Cómo usar Excel Custom Views como un profesional

Aquí hay una característica excelente de Excel que incluso los usuarios normales pueden haberse perdido: vistas personalizadas de Excel.

Las vistas personalizadas de Excel le permiten manipular la visualización de una hoja de cálculo. Formato automático de datos en hojas de cálculo Excel con formato condicional Formato automático de datos en hojas de cálculo Excel con formato condicional La función de formato condicional de Excel le permite formatear celdas individuales en una hoja de cálculo Excel en función de su valor. Te mostramos cómo usar esto para varias tareas diarias. Lea más o imprima las configuraciones y guárdelas para una implementación rápida más adelante.

Veremos cuatro formas de usar las vistas personalizadas de Excel para su ventaja. Antes de eso, sin embargo, necesitas saber cómo crear uno..

Cómo crear vistas personalizadas en Excel

Abra un libro de Excel y busque el Ver pestaña en la parte superior de la pantalla. Cuando hagas clic en eso, verás la opción para Vistas personalizadas. Pinchalo.

En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Añadir e ingrese un nombre para la vista personalizada. Si lo desea, puede incluir todo o parte del nombre del libro abierto en él. (¡Tomar ese enfoque podría hacer que sea más fácil encontrar una vista personalizada determinada más adelante!)

Verá un panel con varias casillas de verificación para seleccionar o anular la selección. Se relacionan con la configuración de impresión del documento, filas ocultas, columnas y filtros. Cambie la configuración si es necesario dependiendo del alcance de su proyecto.

Ahí lo tiene: el proceso básico Use Vistas personalizadas en Excel para guardar diseños de hojas de trabajo específicas Utilice Vistas personalizadas en Excel para guardar diseños específicos de hojas de trabajo La configuración de Vista personalizada de Excel facilita la visualización de información específica en una hoja de cálculo llena de personas o para crear diferentes diseños para su datos. Lea más acerca de cómo crear una vista personalizada en Excel. Si desea guardar estos pasos en el futuro, simplemente guarde el libro de trabajo como una plantilla Cómo crear rápidamente una plantilla de Excel personalizada para ahorrar tiempo Cómo crear una plantilla de Excel personalizada para ahorrar tiempo Las plantillas de Excel son universalmente útiles; pueden ayudarlo mantiene sus finanzas en orden, gestiona un proyecto y organiza su vida. Te mostramos cómo crear tu propia plantilla personalizada. Lee mas !

Cómo usar Excel Custom Views

La función de vistas personalizadas no es una de las capacidades más conocidas del programa, pero es bastante útil, lo que le dará una ventaja sobre sus compañeros de trabajo que podrían estar menos familiarizados con él..

1. Eliminar el tiempo de configuración de la hoja de cálculo para siempre

Excel ofrece muchas maneras de especificar el aspecto de una hoja de cálculo. 5 Recursos para macros de Excel para automatizar sus hojas de cálculo. 5 Recursos para macros de Excel para automatizar sus hojas de cálculo. ¿Está buscando macros de Excel? Aquí hay cinco sitios que tienen lo que estás buscando. Leer más cuando trabajas con él.

Por ejemplo, si está escribiendo oraciones largas en una celda, es posible que desee ampliar las filas. Hacer eso hace que sea más fácil ver más contenido de la celda.

Si cada celda solo contiene un par de números, es posible que no necesite cambiar el ancho. Sin embargo, es posible que desee cambiar la altura de la fila. Esto es especialmente cierto dependiendo de la fuente elegida y de cómo se ve en una celda no alterada.

Una vista personalizada le permite casi eliminar el tiempo dedicado a configurar las hojas de trabajo Las mejores plantillas de productividad para Microsoft Excel para hacer las cosas Las mejores plantillas de productividad para Microsoft Excel para hacer las cosas si desea utilizar Microsoft Excel para la planificación, la administración de tareas y el seguimiento de gastos , lo mejor es comenzar con plantillas. Hemos compilado varias plantillas que mantendrán su vida, negocio y oficina en la pista. Leer más para satisfacer necesidades particulares.

En lugar de pasar por el mismo proceso de configuración para cada hoja de cálculo, puede crear una vista personalizada. Incluye tus especificaciones y evita cambios de configuraciones repetitivas. Además, como mencioné anteriormente, puede guardar esta vista personalizada como una plantilla para múltiples usos, por lo que ni siquiera tiene que crear esa vista personalizada nuevamente..

Este sencillo consejo es extremadamente útil si tiene que hacer múltiples hojas de cálculo similares. Si todos tienen configuraciones idénticas pero información diferente en cada una, cree primero una plantilla de vista personalizada. Luego, simplemente agregue los datos.

2. Imprima rápidamente solo las celdas que necesita

Cuando trabaje con datos en una hoja de cálculo masiva, es posible que deba restringir el área de impresión. De lo contrario, otros pueden ver información extraña o confidencial. 5 Configuración de documentos de Excel. Nunca debe olvidarse de verificar. 5 Configuración de documentos de Excel. Nunca debe olvidarse de verificar. Cuando selecciona una plantilla de Excel o comparte una hoja de cálculo, puede contener configuraciones personalizadas que no tiene. No quiero que nadie vea. Siempre revise estos ajustes. Leer más que no debería tener acceso a ella.

Excel lo hace bastante fácil, pero puede hacerlo aún más fácil con vistas personalizadas.

Para crear una vista personalizada con este objetivo en mente, simplemente resalte las celdas que desea imprimir. Entonces, ve a la Diseño de página pestaña y haga clic Área de impresión. Seleccionó la opción Establecer área de impresión.

Luego siga los pasos para crear una vista personalizada como se explicó anteriormente. ¿Recuerda el cuadro de diálogo que aparece después de ingresar un nombre para la vista? Presta atención a Ajustes de impresión campo dentro de él y asegúrese de que tiene una marca de verificación.

¡Genial! Ahora, cuando vaya a imprimir esta hoja, puede sentirse bien sabiendo que solo se imprimirá la información contenida en el campo de impresión.

Así es como se ve mi vista previa de impresión para esta hoja:

Esta vista personalizada es ideal para elaborar informes para clientes o su jefe. Puede mantener todos sus datos de respaldo y cálculos en la misma hoja de Excel que su informe oficial, pero solo incluya la información más necesaria en su documento final.

3. Crear múltiples informes desde una hoja de cálculo

Los profesionales a menudo dependen de Excel para crear informes. Pero, ¿qué sucede si necesita usarlo para un informe distribuido a varios grupos diferentes? En ese caso, puede usar una vista personalizada para ocultar o mostrar fácilmente columnas y filas.

Esto le permitirá crear de manera eficiente múltiples informes para diferentes audiencias, todos usando los mismos datos. Sin embargo, cada informe solo tendrá los datos apropiados para cada audiencia. Bastante útil, ¿verdad??

Para configurar estas vistas personalizadas, guarde una vista personalizada de su hoja con todas las filas y columnas en vista plana. (Si desea mantener la punta del área de impresión seleccionada desde el último punto, asegúrese de que todavía tiene la Configuración de impresión opción marcada.) Nombré el mío “Toda la información” para que sea fácil de encontrar más tarde.

Después de eso, es fácil usar algunos atajos de teclado para ocultar filas o columnas. Ctrl + 0 (cero) oculta las columnas, mientras Ctrl + 9 elimina filas de la vista.

Guarde una vista personalizada para los diferentes informes que necesitará crear, ocultando las filas o columnas adecuadas cada vez. Cuando guarde la vista personalizada, asegúrese de que el cuadro para Filas ocultas, columnas y configuración de filtro está chequeado.

El verdadero poder de este truco proviene del hecho de que puede cambiar fácilmente entre todas estas vistas personalizadas. Simplemente haga clic en el Vistas personalizadas botón, seleccione la vista que desea ver y haga clic en Show.

Intente este truco cuando trabaje con datos confidenciales que contengan material que no sea adecuado para que todos lo vean. El uso de vistas personalizadas de esta manera le impide hacer una hoja de cálculo dedicada para cada grupo que recibe el material, pero le permite mantener la confidencialidad de la información necesaria..

Por ejemplo, si tiene que enviar información a varios departamentos de su empresa, tal vez no sea apropiado que el equipo de ventas vea el informe del equipo de marketing o viceversa..

También puede aplicar esta vista personalizada al crear hojas de cálculo utilizadas con fines de capacitación en su oficina. Las personas a menudo se sienten abrumadas al mirar inicialmente las células desconocidas y los datos que contienen. Al filtrar los innecesarios, puede ayudar a las personas a enfocarse en la información más relevante.

4. Seleccione sus vistas personalizadas guardadas incluso más rápido

Como ya he mencionado, la vista personalizada deseada en su pantalla implica ir a la Ver menú. Está en la parte superior de Excel, en una sección también conocida como “el lazo.” Cómo optimizar la cinta de Office 2016 o la interfaz de menú Cómo optimizar la cinta de Office 2016 o la interfaz de menú ¿Busca a menudo elementos de menú en Microsoft Office? Es hora de reorganizar y personalizar el menú Cinta para sus necesidades personales. Te sorprenderá lo flexible y fácil que es! Lee mas

Los pasos que hemos estado usando para recuperar nuestras vistas personalizadas guardadas hacen el trabajo. Sin embargo, no están tan simplificados como sea posible. Agregar un comando de vista personalizado a la cinta de Excel para ver rápidamente sus vistas personalizadas en un formato desplegable.

Para agregar el comando a la cinta, haga clic en Expediente en la esquina superior izquierda de la pantalla de Excel, seleccione Opciones.

Una vez que vea las categorías aparecer a la izquierda, elija Personalizar la cinta.

A la derecha, verás una sección con el título Pestañas principales. Encuentra el Ver tab y busque el signo más (+) a la izquierda de ella.

Al hacer clic en el signo más se muestra un grupo llamado Vistas del libro de trabajo. Selecciónelo, luego haga clic en Agregar nuevo grupo (No debe confundirse con la opción Agregar nueva pestaña que está al lado).

Haga clic derecho en el nuevo grupo y seleccione Rebautizar. Un título relacionado con vistas personalizadas es lo más sensato para que pueda encontrarlo más adelante..

Después de seleccionar su grupo, haga clic en el menú desplegable debajo de Elegir comandos en el encabezado en la parte superior izquierda de esta interfaz de configuración principal. Seleccionar Comandos que no están en la cinta.

Finalmente, desplázate hacia abajo y encuentra Vistas personalizadas. Luego haga clic en el Añadir botón, por lo que mueves ese comando a tu nuevo grupo. Golpear DE ACUERDO para finalizar el ajuste.

Ahora podrás seleccionar rápidamente cualquiera de tus vistas personalizadas desde la pantalla principal. Ver cristal.

Esto le ahorrará un montón de tiempo adicional para hojas e informes que tendrá que recrear cada mes.

Vistas personalizadas te hacen una superestrella en el trabajo

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¿Para qué usa más comúnmente Excel en el trabajo? ¿Cómo podría aplicar vistas personalizadas para facilitar esa tarea??

Crédito de la imagen: Rawpixel / Depositphotos

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