Cómo utilizar el Relleno Flash y el Relleno Automático de Excel para Automatizar la Entrada de Datos

Excel es excelente cuando trabaja con grandes cantidades de datos y necesita mantener las cosas organizadas. 3 Consejos para principiantes para administrar hojas de cálculo en Excel 3 Consejos para principiantes para administrar hojas de trabajo en Excel Las hojas de trabajo son la esencia de Excel. Aquí hay algunos consejos que te ayudarán a mantenerte organizado y productivo. Lee mas . Sin embargo, ingresar esos datos en su documento y formatearlos correctamente a menudo puede llevar mucho tiempo.

Afortunadamente, Microsoft diseña Excel con este tipo de tarea en mente, y hay varias características que puede utilizar para acelerar el proceso. Al aprovechar el relleno automático y el relleno flash, puede asegurarse de no perder el tiempo. 14 Consejos para ahorrar tiempo en Microsoft Excel 14 Consejos para ahorrar tiempo en Microsoft Excel Si Microsoft Excel ha consumido mucho tiempo en el pasado, Permítanos mostrarle cómo recuperar algo de eso. Estos sencillos consejos son fáciles de recordar. Lea más sobre el trabajo que podría ser automatizado.

A continuación le indicamos cómo sacar el máximo provecho de Auto Fill y Flash Fill..

Primeros pasos con llenado automático

Antes de saltar a Flash Fill, vale la pena asegurarse de que sabemos cómo aprovechar al máximo Auto Fill. Estoy comenzando temprano con mis tarjetas de Navidad, por lo que he configurado un documento de Excel para que me ayude a organizar mi lista de destinatarios.

Llenar series para listas

Quiero enumerar mi lista, pero no quiero escribir cada número individualmente. En su lugar, comenzaré mi lista con el número uno en la celda A2, luego arrastraré la esquina inferior derecha de la celda para llenar automáticamente el resto de la columna.

Desafortunadamente, hacer esto simplemente llena la lista con unos, lo cual no es muy útil. Necesitamos utilizar el resaltado. Opciones de llenado automático botón para especificar lo que estamos buscando. Haga clic en el botón y seleccione Serie de relleno. Una forma más rápida de acceder a estas opciones es haciendo clic y arrastrando con el botón derecho del ratón, que abre el menú contextual automáticamente cuando lo suelta..

Como puedes ver, nuestros números progresan secuencialmente. Esto es sobre el uso más simple posible para Auto Fill. Realmente se vuelve poderoso cuando puede hacer suposiciones sobre sus datos Cómo convertir archivos de texto delimitados a hojas de cálculo Excel Cómo convertir archivos de texto delimitados a hojas de cálculo Excel Use Microsoft Excel para importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo. El Asistente para importar texto lo ayuda a importar datos de texto delimitado y a organizarlos ordenadamente. Lee mas .

Serie de relleno para fechas

Por ejemplo, a continuación puede ver cómo el relleno automático funciona con fechas. Al arrastrar hacia arriba, se rellenan automáticamente las fechas del pasado, mientras que al arrastrar hacia abajo se rellenan automáticamente las fechas del futuro. Esto funciona exactamente de la misma manera cuando arrastra hacia la izquierda y hacia la derecha, respectivamente.

Serie de relleno para los tiempos

Cuanta más información proporcione a Auto Fill, mejor funcionará. A continuación, puede ver que ingresé a las 10:00 AM en una celda, antes de especificar que debería tratarse como una hora en el Número sección de la Casa pestaña de la cinta.

Si arrastramos hacia abajo, el relleno automático rellena las celdas seleccionadas con tiempos secuenciales como intervalos de una hora.

Eso es lo suficientemente útil, pero Auto Fill puede hacer más que solo incrementos por hora. Si ingresamos manualmente 10:30 en la celda debajo de las 10:00, podemos seleccionar ambas celdas y luego arrastrar, lo que resulta en incrementos de media hora.

Llenar series de palabras

Entonces, ¿cómo ayuda esto a nuestra lista de tarjetas de Navidad? Voy a usar Auto Fill para determinar qué diseño de tarjeta recibe cada persona..

Los tres tipos de tarjetas que tengo disponibles ya están presentes en la columna Diseño. Al seleccionar las tres celdas, luego usar el controlador de relleno para ampliar nuestra selección, podemos completar rápidamente toda esta columna.

También puede usar Auto Fill para agregar días de la semana o meses del año. Todas las necesidades de Excel son el primer día o mes y se llenarán automáticamente el resto.

Primeros pasos con flash de relleno

El relleno flash es un pariente cercano del relleno automático, pero realiza una función ligeramente diferente. En lugar de continuar con una serie de datos, puede obtener información de otras celdas y presentarla con el formato deseado. 9 Consejos para formatear un gráfico de Excel en Microsoft Office 9 Consejos para formatear un gráfico de Excel en Microsoft Office Las primeras impresiones son importantes. No dejes que un feo gráfico de Excel asuste a tu audiencia. Aquí tiene todo lo que necesita saber para hacer que sus gráficos sean atractivos y atractivos en Excel 2016. Leer más .

Para que Flash Fill funcione correctamente, necesitamos usar celdas adyacentes a los datos que intentamos formatear. También ayuda a alterar el formato de sus encabezados, por lo que Excel no asume que son parte de su conjunto de datos.

Arriba, agregué dos columnas más a mi hoja de cálculo, la primera con la dirección de cada individuo y la segunda lista para recibir su código postal. También agregué el primer código postal manualmente, para ayudar a Excel a entender lo que estoy buscando.

A continuación, seleccione todas las celdas que desea llenar. Desde aquí, abre el Datos pestaña en la cinta y seleccione Relleno de flash desde el Herramientas de datos lengüeta. (También podríamos completar este proceso utilizando el controlador de llenado, como lo hicimos antes con el relleno automático).

Esto le pedirá a Excel que encuentre toda la información que corresponde con lo que transferimos manualmente desde la celda D2 a la celda E2. El software encontrará cada código postal y copiará esa información en la celda seleccionada.

Esta puede ser una poderosa herramienta para ahorrar tiempo. Por ejemplo, imagine que está preparando estas direcciones para una combinación de correspondencia y desea reconfigurar la forma en que se organiza y formatea la información. Flash Fill le permite experimentar con una celda y luego rellenar automáticamente los mismos resultados para el resto del conjunto de datos.

Arriba, puede ver que he reordenado la información y cambiado el nombre del nombre de la ciudad con Flash Fill. Esta funcionalidad no puede leer su mente, pero puede seguir su ejemplo si ofrece los datos correctos. Recuerde: una segunda celda de ejemplo a menudo puede producir resultados más precisos, especialmente si su formato varía entre filas diferentes.

Automatizar Excel

Ahora sabe cómo crear automáticamente listas de cualquier tipo con Auto Fill o dejar que Excel extraiga información de una celda y la agregue a otra con Flash Fill. Si alguna vez necesita una copia en papel de sus datos, asegúrese de que su hoja de cálculo esté bien formateada para imprimir. 7 Consejos de impresión de Excel: Cómo imprimir su hoja de cálculo paso a paso 7 Consejos de impresión de Excel: Cómo imprimir su hoja de cálculo Paso a paso Paso ¿Tiene problemas para imprimir desde Microsoft Excel? Esta guía le mostrará cómo imprimir una hoja de cálculo de Excel a la perfección. Lee mas .

¿Necesita más ayuda para enfrentarse con Auto Fill o Flash Fill? ¿O tienes una sugerencia que quieres compartir con otros lectores? De cualquier manera, ¿por qué no te unes a compartir tus pensamientos en la sección de comentarios a continuación??

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