remoto o Conferencia para describir el tipo. Luego, después de ingresar las fechas, un gerente puede aprobar o rechazar rápidamente el tiempo fuera de la oficina. También se pueden enviar notificaciones, que brindan excelentes recordatorios si alguien de su equipo se irá.
• Prueba el disponible Formularios Web para su sitio Podio creará formularios para su sitio web con el clic de un botón. Luego, puede personalizar el formulario y publicar el enlace compartido que recibe o colocar el código de inserción directamente en su sitio web. Usando nuestro ejemplo de administración de eventos de antes, fácilmente podría tener un formulario para que los clientes interesados ​​completen para solicitar sus servicios para su evento.
• Aprovecha lo sencillo. función de exportación. Cada aplicación que utiliza contiene una opción para exportar los datos. Esto es muy útil para actualizar su equipo en una reunión de estado o su jefe cuando él quiere actualizaciones en todos los proyectos para su equipo. La función de exportación se puede ver cuando selecciona el icono de llave desde dentro de la aplicación.
• Personalizar aplicaciones para la plena efectividad. Cada aplicación viene con lo básico que necesitarás. Sin embargo, cada uno puede editarse y personalizarse para que pueda utilizar los campos, listas, estados y otros elementos exactos que necesita dentro de cada uno. Simplemente haga clic en el icono de llave inglesa una vez que esté en la aplicación y seleccione Modificar plantilla.

Planes podio

Si eres nuevo en Podio, hay algunos planes diferentes que puedes elegir, incluyendo un opción libre. Si tiene un equipo de hasta cinco personas, puede obtener todas las características de un plan básico, excepto la Administración de usuarios, sin cargo. Si tienes más de cinco usuarios; Hay planes a partir de $ 9 por mes. Puede tener usuarios ilimitados con beneficios tales como sesiones de capacitación, soporte prioritario y configuración avanzada, dependiendo de su plan pagado.

¿Usas Podio o todavía lo estás considerando??

Si eres un usuario actual de Podio, ¿qué consejos útiles tienes para compartir con los lectores? Si aún está pensando en utilizar Podio para realizar un seguimiento de proyectos, ¿cuáles son sus factores decisivos y qué busca en una herramienta? Siéntase libre de compartir sus pensamientos y experiencias en los comentarios a continuación!

Crédito de la imagen: hombre de negocios a través de Shutterstock, Alphaspirit a través de Shutterstock.com

Obtenga más información sobre: ​​Software de organización, Herramienta de planificación, Gestión de proyectos, Gestión de tareas.