Cómo administrar su firma de correo electrónico en Outlook

Al igual que con una nota o carta, una comunicación escrita debe incluir una firma. Ahora que se ha digitalizado tanto, los correos electrónicos se han convertido en una forma común de comunicación, tanto para los negocios como para el placer. Y, una firma al final de su mensaje puede hacer toda la diferencia. Esto es especialmente importante en el mundo de los negocios..

Anteriormente, hemos explicado los beneficios de las firmas de correo electrónico. También puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico. También puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico. Una firma le dice algo acerca de una personalidad. Así como dos personas apenas escriben igual, también firman de manera diferente. Así nació la "ciencia" de la grafología. Pero la era digital y el correo electrónico ... Leer más, incluida la apertura a la comunicación y el profesionalismo, así como el suministro de una red y una herramienta de promoción. Todo esto se puede hacer con una firma simple que incluye su nombre e información de contacto y, opcionalmente, su sitio web y dirección comercial.

Dicho esto, si utiliza Outlook para sus correos electrónicos, crear una firma es muy fácil. No lleva mucho tiempo, ofrece flexibilidad y puede proporcionarle varias firmas para comunicaciones comerciales y personales.

Cómo agregar una firma en Outlook

Si no está seguro de cómo crear una firma en Outlook, primero debe acceder a la pantalla de configuración. Puede abrir esta área de dos maneras diferentes en la aplicación de escritorio de Outlook.

• El primer método es hacer clic. Expediente > Opciones > Correo. Deberías ver la opción para Firmas y solo pulsa ese botón.

• La segunda forma de acceder a la ventana de configuración es en la pantalla de composición del correo electrónico. Selecciona el Insertar pestaña, la Firmas cuadro desplegable, y recoger Firmas.

Ambos métodos te llevarán al Firmas y Papeleria pantalla. Aquí es donde creará su firma y configurará su configuración..

Cómo crear una firma

Para comenzar con la creación de su primera firma, asegúrese de estar en el Firma de email pestaña en la ventana de configuración. Luego, seleccione la cuenta de correo electrónico que desea usar a la derecha, si tiene más de una dirección configurada. Recuerde, puede crear varias firmas para varias cuentas.

Hacer clic Nuevo, que debería ser el único botón accesible si aún no hay otras firmas.

A continuación, deberá asignar un nombre a su firma. Esto es tan importante como práctico si planea configurar más de una firma. Por ejemplo, puede optar por tener diferentes firmas para los nuevos mensajes y respuestas o para los mensajes dentro y fuera de la oficina. Entonces, trate de usar un nombre significativo que reconozca de un vistazo.

Cómo dar formato a una firma

Ahora viene la parte divertida, creando una firma de correo electrónico destacada en el editor de texto. Por supuesto, puede hacerlo simple con solo insertar su nombre e información de contacto. Pero puede usar las herramientas disponibles para cambiar la fuente. Cómo editar las fuentes y el formato del correo electrónico en Microsoft Outlook. Cómo editar las fuentes y el formato del correo electrónico en Microsoft Outlook. ¿Su fuente de Outlook sigue cambiando? Tal vez el tamaño de la fuente sea demasiado pequeño, por ejemplo, cuando responde a un correo electrónico. Esta guía te ayudará a arreglar tu correo electrónico y el formato de fuente en Microsoft Outlook. Lea más estilo y tamaño, formatee el texto, cambie su color y alinéelo a la izquierda, a la derecha o al centro.

Si desea realizar esos ajustes, puede usar las herramientas antes de escribir su firma o después. Vamos a empezar haciendo clic dentro de la Firma de email cuadro de texto y escribiendo su firma para hacer los cambios posteriores. Luego, veremos las otras opciones para insertar una tarjeta de presentación, imagen o enlace..

Para cambiar el texto en la firma después de escribirlo, simplemente seleccione el texto y realice cambios en el estilo, tamaño, formato o color de la fuente. Por ejemplo, tal vez le gustaría que su nombre aparezca más grande y en una fuente elegante. O tal vez le gustaría que el nombre de su empresa y su número de teléfono aparezcan en los colores de su empresa.

Una buena característica de crear su firma en el escritorio de Outlook es que si desea agregar un enlace a un sitio web, la aplicación lo hace automáticamente. Por ejemplo, si empiezas a escribir “www.” y luego el resto de la URL, cuando llegas a la Entrar Clave, el texto está vinculado al sitio para usted..

Alternativamente, puede vincular el texto usted mismo y usar un idioma diferente con el Hiperenlace botón. Esto le permite componer cualquier texto que desee y vincularlo. Como ejemplo, es posible que desee que el nombre de su empresa aparezca como está, pero que se vincule al sitio web de la empresa..

Para ello, seleccione el texto y haga clic en el Hiperenlace Botón en la parte superior del editor. Debajo Enlace a Asegúrate de eso Archivo o página web existente está seleccionado, confirme el texto que se mostrará en la parte superior y luego ingrese la URL en la parte inferior, Dirección campo. Hacer clic DE ACUERDO y estas listo.

Notará que también puede enlazar a un correo electrónico en esa misma casilla, que es otra forma útil de formatear su dirección de correo electrónico. Incluso puede incluir una línea de asunto para que sepa que el mensaje es de un usuario que hizo clic en su dirección en el correo electrónico. Solo tenga en cuenta que el usuario probablemente puede ajustar esa línea de asunto con su propia aplicación..

Otra gran manera de hacer que su firma se destaque es insertando una imagen. El uso más común para esto es para el logotipo de su empresa. Y muchas empresas realmente requieren que su logotipo esté en su firma. De cualquier manera, agregar esto es tan fácil como agregar un enlace.

Mueva el cursor al lugar en su firma donde desea la imagen y haga clic en el Imagen botón. Busque su archivo en la ventana emergente, selecciónelo y presione Insertar. Eso es todo, tu imagen se inserta en tu firma..

Si después de insertar la imagen se da cuenta de que podría usar algún formato, también puede hacerlo. Simplemente haga doble clic en la imagen para abrir la ventana de formato. Luego, puede ajustar el tamaño o los colores y las líneas, así como ingresar texto alternativo y recortar la imagen.

Otra excelente manera de formatear una imagen en su firma es vincularla. De esta manera, su destinatario puede simplemente hacer clic en el logotipo y dirigirse directamente al sitio web de su empresa. Para hacer esto, agregue la imagen e inserte el enlace con los pasos anteriores.

Aunque tal vez no sea tan común como las otras herramientas de formato, la opción de agregar una tarjeta de negocios está disponible. Simplemente coloque el cursor donde lo desee, haga clic en el Tarjeta de visita botón, seleccione la ubicación en el Pase a ver cuadro desplegable, y haga clic en DE ACUERDO.

Si tiene una tarjeta de visita guardada que incluye su nombre, título del trabajo y nombre de la empresa, esta es una manera conveniente de agregar esos detalles rápidamente.

Cómo configurar una firma

Una pieza final después de crear su firma es decidir cuándo se debe usar. Ya ha elegido la dirección de correo electrónico para adjuntarla, pero hay más. Puede utilizar la firma para nuevos mensajes, respuestas y reenvíos, o ambos. Y, puedes crear diferentes para cada uno..

Por ejemplo, si tiene una firma que incluye muchos detalles junto con su nombre, es posible que no desee incluir todo eso cuando simplemente responde o reenvía un correo electrónico a alguien. En ese momento, es posible que desee un simple “gracias” junto con tu primer nombre.

Por lo tanto, mantendría el nombre de su nueva firma de correo electrónico en el Nuevos mensajes Área y luego crear otra nueva firma y seleccione su nombre en el Respuestas / Reenvíos caja. Tenga en cuenta que estas opciones se insertarán en sus correos electrónicos de manera predeterminada, pero se pueden cambiar en el correo electrónico antes de enviarlo.

Cómo usar una firma diferente

Ahora que ya tiene configuradas sus firmas predeterminadas, no tiene que preocuparse por insertarlas al redactar, responder o reenviar un mensaje. Pero, ¿qué pasa si desea utilizar una firma diferente en ese correo electrónico en particular??

En la nueva ventana de mensajes, haga clic en Insertar lengüeta. Luego, seleccione la Firmas cuadro desplegable y elija la firma que desea utilizar. A continuación, verá que su elección aparece directamente en su correo electrónico, reemplazando la predeterminada..

Cómo cambiar una firma en Outlook

Puede tener todas sus firmas configuradas ahora, pero se da cuenta de que necesita hacer un cambio. ¿Cómo editar una firma existente? Esto es tan simple como crear uno..

Una vez más, acceda a la ventana de configuración de la firma haciendo clic en Expediente > Opciones > Correo. O en la pantalla de composición del correo electrónico, seleccione Insertar pestaña, la Firmas cuadro desplegable, y recoger Firmas.

Luego, escoja el nombre de la firma en el Seleccionar firma para editar caja. Haga sus cambios dentro del editor y luego haga clic en Salvar. También puede cambiar el nombre de su firma desde esta área si es necesario. Hacer clic Rebautizar, dale un nombre nuevo y haz clic en Salvar.

Las firmas son para más que correos electrónicos de negocios

Es posible que se encuentre en una situación en la que su empresa tenga reglas estrictas para las firmas y el formato de los correos electrónicos. O quizás simplemente prefiera mantener sus firmas simples por razones profesionales. Pero las firmas de correo electrónico no son solo para negocios y con las herramientas que ofrece Outlook, puede hacer que sus correos electrónicos personales sean divertidos y creativos..

Aquí hay algunas sugerencias..

Agregue un poco de alegría navideña a los correos electrónicos que envíe a amigos y familiares. Puedes poner una linda imagen navideña, agregar un cierre alegre y arreglar tu firma con colores festivos.

Incluye motivación, inspiración o buen humor con una cita. Puede hacer que cualquier palabra parezca elegante o divertida con las herramientas de formato en Outlook.

Muestra tu espíritu de equipo para la temporada de fútbol, ​​baloncesto o béisbol. Puedes insertar una foto de tu equipo favorito, vincularla a su sitio web oficial y usar los colores del equipo para un efecto genial..

No olvides la web

Si ocasionalmente accede a su cuenta de Outlook en la web Microsoft Outlook Web Vs. Escritorio: ¿Cuál es el mejor para ti? Microsoft Outlook Web Vs. Escritorio: ¿Cuál es el mejor para ti? Outlook.com es un poderoso cliente de correo electrónico en línea que viene gratis con Office Online. Pero, ¿puede Outlook en la web competir con su contraparte de escritorio? Nuestra comparación de Outlook te ayudará a decidir por ti mismo. Leer más, puede agregar una firma predeterminada allí también. Sí, Outlook en la web no es exactamente lo mismo que Outlook en los escritorios, pero esto es algo que ambos comparten. Obtenga más información sobre las diferencias entre Outlook, Hotmail y los servicios de correo electrónico de Microsoft. Hotmail Is Dead! Explicación de los servicios de correo electrónico de Microsoft Outlook ¡Hotmail está muerto! Explicación de los servicios de correo electrónico de Microsoft Outlook ¡Deja de buscar Hotmail! La terminología que rodea a los diversos servicios de correo electrónico de Microsoft Outlook es confusa. Si ya no sabe si se llama aplicación web de Outlook, Outlook Online u otra, déjenos explicarlo. Lee mas .

Haga clic en el icono de engranaje en la parte superior para abrir su configuración. Luego, seleccione Opciones > Correo > Diseño > Firma de email.

Si bien actualmente solo puede crear y usar una firma en el sitio de Outlook, aún puede formatearla, agregar imágenes y enlaces y configurarla según el tipo de mensaje..

Comparte tus consejos y sugerencias de firmas

Para los correos electrónicos de negocios, las firmas pueden ser simples, atractivas y útiles al mismo tiempo. Le brindan a sus destinatarios una manera fácil de ver su información de contacto y visitar el sitio web de su empresa. Para los correos electrónicos personales, las firmas pueden ser únicas, divertidas y entretenidas. Pueden mostrar personalidad y espíritu..

¿Qué consejos tiene para otros con respecto a las firmas de correo electrónico? ¿Tiene una regla general que le gustaría compartir para mensajes de negocios o una idea creativa que desea sugerir para correos electrónicos personales? Comparte tus pensamientos con nosotros a continuación.

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