Cómo usar Outlook para tareas simples y gestión de proyectos

Si está trabajando en un proyecto pequeño, como profesional independiente o en una empresa con pocos empleados, Outlook 2016 puede ayudarlo a administrar sus proyectos y tareas sin la necesidad de un software considerable. Con las personalizaciones simples en la sección de tareas, puede configurar recordatorios y fechas de vencimiento, asignar tareas pendientes y controlar el tiempo fácilmente..

Por qué usar Outlook para proyectos y tareas?

Para proyectos grandes, los gerentes de proyectos y las compañías más grandes usan software profesional como Microsoft Project o Basecamp, algunas de las mejores herramientas de administración de proyectos para hacer el trabajo. Ofrecen las amplias funciones necesarias para organizar y gestionar proyectos exitosos..

Sin embargo, para proyectos pequeños, autónomos o equipos de uno o dos, Microsoft Outlook tiene las características esenciales necesarias para tener éxito en cualquier situación de tamaño insuficiente. Estas son solo algunas de las características básicas que contiene:

• • Campos de tareas personalizables

• Tareas asignables
• Recordatorios útiles
• Seguimiento del tiempo
• Actualizaciones de estado
• Priorización y categorización.
• Función de exportación

¿Cómo se pueden usar esas características de Outlook??

Personaliza con los campos que necesitas

Puede agregar y quitar campos fácilmente en la sección de tareas. Por ejemplo, para realizar un seguimiento del tiempo, puede agregar el trabajo real y el trabajo total. Para el seguimiento del estado, puede agregar el porcentaje completado y el estado personalizado..

Para elegir sus campos, haga clic con el botón derecho en una de las columnas y seleccione Selector de campo. Luego simplemente arrastre y suelte los campos que desee en el área de la columna.

Asignar tareas fácilmente

Si trabaja con un compañero o un empleado, la asignación de tareas entre sí es simple. Abre la tarea y en la parte superior de navegación selecciona. Asignar tarea. Haga clic en el A para abrir su lista de contactos, seleccionar el cesionario y hacer clic en el botón A Botón en la ventana emergente. Esto insertará su contacto en la tarea y una vez que haga clic Enviar, La tarea estará en camino hacia el cesionario..

También puede incluir un campo para Equipo de trabajo que incluye simples marcas de verificación y una Asignado a campo para ver de un vistazo cuyos responsables.

Configurar recordatorios

Al igual que con cualquier aplicación de tareas, los recordatorios son herramientas esenciales. Microsoft Outlook le permite personalizar sus recordatorios seleccionando la fecha, la hora y un sonido específico si lo desea. Las opciones de fecha están en un formato de calendario y las opciones de tiempo están en incrementos de 30 minutos.

Track Time

Para los autónomos u otros que cobran a los clientes por hora, el seguimiento del tiempo es una necesidad. Con Microsoft Outlook puedes usar ambos Trabajo actual y Trabajo Total campos o solo uno de ellos, dependiendo de sus necesidades exactas. Por ejemplo, puede utilizar Trabajo real para la cantidad facturable y Trabajo total durante todo el tiempo dedicado a la tarea. Ambos campos registran el tiempo en horas decimales.

Estado de actualización

Microsoft Outlook incluye los campos de porcentaje completado y de estado para mantener sus proyectos y tareas en el buen camino. Al igual que con el seguimiento de tiempo, puede usar ambos o solo uno, dependiendo de su preferencia.

La ventaja de usarlos juntos es que si marca una tarea como completada al 100%, por ejemplo, el campo de estado se mostrará automáticamente Terminado y la tarea será rayada.

El campo de estado también incluye opciones para En progreso, Esperar en otra persona y Aplazado, cada una de las cuales puede ser muy útil para mantenerse en el camino.

Utilizar priorización y categorización

Usar el campo de prioridad es otra gran herramienta para ver sus elementos más importantes El sistema 3-Strike: Cómo priorizar su lista de tareas El sistema 3-Strike: Cómo priorizar su lista de tareas ¿No está obteniendo a través de su to- ¿lista de tareas? El problema puede no ser su productividad, puede ser sus prioridades. Aprendamos cómo priorizar la lista de tareas y cómo hacer las cosas. Leer más de un vistazo. Los elementos de alta prioridad mostrarán un signo de exclamación rojo y los elementos de baja prioridad mostrarán una flecha azul hacia abajo. También puede agregar un Prioridad personalizada campo si es necesario.

La función de categoría en Microsoft Outlook también es útil para detectar tipos específicos de tareas de un vistazo. De manera predeterminada, las categorías se nombran por su color, pero es útil cambiarlas por nombres más significativos. Por ejemplo, puede usar la categoría verde para todas las tareas financieras y nombrarla como tal. Puedes crear tus propias categorías y elegir el color también..

Exportar sus datos

Si desea exportar sus tareas a una hoja de cálculo, es un proceso simple Cómo exportar contactos de Outlook a cualquier lugar Cómo exportar contactos de Outlook a cualquier lugar ¿Necesita exportar sus contactos de Outlook y no está seguro por dónde empezar? Te mostramos cómo exportar desde Outlook e importar en tu destino. Lee mas . Para comenzar, seleccione Expediente > Abrir y Exportar > Importación y exportación. Cuando se abra la siguiente ventana, seleccione Exportar a un archivo En la lista de opciones. A continuación, puede elegir entre dos tipos de archivos; Valores separados por comas (.csv) o Archivo de datos de Outlook (.pst).

La opción Valores separados por comas es una opción de uso común. Le permite asignar los campos para una transición limpia y el archivo se puede cargar o importar en bases de datos y hojas de cálculo. Si desea crear una copia de seguridad simple de sus tareas de Outlook, entonces puede elegir el archivo de datos de Outlook.

En el siguiente paso, seleccione la Tareas carpeta de la lista de opciones y haga clic en Siguiente. A continuación, puede ajustar el nombre del archivo y la ubicación si es necesario. A continuación, finalizará su exportación. Puede hacer clic en el Mapa de campos personalizados botón primero, si es necesario, que le permitirá alterar los campos en su archivo; este paso es opcional. Hacer clic Terminar y se le solicitará que ingrese un intervalo de fechas para las tareas a exportar.

Otras características prácticas

Para facilitar su uso, las tareas en Microsoft Outlook ofrecen características adicionales convenientes y útiles para ayudarlo con sus proyectos y tareas pendientes..

• Ordenar por cualquier columna.
• Arrastra y suelta para reorganizar columnas.
• Envíe un informe de estado para una tarea individual con un solo clic.
• Ver la sección de detalles de la tarea por horas, información de facturación y compañía.
• Filtra todas las tareas por palabra clave, estado o tiempo.

¿Está disponible la sincronización de aplicaciones móviles??

Actualmente, la aplicación móvil de Microsoft Outlook no incluye una función de tarea. Pero, si necesitas sincronizar tus tareas de Outlook mientras viajas, afortunadamente hay aplicaciones que puedes conectar para Android o iOS.

• Remember The Milk (versión Pro), Android e iOS, $ 39.99 anuales
• Tareas y notas para MS Exchange (requiere una cuenta de intercambio), Android, $ 4.99
• SymTasks - sincronización de tareas de Outlook, Android [Ya no está disponible]
• Tarea de tareas para Microsoft Outlook y tareas de Google, iOS, $ 4.99
• Todas las tareas de intercambio (requiere una cuenta de intercambio), iOS [Ya no está disponible]

¿Has probado tareas de Outlook para pequeños proyectos??

El uso de la función de tareas de Microsoft Outlook no funciona para todos ni para todos los proyectos. Sin embargo, si ya eres usuario de Microsoft Outlook y solo necesitas una herramienta simple, entonces funciona bien.

Para más información, echa un vistazo a algunas características poco conocidas de Outlook 10 Características ocultas de Microsoft Outlook que se utilizan poco 10 funciones ocultas de Microsoft Outlook que se usan poco Microsoft Outlook tiene un montón de características. Use estas características menos conocidas de Outlook y mejore su flujo de trabajo de correo electrónico Leer más .

¿Ha intentado las tareas de Microsoft Outlook para realizar un seguimiento del tiempo, asignar tareas o mantenerse al día con los proyectos? ¿Qué piensas de las características disponibles? Por favor comparta sus pensamientos en los comentarios a continuación.

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