Cómo priorizar tareas con el sistema de productividad Eisenhower Matrix

Las aplicaciones de la lista de tareas están de moda en estos días. La ciencia ha demostrado que las listas realmente fomentan la productividad, y usted puede aumentar la productividad mediante trucos como hacer pública su lista de tareas pendientes. Algunas personas incluso utilizan sus buzones de correo electrónico como listas de tareas pendientes.

Pero qué pasa si has probado todo eso y nada de eso funciona.?

Suerte para usted, métodos de productividad alternativos 5 Nuevas técnicas de productividad que probablemente no haya oído 5 Nuevas técnicas de productividad que probablemente no haya escuchado Si aún está buscando la mejor manera de aumentar su productividad, pruebe una de estas mejores alternativas a Pomodoro y GTD. Recuerde dejar de buscar una vez que haya encontrado una solución "suficientemente buena". Leer más existen. Y si encuentra que las listas de tareas habituales son demasiado molestas o demasiado abrumadoras, le recomendamos que pruebe una técnica antigua pero efectiva llamada Matriz Eisenhower.

¿Qué es la matriz Eisenhower??

La matriz Eisenhower es una cuadrícula de cajas 2 × 2. La fila superior es para tareas que son “Importante” mientras que la fila inferior es para tareas que son “No importante.” Al mismo tiempo, la columna de la izquierda es para tareas que son “Urgente” mientras que la fila derecha es para tareas que son “No urgente.” Esto es lo que parece:

Para la mayoría de las personas, los términos Importante y Urgente son sinónimos, así que tomemos un momento para definir la diferencia entre ellos:

• Importante - Tareas que contribuyen a sus objetivos y valores a largo plazo, ya sean personales, profesionales, etc. La importancia se trata de pertinencia. Una forma de decidir si una tarea es importante es preguntarse: “¿Puedo seguir alcanzando mis objetivos y mantenerme fiel a mis valores si me salto esta tarea??”
• Urgente - Tareas que deben ser manejadas al final del día. Si su horario tiene más margen de maniobra, es posible que prefiera al final de la semana. De cualquier manera, la urgencia se trata de hora. Una forma de decidir si una tarea es urgente es preguntarse: “¿Cuándo es la fecha límite para esta tarea??”

Antes de que pueda decidir si una tarea es importante o no, necesita conocer sus propios objetivos y valores. Para muchos, la progresión de la carrera es una meta a largo plazo, por lo que las tareas relacionadas directamente con eso son importantes. O si más valoras a la familia, entonces llegar a casa a tiempo puede ser importante.

Pero, ¿cómo puede una tarea ser urgente pero no importante? Recuerda que la urgencia es solamente ya era hora. Piense en la fecha límite. Supongamos que hoy es el Día Internacional del Café y su cafetería local está ofreciendo cafés gratuitos. Si no aprovecha esto hoy, la oportunidad se pierde, pero el café gratis no tiene relevancia para sus objetivos o valores a largo plazo. Es urgente, pero no importante..

Usando estas definiciones, es más fácil describir los tipos de tareas que pertenecen a cada uno de los cuatro cuadros. Incluso podemos pensar en la matriz de esta manera:

¿Por qué usar la matriz Eisenhower??

La Matriz Eisenhower es simplemente una manera de prioriza tus tareas.

Las listas de tareas pendientes son excelentes para el seguimiento. qué Tienes que hacerlo, pero no siempre es fácil de determinar cual Las tareas tienen mayor prioridad. Yo personalmente nunca he usado el “Prioridad” función en cualquier aplicación de la lista de tareas pendientes porque siempre termino etiquetando todo como “Alta prioridad” - y cuando todo es prioridad alta, nada es.

Además, cuando miras una lista de tareas pendientes y ves 30 tareas acumuladas, ¿cómo decides qué tarea abordar?? “Comience con lo más fácil,” algunos dicen. “No, empieza por lo más difícil.,” otros dicen. ¿Pero qué es fácil y qué es difícil? Nunca es blanco y negro. Muchas veces, he perdido 10, 15 o incluso 30 minutos tratando de elegir mi tarea.!

Es por esto que la Matriz Eisenhower brilla.. A diferencia de una sola lista de tareas pendientes, la matriz se auto-prioriza. Te dice cual tarea a manejar a continuación. Disminuye la carga cognitiva porque solo los cuadros Ahora y Más tarde son realmente importantes. Y si alguna vez tiene tiempo, le ayuda a ver qué tareas puede omitir..

Además, la matriz tiene otros dos beneficios menores. Primero, te obliga a ser más consciente de cada tarea. En lugar de tirar todo en una gran pila de tareas pendientes, usted decide activamente si las tareas valen su tiempo al principio, manteniendo su lista de tareas pendientes ajustada. Segundo, te recuerda constantemente tus metas y valores..

El único problema es que la matriz Eisenhower puede ser un poco complicada al principio. En particular, los nuevos usuarios tienden a ser engañados por los cuadros Delegado y Trivial. Ahí es una curva de aprendizaje, así que veamos un ejemplo práctico de cómo configurar una matriz, organizar tareas y terminar un día.

Cómo utilizar la matriz Eisenhower

A pesar de que la Matriz de Eisenhower es conceptualmente un cuadrado de cuatro casillas, prácticamente se puede considerar como cuatro listas separadas de tareas pendientes: una lista de ahora, una lista de delegados, una lista posterior y una lista trivial. Las dos listas urgentes vienen antes que las listas no urgentes..

Me parece que Trello es increíble por esto. Configure una tabla para cada esfera de su vida (por ejemplo, personal, profesional, iglesia, pasatiempo) y configure estas cuatro listas en cada una de las tablas. O si no tiene muchas actividades, puede usar una tabla para todas las tareas. Tu decides. ¿No te gusta Trello? Considera estas herramientas Kanban alternativas. ¡Adiós, Trello! 5 Herramientas de Tablero Kanban Gratis Adiós, Trello! 5 Herramientas gratuitas alternativas de Kanban Board Trello es una aplicación increíble para la gestión de proyectos y la organización de sus tareas. Pero hay otras aplicaciones kanban que podrían ser ideales para tus tareas. Hablemos de las mejores alternativas de Trello. Lee mas .

Una vez que tus listas estén listas, puedes comenzar a agregar tareas:

Digamos que usted es un empleado de oficina tradicional que desea utilizar la matriz Eisenhower para ser más productivo en el trabajo. Este será el escenario que impulsa el resto de este ejemplo, pero debería ser fácil aplicar estos conceptos de lo contrario.

¿Qué hay en tu plato para hoy? Lo primero que viene a la mente: el correo electrónico. Vamos a crear una tarea para llegar a la bandeja de entrada cero, que es urgente (el correo electrónico debe vaciarse a diario) e importante (estamos hablando de correos electrónicos relacionados con el trabajo aquí):

Hoy pasa a ser el Día del Pretzel en la oficina y estás deseando un pretzel gratis con las obras. Esto puede ser urgente, pero no es importante:

Su jefe le recuerda que el informe de documentación para el último proyecto de su equipo se debe entregar antes de las 4 PM, lo cual es urgente e importante:

También le recuerda que la solicitud de presupuesto de su equipo para su próximo proyecto debe presentarse antes del fin de día del viernes. Esto es importante, pero no urgente:

El gerente de la oficina se acerca a usted y le dice que los suministros de papel y tinta se están agotando. Debe hacer un pedido lo antes posible, pero esto no tiene mucho que ver con sus objetivos o valores profesionales:

Es a principios del verano (en este escenario) y la oficina se está volviendo demasiado húmeda con la temporada de lluvias. La productividad de todos se dispararía con un buen deshumidificador, sin mencionar todos los otros beneficios de reducir la humedad 4 Beneficios para la salud al monitorear la temperatura y la humedad en el hogar 4 Beneficios para la salud al monitorear la temperatura y la humedad en el hogar productos para el hogar? Está bien. Una o dos compras inteligentes podrían mejorar drásticamente su calidad de vida en el hogar. Lee mas .

Haz una nota para mencionar esto, pero no es urgente ni importante:

Y así sigue y sigue. Las reuniones surgen, la planificación debe hacerse, recuerda las cosas que quieres hacer, etc. Finalmente, tu matriz (es decir, las listas) se llenará, y lo mejor es que es mucho menos intimidante que una lista maestra de tareas:

Cuando esté libre para otra tarea, simplemente comience por la izquierda y muévase a la derecha. Debe abordar todo lo que se encuentra en las listas Ahora y Delegado antes de ocuparse de las listas no urgentes..

Si tu puede delegue, aborde primero la lista de delegados y descargue tantas tareas como pueda. Luego ve a través de la lista de ahora. Una vez que pase por la lista Ahora, considere su día como un éxito. Ahora puede obtener una ventaja en la lista Más tarde o terminar el día antes.

Si tu hipocresía delegado, comience con la lista ahora. Si pasa a través de la lista Ahora y tiene más tiempo, tiene una opción: tratar la lista de Delegados como una lista Ahora, obtener una ventaja en la lista Más tarde o terminar el día antes. En la práctica, probablemente querrá alternar entre Delegar y Tareas posteriores.

Al final del día, vaya a la lista de delegados y descarte todas las tareas cuyos plazos se hayan vencido. Guarde los que todavía puede hacer. Guárdalos para mañana.

Al comienzo del día siguiente, vaya a la lista Más tarde y decida qué tareas son urgentes ahora. Cambialas a la lista de ahora. Haga lo mismo para la lista trivial, excepto que cambie esas tareas a la lista de delegados. Agrega cualquier tarea nueva que surja a lo largo del día. Enjuague y repita.

Cuando las listas de tareas no funcionan para usted

Tenga en cuenta que puede modificar la matriz Eisenhower como desee. Por ejemplo, en lugar de usarlo para guiar todo el día, puede ordenar su correo electrónico con su propia matriz. Esta es la solución de clasificación de correo electrónico más decisiva que siempre necesitará. Esta es la solución de clasificación de correo electrónico más decisiva que necesitará. siempre estás encima de tus mensajes de correo electrónico. Solo necesita cuatro etiquetas o carpetas para administrar su bandeja de entrada y reducir el estrés de su correo electrónico. Lee mas . Todo el concepto de urgencia / importancia puede resultar útil en todo tipo de casos más allá del trabajo y el correo electrónico..

Mucha gente ha tenido un gran éxito con Eisenhower Matrix. Pero si has llegado a este punto y no crees que te ayude, está bien. Sigue buscando el método que funcione para ti. Cuando todo está dicho y hecho, la única técnica de productividad que importa La mejor herramienta de productividad es la que realmente utiliza La mejor herramienta de productividad es la que realmente utiliza En un mundo que busca productividad, cada aplicación de productividad nueva y brillante promete algo nuevo. ¿Pero perdemos algo cuando cambiamos nuestras aplicaciones de productividad con demasiada frecuencia? Leer más es el que realmente usas.

¿Te parece útil la matriz Eisenhower? Si no, ¿qué técnica de productividad utilizas para mantenerte organizado y adelante? Comparte con nosotros en los comentarios a continuación.!

Crédito de la imagen: Amy Bull a través de Shutterstock.com

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