Cómo escribir el correo electrónico profesional perfecto (respaldado por datos)

Escribir correos electrónicos efectivos parece bastante fácil. Pero si desea que sus correos electrónicos funcionen aún mejor, tenga en cuenta las siguientes reglas respaldadas por la ciencia.

En el pasado, hemos enumerado 12 razones por las que las personas siguen ignorando sus correos electrónicos 12 Razones por las que las personas AÚN siguen ignorando sus correos electrónicos 12 Razones por las que las personas Siguen ignorando sus correos electrónicos ¿A menudo tiene dificultades para que las personas respondan a sus correos electrónicos? Le mostramos por qué las personas pueden ignorar sus correos electrónicos y cómo hacerles notar y reaccionar a su mensaje. Lee mas . Incluso le hemos dado instrucciones paso a paso sobre cómo hacer que las personas ocupadas respondan a sus mensajes. 6 maneras de hacer que la gente esté ocupada respondiendo a sus correos electrónicos. 6 maneras de hacer que las personas ocupadas respondan a sus correos electrónicos. se trata de un correo electrónico que animará o desalentará a una persona a presionar el botón "responder" y responderle. Aprende las reglas del éxito del correo electrónico. Lee mas . Pero ahora es el momento de compartir algunos consejos más específicos y prácticos, respaldados por datos..

Cada uno de estos consejos no solo mejora las posibilidades de que se lean sus correos electrónicos, sino también de que usted reciba una respuesta positiva de esos correos electrónicos. Esto es importante porque el correo electrónico sigue siendo la principal forma de comunicación en el mundo de los negocios. Al saber cómo elaborar correos electrónicos efectivos, se otorga una ventaja definitiva sobre sus colegas..

1. Obtener en términos de primer nombre

Esto suena obvio, pero si realmente quiere que la gente le preste atención cuando reciba un correo electrónico suyo, use su nombre. Y úsalo más de una vez..

La investigación publicada en 2006 mostró que varias regiones del cerebro “Mostrar mayor activación al propio nombre.”, proporcionando evidencia de que “escuchar el propio nombre tiene una activación de funcionamiento cerebral única”.

Usando el nombre de su destinatario en el asunto del correo electrónico. y El cuerpo del correo electrónico es, por lo tanto, un truco psicológico que puede llamar la atención. Cerrando con “Espero saber de ti pronto, Stan” Es mucho más efectivo que simplemente “Espero escuchar pronto de ti”.

2. Abrazar el Efecto aureola

Las personas son influenciadas por personas en las que confían. Si un gerente le aconseja ponerse en contacto con el director de su empresa, nombre a ese gerente en su correo electrónico introductorio. Los correos fríos son horribles de recibir. Demostrar que tiene el apoyo de alguien en quien su destinatario confía es extremadamente importante.

Esto se debe en parte a una teoría llamada Efecto aureola. Este es un tipo de sesgo de confirmación. En este caso, el sesgo probablemente mejoraría la impresión general del director de tú simplemente por su impresión favorable del gerente que lo refirió.

Sin embargo, no tienes que limitarte a mencionar a los superiores. Aprovechar las opiniones e ideas de expertos, clientes, amigos mutuos y multitudes también puede fortalecer su correo electrónico, siempre que el destinatario valore las vistas de las personas a las que hace referencia.

3. Estar enojado o feliz. Pero nunca neutral

Cuando Bumerang, una aplicación líder de Gmail, analizó sus datos, encontraron algo increíblemente interesante. “Uno de los factores más importantes para determinar las tasas de respuesta es cuán positivas (palabras como buena) o negativas (palabras como mala) son las palabras en el mensaje.”.

Ambos moderadamente positivos y Los correos electrónicos negativos recibieron un 5-15% más de respuestas que los correos neutrales. Dicho esto, correos electrónicos extremadamente hostiles 10 Consejos de correo electrónico para lidiar con correos electrónicos enojados, trollish o groseros 10 Consejos de correo electrónico para lidiar con correos electrónicos enojados, trollish o groseros Es increíblemente frustrante revisar su bandeja de entrada de correo electrónico solo para encontrar un mensaje totalmente odioso. ¿Por qué en el mundo las personas actúan así? Con eso dicho, deberías aprender a defenderte mientras ... Leer más recibió apenas una respuesta. Los correos electrónicos excesivamente halagadores tampoco tuvieron un mejor desempeño. En otras palabras, transmita sus sentimientos, pero no reaccione exageradamente.

4. Mantenlo corto (Pero que corto?)

Sé que sé. Habrá excepciones a esto. Uno de mis sitios cerebrales favoritos Leer más Contenido inteligente en 2016 con estos 35 sitios Leer Más Contenido inteligente en 2016 con estos 35 sitios Todos debemos leer estos 35 sitios con más frecuencia. Si está cansado de contenido estúpido, haga las cosas un poco más reflexivas el próximo año con esta súper lista. Leer más, Brain Pickings envía correos electrónicos increíblemente largos que son una delicia de leer. Pero en general, los datos sugieren que debe evitar correos electrónicos largos.

De hecho, junto con esa información sobre los tipos de palabras que debe usar en sus mensajes, Boomerang también encontró el “ideal” Longitud de un correo electrónico. Sobre la base de su análisis de 40 millones de correos electrónicos, encontraron que aquellos que contenían no más de 50-175 palabras tenían la mayor probabilidad de recibir una respuesta (49-50%). Esto también es apoyado por los resultados de un estudio MIT 2010.

Este es un sabio consejo, pero no siempre es práctico. Pero la lección es mantener sus correos electrónicos concisos. Una forma de hacerlo es suscribirse a la filosofía de las Cinco oraciones y nunca enviar correos electrónicos de más de cinco oraciones. Como inversionista y autor, Guy Kawasaki le dijo a Entrepreneur.com, “menos de cinco oraciones a menudo es abrupta y grosera, más de cinco oraciones desperdician tiempo.”

5. Usa la Palabra “Porque”

Si tiene la audacia de pedirle a alguien que haga algo por usted, al menos dígale por qué. Lo hemos sabido desde los años 70, cuando la profesora de psicología de la Universidad de Harvard, Ellen Langer, publicó un estudio que destacaba la importancia de la palabra. “porque”.

Con demasiada frecuencia recibimos correos electrónicos que solo exigen algo (“¿Puedes enviarme ese informe antes de las 2 pm??”), sin explicar por qué. Pero introduciendo la palabra “porque” en nuestra solicitud (“¿Me puede enviar ese informe antes de las 2 pm porque necesita ser editado a las 5 pm), las posibilidades de cumplimiento aumentan?.

Según ese estudio, esto podría ser porque “la gente adopta un comportamiento "automático" ... como una forma de heurística o de atajo. Y escuchar la palabra 'porque' seguida de una razón (no importa cuán escasa sea la razón), nos obliga a cumplir.”

6. No ofrezca más de 3 opciones

La Paradoja de la Elección es donde tenemos tantas opciones que nos paralizamos. Para asegurarse de que sus correos electrónicos no resulten en una Paradoja de elección, intente no ofrecer más de tres opciones.

La mente humana ama la magia de los tres. Es por eso que entregamos tres medallas en los Juegos Olímpicos. Analizamos las cosas en términos de optimista, realista y pesimista (o alto, medio y bajo). Y es por eso que los mercados económicos a menudo maduran para albergar solo a tres competidores principales.

En términos de toma de decisiones, también nos gusta confiar en tres razones, o tres opciones. Esto fue demostrado a través de la investigación titulada Cuando tres encantos pero cuatro alarmas, Realizado por dos científicos del comportamiento. Aplicado al correo electrónico, si está organizando una reunión o una llamada, intente dar solo tres opciones de fecha y hora. Alternativamente, puede usar una herramienta de programación de reuniones como Doodle, que hemos revisado Doodle Elimina la frustración de programar reuniones o eventos. puede ser tan frustrante y lento como encontrar a sus hijos perdidos en un centro comercial ocupado. La aplicación web de la encuesta en línea, ... Leer más en el pasado.

7. Escribir a nivel de tercer grado

El nivel de grado de lectura de sus correos electrónicos puede tener un efecto masivo en sus tasas de respuesta. Según Boomerang, los correos electrónicos escritos en un nivel de lectura de la universidad tuvieron una tasa de respuesta de solo el 39%. El grado de lectura más efectivo fue el de tercer grado, que logró una tasa de respuesta del 53%..

El nivel de lectura se determina principalmente mirando “número de sílabas en tus palabras y número de palabras en tus oraciones.” Para mejorar tu tasa de respuesta, mantén cortas tus oraciones y tus palabras. Para verificar la calificación de lectura de sus propios correos electrónicos, cópielos y péguelos en herramientas como Readability-Score o Hemingway Editor..

8. Revise su texto

Para correos electrónicos más largos, no hace falta decirlo, pero para correos electrónicos más cortos, a menudo se pasa por alto la corrección de pruebas. Esta es una mala idea.

En un estudio de 2001, Larry Beason demostró que los errores en la escritura (incluidos los errores ortográficos y gramaticales, así como los errores lógicos) tienen varios efectos negativos en la percepción del escritor..

Cuando un lector nota un error, automáticamente hace suposiciones sobre el escritor. En este estudio, las suposiciones más comunes fueron que el escritor era un pensador defectuoso, no una persona detallada, un comunicador deficiente y / o poco educado..

Estos son algunos atributos muy dañinos que puede evitar que se vean, simplemente corrigiendo Grammarly Lite - Una extensión del navegador para todas sus necesidades de revisión [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - Una extensión del navegador para todas sus necesidades de revisión [Chrome, Firefox , Safari] ¿Cómo corrige actualmente lo que escribe en su computadora? Escríbelo en Google? ¿Pegarlo en la palabra? ¿O utilizas un sitio web de revisión en el que pegas tu texto? Definitivamente estoy ... Leer más cada uno de sus correos electrónicos.

9. Mostrar números como números

Si los números como estadísticas, datos, fechas, hora, etc. son importantes en su mensaje, muéstrelos como números en lugar de escribirlos (12, en lugar de doce).

Los estudios de seguimiento ocular han demostrado que los ojos de un lector generalmente exploran el texto, mientras que “los numerales a menudo detienen el ojo errante”. Esto es porque “los números representan hechos”. Los números son datos duros que la mente puede seleccionar rápidamente. La mente del lector asume que esos números son una parte importante del mensaje..

Tenga esto en cuenta al crear sus propios correos electrónicos. Si los números son una parte importante de su mensaje, muéstrelos como números para que su lector pueda filtrar lo importante de lo que no es importante..

Hacer que el correo electrónico funcione para usted

En la mayoría de los trabajos, los correos electrónicos son una parte crucial de cómo nos comunicamos con nuestros colegas. Ya sea que envíe 10 o 100 correos electrónicos por día, saber cómo elaborar mensajes efectivos es una habilidad que necesita aprender.

Como puedes ver desde arriba, esto no es difícil. Los pequeños cambios, como hacer que sus correos electrónicos sean más sucintos, revisarlos o cambiar la emoción de su escritura pueden tener un gran impacto. Y con herramientas de mejora de correo electrónico gratuitas 5 herramientas que pueden ayudarte a escribir mejores correos electrónicos 5 herramientas que pueden ayudarte a escribir mejores correos electrónicos Todos aún intentan resolver el problema del correo electrónico. Entonces, hablemos sobre el hábito más básico de todos: el arte de escribir mejores correos electrónicos. Con la ayuda de algunas herramientas geniales. Leer más para ayudar, no hay excusa..

Estas posibilidades no solo pueden hacer que sea más probable que sus correos electrónicos sean notados y respondidos, sino que también ayudarán a cultivar una imagen profesional mejorada de usted mismo..

¿Qué cambios has hecho en la forma en que escribes correos electrónicos que han mejorado su efectividad? Nos encantaria escuchar!

Créditos de la imagen: Abrazo de Hernán Piñera (Flickr), signo de interrogación de Marco Bellucci (Flickr), ejemplo de corrección de marcas por volkspider (Flickr), correo electrónico de Dennis Sklay (Flickr)

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