Cómo atravesar sus correos electrónicos en Microsoft Outlook

Se supone que los correos electrónicos son un método conveniente de comunicación, pero muchos de nosotros pasamos mucho más tiempo del que nos gustaría intentar darle sentido a nuestra Bandeja de entrada. Sin una organización adecuada, es posible que los correos electrónicos le cuesten más tiempo del que ahorran.

Outlook de Microsoft contiene una serie de características que pueden ayudar a aliviar este problema, pero muchos usuarios simplemente no conocen la funcionalidad que está oculta en el programa Convierta Outlook en una herramienta de administración de proyectos con integración de OneNote Convierta Outlook en una herramienta de administración de proyectos con OneNote Integración OneNote puede hacer más de lo que piensas. Le mostraremos cómo convertir su lista de tareas de Outlook en una potente herramienta de gestión de proyectos con el complemento de OneNote para Outlook. Lee mas . Use estos bits de funcionalidad para asegurarse de que su Bandeja de entrada esté lo mejor guardada posible, de modo que pueda concentrarse en asuntos más importantes.

Encuentra una vista que se adapte a ti

Uno de los primeros pasos para convertirse en un usuario experto de Outlook Conviértase en un usuario de Outlook Pro Evitando errores comunes Conviértase en un usuario de Outlook Pro Evitando errores comunes Si trabaja en un entorno de oficina típico, es muy probable que el sistema de correo sea un intercambio. Sever y que el cliente de correo de elección es Outlook. Hemos cubierto Outlook aquí en ... Leer más es adaptar el programa a su flujo de trabajo. Casi todos usan el correo electrónico en estos días, pero eso no significa que todos lo hagamos exactamente de la misma manera. Lo que funciona para otra persona podría no funcionar para usted, y es por eso que es una buena idea modificar el diseño predeterminado de Outlook para que se adapte mejor a su uso.

Dirígete a la Ver pestaña para ver qué opciones están disponibles para usted. los Botón cambiar vista en el Vista actual La sección te dará algunas opciones diferentes, pero vale la pena profundizar en la Arreglo y Diseño sección para entrar en el meollo de la personalización.

Por ejemplo, es posible que desee cambiar Vista previa del mensaje a 3 lineas, lo que le dará una vista previa más detallada de una menor cantidad de correos electrónicos en cualquier momento. O bien, es posible que desee establecer la Panel de lectura a Apagado, lo que le ahorrará un espacio de pantalla muy necesario para abrir correos electrónicos individuales como una nueva ventana cuando desee leerlos.

La clave aquí es simplemente averiguar qué es lo que mejor se adapta a la forma en que usa Outlook. Pruebe las cosas: es tan fácil como cambiar estas configuraciones a sus valores predeterminados si descubre que no funcionan tan bien como esperaba..

Usar reglas para automatizar el proceso

Las reglas son un excelente primer paso hacia la organización de sus correos electrónicos, porque una vez que estén en su lugar, se encargarán de un gran trabajo antes de que incluso compruebe su bandeja de entrada. Para comenzar con las Reglas, diríjase a Casa pestaña en Outlook y vaya a Reglas > Gestionar reglas y alertas.

Desde aquí, haga clic en Nueva regla. Verá una selección de plantillas, así como opciones para comenzar desde cero. Por el momento, es mejor seguir con las plantillas que se ofrecen: habrá una gran oportunidad de personalizar la Regla a su gusto en la siguiente pantalla. A los efectos de esta demostración, vamos a seleccionar Mover mensaje de alguien a una carpeta.

Ahora es el momento de hacer que la regla tenga un propósito. Quiero configurar un sistema donde el correo que recibo de otro autor de MakeUseOf se envíe directamente a una carpeta de prioridad. Para hacerlo, marque la casilla en la ventana de condiciones que dice con palabras específicas en la dirección del remitente. Luego, haga clic en las palabras específicas en la sección a continuación: hacer uso de así que solo respondería a los correos electrónicos enviados desde una cuenta de correo electrónico desde el sitio, pero obviamente esto puede ser lo que desee, y luego seleccione una carpeta adecuada haciendo clic en especificado y navegando a ella.

A continuación, elija qué desea hacer con los mensajes que esta regla pone a un lado y considere cuidadosamente si desea o no deja de procesar más reglas. Dependiendo de las otras reglas que tenga activas, mantener esta opción marcada podría causar problemas de organización más adelante. Luego, seleccione sus excepciones y estará listo para nombrar su Regla y activarla. De ahí en adelante, se ordenará automáticamente por correo hasta que lo desactives..

Divide y conquista con categorías

Si bien las Reglas son una excelente manera de manejar la mayor parte de su correo electrónico, ciertas tareas organizativas requieren un ojo humano. El uso estricto de las categorías puede ayudar a simplificar este proceso, permitiéndole clasificar el correo de manera rápida y precisa. Para configurar sus Categorías, diríjase a la Etiquetas sección de la Casa pestaña en Outlook y vaya a Clasificar por categorías > todas las categorias.

Aquí, verás un resumen de todas las categorías actualmente en su lugar. Por defecto, tendrán un sistema simple de colores, por lo que es posible que desee simplemente editar esas entradas para comenzar. Para hacerlos un poco más útiles, haga clic en una categoría para resaltarla, cámbiele el nombre por algo pertinente al tipo de correo que recibirá y asígnele una tecla de acceso directo que recordará del menú desplegable.

Con esta configuración en su lugar, podrá organizar sus correos electrónicos de manera rápida y fácil a medida que los reciba. Simplemente resalte un mensaje en particular en su Bandeja de entrada y use el método abreviado apropiado Navegar en Windows con los atajos de teclado Solo Navegando en Windows con los atajos de teclado Solo Es posible que sepa muchos atajos de teclado, pero ¿sabía que podía moverse por Windows sin su ratón? Así es cómo. Leer más que acaba de asignar. Ahora podrá ver todos los mensajes etiquetados en una categoría en particular simplemente ingresando el nombre de esa categoría en la barra de búsqueda de Outlook.

Utiliza la barra de búsqueda

El secreto para mantener sus correos electrónicos organizados es la planificación anticipada: un poco de trabajo por adelantado puede evitar que surjan dolores de cabeza más adelante. Sin embargo, es probable que haya ocasiones en que un correo electrónico se desvíe y no haya señales de ello en ninguna de sus carpetas o categorías cuidadosamente mantenidas. En ese caso, es aconsejable recurrir a la barra de búsqueda.

La funcionalidad de búsqueda de Outlook es tan ágil como completa. Ingrese un término de búsqueda en el campo sobre su Bandeja de entrada, y presentará rápidamente todas las instancias de esa palabra que pueda encontrar, ya sea en el encabezado de un asunto o en el cuerpo de un correo electrónico. Esto puede ser especialmente útil si puede recordar un detalle particular de un correo electrónico específico que no puede encontrar por medios normales..

Vale la pena recordar que las velocidades de búsqueda van a disminuir con una Bandeja de entrada completa. Si esa es la situación con la que está trabajando, podría valer la pena buscar carpetas particulares, en lugar de que todos los correos electrónicos a los que Outlook tiene acceso. Para hacerlo, use el menú desplegable en el lado derecho de la barra de búsqueda para limitar su vista. Para más ajustes en profundidad, diríjase a la Refinar sección de la Buscar lengüeta.

Recuerde usar Outlook.com

Es posible que la versión en línea de Outlook no tenga todos los detalles de la versión de escritorio, pero el hecho de que sea fácilmente accesible desde cualquier dispositivo con un navegador web significa que no debe pasarse por alto. Si necesita acceder a sus correos electrónicos en cualquier momento cuando se encuentre lejos de su estación de trabajo Cómo configurar un respondedor de correo electrónico fuera de la oficina en Outlook Cómo configurar un contestador de correo electrónico fuera de la oficina En Outlook ¿Qué sucede cuando combina un dos semanas de vacaciones con una vida laboral ocupada? Tendrás un proyecto gigante cuando regreses a casa: ¡correos electrónicos! Espera, ¿por qué no automatizar un poco por ti? Leer más, es una opción perfectamente aceptable..

Sin embargo, hay más en Outlook basado en la web. Las reglas avanzadas, la función Deshacer, la respuesta en línea y más. Las reglas avanzadas, la función Deshacer, la respuesta en línea y más se extienden ahora a todas las perspectivas. Los usuarios de .com son cuatro funciones nuevas destinadas a hacer que su correo electrónico sea mucho más fácil: reglas avanzadas para ordenar, una función para deshacer, respuestas en línea y funciones de chat mejoradas. Lea más que solo revisar el correo electrónico. Al hacer clic en el Configuración cog en la esquina superior derecha de la pantalla, también podrás acceder a un conjunto bastante completo de Opciones Eso puede ser bastante útil cuando estás en movimiento. Además, el mismo menú desplegable le dará acceso a su Reglas y Categorías.

Sabiendo que puede acceder a sus correos electrónicos de Outlook desde cualquier lugar se puede combinar con un Regla para ayudarte a adelgazar tu Bandeja de entrada incluso cuando estás lejos de tu computadora. Si tiene un viaje regular, podría ser posible transformar su viaje en autobús o tren en un momento conveniente para evaluar su bandeja de entrada antes de que empiece el día..

¿Tiene un gran consejo para usar Outlook para mantener sus correos electrónicos organizados? Háganoslo saber en la sección de comentarios a continuación..

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