Cómo administrar tareas usando la técnica japonesa Kanban

Ya sea que esté trabajando como parte de un equipo grande, o simplemente trate de manejar una multitud de tareas por sí mismo, es fácil que una gran cantidad de trabajos más pequeños se conviertan en una tarea incuestionable. Si eso le suena familiar, intente introducir Kanban en su flujo de trabajo para ver si aligera la carga.

Desglosando los trabajos paso a paso y exponiéndolos visualmente, Kanban ayuda a las personas a entender el progreso que están haciendo y a establecer dónde hay espacio para mejorar. A pesar de tener sus raíces en la fabricación de automóviles, los conceptos centrales detrás de esta estrategia pueden aplicarse a una amplia gama de entornos de trabajo..

Es relativamente fácil de configurar y podría tener un efecto positivo marcado en su vida laboral diaria. Utilice esta guía para configurar su horario y comenzar a implementar Kanban.

Que es kanban?

Kanban es una práctica comercial establecida en la década de 1940 por Taiichi Ohno, quien era un ingeniero industrial que intentaba agilizar el flujo de trabajo diario en el gigante automotriz japonés Toyota. Al observar el proceso de pensamiento detrás de la reposición de estantes en los supermercados, Ohno desarrolló un método de uso de un proceso lineal con límites claramente definidos para Controlar el efecto de los cuellos de botella en la productividad..

La configuración básica de un horario Kanban divide el proceso dado en sus pasos componentes. Las tareas individuales, típicamente representadas por notas Post-it o un equivalente digital, se mueven de izquierda a derecha a través de columnas que están etiquetadas con el nombre de cada paso y un número.

Este número, determinado por el programador, representa la cantidad de tareas que el equipo o la persona responsable de esa etapa de producción pueden manejar en un momento dado. Las tareas en cada columna se dividen en dos grupos; en progreso, o completo. Cuando se completa una tarea, la siguiente etapa de producción puede reclamarla y moverla a la siguiente columna, pero solo si hay suficiente capacidad para hacerlo.

Un tablero público de Kanban le da a todo su equipo una visión general del proyecto de principio a fin, en lugar de tener su conocimiento del flujo de trabajo encasillado a su propia etapa de producción. Desde una perspectiva gerencial, esto puede ayudar. asignar personal a donde más se necesitan, pero también ayuda a las personas a determinar dónde se requiere asistencia de manera más informal y continua..

Configuración de un programador Kanban utilizando Trello

Si recién está comenzando con Kanban, y especialmente si está presentándolo a un grupo que no está familiarizado con el concepto, es mejor asegurarse de que las herramientas que está utilizando sean lo más simples y accesibles posible. Si bien tiene ciertas limitaciones que podrían disuadir a los puristas de Kanban, la gestión de proyectos y más 10 Usos únicos de Trello que no sea la administración de proyectos 10 usos únicos de Trello que no sea la administración de proyectos Trello es una delicia para los amantes. Su enfoque de estilo Kanban no estaba destinado solo para la gestión de proyectos. ¿No nos crees? Mira estos diez usos únicos de Trello. Leer más herramienta Trello es una excelente opción para despegar las cosas.

Para comenzar, regístrese para una cuenta de Trello. Una vez hecho esto, crea una nueva tabla y comienza a crear listas. Cada lista representará una columna de su flujo de trabajo Kanban, así que nombre cada una después de una etapa en el proceso que está supervisando. Para mi ejemplo, he usado los distintos pasos para crear y publicar un artículo, pero estos pueden intercambiarse por cualquier proyecto en el que esté trabajando..

La clave son esos números importantes en el encabezado de cada columna. Para empezar, siéntase libre de colocar marcadores de posición y modificarlos a medida que tenga una idea de su proceso. Es probable que no sepa realmente cuánto puede fluir a través de cada etapa del proyecto en cualquier momento hasta que haya trabajado con. Kanban por un momento, especialmente si está utilizando la estrategia como parte de un equipo.

Una vez que estén en su lugar, puede crear tarjetas que representan tareas individuales, que luego se transferirán de una lista a otra según corresponda. Es crucial que cualquiera que use la pizarra mantenga estas tarjetas organizadas Cómo mantener las listas de Trello más organizadas con cubiertas de tarjetas Cómo mantener las listas de Trello más organizadas con cubiertas de tarjetas La organización de Trello puede irse de las manos rápidamente, pero puede hacer su vida más fácil usando la tarjeta La imagen cubre como señales visuales. Lea más y se adhiere a los números estipulados para cada etapa del proceso.

Sin embargo, para que el sistema funcione según lo previsto, debe haber un método para distinguir las tareas que han completado una etapa particular del proceso de aquellas que aún están en progreso. En Trello, las etiquetas son la forma más sencilla de hacer un seguimiento de esto; He usado una etiqueta verde para indicar que una tarea está lista para la siguiente etapa, y una amarilla para indicar que aún se está trabajando, asegúrese de que solo se aplique una etiqueta a una tarjeta determinada para evitar confusiones..

Arriba, puede ver mi ejemplo del tablero de Trello en acción: observe que la tarea en la columna Escritura aún no se ha movido, ya que no hay más capacidad en la etapa de Edición. Cuando otra de las tareas etiquetadas en amarillo se completa y se vuelve a etiquetar en consecuencia, esa tarea se moverá y se modificará su estado..

Usando Kanban como un equipo

Aunque se puede usar de forma individual, la implementación original de Kanban fue como un método para garantizar que los grupos funcionen como una unidad cohesiva. 5 Configuración de Hojas de Google Esencial para el Trabajo en Equipo. 5 Configuración de Hoja de Google Es esencial para el Trabajo en Equipo. Entrada de datos y procesamiento de lo que pueda pensar. Le presentaremos las funciones y características de Google Sheets que son esenciales para los proyectos grupales. Lee mas . Puede parecer un consejo muy usado, pero la comunicación y el trabajo en equipo son dos de las facetas más importantes para hacer de esta estrategia un éxito en su lugar de trabajo..

La mayoría de los medios digitales para ejecutar un flujo de trabajo Kanban, incluido Trello, ofrecen algún método para dejar comentarios o mensajes para otros usuarios. Si bien el uso excesivo puede resultar en un mar de ruido blanco, es importante que los trabajadores de todo el proceso aprovechen al máximo las herramientas de comunicación que ofrecen estas plataformas..

Esto alimenta la importancia crucial del trabajo en equipo. El quid del sistema Kanban es que le da a cualquiera que mira el calendario una idea inmediata de dónde se está formando un cuello de botella. Aquí es donde vale la pena tener colegas que trabajen en múltiples disciplinas; Si una etapa del proceso está ralentizando la producción, reasigne parte de su equipo para que ayude.

Dependiendo de la distribución de su lugar de trabajo, la mejor manera de transmitir esta información puede ser a través de un cliente de mensajería instantánea. Slack es una herramienta poderosa para cualquier oficina, y es incluso mejor cuando está equipado con bots que pueden automatizar ciertos procesos. 14 Best Bots automatizados que necesita para su Slack Channel. 14 Best Bots automatizados que necesita para su Slack Channel. puede configurar Slack y hacer que los robots realicen las tareas domésticas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, mientras se lleva adelante con cosas más importantes, como conquistar el mundo. Lee mas .

Uso de Kanban como individuo

El uso de Kanban mientras vuela solo tiene una calidad reflexiva y le ayuda a evitar los principales cuellos de botella en su flujo de trabajo. En lugar de centrarse en dónde se están desplegando sus recursos como lo haría con un grupo, debería mirar qué etapas de su trabajo tienden a ralentizar el proceso general..

Una de las ventajas de trabajar con Kanban por su cuenta es que no está limitado por un programador digital. Estas opciones son excelentes cuando trabaja en colaboración, pero la conveniencia de un calendario físico puede resultar ventajosa si usted es el único que necesita acceso.

El uso de una combinación de una libreta y algunas notas Post-it, o incluso un tablero de anuncios que puede colocar en la pared de su oficina para una referencia fácil, elimina cualquier complicación técnica de los principios de Kanban. No es para todos, pero a veces es preferible una solución de lápiz y papel. 6 Razones simples por las que el papel todavía puede ser su aplicación de productividad Killer 6 Razones simples por las que el papel todavía puede ser su productividad de Killer El papel puede ser una herramienta más potente para la productividad que una computadora o un dispositivo táctil, y no debe ser inmediatamente descartado. ¿No convencido? Aquí hay seis razones por las que el papel sigue siendo relevante. Leer más por simplicidad.

Otras herramientas Kanban

Trello es una buena manera de activar y ejecutar un proceso Kanban básico, pero es posible que desee expandirse una vez que haya encontrado su equilibrio. Leankit es una de esas soluciones que ofrece una prueba gratuita de 30 días, y se especializa en apoyar la metodología Kanban, así como otras estrategias como la siempre popular técnica Scrum Scrumy - Finalmente, una aplicación de gestión de proyectos verdaderamente simple para grupos Scrumy - Finalmente, una verdad simple Aplicación de gestión de proyectos para grupos Leer más .

También hay opciones específicas para Kanban. Kanbanery ofrece una interfaz de usuario inteligente con muy poco para distraerse de su trabajo, con planes gratuitos disponibles para equipos con menos de dos miembros, organizaciones caritativas o proyectos de código abierto. Mientras tanto, KanbanFlow ofrece herramientas móviles integrales y una potente integración de Pomodoro para mejorar un producto central muy fuerte.

¿Has tenido éxito implementando Kanban en tu lugar de trabajo? ¿Estás aprendiendo sobre la estrategia por primera vez y tienes más preguntas? Comparte tus experiencias y tus consultas en la sección de comentarios a continuación..

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