Cómo facilitar la colaboración con la función de historial de Office 2016

Hubo un momento en el que trabajar junto con otra persona en un documento de Word o en una hoja de cálculo de Excel significaba que tendría que pasar el archivo de un lado a otro, asegurándose de mantener un registro de lo que había cambiado. Afortunadamente, Internet ha hecho una colaboración en tiempo real. Trabajo en equipo: 10 consejos para una colaboración efectiva en tiempo real. Trabajo en equipo: 10 consejos para una colaboración efectiva en tiempo real en línea. Lea más una realidad..

Sin embargo, aún pueden surgir problemas cuando no está claro qué ediciones se han hecho a qué hora o quién las hizo. Afortunadamente, la función Historial en Office 2016 elimina cualquier aspecto de la duda del proceso..

Con un historial de versiones completo a su disposición e información útil sobre quién hizo qué y cuándo, pronto descubrirá que su colaboración es más fácil que nunca una vez que aproveche esta nueva funcionalidad..

Colaboración en tiempo real

Una de las funcionalidades más útiles agregadas a Microsoft Office 2016 9 Consejos para aprender todo sobre Office 2016 9 Consejos para aprender todo sobre Office 2016 Microsoft Office 2016 está entre nosotros. ¿Cómo estás dominando la última versión por el bien de tu productividad? Te aconsejamos los mejores enlaces para el aprendizaje de Office. Robar una marcha con estos ... Leer más es la opción de colaborar en un documento con otros usuarios en tiempo real. Ya sea que esté trabajando en extremos opuestos de su lugar de trabajo o en diferentes continentes, la colaboración en tiempo real es un método sencillo para asegurarse de que todos estén en la misma página.

El primer paso es garantizar que todos los usuarios necesarios tengan acceso al documento, así como los derechos de edición si es necesario. Abra el archivo en el que desea colaborar y haga clic en el botón Compartir Botón en la esquina superior derecha de la interfaz de usuario de Office.

Se le pedirá que guarde una copia del documento en una ubicación en línea, para que otros usuarios puedan acceder a él, luego puede comenzar a invitar a otros usuarios a editar ingresando sus direcciones de correo electrónico. Tenga en cuenta que puede optar por darles permiso para ver el documento sin realizar cambios, si eso es preferible; sin embargo, si planea colaborar, tendrán que poder editar..

Los colaboradores invitados recibirán un correo electrónico con un enlace que les permite abrir el documento en Word Online Word Online Updates Con comentarios, mejoras de lista y notas Word Word Updates con comentarios, listas de mejoras y notas de pie de página La respuesta de Microsoft a Google Docs se ha actualizado para Incluye comentarios, mejoras de lista y notas. Lee mas . Alternativamente, puede utilizar el Obtener un enlace para compartir Opción de obtener un enlace directo al documento que puede distribuir como desee..

Cuando más de un usuario está trabajando en un documento, verá su posición en la página marcada con un icono codificado por colores. Si se desplaza sobre ese ícono, se expandirá, para que pueda ver a qué usuario se refiere. También puede verificar quién está activo en el documento en cualquier momento usando el Compartir panel.

Si alguien más realiza un cambio o agrega contenido al documento, se resaltará automáticamente en la vista del archivo de todos los demás..

Trabajar así puede ahorrar mucha frustración, si varias personas necesitan realizar ediciones en el mismo documento, ya que elimina la posibilidad de un historial de versiones desordenado que a veces puede ocurrir cuando los mismos archivos se pasan de una persona a otra. Sin embargo, la colaboración en tiempo real realmente se manifiesta gracias a la forma en que Office 2016 Actualiza a Office 2016 de forma gratuita hoy con su suscripción a Office 365 Actualice a Office 2016 de forma gratuita hoy mismo con su Suscripción a Office 365 Microsoft Office 2016 para Windows ha llegado y llega Muchas nuevas características inteligentes. Si tiene una suscripción a Office 365, puede obtenerla ahora gratis y le mostramos cómo se muestra a continuación. Leer más rastrea la historia de un documento.

Historial de seguimiento en Office 2016

Para ver el historial de un documento individual en cualquier programa de Office 2016, vaya a Expediente > Historia. Tenga en cuenta que esta funcionalidad solo está disponible para usuarios con acceso a OneDrive for Business o SharePoint. Si no forma parte de este grupo, puede usar la función Rastrear cambios Cómo colaborar con Rastrear cambios en Microsoft Word Cómo colaborar con Rastrear cambios en Microsoft Word Lea más (consulte a continuación).

Debería ver el panel Historial abierto en el lado derecho de la pantalla. Se enumerarán todas las versiones anteriores del documento, así como el nombre del usuario que realizó las ediciones y la fecha y hora en que se modificó por última vez la iteración del archivo..

Al hacer clic en versiones individuales se abrirá esa iteración del documento, lo que puede ser muy útil si decide que algo va mal a medida que avanza un proyecto. También tiene la opción de comparar varias versiones en una interfaz diseñada para ayudar a diferenciar los dos documentos lo más fácilmente posible..

Diferencias entre la historia y cambios de pista

La nueva funcionalidad del historial sirve de muchas maneras para reemplazar la función de seguimiento de cambios, aunque ambas son compatibles con Office 2016.

En su momento, Track Changes fue de gran ayuda cuando los documentos pasaban de un usuario a otro, pero la realidad es que este tipo de flujo de trabajo ha cambiado sustancialmente en los últimos años. ¡El auge del software basado en Internet como Word Online no paga por Word! 5 razones por las que debe usar Office Online ¡No pague por Word! 5 razones por las que debe usar Office Online Office Online es la versión gratuita y conectada a la nube de Microsoft Office. Las limitaciones se compensan con características, útiles incluso para los usuarios de Office de escritorio. Lo mejor de todo es su Leer más, sin mencionar el hecho de que el almacenamiento en la nube está disponible de forma gratuita y se usa ampliamente, ha cambiado fundamentalmente la forma en que se comparten los documentos..

La funcionalidad de Historial se encarga en gran medida de la función de Cambios de seguimiento, por lo que no hay razón para activarlo o desactivarlo, a menos que sea su preferencia personal. Es posible que aún desee navegar a la revisión pestaña para insertar comentarios donde sea apropiado.

Sin embargo, las opciones de colaboración incluidas en Office 2016 también ofrecen muchas otras formas de ponerse en contacto con sus colegas. Pasando por encima del nombre de alguien en el Compartir El panel le dará acceso a cualquier información de contacto que haya agregado a su perfil de cuenta de Microsoft.

Si bien no hay razón para dejar de usar los Cambios de seguimiento si eso es lo que prefiere, parece claro que la función Historial se está preparando para reemplazar su funcionalidad por completo. Por ahora, ambas opciones están disponibles, pero parece más que probable que Microsoft elimine gradualmente los Cambios de Seguimiento en los próximos años, ya que su propósito parece mejor combinado con el creciente enfoque en la colaboración en línea mientras se usa el paquete Office..

¿Tiene algún consejo sobre cómo los usuarios de Office pueden colaborar mejor con sus colegas? ¿O tiene algún problema para integrar la función Historial en su flujo de trabajo? Para solicitar ayuda o compartir sus propios conocimientos, visite la sección de comentarios a continuación.

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