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Cómo enviar correos electrónicos masivos personalizados en Outlook con combinación de correo
Mail Merge es como uno de esos viejos amigos a los que no has llamado durante años. Subestimado e ignorado, hasta el día en que los necesites mucho..
Simplemente no se da cuenta de su potencial hasta que se le haya delegado el trabajo de administrar unos cientos de invitaciones en el último momento. Tal vez, son un montón de invitaciones de boda o una alerta roja a un inminente apocalipsis zombie. O bien, podría ser algo inocuo, como imprimir un montón de etiquetas de dirección y tarjetas de identificación Automatizar Office With Mail Merge para crear etiquetas de direcciones profesionales, tarjetas de identificación y más Automatizar Office With Mail Merge para crear etiquetas de direcciones profesionales, tarjetas de identificación y más ¿Sigues utilizando la función de copiar y pegar para crear etiquetas, tarjetas de identificación o documentos personalizados? ¡Permítanos mostrarle una sencilla herramienta de automatización de Microsoft Office que le ahorrará horas! Lee mas .
No te preocupes Puede enviar correos electrónicos masivos personalizados con Microsoft Outlook 2016 en unos minutos con unos pocos clics. Y salva el dia.
¿Cuándo debería utilizar la combinación de correspondencia??
Antes de seguir adelante, la combinación de correspondencia se utiliza cuando desea crear varios documentos que son básicamente iguales pero donde cada documento contiene detalles únicos. Los correos electrónicos comparten el mismo formato y el mismo texto y gráficos, si los hay. Por ejemplo, invitaciones donde el texto permanece igual pero el nombre, la dirección o incluso los bits del asunto son únicos para cada uno..
Combinación de correspondencia: a diferencia de enviar un mensaje por correo electrónico a un grupo de personas - hace que cada destinatario del mensaje sea el único destinatario.
El mejor uso que he encontrado hasta ahora para ellos: use el correo electrónico masivo como una herramienta poderosa para buscar trabajo con detalles personalizados para cada empleador..
La característica de combinación de correo utiliza dos partes:
- los documento principal constante (aquí: Microsoft Word) donde escribes el cuerpo del correo electrónico.
- los fuente de datos cambiable (aquí: Contactos de Microsoft Outlook) que suele ser la dirección y el nombre del destinatario.
Estos dos son “fusionado”. Con Outlook como parte de la suite de Microsoft Office, se puede usar esta función para enviar correos de forma masiva, cada uno personalizado para un contacto diferente. No se trata de correo no deseado, aunque supongo que en las manos equivocadas, la combinación de correspondencia se puede utilizar para embutir bombas con correos electrónicos no solicitados.
Microsoft Office le permite utilizar diferentes orígenes de datos para los detalles de la dirección; por ejemplo, puede usar una hoja de cálculo de Excel. Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel ¿Aún sigue? ¿utiliza copiar y pegar para crear etiquetas, credenciales de identificación u otras comunicaciones masivas personalizadas? Mail Merge, una sencilla herramienta de automatización de Microsoft Office, le permitirá imprimir sus etiquetas en segundos. Leer más o incluso una base de datos de Access. Aquí, usarás tus contactos de Microsoft Outlook para enviar los correos electrónicos.
Prepare su grupo de contactos para la combinación de correspondencia
Entonces, vamos a desglosar los pasos después de lanzar Microsoft Outlook.
1. Abrir Gente para visualizar la lista de tus contactos.
Seleccione los contactos (CTRL + clic) que desea incluir en la lista de correo electrónico personalizada. Para facilitar la gestión de una lista enorme, use la Ordenar opciones disponibles (haga clic en la flecha desplegable junto a Todos). Para hacerlo más manejable, puede ordenar por Categorías a través del mismo menú desplegable.
Hacer nota: Combinar correspondencia no funciona con listas de distribución.
2. Seleccione Unificación de correo desde Ribbon> Inicio> Grupo de acciones.
3. En la pantalla Contactos de combinación de correspondencia que debería ver ahora, elija Solo contactos seleccionados si el correo electrónico personalizado es para un lote selecto de contactos. Debajo de la sección Opciones de fusión abajo, seleccione los siguientes parámetros.
- Tipo de Documento: Cartas de formulario
- Combinar para: Email
- Línea de asunto del mensaje: La línea de asunto no cambiará para todos los correos electrónicos..
4. Haga clic en DE ACUERDO y luego Microsoft Word se iniciará para que usted componga el mensaje personalizado.
Escribe el mensaje personalizado en Microsoft Word
La pestaña de Correos en la Cinta está en vista frontal y central. Aquí, querrás comenzar tu correo masivo con una linea de saludo personalizada. Desde el Correos pestaña en Microsoft Word, seleccione Línea de saludo.
Como puede ver, el cuadro de diálogo ha sido rellenado previamente con el nombre de Mr. Randall. Esto es solo un marcador de posición para los nombres de su lista de contactos. Justo debajo de eso, puede consultar una vista previa de los nombres de su lista. Puedes personalizar las entradas con las opciones dadas aquí..
Tenga en cuenta que los campos de combinación provienen de los encabezados de las columnas en su lista de correo. Entonces, si hay un desajuste, use Campos de juego para garantizar que la fusión se mantiene precisa. Si el campo que quieres dice “No coinciden”, seleccione la lista desplegable para ese campo y luego elija el nombre de columna que coincida con esa columna en su lista.
Cuando haces clic DE ACUERDO y al salir de aquí, se coloca un marcador de posición para la línea de saludo (Estimado Sr.…) en el documento de Word.
Recuerda esto: Puede ingresar información adicional al documento con campos adicionales.
Haga clic en Insertar campo de combinación. Estos datos deben estar presentes en su fuente de datos original, que en este caso es la información de Contactos en Microsoft Outlook. Los ejemplos incluyen: domicilio, teléfono particular, título del trabajo, etc. Puede ver la lista completa al hacer clic en la pequeña flecha desplegable.
Formato del saludo. Para formatear la línea de saludo de la forma que desee, resalte todo el campo, incluidas las marcas en cada extremo. Ve a la Casa pestaña y usar la configuración de fuente. Además, establece el Espaciado entre líneas para asegurarse de que el interlineado coincida con el espaciado del resto de su documento.
Escriba el mensaje ahora
El comienzo del mensaje es el <
Cuando el cuerpo del correo electrónico está hecho, haga clic en Terminar y fusionar> Enviar mensajes de correo electrónico.
los Combinar al correo electrónico se abre el cuadro de diálogo. Hacer clic DE ACUERDO.
MS Word luego hace el trabajo de publicar automáticamente los correos electrónicos en un instante. Word envía un correo electrónico individual a cada dirección. Usted no puede CC o BCC otros destinatarios, y usted no se pueden agregar archivos adjuntos al correo electrónico.
Puede guardar el documento que usó para la combinación de correspondencia, ya que también guarda el enlace con la fuente de datos, es decir, los contactos. Cuando abra el documento de combinación de correspondencia, elija Sí Cuando Word te pide que mantengas la conexión..
Agregue este ahorro de tiempo a su conjunto de herramientas de correo electrónico
Una vez que lo aprendes, todo el proceso toma apenas unos minutos de principio a fin. Al mismo tiempo, se necesita redactar un correo electrónico para una sola persona, ahora puede hacerlo para un grupo. No importa cuán grande sea el grupo..
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A continuación, puede probar la combinación de correspondencia para imprimir cartas, etiquetas y sobres. Es una técnica poderosa para que cualquiera pueda aprender y usar. Vea las características poco conocidas de Outlook 10 Características ocultas de Microsoft Outlook que se utilizan poco 10 características ocultas de Microsoft Outlook que se usan poco Microsoft Outlook tiene un montón de características. Utilice estas funciones menos conocidas de Outlook y mejore su flujo de trabajo de correo electrónico. Lea más para obtener más información..
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