Cómo organizar tu Google Drive como un profesional

Google Drive puede ser una herramienta fantástica de productividad y colaboración. Sin embargo, una vez que comienzas a usarlo mucho, puede ser difícil mantener todo organizado. Afortunadamente, Google previó este problema y facilitó encontrar lo que estás buscando y asegurarte de no volver a perderlo..

1. Configuración básica de Google Drive y adición de archivos

Al igual que los exploradores de archivos estándar, Google Drive le permite organizar sus archivos en carpetas, lo cual es útil si está trabajando en múltiples proyectos distintos. Lo que lo hace un poco más complejo es que sus archivos pueden provenir de hasta tres fuentes diferentes, que se enumeran en la barra lateral en drive.google.com: Mi unidad, Comparte conmigo, y Fotos de google.

Si está buscando un archivo, podría estar en cualquiera de esas categorías, lo que dificultará la navegación hacia un archivo. Para hacerlo más fácil, puede agregar cualquier archivo o carpeta a su propia Unidad. Si hace clic y arrastra un archivo a su unidad, eso elimina el archivo de su ubicación actual y lo reubica en su Unidad.

Para evitar confundir a otras personas haciendo desaparecer sus archivos y carpetas, use la Añadir a mi unidad Opción desde el menú del botón derecho. Agregar un archivo a su unidad esencialmente agrega un acceso directo al archivo o carpeta al nivel superior de su unidad. De esa manera, puede encontrarlo más rápido, pero no tiene que moverlo fuera de su ubicación original,

2. Ordenar por diferentes factores

Este es uno realmente básico, pero vale la pena explicarlo porque no está claro de inmediato dónde encontrar esta opción. los Opciones de clasificación El botón está en el lado derecho de la barra de herramientas y muestra las letras A y Z entre dos flechas. Haga clic en ese icono y se le dará la opción de ordenar por nombre, fecha de última modificación, fecha de última modificación y fecha de apertura más reciente.

Parece extremadamente simple, pero puede ser extremadamente útil.!

3. Seleccione los archivos más rápido

Otro consejo muy simple, pero ¿sabías que puedes MAYÚS + clic o hacer clic y arrastrar para seleccionar varios archivos en Google Drive?

Algunos servicios en línea no admiten esta funcionalidad, pero Google Drive sí, y le permite seleccionar archivos y realizar operaciones por lotes en ellos mucho más rápidamente que si hubiera intentado realizar cambios en cada uno individualmente..

4. Usa herramientas de búsqueda avanzada

Buscar un archivo usando la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla es definitivamente la mejor manera de encontrar algo que ha perdido, y usar las herramientas avanzadas que están a solo un par de clics lo hará aún más efectivo..

Cuando haga clic en la barra de búsqueda, verá que puede hacer clic en cualquier tipo de archivo para limitar su búsqueda a ese tipo de archivo. Cuando haces clic en él, “tipo: [tipo de archivo]” aparecerá en la barra de búsqueda, y verá una lista de todos los tipos de archivos que tiene en su unidad. Desplazarse por esta lista es un buen lugar para comenzar a buscar.

También puedes ingresar “[su término de búsqueda] tipo: [tipo de archivo]” para buscar un documento, hoja de cálculo, PDF, presentación u otro tipo de archivo para hacer su búsqueda más rápida.

Además de buscar por tipo de archivo, puede hacer clic en Más herramientas de búsqueda en la parte inferior del menú de selección de tipo de archivo para acceder a opciones de búsqueda más avanzadas, como la fecha de modificación, las palabras contenidas en el archivo, propietario y compartidas con.

Estas opciones serán de gran ayuda para las personas que almacenan una tonelada de archivos en Google Drive, especialmente si mantiene muchos tipos de archivo diferentes (estudiantes que usan Google Drive. 7 Nuevas características de Google Drive. Todos los estudiantes deben saber. 7 Nuevas características de Google Drive. Must Know School está en sesión y Google está listo para facilitar las cosas a los estudiantes con Google Drive. Se han introducido nuevas características y se han refinado las anteriores. Tenemos los detalles. Más información puede encontrar estas herramientas útiles).

5. Usa colores y estrellas para crear categorías

Puede crear jerarquías complejas de carpetas, pero a veces es más fácil tener un sistema más visual. Al hacer clic derecho en una carpeta, puede seleccionar Cambiar el color y selecciona un nuevo color para la carpeta.

En lugar del gris estándar (y bastante aburrido), ahora tendrá una carpeta de colores brillantes que podrá encontrar entre las masas de otras carpetas en su disco..

También puede marcar artículos seleccionando Añadir estrella en el menú contextual, y todos los archivos y carpetas que haya destacado aparecerán cuando haga clic Sembrado de estrellas en el menú de la izquierda.

Es como usar estrellas en Gmail, si estás familiarizado con esa práctica..

6. Vista previa de documentos para escanearlos rápidamente

Si no está seguro de cómo se llama su documento, o si solo desea un recordatorio rápido de lo que hay en un archivo, puede hacer un buen uso del botón de vista previa: está en la barra de menú en la parte superior y parece un ojo..

Haga clic en un archivo, haga clic en el botón de vista previa y obtendrá una vista rápida de lo que hay en el archivo, que le recordará lo que contiene. No es muy rápido, pero podría ser más rápido que abrir el archivo en una nueva pestaña para ver si es la que está buscando.

Si solo necesita una mirada muy pequeña de su documento, puede usar la vista de cuadrícula para ver las miniaturas de cada documento en su unidad (la Vista en cuadrícula botón está al lado de la Opciones de clasificación botón en la barra de herramientas).

Probablemente no sea tan útil como la vista de la lista, pero saber que está ahí podría ahorrarle algo de tiempo si se encuentra en una situación en la que podría ayudar..

7. Revisar la revisión y editar las historias de mi unidad

Un rápido clic con el botón derecho puede mostrarle quién realizó las revisiones y cuándo las realizó en cualquier documento, incluso si no es un documento de Google Doc. (En esta imagen, estoy usando esto en un PDF. ¿Sabía que Google Drive también es ideal para trabajar con archivos PDF? 10 Consejos para hacer más con sus archivos PDF en Google Drive 10 Consejos para hacer más con sus archivos PDF en Google Drive Desde la administración de sus archivos hasta la colaboración en Docs, Drive es una suite ofimática de funcionamiento completo. Lo que mucha gente no se da cuenta es su capacidad para hacer mucho más que solo ver archivos PDF. ¿Leer más?)

Para ver esta información, simplemente haga clic derecho y seleccione Gestionar revisiones ...

Para ver el historial de edición de un Google Doc, haga clic con el botón derecho y presione Ver detalles. Esto abrirá el panel de detalles en el lado derecho de la pantalla:

Ahora puede seleccionar otros archivos para ver sus revisiones y editar historiales o haga clic en Detalles para ver cosas como las fechas creadas y modificadas, el tamaño, la ubicación, el propietario y quién tiene acceso al archivo.

8. Añadir artículos a varias carpetas

Google Drive solía tener una función de etiquetado que le permitía encontrar archivos relacionados, incluso si no estaban almacenados juntos. Esa funcionalidad fue eliminada. Sin embargo, puede ser reemplazado por una aplicación de Google Drive que le permitirá agregar un solo archivo a varias carpetas.

Para conectar esta aplicación, haga clic en cualquier archivo, pase el mouse sobre Abrir con, y seleccione + Conecta más aplicaciones. Use la barra de búsqueda para encontrar Multifolder y agréguela a su Google Drive. Ahora, simplemente haga clic derecho en un archivo o carpeta, pulse Abrir con> Multifundidor, y podrás agregarlo a múltiples carpetas.

9. Usa aplicaciones para ayudarte a organizar

Además de Multifolder, una serie de otros excelentes complementos de Google Drive 5 complementos de Google Drive que necesita utilizar 5 complementos de Google Drive que necesita para usar Google Docs y Google Spreadsheet son servicios gratuitos increíbles, pero cuando se incluye Algunos de los complementos que se enumeran aquí pueden dar nueva vida a estas herramientas. Leer más y las aplicaciones pueden ayudarlo a mantenerse organizado: elegir cuáles usar solo depende de lo que esté tratando de hacer. Por ejemplo, FileThis es una aplicación súper útil que automáticamente extraerá extractos bancarios, facturas y facturas de servicios públicos en una carpeta en su Google Drive.

La cuenta gratuita de FileThis.com le permite conectar hasta seis cuentas y actualizarlas una vez a la semana.

Otra aplicación potencialmente útil se llama Carpeta oculta, y le permite evitar que otras aplicaciones vean archivos específicos en su unidad. Google Drive es bastante seguro ¿Qué tan seguros están sus documentos en Google Drive? ¿Qué tan seguros son sus documentos en Google Drive? Lea más, pero esta aplicación agrega otra capa de seguridad, en caso de que pierda su dispositivo móvil.

Hay todo tipo de aplicaciones útiles de Google Drive. Haga que Google Drive sea absolutamente increíble con estas herramientas. Haga que Google Drive sea absolutamente increíble con estas herramientas. Google Drive viene con muchas funciones inteligentes. Y puede ampliar enormemente su potencial con herramientas de terceros. Aquí hemos recopilado algunas de las mejores herramientas que se conectan a Google Drive. Lee más, solo tienes que encontrarlos. Golpear + Conecta más aplicaciones y explora un poco para ver cuáles te pueden ayudar!

Tus consejos favoritos de Google Drive

Estas sugerencias le ayudarán a controlar su Google Drive. La única guía de Google Drive que necesitará leer La única guía de Google Drive que necesitará leer Google Drive es la combinación perfecta de almacenamiento de archivos en línea y herramientas de administración de documentos. Explicamos cómo utilizar mejor Google Drive en línea y fuera de línea, por su cuenta y en colaboración con otros. Lee más y hazlo mucho más fácil de navegar..

Entre todas las grandes estrategias para organizar Google Drive, ¿cuáles son tus favoritas? ¿Cómo se asegura de poder encontrar los archivos que necesita en Google Drive? ¿Usas otras aplicaciones, o simplemente un sistema organizacional sólido??

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