Cómo utilizar las herramientas de productividad de Google para maximizar su tiempo

Hasta que alguien pone más horas en el día o en los días de la semana, muchos de nosotros estamos atrapados en una semana laboral de 40 horas. Hacer frente a todo lo que se necesita hacer puede ser una gran lucha. Para encontrar la mejor manera de administrar su tiempo 9 Las mejores herramientas de administración de tiempo para mantenerse organizado 9 Las mejores herramientas de administración de tiempo para mantenerse organizado Las herramientas de administración de tiempo que se muestran aquí lo ayudarán a aprovechar al máximo sus días. Adecuado para cualquier negocio o situación personal. Este es el momento de organizar tu vida! Lea más, así como su productividad, no busque más que las herramientas de Google..

Si bien hemos basado nuestros consejos en las herramientas de Google, también puede adaptar muchas de las ideas a otras herramientas de productividad..

Tiempo de bloqueo para correos electrónicos

Dependiendo del tipo de posición que ocupe, los correos electrónicos de negocios pueden ser una gran parte de su día. Si bien tiene que crear y responder mensajes, puede distraerlo. Por ejemplo, podría estar trabajando en un documento comercial pero se detiene constantemente porque esos correos electrónicos están volando en su bandeja de entrada. Ahora, ese importante documento toma un asiento trasero. y Te lleva más tiempo completar con cada distracción.

En su lugar, intente bloquear un tiempo específico para trabajar en los correos electrónicos cada día. Por supuesto, los mensajes críticos o de emergencia deben ser atendidos como una prioridad. Sin embargo, los que pueden esperar, deben.

Crear un evento

Puedes bloquear el tiempo en Google Calendar creando un evento recurrente con un recordatorio. Además, si compartes tu calendario con otros, verán tu tiempo bloqueado. Simplemente seleccione la fecha y hora apropiadas en Google Calendar, dé un nombre al evento, configure el recordatorio, hágalo repetir y haga clic en Crear.

Marcar mensajes para el seguimiento

Si usa Gmail para su empresa, puede realizar un seguimiento de los mensajes que necesita manejar durante el tiempo de bloqueo. Una forma sencilla de hacerlo es marcando los correos electrónicos a medida que los ve. Gmail ofrece una buena selección de banderas. Cómo las estrellas en Gmail pueden hacer su vida más fácil. Cómo las estrellas en Gmail pueden hacer su vida más fácil. Las estrellas de Gmail pueden parecer molestas si no sabe cómo usarlas. Aquí le indicamos cómo controlarlos o eliminarlos por completo. Leer más llamadas estrellas.

Para seleccionar los que desea utilizar, haga clic en Ajustes (icono de engranaje) y la General lengüeta. Desplácese hacia abajo hasta Estrellas y arrastra los que quieras activar desde No esta en uso a En uso. Luego, cuando vea un correo electrónico que desea marcar, haga clic en la estrella junto a él hasta que aparezca el apropiado.

Con esta combinación de Google Calendar y Gmail, puede organizar su tiempo de correo electrónico con facilidad.

Programe su disponibilidad

La planificación de su semana laboral es una parte esencial de la gestión del tiempo. Debe asegurarse de aprovechar al máximo el tiempo que tiene disponible. Google Calendar hace que sea fácil ver su agenda con vistas de día, semana, mes y semana laboral. Y, con una práctica característica incorporada, puede mostrar su disponibilidad.

Trabajar con ranuras de citas

Una excelente manera de administrar su tiempo para que los compañeros de trabajo lo vean es con la función de ranuras de citas de Google Calendar. Ten en cuenta que debes tener un cuenta laboral o escolar para acceder a esta característica. Con las ranuras de citas, no bloquea su tiempo como con los eventos del calendario, sino que proporciona horarios en los que son disponible.

Por ejemplo, si está disponible de 1 PM a 4 PM, estos son los pasos una vez que accede al Calendario de Google:

1. Asegúrese de que su calendario está en Día o Semana ver.
2. Haga clic en el día y la hora en que estará disponible..
3. Seleccionar Ranuras de citas en la ventana emergente.
4. Agregue un nombre para la ranura, elija el tipo y haga clic en Crear. En caso de que se necesiten más detalles, haga clic en Editar detalles en lugar de Crear.

Si no tiene acceso a la función de espacios para citas, aún puede mostrar su disponibilidad bloqueando los horarios en que está ocupado, como lo hicimos anteriormente para el tiempo de correo electrónico.

Optimizar el tiempo de reunión

Si coordinas reuniones regularmente, deja que Google Docs y Google Calendar te ayuden a hacer de este un proceso sin problemas..

Agenda de reuniones y actas

No hay nada peor que una reunión sin plan, organización o estructura. Entonces, comience por crear una agenda de reunión que pueda adjuntar a la solicitud de calendario. Google Docs tiene algunas plantillas diferentes. Las 12 mejores plantillas de minutos de reunión para profesionales. Las 12 mejores plantillas de minutos de reunión para profesionales. Estas son las mejores plantillas de minutos de reunión para Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote y Google Docs. Lea más que combina una agenda con minutos, para un documento todo en uno.

Después de iniciar sesión en su cuenta de Google en Google Docs, haga clic en Galería de plantillas desde la parte superior. Desplácese hasta la Trabajo categoría y verá los tres Notas de la reunión plantillas. Cada opción contiene los mismos detalles básicos, incluidos los asistentes, la agenda, las notas y los elementos de acción. Sólo difieren en su aspecto y sensación..

Solicitudes de reunión

Una vez que haya creado la agenda, arme la solicitud de reunión con Google Calendar.

Seleccione la fecha y hora adecuadas para su reunión en el calendario de Google. Luego haga clic en el Editar detalles botón. Cuando se abra la página, verá un punto a la derecha para agregar Invitados. Simplemente introduzca las direcciones de correo electrónico de sus asistentes.

Para adjuntar la agenda, haga clic en Añadir un adjunto debajo de Descripción cuadro y seleccione su archivo.

Alternar tareas y recordatorios

Si bien Google Tasks es una herramienta decente para tareas sencillas, en su lugar encontrará muchas ventajas al usar Google Keep. Además, puede alternar rápidamente entre las tareas de Google y los recordatorios de Google Keep en su calendario.

Añadir tareas en Google Keep

Con Google Keep puede convertir fácilmente las notas en tareas y listas de tareas pendientes. Luego, aproveche las útiles funciones para administrar esas tareas. Puede configurar un recordatorio, crear una lista de verificación, adjuntar una imagen, agregar un dibujo y colaborar con un compañero de trabajo.

Además, puede fijar notas para mantenerlas en la parte superior de la lista, lo que es perfecto para los artículos de alta prioridad. También puede incorporar etiquetas y códigos de colores para una fácil organización. Si no ha probado Google Keep para administrar proyectos simples Cómo usar Google Keep para la administración de proyectos simple Cómo usar Google Keep para la administración de proyectos simple ¿Está buscando una herramienta de administración de proyectos básica, intuitiva y multiplataforma? Te mostramos cómo usar Google Keep para proyectos simples. Leer más y tareas, dar un giro.

Cambiar entre tareas y recordatorios

Para alternar entre las tareas y los recordatorios en el calendario de Google, asegúrese de estar en la pantalla principal del calendario. A la izquierda debajo Mis calendarios, haga clic en la flecha al lado de Tareas. Entonces seleccione Cambiar a Recordatorios. Todos los recordatorios que haya configurado en Google Keep se mostrarán en su calendario..

Cuando quiera volver, simplemente siga los mismos pasos, que terminan con Cambiar a tareas. Tus tareas de Google se abrirán a la derecha de la pantalla como siempre..

Planifica tu semana antes de tiempo

Al planificar su semana laboral, Google le facilita la tarea desde cualquier lugar. Ya sea que esté descansando en el sofá o en el patio, simplemente tome su dispositivo móvil y use las herramientas de Google que necesita.

Ni siquiera tienes que abrir tu computadora. Google Calendar, Google Keep, Google Docs y Gmail están disponibles para dispositivos Android y iOS:

• Google Calendar para Android (Gratis) | iOS (gratis)
• Google Keep para Android (Gratis) | iOS (gratis)
• Google Docs para Android (Gratis) | iOS (gratis)
• Gmail para Android (Gratis) | iOS (gratis)

Preparar y revisar su agenda no solo le brinda un plan sólido para la semana laboral, sino también una ventaja antes de ir a la oficina el lunes por la mañana.

Qué funciones de Google te ayudan a administrar tu tiempo?

Con tantas ofertas de productos de Google, 9 increíbles funciones de Gmail que probablemente no uses 9 increíbles características de Gmail que probablemente no utilices Varias de las interesantes funciones de correo electrónico en Gmail han existido durante mucho tiempo sin que nadie se moleste en usarlas. Vamos a cambiar eso hoy. Leer más, es probable que uses más de uno. Al igual que con estos consejos para administrar su tiempo, la combinación de aplicaciones puede ayudarlo a ser más productivo..

¿Existen características específicas de los productos de Google que lo ayuden con la administración del tiempo? Háganos saber sus sugerencias en los comentarios a continuación.!

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