Cómo imprimir una hoja de cálculo de Excel en una sola página

Excel es una herramienta fantásticamente útil 7 Cosas divertidas y extrañas que puede crear con Microsoft Excel 7 Cosas divertidas y extrañas que puede crear con Microsoft Excel ¡Imagine Excel fue divertido! Excel ofrece un amplio margen para proyectos que van más allá de su uso previsto. El único límite es tu imaginación. Estos son los ejemplos más creativos de cómo las personas utilizan Excel. Lea más sobre el programa de hoja de cálculo, pero no hay nada peor que crear una hoja de cálculo perfecta e imprimirla solo para verla salir en nueve hojas de papel, incluida una fila en la última. ¿De qué sirve una hoja de cálculo bellamente diseñada si se ve terrible en el papel??

Afortunadamente, puede ajustar su hoja de cálculo y la configuración del programa para obtener todo en una página y hacer que la página se vea lo mejor posible. Si su hoja de cálculo es demasiado grande para una sola página, puede usar esta configuración para distribuirla en varias páginas de forma más agradable..

Vista previa antes de imprimir

Este es un paso importante: puede evitar muchos problemas antes de imprimir si simplemente los conoce. Si imprime y luego verifica qué tan bien funcionó, podría terminar gastando una gran cantidad de papel. Administrar los costos de impresión y reducir el desperdicio de papel configurando un servidor de impresión con PaperCut. Administrar los costos de impresión y recortar el desperdicio de papel configurando un servidor de impresión con PaperCut. Lea más tratando de colocar esa última fila o columna en el papel..

Dependiendo de su versión de Excel, es posible que tenga que hacer clic Archivo> Vista previa de impresión, Archivo> Imprimir> Vista preliminar, o solo Archivo> Imprimir para ver cómo se verá su hoja de cálculo cuando salga de la impresora. Si se ve bien, adelante e imprímelo. Si no es así, pruebe algunas de las estrategias enumeradas a continuación!

Utilice la vista de diseño de página

La vista de diseño de página le mostrará cómo se imprimirá su documento mientras está trabajando en él. No es una gran vista para trabajar en tu hoja de cálculo, pero puede ayudarte a hacer ajustes para asegurarte de que tus columnas y filas aprovechen al máximo el espacio que tienes. Para activar la vista, vaya a Ver> Diseño de página.

Ahora verás tu hoja de cálculo como se imprimiría. Si realiza los ajustes utilizando las herramientas que se enumeran a continuación mientras esté en esta vista, tendrá una mejor idea de si han funcionado bien o no. (Esta misma funcionalidad está disponible en Word y puede ayudarlo a crear documentos de aspecto profesional Cómo crear informes y documentos profesionales en Microsoft Word Cómo crear informes y documentos profesionales en Microsoft Word Esta guía examina los elementos de un informe profesional y revisa los estructuración, diseño y finalización de su documento en Microsoft Word. Lea más allí también.)

Cambiar la orientación de la página

Si su hoja de cálculo es más ancha que alta, una orientación horizontal lo ayudará a ajustar más en una página. Una hoja de cálculo más alta probablemente se beneficiará de una orientación vertical. Para elegir qué orientación usa su hoja de cálculo, abra la Configurar página Menú y elija Vertical u Horizontal en la pestaña Página.

Eliminar u ocultar filas o columnas

En las hojas de cálculo grandes, a menudo hay filas o columnas que son redundantes, contienen información antigua o simplemente no necesitan imprimirse en una situación particular. Estas filas y columnas ocupan bienes raíces valiosos en la página y pueden hacer que sea mucho más difícil hacer que su hoja de cálculo se ajuste bien..

Si puedes borrar algunos de esos datos, solo usa el conocido resaltar> Editar> Eliminar secuencia para deshacerse de ellos. Si contienen información que cree que podría necesitar nuevamente más adelante, puede ocultarlas haciendo clic derecho en el encabezado de la fila o columna y seleccionando Esconder. Para volver a ver los datos, resalte las filas o columnas a cada lado de los datos ocultos, haga clic con el botón derecho en la etiqueta y seleccione Ocultar.

Utilizar saltos de página

Al igual que en su programa de procesamiento de textos favorito, puede insertar saltos de página para asegurarse de que su hoja de cálculo esté dividida entre las múltiples páginas en las que desea que estén, en lugar de donde Excel decida que es conveniente. Solo usa Insertar> Salto de página decirle a Excel dónde dividir tu documento.

Cambiar el área de impresión

Si su hoja de cálculo tiene una gran cantidad de datos y solo necesita imprimir una parte, puede imprimir solo la parte de la hoja de cálculo que seleccione. Seleccione las celdas que desea imprimir y haga clic en Impresión. Cambiar el Imprimir que: opción a Selección, y la vista previa se actualizará para contener solo los datos que ha seleccionado.

Si tiende a imprimir la misma selección de manera regular, puede configurar un área de impresión permanente que abarque solo esa sección para que no tenga que seleccionarla cada vez. Para hacer esto, seleccione el área que imprime con frecuencia, luego vaya a Archivo> Área de impresión> Configurar área de impresión. Ahora esta selección se convertirá en el área de impresión estándar para su hoja de cálculo. Para deshacerse de esa configuración, utilice Archivo> Área de impresión> Borrar área de impresión.

Cambiar los márgenes de la página

Si necesita solo un poco más de espacio para colocar su hoja de cálculo en una página, agregar un espacio adicional a los márgenes de la página puede resolver su problema. Puede acceder al cuadro de diálogo Configurar página desde Archivo> Configurar página o con el botón Configurar página en el diálogo de impresión. Agregue una fracción de pulgada a cada margen y verifique nuevamente la vista previa de impresión.

Es fácil ir por la borda agregando espacio en los márgenes para que quepan tanto como sea posible en una página. Sin embargo, recuerde que el texto que se extiende hasta el borde de una hoja de papel no solo es estéticamente desagradable, sino que también puede ser difícil de leer. Sé juicioso con este!

Ajustar texto y cambiar el tamaño de las columnas

Normalmente se usa Excel para datos numéricos, pero puede ser realmente útil para texto Ahorro de tiempo con operaciones de texto en Excel Ahorro de tiempo con operaciones de texto en Excel Excel puede hacer magia con los números y puede manejar los caracteres igualmente bien. Este manual muestra cómo analizar, convertir, reemplazar y editar texto en hojas de cálculo. Estos fundamentos te permitirán realizar transformaciones complejas. Leer más también. Si tiene mucho texto en sus celdas, realmente pueden estirar la hoja de cálculo y dificultar el ajuste en una página, o incluso en varias páginas; podría terminar con un esquema de impresión extraño que haga que su documento se vea así:

Parte del texto se corta, y las celdas que no se cortan corren demasiado hacia la derecha. Para limitar el ancho de su hoja de cálculo al ancho de una sola página, puede limitar el ancho de sus columnas y usar el ajuste de texto para asegurarse de no perder ninguno de los datos que desea imprimir. Primero, ve a Formato> Celdas> Alineación y asegúrate Envolver texto está habilitado.

Ahora, cuando el texto en una celda es más ancho que el ancho de la columna, el texto se ajustará a la siguiente línea. Desde aquí, puede ajustar el ancho de sus columnas arrastrando el borde de un encabezado de fila o columna para cambiar su tamaño.

También puede hacer doble clic en las etiquetas de fila o columna para hacerlas automáticamente tan anchas como sea necesario, como se muestra en el video a continuación. Para asegurarse de que sus columnas encajen en una página como desea, use la vista de diseño de página mencionada anteriormente.

Escala tu hoja de cálculo

Si nada más ha hecho el trabajo, puede escalar su hoja de cálculo para que se ajuste a una sola página (o un cierto número de páginas). En Configurar página, haga clic en el botón de radio junto a Ajustarse a: y elija la cantidad de páginas en las que desea que se imprima su hoja de cálculo. Seleccionando un número menor de “amplio” páginas escalarán el documento horizontalmente, y seleccionando un número menor de “alto” Las páginas lo escalarán verticalmente. También puedes seleccionar una escala porcentual..

El uso de la opción de escala puede ayudar a limitar el tamaño de su documento cuando se coloca en papel, pero también puede hacer que su texto sea muy pequeño y difícil de leer. Verifique la vista previa y asegúrese de que no esté escalando tanto que sea imposible leer sus datos. La escala es realmente útil cuando intenta imprimir gráficos de Excel 8 tipos de gráficos de Excel y cuándo debe usarlos 8 tipos de gráficos de Excel y cuándo debe usarlos Los gráficos son más fáciles de entender que el texto y los números. Los gráficos son una excelente manera de visualizar los números. Le mostramos cómo crear gráficos en Microsoft Excel y cuándo usar mejor qué tipo. Leer más, también.

Haciendo su impresión más fácil de leer

Una vez que haya logrado obtener su hoja de cálculo en un número aceptable de páginas, vaya un paso más allá y haga que sea lo más fácil de leer posible. Al ajustar algunas otras configuraciones de impresión, puede optimizar el aspecto de su impresión. Aquí hay una pareja que debes conocer.

Impresión de líneas de cuadrícula y encabezados de fila o columna

En el Configurar página menú (accesible a través del diálogo de impresión o Archivo> Configurar página), haga clic en la pestaña Hoja y seleccione Líneas de cuadrícula bajo la Impresión sección. También puede seleccionar Encabezados de fila y columna para agregar estas etiquetas a su impresión.

Agregar información de encabezado y pie de página

Excel puede agregar automáticamente información útil al encabezado y pie de página de su documento para que sea más fácil de leer. En el Configurar página menú, haga clic en el Encabezado / pie de página y use los menús desplegables para agregar información como el número de página, el nombre del archivo y el nombre del autor al encabezado o pie de página. Si su hoja de cálculo es realmente larga, esta información puede ayudar a mantener las páginas organizadas más fácilmente.

También puede agregar texto personalizado haciendo clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página.

No se conforme con hojas de cálculo mal impresas

Puede ser frustrante intentar que su hoja de cálculo se vea bien cuando la imprima, especialmente si tiene que obtenerla en una sola página. Pero con algunos ajustes en la configuración y el formato de su documento, ¡puede producir una buena impresión! No olvide aprender otros consejos para el éxito de Excel en la oficina 5 Microsoft Word y habilidades de Excel que debe tener para tener éxito en la Oficina 5 habilidades de Microsoft Word y Excel que debe tener para tener éxito en la Oficina "Envíeme ese informe, lo antes posible ! " Un conjunto básico de trucos de Microsoft Excel y Word puede hacer que esta tarea sea menos estresante y ayudarlo a preparar un informe con estilo en poco tiempo. Lee más mientras estás en eso, también.

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Créditos de la imagen: hombre de negocios con signo de interrogación por Dooder a través de Shutterstock