Cómo realizar un seguimiento de los gastos y recibos de la temporada de impuestos

El uso del software de seguimiento de gastos para registrar, organizar y administrar sus gastos personales y comerciales le ahorrará mucho tiempo y dinero cuando llegue el día de impuestos.

Pero, ¿qué software de seguimiento de gastos debería usar? ¿Qué pasa si necesita realizar un seguimiento de kilometraje? O guardar escaneos de recibos?

Hemos recopilado las mejores aplicaciones de rastreo de gastos para escanear recibos, rastrear gastos y registrar millas. Antes de llegar a ellos, hablemos un poco acerca de por qué debería hacer un seguimiento de sus gastos en primer lugar.

Por qué debería utilizar el software de seguimiento de gastos

Si va a realizar un seguimiento de los gastos del IRS, es una buena idea usar un software de seguimiento de gastos. (Desafortunadamente, su aplicación de presupuesto personal 5 Aplicaciones simples de presupuesto de iPhone para el seguimiento de sus gastos 5 Aplicaciones simples de presupuesto de iPhone para el seguimiento de sus gastos Las aplicaciones como Mint y Goodbudget tienen amplias funciones para ayudarlo a mantenerse al día, pero ¿qué sucede si no lo necesita o quiere todo ¿De esas campanas y silbidos? Leer más probablemente no lo cortarán.) Puede parecer una molestia al principio, pero a la larga, le ahorrará mucho tiempo y dinero..

Tú podría simplemente guarde los recibos en papel, pero el uso de una aplicación de gastos facilitará el proceso. Si va a deducir los gastos de sus impuestos, existe una buena posibilidad de que esté recopilando muchos tipos diferentes de recibos de todo tipo de proveedores..

Los gastos médicos, de mudanza y educación son comunes. Los propietarios de pequeñas empresas también pueden realizar un seguimiento de los gastos de mudanza, compras de negocios, primas de seguros de salud y más.

El uso del software de seguimiento de gastos correcto lo ayudará a almacenar, clasificar y recuperar los recibos que acumuló durante el año.

Y si alguna vez ha sido auditado por el IRS sin recibos para mostrar, sabe cuánto vale. Incluso si no lo ha hecho, guardar esos recibos le ahorrará dinero. Vale la pena el poco esfuerzo que lleva.

¿Qué recibos debe guardar para el IRS??

Hay muchas deducciones de impuestos posibles para los gastos, y averiguar si usted es elegible para ellos puede ser una molestia. Podría ser mejor hacer un seguimiento de sus gastos para cualquiera de las posibles deducciones y averiguar si es elegible más adelante..

Por otro lado, si está utilizando un asesor financiero o preparador de impuestos Cuándo contratar a un asesor financiero (y dónde encontrarlo) Cuándo contratar a un asesor financiero (y dónde encontrarlo) La contratación de un asesor financiero puede ser costoso. Pero hay algunas veces en las que vale la pena aquí. Aquí hay cinco de esos momentos, además de recursos para encontrar el mejor profesional para su situación. Lea más, pueden descubrirlo y usar los recibos que ha guardado para ahorrarle la mayor cantidad de dinero..

Estas son algunas de las deducciones más comunes que necesitará para conservar los recibos de:

• Gastos médicos y dentales.
• Gastos comerciales deducibles
• Kilometraje del vehículo para fines comerciales
• Gastos de viaje de negocios
• Contribuciones caritativas
• Gastos de formación docente
• Venta de su casa

Hay otros también. Para ver si hay alguna deducción de la que pueda estar aprovechando, consulte la página Créditos y deducciones para individuos del IRS. Si cree que alguna de estas deducciones podría aplicarse a usted, es una buena idea comenzar a guardar sus recibos hoy..

Si eres propietario de un negocio, hay una página de créditos y deducciones para negocios que te resultará útil..

¿Cuánto tiempo debe conservar los recibos para fines fiscales??

Además de las copias digitales de los recibos, debe conservar los recibos físicos durante tres años..

Entonces, ¿por qué, si está guardando copias físicas, debería utilizar el software de seguimiento de gastos? Porque hace tu vida mucho más fácil. No necesitará las copias físicas a menos que sea auditado, y su aplicación de seguimiento de gastos acelerará el proceso de presentación de impuestos.

Las mejores aplicaciones para el seguimiento de kilometraje y gastos

El mejor software de seguimiento de gastos para su situación particular depende de si realiza el seguimiento como individuo o como propietario de un negocio. Las personas que trabajan por cuenta propia y los dueños de negocios generalmente necesitan realizar un seguimiento de más gastos y pueden necesitar más características organizativas desde su aplicación.

Las personas, por otro lado, probablemente no conservarán demasiados recibos. Hay, por supuesto, excepciones. Si cree que necesitará mucha potencia de escaneo de recibos, asegúrese de consultar la sección de negocios a continuación..

Primero, sin embargo, comenzaremos con las aplicaciones para realizar un seguimiento del kilometraje y los gastos de las personas.

Para individuos con pocos gastos: Expensify gratis

Expensify es una de las mejores aplicaciones para rastrear el kilometraje y los recibos, sin importar si usted es una persona con pocos gastos o un ejecutivo en todo el mundo. Su versión gratuita es ideal para personas que necesitan 10 exploraciones de recibos o menos cada mes.

SmartScan extrae la información relevante de cada recibo y la almacena en los servidores de Expensify, donde tiene espacio de almacenamiento ilimitado. Cuando llega la temporada de impuestos, tiene todo lo que necesita al alcance de su mano..

Si comienza a necesitar más de 10 exploraciones por mes, puede actualizar al plan del equipo, que veremos a continuación..

Descargar: Expensify para iOS | Android (Gratis)

Para individuos con recibos en papel y electrónicos: Receipts by Wave

Receipts by Wave, como Expensify, extrae la información relevante de sus escaneos de recibos, lo cual es excelente para el seguimiento de gastos. Pero también le permite reenviar recibos de correo electrónico a una dirección de correo electrónico donde también ingresará esa información en su cuenta.

Pocas personas solo tienen recibos en papel, por lo que esta funcionalidad puede ahorrarle mucho tiempo.

Y Wave es totalmente gratuito a menos que desee procesar pagos con tarjeta de crédito o nómina (lo cual, si no es un trabajador por cuenta propia o propietario de un negocio, probablemente no lo hará). Es difícil vencer eso.

Descargar: Recibos de Wave para iOS | Android (Gratis)

Para la gente que registra muchas millas: MileIQ

Seguimiento de kilometraje puede ser un dolor. Los contratistas independientes, vendedores, ejecutivos y otros profesionales podrían conducir miles de millas en un año y necesitar registrar todos esos viajes. MileIQ es una de las mejores aplicaciones para el seguimiento de millas porque está casi completamente automatizada.

La aplicación sabe cuándo está conduciendo y se ejecuta en segundo plano para rastrear su kilometraje. Cuando haya terminado su viaje, deslice el dedo hacia la derecha para viajes de negocios o hacia los viajes personales. También puede utilizar sus funciones de personalización para facilitar aún más el registro y la categorización.

Con 40 registros de unidad gratuitos por mes, muchas personas pueden usar la aplicación sin tener que pagar. También puede pagar $ 60 por año para obtener la versión Premium, que le brinda un seguimiento de millas ilimitado. (Curiosamente, si su empresa tiene una suscripción a Office 365 Business o Business Premium, puede obtener MileIQ de forma gratuita).

Descargar: MileIQ para iOS | Android (Gratis)

Para los propietarios de negocios: QuickBooks

Debido a que es una aplicación de contabilidad con todas las funciones para empresas, QuickBooks tiene características robustas de seguimiento de gastos (también es el mejor software de contabilidad para los freelancers. El mejor software de contabilidad que todo Freelancer necesita. El mejor software de contabilidad. caro e incluso un delito. Si está cansado de la contabilidad manual, pruebe con un software de contabilidad. Lea más). Los gastos se clasifican fácilmente para que no tenga que clasificarlos en el momento de los impuestos para determinar dónde se deben deducir..

QuickBooks aprende a clasificar automáticamente las transacciones a lo largo del tiempo, ahorrándole el tiempo y el esfuerzo de ingresarlas manualmente. Incluso puede personalizar sus categorías de gastos si su contador necesita información adicional.

Las aplicaciones móviles le permiten adjuntar imágenes de recibos a las transacciones sobre la marcha, y el plan por cuenta propia también le permite realizar un seguimiento del kilometraje. No hay una versión gratuita de QuickBooks, pero puede comenzar con $ 5 por mes en el plan de empleados por cuenta propia o $ 7 por mes con Simple Start.

La mayor ventaja de usar QuickBooks como su software de seguimiento de gastos es que le brinda todo lo que necesita para llevar la contabilidad de su negocio..

Descargar: QuickBooks para iOS | Androide

Para los freelancers: cosecha

Harvest es mejor conocido como una herramienta de seguimiento de tiempo La mejor aplicación de seguimiento de tiempo para Android, iOS y escritorio La mejor aplicación de seguimiento de tiempo para Android, iOS y escritorio Le mostramos cómo el seguimiento de tiempo puede beneficiarlo a usted o a su equipo, qué ver para el software de seguimiento a tiempo, y la mejor aplicación multiplataforma que pudimos encontrar para el trabajo. Lea más, pero también incluye algunas funciones excelentes para el seguimiento de gastos. Puede tomar una foto rápida de un recibo para registrar el gasto e incluso puede marcarlo como facturable para incluirlo en la próxima factura del cliente..

Debido a que se integra con QuickBooks, puede importar sus gastos y tenerlos listos para deducir cuando llegue la temporada de impuestos.

Puedes usar Harvest gratis para hasta dos proyectos. Si desea incluir más proyectos, está mirando $ 12 por mes, que es más que muchas de las otras opciones disponibles. Dicho esto, le ofrece excelentes funciones de seguimiento de tiempo e incluso le permite enviar facturas y presupuestos.

Descargar: Cosecha para iOS | Android (Gratis)

Iniciar el seguimiento de recibos y gastos por impuestos

Puede parecer una molestia, pero usar una aplicación para rastrear el kilometraje, los recibos y otros gastos le ahorrará dinero a largo plazo. Y con una gran cantidad de opciones de aplicaciones de seguimiento de gastos, no hay razón para no comenzar de inmediato.

Cuanto antes comience, más fácil será cuando llegue el día de impuestos el próximo año. Las mejores estrategias para reclamar una declaración de impuestos este año. Las mejores estrategias para reclamar una declaración de impuestos este año. A nadie le gusta pagar impuestos. Pero tenemos que hacerlo. Un buen software de impuestos no solo puede ayudarlo a declarar impuestos sin esfuerzo, sino que también puede minimizar su carga fiscal a veces. Lee mas .

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